Ställa in en eller flera aktiviteter
När ni ställer in en aktivitet helt så nollas avgiften för alla som är anmälda och ni kan låta systemet meddela alla deltagare direkt.
Enklaste sättet att helt ställa in en eller flera aktiviteter är att öppna listan med aktiviteter och välja ”Med markerade: Ställ in aktiviteter”. Då får ni även välja om alla bokningsansvariga skall meddelas direkt eller läggas till i ett massutskick som ni kan justera manuellt innan det skickas.
Det är också möjligt att ställa in delar av en aktivitet och sänka avgiften. Ni kan då få systemet att räkna om priset enligt givna regler. Kontakta gärna vår support för att få hjälp så att alla priser, rabatter mm beräknas korrekt då en aktivitets endast delvis ställs in.
Automatisk hantering av redan betalda aktivitetsavgifter
Om en deltagare redan hunnit betala för aktiviteten så sätts den summa de ska ha tillbaka automatiskt tillgodo och nyttjas nästa gång personen anmäler sig till en aktivitet eller köper något annat via systemet. Har ni återkommande deltagare behöver ni alltså inte göra något mera. Alla tillgodohavanden löser sig under kommande kursomgångar.
Uppföljning av tillgodohavanden och återbetalning till deltagare
Under Admin > Ekonomi > Rapporter > Balanser per person kan ni se exakt vilka individer som ej har utnyttjade/återbetalda tillgodohavanden. Därifrån kan ni också i klump bokföra återbetalningar till markerade individer.
Har betalningarna skett via kort kan ni återföra pengarna direkt till kortet de betalades med. Om betalningen skett via bankgiro behöver ni efterfråga bankkontouppgifter dit ni skall återföra pengarna.
När deltagare vill skänka er hela eller delar av tillgodohavandet
Om deltagarna meddelat er, exempelvis via formulärsvar ni fått in via molntjänsten, att de vill skänka er hela eller delar av den av det belopp som de fått tillgodo i samband med att kurser ställts in så finns det enkla verktyg för detta.
De som vill efterskänka hela tillgodohavandet markerar ni och väljer ”Återta tillgodo”. Sen är det klart och bokfört.
Vill de ha delar återbetalt så markerar ni dem i listan, väljer ”Bokför återbetalning” samt väljer under ”Administrativ avgift” hur många kronor och/eller procent av tillgodohavandet som de vill skänka er. Då bokförs både återbetalningen och det efterskänkta tillgodohavandet.
Komplett och automatisk bokföring
Alla ombokningar i bokföringen från aktivitetsavgifter till personliga tillgodohavanden och framtida utnyttjande av tillgodohavandena kommer med i de filer som läses över till externa bokföringsprogram. Ni behöver därför inte bokföra något manuellt även om tusentals personer får pengar tillgodo som de använder vid senare tillfällen. Till bokslut kan ni bifoga rapporter som visar exakt vem som har hur mycket tillgodo, hur länge det haft det mm.
Ställa in endast delar av en aktivitet
Det är också möjligt att ställa in delar av en aktivitet, sänka avgiften, räkna om eventuella rabatter och sätta överbetalt belopp tillgodo. Det är några fler steg men alla stegen går att genomföra i klump på hur många anmälningar som helst.
- Ändra priset på aktiviteterna från aktivitetslistan.
- Visa alla aktuella anmälningar och välj att återställa till listpris
- Vid behov låt räkna om alla rabatter
- Välj att sätta överbetalt tillgodo
Det går även att i klump radera inställda aktivitetstillfällen och schemalägga om senarelagda tillfällen. Kontakta gärna vår support för att få hjälp så att alla priser, rabatter mm beräknas korrekt då en aktivitet endast delvis ställs in.