Exportera medlemmar/individer till IOL

Ni kan från urvalet ni gjort i vanliga adressboken välja att exportera träffarna till en Excelfil anpassad för import till Idrott Online (IOL) som ni hittar på https://www.login.idrottonline.se/.

Vilka personer kommer med i exportfilen?

Hur många ni valt att visa i träfflistan påverkar inte exportfilens storlek. Står det att det visas 50 av 500 träffar så kommer alla 500 att kunna exporteras.

Vilka som kommer med begränsas däremot av hur kompletta uppgifterna är. Eftersom IOL vid importen endast accepterar individer med fullständigt personnummer och kompletta adressuppgifter kommer de individer som inte uppfyller dessa villkor inte att exporteras.

Komplettera uppgifter innan exporten

Om ni under visade kolumner väljer att ta med personnummer och gatuadress så ser ni vilka som saknar nödvändiga data. Ni kan under detaljerad sökning även välja att sortera ut alla som saknar fullständigt personnummer eller kompletta adressuppgifter.

Om ni klickar er in på en individ så har ni länkar till både Hitta.se och Upplysning.se. Klickar ni på länkarna så får ni med er relevanta uppgifter från individen för att kunna söka fram övriga uppgifter. För att se personnummer måste ni öppna ett konto på Upplysning.se och vara inloggade då ni använder länkarna från systemet. Det kostar dock ingenting och har hitintills inte medfört spam eller annat.

Exportera medlemmar

Om ni skall exportera medlemmar innevarande medlemsperiod väljer ni ”Medlem idag” under ”Enkel sökning”. Vill ni exportera från exempelvis föregående medlemsperiod kan ni under ”Detaljerad sökning” ange ett datumintervall för medlemskap. Eller så kan ni göra urvalet via sidan ”Organisation > Verksamhetsår”.

Exportera andra urval

Om ni exempelvis vill exportera deltagare i aktiviteter som inte är registrerade som medlemmar kan vi skapa en tillfällig grupp under gruppadministrationen. Till gruppen kan ni addera deltagare från aktivitetsmodulen mm och sedan gå tillbaka till adressboken och välja att plocka upp gruppen där innan exporten.

Kontrollera och spara om den exporterade filen

När ni klickat på exportera-knappen så väljer ni att spara filen på lämpligt ställe på er egna dator. Öppna filen för att kontrollera att den ser korrekt ut och välj ”Spara” inifrån MS Excel. Det är viktigt att ni sparar den en gång inifrån Excel eftersom IOL annars inte accepterar filen för import.

Importera till IOL

För att importera till IOL måste ni logga in till IOL med tillräckliga behörigheter inom er klubb. Därefter plockar ni upp fliken Medlemsregister och sätter ”Aktiv inom Idrott” till dans eller annat (inte ”Förening”). Därefter klickar ni på Importera-knappen och följer instruktionerna.

Vi rekommenderar att ni när ni arbetar med IOL om möjligt använder Internet Explorer eftersom vissa funktioner annars kan krångla i IOL. Mer information om IOL hittar ni i manualer på IOL:s webblats.

Årsrapport

Eftersom det ibland är svårt eller otympligt att få över medlemsregistret till IOL kan det ibland vara en enklare väg att istället fylla i årsrapporten där för hand. Ni kan i så fall locka alla uppgifter från medlemsrapporten som ni når via Admin > Organisation > Verksamhetsår (inloggning krävs). Utnyttja vid behov möjligheten att jämt fördela (”extrapolera”) individer som ni saknar kön och ålder på.