Lokaler

Platser, lokaler och lokalbokningar

I systemet finns möjlighet att administrera platser, lokaler och
lokalbokningar. Om man från aktivitetsmodulen kopplar aktiviteter eller
enskilda aktivitetstillfällen till lokaler så skapas lokalbokningar
automatiskt utifrån informationen i kursschemat så att de visas
tillsammans med övriga lokalbokningar.

Grundläggande begrepp

Lokaler

Lokaler läggs in i systemet och används till bland annat
lokalbokningar och schemaläggning av aktiviteter. Exempel på typiska
lokaler är enskild undervisningslokal, ett hotellrum och en specifik sal i en
idrottsanläggning. Lokaler tillhör alltid en specifik plats. Om det exempelvis är ett
konferensrum i en konferensanläggning så är det konferensrummet som är
lokalen och konferensanläggningen som är platsen.

Platser

Platser läggs in i systemet främst för att gruppera lokaler och visa
var lokalerna finns. Platser har ofta egna geografiska adresser. Typiska platser kan vara
ett hotell, en konferensanläggning, en idrottsplats eller ett företagskontor.
Om det är ett stort komplex med flera olika entréer och många lokaler
delas komplexet med fördel in i flera separata platser, exempelvis en
plats per byggnad eller entré.

Hyresvärdar

I systemet innebär hyresvärden den organisation eller privatperson
som vid tidpunkten för bokningen administrerar användningen av lokalen.
Det juridiska ägarförhållandet har i sammanhanget ingen betydelse. Vem
som är hyresvärd för en lokal kan ofta variera med tiden.

Lokalbokningar

Lokalbokningar visar vilka tider en specifik lokal är bokad. Det
finns ingen begränsning i när en lokalbokning kan starta och sluta eller
hur lång den kan vara frånsett att systemet använder hela minuter.
Lokalbokningar kan läggas in manuellt eller skapas automatiskt via
exempelvis schemaläggning av aktiviteter. Systemet tillåter
dubbelbokningar men varnar om det förekommer.

Varningar i samband med dubbelbokningar

Om två lokalbokningar i samma lokal överlappar tidsmässigt med mer än
en minut flaggas båda som dubbelbokade. Dubbelbokningar kan uppkomma
genom manuellt inlagda lokalbokningar eller genom krockar i
schemaläggning av aktiviteter.

Enskilda lokalbokningar flaggas i lokalbokningsschemat

När ni granskar lokalbokningsschemat visas varningar vid alla
lokalbokningar som helt eller delvis krockar med andra lokalbokningar
även om ni genom olika filteralternativ kanske inte ser båda bokningarna
samtidigt.

Filtrera ut endast dubbelbokningar

I filtret i lokalbokningsschemat kan ni välja att endast se
eventuella dubbelbokningar, såväl historiska som framtida. Vill ni göra
det så bockar ni i rutan “DB” och klickar på “Sök”. Observera att övriga
filteralternativ fortfarande tillämpas så att om ni exempelvis valt att
filtrera ut endast extern uthyrning av egna lokaler så visas inte
eventuella dubbelbokningar för egen lokalanvändning.

Visas under bevakningar

På bland annat startsidan hittar ni alla aktuella
bevakningsmeddelanden. Bland dessa inkluderas varningar för
dubbelbokningar för lokalbokningar som ännu inte passerats. Där hittar
ni också en länk för att visa alla aktuella dubbelbokningar i
lokalbokningsschemat.

Om ni prenumerar på bevakningar (rekommenderas) så får ni också
meddelanden med e-post om det tillkommit nya dubbelbokninhgar.