Medlemsregister

Medlemsregister

I systemet sparas all information om medlemskap permanent så att man alltid kan gå tillbaka och se vilka som
var medlemmar under tidigare år. Det finns också många olika ställen där man kan se om personer är medlemmar
under olika perioder men den bästa översikten nås via medlemsregistret


Granska organisations medlemsregister (inloggning krävs)

Registrering av medlemskap

Det vanligaste är att personer blir medlemmar genom att de inom systemet anmäler sig till en aktivitet som kräver
medlemskap eller anmäler att de vill bli medlemmar. I de fallen behöver ingen administratör inom
organisationen göra något alls utan allt sköts automatiskt.

Om någon exempelvis betalar ett medlemskap kontant så registreras medlemskapet i samband med att betalningen
bokförs. Detta görs genom att man klickar sig in på personen via adressboken och där använder rutan “Registrera
medlemskap”. Finns inte personen i adressboken måste man först lägga till personen där.

I de fall som en person skall registreras som medlem utan att någon betalning samtidigt skall bokföras så sker
registreringen fortfarande på samma sätt som om man skulle ha registrerat en inbetalning för medlemskap men med den
skillnaden att man skriver en nolla i rutan för betalt belopp.

Medlemskategorier

Olika medlemskategorier
N Normal (vuxen)
FP Familjemedlem, primär (betalande)
F Familjemedlem (medföljande, ofta gratis)
S Studerande
U Ungdom/Barn. Inkluderar alla upp till och med en viss ålder
P “Pensionär”. Inkluderar alla efter en viss ålder
H Hedersmedlem. Inte kopplat till någon specifik medlemsperiod

Hantering av olika medlemskategorier och medlemsavgifter

Genom att klicka på pilen “Auto” så förifylls normaluppgifter så endast avvikande medlemskap behöver ändras manuellt.

Medlemskap utan betalning

Även om registrering av ett medlemskap och bokföring av betald medlemsavgift normalt sker tillsammans så är
det möjligt att registrera ett medlemskap utan att samtidigt bokföra en betalning. Denna möjlighet kan utnyttjas
för att registrera medföljande familjemedlemmar, hedersmedlemmar eller enstaka medlemskap från tidigare perioder
då systemet inte hade börjat användas.

Vid registrering av medlemskap utan betalning så skall betalt belopp skall sättas till 0 och fälten
betalmedel, betaldatum, verifikatserie och märkning verifikat skall lämnas helt tomma. Medlemskapet kommer då
att registreras utan att någon betalning bokförs.

Hedersmedlemmar

Hedersmedlemmar behöver endast registreras som hedersmedlemmar den första perioden som hedersmedlemskapet
skall gälla, därefter finns de kvar som hedersmedlemmar alla
efterföljande perioder. Om man av någon anledning vill begränsa hedersmedlemskapet kan man i efterhand sätta ett
slutdatum för det.

Status: Aktiva och passiva medlemmar

Det finns två olika typer av medlemmar, nämligen aktiva och passiva. Detta kallas för medlemskapets status.
Aktiva medlemmar är personer som deltar i organisationens aktiviteter medan passiva medlemmar t ex kan vara
hedersmedlemmar som inte längre är engagerade i organisationen.

Som standard registreras alla nya medlemmar initialt som aktiva. För att registrera ett nytt passivt
medlemskap måste först ett vanligt aktivt medlemskap registreras för att sedan ändras till passivt.

Det är inte möjligt att markera olika status under tidsperioder inom ramen för ett och samma medlemskap.
Detta innebär att om en person t ex är hedersmedlem från 2000-01-01 men upphörde att vara aktiv medlem
2004-01-01 så måste två medlemskap registreras. Ett som aktiv hedersmedlem mellan 2000-01-01 till 2003-12-31
samt ett som passiv hedersmedlem från 2004-01-01 och framåt.

Spärr för dubbla medlemskap

Det är inte möjligt att registrera flera medlemskap på samma person under samma tidsperiod. Däremot är det ändå möjligt att dubbelregistrerade medlemskap kan förekomma.
Det kan inträffa om en individ av misstag
varit registrerat som två olika personer i systemet som båda varit registrerade som medlemmar under samma
period. När detta duplikat identifieras och smälts samman så kommer inte medlemskapet att automatiskt smältas
samman utan sammansmältningen kommer att resultera i ett dubbelt medlemskap.

För att kunna identifiera dubbla medlemskap finns i medlemslistan en kryssruta benämnd dubbelregistreringar
med vars hjälp man enkelt kan söka ut alla eventuellt dubbelregistrerade medlemskap.

Så sparas medlemskap

Informationen om vilka personer som är medlemmar i en organisation under en viss medlemsperiod finns sparat i en
egen tabell som är fristående från adressboken. En rad i denna
tabell innehåller information om att en viss person har varit medlem en viss period. Tabellen innehåller inga
adressuppgifter eller liknande utan bara en referens till en person i adressboken. Om en person t ex varit
medlem under fyra år finns alltså personen refererad till fyra gånger i medlemskapstabellen, en gång för varje
medlemsperiod. Undantaget är hedersmedlemmar vars medlemskap normalt inte behöver förnyas (se ovan).