Förutbetalda avgifter

Förutbetalda avgifter

Med förutbetalda avgifter avses t ex en medlemsavgift som inkommit till organisationens plusgirokonto den 24/12 år 2019 men som avser verksamhetsåret 2020. Inbetalningen måste bokföras 2019-12-24 då banktransaktionen faktiskt skedde men intäkten bör däremot bokföras på 2020.

Ett sätt att lösa detta är att boka inbetalningen på ett balanskonto speciellt avsett för förutbetalda medlemsavgifter. Den 1 januari 2020 bokas sedan denna tillfälliga skuld bort mot det vanliga kontot för medlemsavgifter.

Exempel:  Förutbetald kurs- och medlemsavgift

Betalregistreringen (avprickningen) kan göras precis som vanligt utan att man behöver bry sig om att betalning och vad betalningen avser infaller olika räkenskapsår. Däremot så skapar automatiskt ett antal extra transaktioner direkt då betalningen registreras.

Verifikat PG-124, daterat 2019-12-24

<
Kontosträng Debet Kredit
1920Plusgiro500 
2972Förutbetalda medlemsavgifter 100
2973Förutbetalda aktivitetsavgifter 400

Verifikat AUTO_PREPAID, daterat 2020-01-01

Kontosträng Debet Kredit
2972Förutbetalda medlemsavgifter100 
2973Förutbetalda aktivitetsavgifter400 
3045Medlemsavgifter 100
3046Avgifter baskurser 400

Automatisk hantering

Eftersom också aktiviteter och medlemskap hanteras helt inom systemet behöver man inte vid betalregistreringen tala om vilket räkenskapsår en medlemsavgift avser eller som en kursaktivitet skall bokas på. Systemet vet det redan förutsatt att den allmänna kursinformationen är korrekt och att konton för förutbetalda avgifter har pekats ut på rätt sätt kontoplanen.

Då inbetalningen registreras i systemet, t ex via manuell inmatning av referensnummer eller via automatisk avprickning direkt från Plusgirots servrar, bokförs det hela enligt exemplet här ovanför. Finns det inget preliminärt verifikat med namnet AUTO_PREPAID daterat den 1/1 kommer ett sådant verifikat att skapas.

Detta innebär att systemet kan konfigureras så att all hantering av förutbetalda kurs- och medlemsavgifter sker helt automatiskt och att inga manuella ombokningar måste göras i samband med bokslutet.

Nödvändiga inställningar

Det måste finns två separata skuldkonton för förutbetalda medlems- respektive aktivitetsavgifter. Kontonumren är valfria men kan t ex hämtas från någon av systemets mallkontoplaner. Det som är viktigt är att se till att både ”Kontogrupp” och ”Standard för” är ”Förutbet medlemsskap” respektiva ”Förutbet aktivitet”. SRU-koder för de båda kontona är 305.