Incheckning till aktivitetstillfällen

Incheckningssidan i systemet hittar du under Admin/ Aktiviteter / Incheckning (inloggning krävs)

Incheckning kan ske manuellt eller via någon form av läsare/skanner som kopplas till datorn.

Obs! Alla enskilda aktivitetstillfällen måste vara schemalagda för att incheckningen skall fungera.

Testa med din egen webbläsare

Alla funktioner som beskrivs i handledningen är testade och fungerar väl med bland annat webbläsaren Firefox och Google Chrome. Incheckningen bygger dock på javascript vilket kan medföra att incheckningen inte fungerar som tänkt i alla kombinationer av webbläsare och operativsystem.

Imatning via tangentbord

I inmatningsfältet kan ni manuellt skriva in en referens och klicka på retur eller ”Checka in”. Alternativt kan ni koppla en kortläsare till datorn via USB-porten och låta deltagarna själva dra eller hålla upp sitt kort framför läsaren. Ytterligare en variant är att ladda hem en applikation (”app”) till en mobiltelefon för att tolka streckkoder med hjälp av mobilkameran.

Kortläsare/skanner kopplad till datorn

Streckkodsläsare kostar från ett par hundra kronor och uppåt och finns att köpa från alla större nätbutiker som säljer datortillbehör. Ofta kommunicerar de med datorn via USB-porten precis som om de vore vanliga tangentbord och kräver ingen separat programvara för att fungera. Kontrollera dock i specifikationerna att kortläsaren kan läsa svenska körkort och andra vanligt förekommande streckkoder.

Skanners

• Skanner, stationär
• Skanner, mobil
• Skanner, nedsänkt i bord
• Skanner, 1900G

Värden som accepteras i inmatningsfältet

I inmatningsfältet på incheckningssidan kan ni ange ett kortnummer, personnummer, medlemnummer, R-nummer eller U-nummer (användarreferens). Medlemsnummer måste inledas av ett M, R-nummer med ett R och U-nummer med ett U.

Ansvarig för anmälan kan checka in för deltagare

Förutom deltagaren kan även den som är ansvarig för en anmälan checka in deltagaren genom sitt eget körkort, medlemskort mm. Exempelvis kan ett barn på en barnaktivitet checkas in genom att medföljande förälder skannar sitt körkort.

Separat meddelandefönster avsett för extra bildskärm

Meddelanden avsedda för deltagaren visas i ett separat fönster. Tanken är att man skall kunna använda två bildskärmar där den ena är vänd inåt mot exempelvis en reception medan den andra är vänd utåt mot deltagaren.

En extra bildskärm kan kopplas till de flesta datorer och behöver inte kosta mer än tusen kronor.

OBS – Om ni inte redan gjort det kan ni i webbläsaren som ni använder behöva ge webbplatsen tillåtelse att öppna så kallade popup-fönster. I annat fall är risken stor att meddelandefönstret blockeras.

Hantera incheckning utan att vara personal/funktionär

I inställningarna för grupper i adressboken kan ni välja att ge alla medlemmar i en grupp behörighet att hantera incheckning även fast de i övrigt helt saknar behörigheter inom organisationen.

Om ni exempelvis har en stationär incheckningsstation i en reception som ni vill att många personer skall ha möjlighet att logga in på och starta incheckningen kan ni även skapa ett speciellt användarkonto för detta.

Anpassa utseendet på incheckningsrutan som kunden ser

Skapa en layout under Grafiska profiler (inloggning krävs). Sedan väljer ni den under inställningarna i incheckning. Ni kan om ni vill spara inställningarna med layouten som förval så behöver ni inte ändra den igen nästa gång ni startar en incheckning.

Möjlighet att bygga egna gränssnitt

Om ni vill integrera incheckningen med egna IT-lösningar så kan ni läsa och skriva data via https och XML. För att registrera en ny incheckning anropar ni webbsidan /xml/?type=checkin;keyCardRef=xxx där xxx är ett kortnummer, medlemsnummer eller annan accepterad användarreferens.

Mer information om hur API:et fungerar hittar ni i handledningen om XML-utbyte

Skicka gärna ett mejl till info@cogwork.se om det saknas möjlighet att hämta ut specifikt de data ni önskar. Då är det inte omöjligt att vi kan komplettera befintliga gränssnitt.