Adressbok

Adressbok och medlemsregister

Systemet lagrar person- och adressuppgifter för kursdeltagare, medlemmar och andra kontakter i en och samma adressbok. Söker man efter ett namn i adressboken så söker man alltså bland alla registrerade personer oavsett om dessa härstammar från t ex kursanmälningar eller är inlagda som kontaktpersoner från myndigheter.

Begränsad tillgång till samma adressbok för alla organisationer

Alla organisationer som är anslutna till Mina Aktiviteter, Dans.se och Idrott.se delar på samma adressbok. Däremot så kan administratörer för en enskild organisation endast se personer i adressboken med någon koppling till den egna organisationen, t ex om personen har anmält sig till organisationens kurser.

Detta underlättar för den enskilde individen som inte behöver hålla reda på flera olika konton i olika organisationer. När den enskilde individen loggar in kan alla anmälningar hittas och uppdaterar individen t ex sina adressuppgifter, uppdateras uppgifterna för alla organisationer individen har kopplingar till.

Användarroller, grupper och utskick

Individer i adressboken har olika användarroller som avgör vilka rättigheter personerna har samt i vilken omfattning personen är synlig i systemet. I Mina Aktiviteter går det även att skapa olika typer av grupper och ställa in rättigheter för gruppmedlemmarna samt skapa e-postlistor för grupperna. Det går också att ställa in i vilken omfattning en viss individ i adressboken skall få utskick med olika val för som exempel brev- och e-postutskick.

Medlemsregister och medlemsadministration

För att medlemskap ska kunna registreras måste ni ha lagt in ett verksamhetsår för perioden medlemskapet gäller för. Då verksamhetsår utgör grunden för medlemsperiod och bokföringsår i Mina Aktiviteter. De behöver inte sammanfalla med kalenderår och inte ens alltid vara 12 månader. Verksamhetsår kan också utan problem förändras från ett år till ett annat. När man skapar ett nytt verksamhetsår går det även att ställa in olika medlemskategorier och medlemsavgiften för dessa.

Det vanligaste är att personer blir medlemmar genom att de inom systemet anmäler sig till en aktivitet som kräver medlemskap eller anmäler att de vill bli medlemmar. I de fallen sköts allt automatiskt. Det är även lätt att påminna alla tidigare medlemmar om att det är dags att bli medlem. Medlemmarna kan även få digitala och printade medlemskort som kan användas för att smidigt checka in till aktiviteter.  

Genom de inbyggda statistikfunktionerna kan man bland annat ta fram de medlemsuppgifter som Riksidrottsförbundet (RF) önskar. Det går även att exportera medlemsdata till IdrottOnline och andra externa system.  Systemet är även byggt för att kunna hantera kopplingar mellan medlemskap i lokalföreningar, distriktsförbund och riksorganisationer. Informationen om vilka personer som är medlemmar i organisationen ligger i en separat tabell i verksamhetssystemet.