Förutbetalda avgifter
Med förutbetalda avgifter avses t ex en medlemsavgift som inkommit till organisationens plusgirokonto den 24/12 år 2024 men som avser verksamhetsåret 2025. Inbetalningen måste bokföras 2024-12-24 då banktransaktionen faktiskt skedde men intäkten skall däremot bokföras på 2025.
Ett sätt att lösa detta är att boka inbetalningen på ett balanskonto speciellt avsett för förutbetalda medlemsavgifter. Den 1 januari 2020 bokas sedan denna tillfälliga skuld bort mot det vanliga kontot för medlemsavgifter.
Exempel: Förutbetald kurs- och medlemsavgift
Betalregistreringen (avprickningen) kan göras precis som vanligt utan att man behöver bry sig om att betalning och vad betalningen avser infaller olika räkenskapsår. Däremot så skapar automatiskt ett antal extra transaktioner direkt då betalningen registreras.
Verifikat ”PG-124”, daterat 2024-12-24
| Kontosträng | Debet | Kredit | |
|---|---|---|---|
| 1920 | Plusgiro | 500 | |
| 2972 | Förutbetalda medlemsavgifter | 100 | |
| 2973 | Förutbetalda aktivitetsavgifter | 400 | |
Verifikat ”Automatisk periodisering”, daterat 2025-01-01
| Kontosträng | Debet | Kredit | |
|---|---|---|---|
| 2972 | Förutbetalda medlemsavgifter | 100 | |
| 2973 | Förutbetalda aktivitetsavgifter | 400 | |
| 3045 | Medlemsavgifter | 100 | |
| 3046 | Avgifter baskurser | 400 | |
Automatisk hantering
Eftersom också aktiviteter och medlemskap hanteras helt inom systemet behöver man inte vid betalregistreringen tala om vilket räkenskapsår en medlemsavgift avser eller som en kursaktivitet skall bokas på. Systemet vet det redan förutsatt att den allmänna kursinformationen är korrekt och att konton för förutbetalda avgifter har pekats ut på rätt sätt kontoplanen.
Då inbetalningen registreras i systemet, t ex via manuell inmatning av referensnummer eller via automatisk avprickning direkt från Plusgirots servrar, bokförs det hela enligt exemplet här ovanför. Finns det inget preliminärt verifikat med namnet ”Automatisk periodisering” daterat den 1/1 kommer ett sådant verifikat att skapas.
Detta innebär att systemet kan konfigureras så att all hantering av förutbetalda kurs- och medlemsavgifter sker helt automatiskt och att inga manuella ombokningar måste göras i samband med bokslutet.
Nödvändiga inställningar
Det måste finns två separata skuldkonton för förutbetalda medlems- respektive aktivitetsavgifter. Kontonumren är valfria men kan t ex hämtas från någon av systemets mallkontoplaner. Det som är viktigt är att se till att både ”Kontogrupp” och ”Standard för” är ”Förutbet medlemsskap” respektiva ”Förutbet aktivitet”. SRU-koder för de båda kontona är 305.