Avanmälan

Avanmälan från en aktivitet

Om en deltagare meddelat er att den inte kan delta och vill avanmälas
kan ni göra på följande sätt:

  1. I sökrutan uppe i högra hörnet skriver ni in personen namn,
    e-postadress eller personnummer och söker. Eftersom personen är anmäld
    bör ni hitta personen direkt.
  2. I personöversikten finns en lista med individens anmälningar. Markera
    den eller de anmälningar det gäller genom att bocka för rutan längst
    till vänster.
  3. I listans underkant hittar ni rullisten “Med markerade”.
    Där väljer ni ett av de tre alternativen “Avanmäld – Hela avgiften kvarstår”, “Avanmäld – Anm.avgift kvarstår”
    eller “Avanmäld – Ingen betalning krävs”. Klicka på
    “Verkställ”.

Observera att “Avanmäld – Hela avgiften kvarstår” innebär att hela
den tidigare uppgjorda avgiften fortfarande skall betalas i sin helhet.
Skall personen inte betala något alls och få tillbaka pengar som
eventuellt redan betalats så väljer ni “Avanmäld – Ingen betalning
krävs”. Vill ni ta ut en administrativ avgift och lagt upp en
anmälningsavgift på aktiviteten väljer ni “Avanmäld – Anm.avgift
kvarstår”.

Om endast delar av en aktivitet skall betalas

Exempel: En person anmält sig till en kurs som kostar 1 000 kr och
omfattar tio kurstillfällen. Personen deltar i sju kurstillfällen men
kan därefter inte fortsätta och ni går med på att deltagaren bara skall
betala 700 kr för kursen. Då ändrar ni uppgjort pris på anmälan till 700
kr och sparar. Sedan väljer ni  “Avanmäld – Hela avgiften kvarstår”
enligt ovan. Hela avgiften är alltså hela det uppgjorda priset på 700
kr. Om personen redan hunnit betala 1 000 kr kommer den automatiskt att
få 300 kr tillgodo till kommande kurser.

Redan gjorda inbetalningar hanteras med automatik

Om ni i kontoplan skapat ett konton för automatisk hantering av
tillgodohavanden så bokförs automatisk en ombokning av inbetalda
kursavgifter till ett tillgodohavande. Tillgodohavandet syns både på
personöversikten i ekonomiska rapporter över aktuella tillgodohavanden.

Om personen anmäler sig till en annan aktivitet kommer
tillgodohavandet att dras ifrån kursavgiften och bokföringsunderlag
kommer att genereras. Detta sker helt automatiskt genom att systemet vid
anmälan känner igen personen och vet att den har ett aktuellt
tillgodohavande.

Om pengarna skall återbetalas

Även om pengarna skall återbetalas är det smidigare att först skapa
ett tillgodohavande enligt ovan och sedan utifrån en rapporten över
tillgodohavanden (“Balanser per person”) hämta underlag för
återbetalningen. Därifrån är det också väldigt enkelt att bokföra
genomförda återbetalningar.