Avsättning till utbildningsfond mm

Det är vanligt att man i olika typer av organisationer avsätter medel som personal/funktionärer kan nyttja för friskvård, utbildning med mera. Fortsättningsvis i denna handledning exemplifierar vi det hela med avsättning av pengar för utbildning av kursledare inom en ideell idrottsförening.

Nödvändiga konton och inställningar

För att systemet skall kunna underlätta hanteringen måste två konton pekas ut. Ett konto som kostnaden skall belasta vid avsättning och ett balanskonto där avsättningen skall placeras. För att peka ut dessa konton går ni in i kontoplanen, skapar/öppnar aktuella konton och väljer i listan ”Standard för”: ”Utbildningsfond” respektive ”Legoarbeten, internt”. Att namnen på kontofunktionerna eventuellt inte stämmer med de konton som pekas ut har ingen betydelse eftersom dessa aldrig syns någon annan stans än under kontoinställningar. Kontonummer, kontonamn mm väljer ni helt fritt. Se även till att på kontot för utbildningsfond markera att det skall vara ett möjligt betalmedel samt att balanser skall spåras per individ.

Avsättning till fond

När ni pekat ut nödvändiga konton och lagt upp instruktörer på olika aktiviteter så plockar ni upp en ekonomisk rapport för den aktiviteten. Där hittar ni alla instruktörer listade med en understruken länk UF (UtbildningsFond) längst till höger. Klicka på denna länk för att skapa en avsättning till utbildningsfonden för den valda instruktören. Första gången måste ni ange bland annat datum och märkning för verifikatet men om ni gör flera avsättningar så kommer systemet ihåg valen och förifyller dem som förslag.

Rapporter och uppföljning

Nu kan ni dels se på varje individ om han/hon har pengar i utbildningsfonden. Dels kan ni enkelt plocka pengar från utbildningsfonden i samband med betalningar av interna eller externa utbildningar. Ni kan även få rapporter på hur alla medel som finns kvar på kontot utbildningsfond fördelar sig mellan olika individer. Givetvis kan ni även se historik över exakt hur olika individer tillförts och nyttjat medel i utbildningsfonden.