Utskick och mallar
Vad menas med en mall i utskicksmodulen?
Mallar är något man utgår från då man skapar ett nytt utskick. Mallar används även för att utforma automatiska meddelanden så som antagningsbesked eller betalningspåminnelser.
När man gör massutskick så utgår man alltid från en mall men vanligtvis ändrar man inte själva mallen man valt att utgå ifrån. Om man inte ändrar i mallarna så påverkar ändringar man gör i innehåll och filtervillkor endast det aktuella massutskicket.
Ändra mallar för automatiska utskick
Du söker upp dig själv i adressboken och klickar på ”Lägg till i utskick” i rutan till höger. Gå sedan till Utskick och välj den mall du vill redigera, exempelvis Antagningsbesked.
Steg 1: Välj mall
Här kan du välja vilken mall du vill använda.
I kolumnen Användning ser du mallens användningsområde – en gul stjärna betyder att mallen används för automatiska utskick av den typen.
I kolumnen Org visas om mallen är sparad som en lokal mall för er organisation, och i kolumnen Registrant ser du vem som har sparat mallen.
Steg 2: Filtrera meddelanden
Du kan nu lägga till olika filteralternativ för utskicket.
I rullgardinsmenyn Vill få e-post bör du välja:
- Normalt – för t.ex. kund- och medlemsinformation som mottagaren ska kunna välja bort.
- Minimalt – för t.ex. antagningsbesked, där det är viktigt att mottagaren garanterat får informationen.
Vid opersonlig information kan båda alternativen Max ett meddelande per e-postadress/mobilnummer och Max ett meddelande per person vara ikryssade.
Vid personlig information, som t.ex. mallar för Bokningsöversikt, ska Max ett meddelande per e-postadress/mobilnummer inte vara ikryssat.
Klicka på Spara för att spara mallen och dina val, eller klicka på krysset uppe till höger om du vill ångra.
Beroende på din behörighet kan alternativet att ändra eller spara mallar vara dolda eller inaktiva.
Steg 3: Redigera innehåll
Här kan du redigera texten i mallen.
Steg 4: Förhandsgranska och skapa/ändra basmall
Du får nu en förhandsgranskning av utskicket. Här har du också möjlighet att skapa eller ändra en basmall.
Klicka på ”Skapa/ändra basmall” under rubriken Verktyg uppe till höger.
I rutan som visas kan du:
- Välja att Spara som ny mall (standardalternativ), eller Ändra befintlig mall (om du vill ändra en redan sparad mall för din egen organisation)
- Ge mallen ett Eget namn
- Välja ett Användningsområde i rullgardinsmenyn (t.ex. Antagningsbesked eller Välkomstbrev)
- Kryssa i rutan ”Använd denna mall som standardmall vid automatiska utskick” om du vill att mallen automatiskt ska användas för den valda typen av utskick
Observera: Automatiska utskick kan innehålla fält med autotext som endast visas korrekt vid verkliga utskick, exempelvis vid en faktisk antagning. Därför rekommenderas att du gör ett testutskick, exempelvis en testantagning, efter att ändringarna har sparats, för att kontrollera att all information visas korrekt.