Verksamhets- och räkenskapsår

Verksamhetsår är en grundläggande inställning som alltid måste finnas upplagt. Samma inställning styr verksamhetsår, räkenskapsår och medlemsår.

Start- och slutdatum för verksamhetsår

Inom de flesta organisationer sammanfaller verksamhetsåret med det vanliga kalenderåret, dvs. första januari till sista december. I systemet lägger ni dock själva in datumgränser för alla verksamhetsår. Brutna eller förlängda verksamhetsår medför därför inga problem.

Tidigarelagt startdatum för nya medlemmar

I fältet ”Tidigarelagt startdatum för nya medlemmar” kan ni ange ett datum, till exempel 1 november. Medlemskapet gäller då från och med det angivna datumet och resten av året, samt hela nästkommande verksamhetsår.

Eventuella medlemsavgifter

I inställningarna för verksamhetsåret lägger ni in uppgifter om eventuella medlemsavgifter för det aktuella året. Det går att ange olika medlemsavgifter, till exempel baserat på ålder. Ni kan även ange om medlemsavgiften ska reduceras från ett visst datum och/eller specificera inträdesavgift eller rabatt för nya medlemmar. När medlemsavgiften sedan aviseras anpassas medlemskategori och pris automatiskt utifrån de inställningar ni har gjort.

Även nästkommande verksamhetsår bör läggas upp i systemet

För att ni ska kunna lägga upp planerade aktiviteter även under nästkommande år är det viktigt att ni i god tid lägger upp nästkommande verksamhetsår i systemet. För föreningar kan det även vara bra att på årsmötet ta beslut om eventuell ändringar av nästkommande års medlemsavgift.

Avgifter och medlemskrav nästkommande verksamhetsår

När ni i systemet registrerar avgifter för aktiviteter och medlemskap som avser ett framtida räkenskapsår så periodiseras detta automatiskt. Alla omförningar i bokföringen från förutbetalda avgifter till faktiska avgifter kommer att samlas på ett verifikat daterat första dagen i nya räkenskapsåret.

Alla aktiviteter ni lägger upp kommer alltid att knytas till ett visst verksamhetsår. Om ni inte uttryckligen väljer något annat kommer systemet att plocka perioden från aktivitetens startdatum. Har ni en aktivitet som löper över två räkenskapsperioder kan ni dock i aktivitetsinställningarna markera att alla automatkonterade intäkter ska knytas till det senare räkenskapsåret.

Krav på medlemskap följer också verksamhetsåret. Det innebär till exempel att om en person är medlem under nuvarande år men blir antagen till en aktivitet i början av nästkommande verksamhetsår, kommer systemet automatiskt att ställa krav på medlemsavgift för det nya året.

Hur ni kontrollerar och lägger upp verksamhetsår

Välj Organisation  > Verksamhetsår i menyn under Admin-fliken.

Om det saknas perioder så klicka på ”Lägg till ny period”. Systemet föreslår då uppgifter för den nya perioden. Kontrollera att datum för verksamhetsåret stämmer och att medlemsavgifterna för respektive kategori är korrekta.