Importera data

Importera data

Det går utmärkt att importera redan befintliga register, exempelvis kunder och bokningar. Om man t ex väljer att importera befintliga medlemsregister från något år tillbaka i tiden kommer alla medlemskap som avser samma person att knytas till denne person i adressboken och finnas tillgängliga i historiken. Man kan även importera inloggningsuppgifter innehållande användarnamn och rättigheter inom den egna organisationen.

Några datalistor som är möjliga att importera är:

  • Adressbok/kundregister. Kan innehålla grupptillhörigheter mm.
  • Medlemsförteckning. Även historiska uppgifter kan importeras.
  • Kontoplan. För betalningsuppföljning och bokföring. Vid behov även med ingående balanser.
  • Aktiviteter. Information om tidigare kurser mm.
  • Deltagare. Vilka som anmält sig till/deltagit i vilka aktiviteter.
  • Relaterade organisationer. För t ex moderbolag eller paraplyorganisationer.
  • Tävlingsdata. Hela resultatlistor, lag, tävlande, licenser mm identifieras/nyskapas automatiskt.

Sammanställning av underlag

För att avgöra vilka modifieringar som krävs inför en första import så är det bra om organisationen i tidigt skede tillhandahåller utdrag från befintliga adressböcker och andra register.  Om inga eller endast små modifieringar krävs sköter fixas det i samband med importen.

För att snabba upp handläggning av importen kan det vara en fördel om den egna organisationen sammanställer alla register i Excel-filer där varje kolumn endast innehåller en datatyp. Exempelvis födelsedata i en kolumn, e-post i en annan kolumn osv.

Det underlättar om alla kolumner som skall importeras har en vettig kolumnrubrik men exakt vad rubriken är spelar mindre roll. Exempelvis tolkar systemet ”Ort”, ”Stad”, ”Postort”, ”Postal town” och ”City” som samma sak. Dessutom är importen självlärande så om ni eller någon annan av våra kundorganisationer tidigare har importerat data från samma datakälla så har systemet redan lärt sig hur det skall tolkas och hanteras.

Vid behov kan supporten även hjälpa till att iordningställa underlaget inför importen utifrån den egna organisationens befintliga register. Observera dock att det beroende på bland annat de befintliga registrens struktur, underhåll och storlek inte är säkert att den centrala supporten kan åta sig att göra detta kostnadsfritt.

Importförfarandet

Systemet accepterar bland annat MS Excel-, ODS-, CSV- och text-filer. Vid import av CSV- och text-filer fungerar de flesta vanligt förekommande teckenkodningar, t ex Unicode (UTF-8) och Windows (1252).

Även om själva importen är enkel så genomförs större importer med fördel av den centrala supporten för att undvika misstag som kan vara tidsödande att korrigera.

Förhandsgranskning och slutlig import

Själva importen sker stegvis och är smart och självlärande. Vanligtvis identifieras dokumenttyp, datatyp och tabellkolumner helt automatiskt.

Utnyttja gärna möjligheten i sista steget att endast importera en mindre delmängd.  Då kan ni kolla att allt verkar tolkas och läggas in korrekt innan ni importerar allt.

Import i flera omgångar

Det är fullt möjligt att göra kompletterande importer i efterhand. T ex kan man initialt importera aktuellt adress- och medlemsregister och senare komplettera med historiska data från tidigare medlemsperioder. En förutsättning för att kompletterande importer skall fungera utan allt för mycket jobb är dock att organisationen har god ordning på sina register, i detta fall på sina egna medlemsnummer.

 

Importverktyget (inloggning krävs)