Lägg till instruktörer till en aktivitet

För att lägga till instruktörer till en aktivitet måste gruppen ”Instruktörer, interna” och/eller i gruppen ”Instruktörer, externa” ha skapats i Adressboken samt att instruktörer har lagts till i de skapade grupperna. Det går därefter att lägga till instruktörer på sidan Anmälningar för en aktivitet.

Lägg till grupper för instruktörer i adressboken

På sidan Gruppen i Adressboken går det att välja lägg till ny grupp och sedan i rullgardinsmenyn välja att typ av grupp ska vara ”Instruktörer, interna” eller ”Instruktörer, externa”. Efter att gruppen är skapad går det att redigera gruppinställningarna. Bland annat inställningar för e-post. Det går även att ställa in behörigheter. För instruktörsgruppen kan det vara lämpligt att ställa in villkorade behörigheter som enbart gäller för instruktörernas egna aktiviteter. Till exempel att instruktörerna kan manuellt registerna närvaro på de aktiviteterna de ansvarar för. Läs mer om grupper.

Ny instruktör i organisationen

Börja med att söka efter personen i adressboken. Om personen inte finns i adressboken så kan personen läggas till med kontaktuppgifterna. Det kan vara bra att lägga in personen med fullständigt personnummer för att undvika förväxlingar.

Efter att individen har lagts till går det att öppna personens sida i Mina Aktiviteter. Därefter klicka på rubriken ”Grupptillhörigheter” för att kunna välja valet ”Lägg till i ny grupp”. För att därefter välja om personen ska läggas till i gruppen externa eller interna instruktörer. Efter att individen lagts till gruppen kommer instruktörernas få de behörigheter som har ställts in för gruppen.

Lägga till instruktör till aktivitet

På anmälningssidan för en aktivitet går det att att lägga till instruktörer till en aktivitet. Det går då även att välja om instruktörer ska ha några ytterligheter behörigheter för den specifika aktiviteten.

Vid kopiering av en aktivitet från till exempel aktivitetsblocket VT21 till aktivitetsblocket HT21 går det i rulllgardinslistan ”Flytta med personal” välja om personal ska kopieras till den nya aktiviteten och i så fall om all personal ska flyttas med eller enbart instruktörer eller funktionärer ska flyttas med.

Lägg till funktionär

Funktionärer behöver inte läggas till i någon specifik grupp utan det går att söka upp personen i adressboken. Personen kan sedan anmälas till den aktuella aktiviteter direkt från personöversikten och där status sätts till ”Funktionär” samt bocka ur att personen ska få info.

Visning och Behörighet

På sidan Uppdrag under Mina Aktiviteter kan användare se sina åtagande som instruktörer och/eller funktionärer. På den sidan går det även att se som exempel deltagarlistor och mejla deltagaren om instruktören har den behörigheten.

Om det har ställts in aktivitetsspecik behörighet för administratörer går att öppna redigeringen av en aktivitet för att ställa in hur många dagar efter sista aktivitetstillfället som instruktörernas behörighet ska gälla.