Hantera ePassi, Friskvårdscheckar m.m.

De som arrangerar aktiviteter som kan klassas som friskvård får ofta deltagare som vill betala med ePassi, Friskvårdscheck, Friskvårdskupong mm. När vi här under pratar om ”kuponger” avser vi om alla former av friskvårdscheckar, friskvårdskuponger mm oavsett leverantör och typ.

		Betalmedel	Konto
Friskvårdskuponger Sverige AB
Friskvårdskuponger BAS (Svart & Vit)	Vid inlösen dras 10% + moms av från checkens värde	FrvKup Bas	1691
Friskvårdskuponger PREMIUM (Orange & Vit)	Vid inlösen erhålls 100% av checkens värde	FrvKup Prem	1692
Avgifter för Friskvårdskupong BAS	Bokförs enklast vid utbetalning från Friskvårdskuponger		6571
Svensk friskvårds- och checkadministration AB
Friskvårdschecken Grön	Vid inlösen dras 10% + moms av från checkens värde	FrvCh Grön	1693
Friskvårdschecken Blå	Vid inlösen erhålls 100% av checkens värde	FrvCh Blå	1694
Avgifter för Friskvårdscheck Grön	Bokförs enklast vid utbetalning från Friskvårdschecken		6572

Olika kostnader för olika typer/färger

Viktigt att tänka på är att vissa kuponger ger er tillbaka hela värdet av inbetalningen och frånsett arbetskostnaden för att hantera detta påverkar det inte era intäkter/utgifter. I andra fall får ni endast tillbaka t ex 90% av det belopp som står på kupongen. Detta medför alltså en betydande kostnad för er som arrangör.

Lägga till bokföringskonton i er egen kontoplan

För att enkelt hålla reda vilka fordringar ni för närvarande har på olika leverantörer av friskvårdscheckar mm lägger ni lämpligen upp separata konton för alla olika typer av checkar som ni hanterar.

Från er kontoplan kan ni kan hämta dessa konton till er egen kontoplan genom att plocka upp ”Basmall kursarrangör”. Markera kontona i listan och välj ”Hämta till egen kontoplan”. Kontonumren är från 1691 och uppåt.

Om ni inte själva lägger upp kontona så se till att markera dem som möjliga betalmedel vid förenklad betalregistrering.

Bokför direkt från anmälan då någon använder kuponger

När någon använder kuponger så plockar ni upp anmälan och bokför en delbetalning eller full betalning via 169x-kontot. Då kommer anmälan att stå som helt eller delvis betald och ni har istället en fordran på kupong-leverantören.

Observera att ni inte ändrar avgiften på anmälan endast för att betalning sker via en kupong.

Bokföra utbetalning från kupongleverantören

När ni tar emot betalning från kupongleverantören via exempelvis en bankgiroinbetalning så bokför ni detta helt eller delvis mo 169x-kontot.

Om kupongleverantören ersätter hela beloppet som står på kupongen bokför ni det rakt av mot inbetalningen från leverantören.

Om leverantören inte ersätter det fulla beloppet bokför ni hela det inbetalda beloppet mot 169x-kontot men adderar dessutom en till bokföring från 169x-kontot mot ett kostnadskonto som motsvarar den avgift ni måste betala till leverantören.

I princip skulle ni kunna bokföra en eventuell avgift till leverantören redan du kupongen används. Det skulle vara lite snyggare bokföringsmässigt men mindre smidigt rent hanteringsmässigt.

Exempel på hantering av Friskvårdscheck Grön

En deltagare antas till en danskurs och skall betala 1 200 kr i kursavgift.

När deltagaren betalar med Friskvårdschecken

Deltagaren tar till första tillfället med sig en Friskvårdscheck Grön till ett värde av 1 000 kr. Anna i kassan plockar upp anmälan och bokför därifrån en betalning på 1 000 kr med betalmedlet ”FrvCh Grön”. Deltagaren betalar därefter 200 kr kontant vilket Anna också bokför via anmälan med betalmedlet ”Kontantkassa”. Systemet bokför då automatiskt följande:

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
1693	Friskvårdskuponger BAS (Svart & Vit)	1 000
2610	Utgående moms (0, 6 eller 25%)		200
3044	Kursavgifter		800

Vid utbetalningen från Friskvårdschecken

Efter att kursstarterna passerat så skickas gröna checkar till ett totalt värde av 10 000 kr in till Friskvårdschecken varpå Friskvårdschecken betalar 8 750 kr till bankgirot som i systemet visas som en banktransaktion att handlägga. Den ekonomiansvarige plockar upp banktransaktionen och bokför följande:

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
1693	Friskvårdskuponger BAS (Svart & Vit)		10 000
1930	Bank	8 750
2640	Ingående moms	250
6572	Avgifter för Friskvårdscheck Grön	1 000

Är ni inte momspliktiga bokför ni även momsen som en kostnad på konto 6572.