Grupphantering

I Mina Aktiviteter kan ni smidigt skapa och hantera grupper bestående av som exempel individer och organisationer. Det finns inga begräsningar för hur många grupper ni kan skapa eller hur många grupper en gruppmedlem kan vara medlem i.

Grupper i grupper

Genom funktionen grupper i grupper kan medlemmar i en grupp automatiskt även bli medlemmar i överordnade grupper. Till exempel att grupperna ”Cirkelledare” och ”Reseledare” både ingår i gruppen ”Alla ledare”. Där gruppmedlemmarna i gruppen ”Alla ledare” automatiskt kommer ändras om gruppmedlemskapen i någon av de båda undergrupperna ändras.

Automatiska gruppmedlemmar

Ni kan sätta villkor för vilka individer som automatiskt skall adderas till en grupp. Till exempel kan en förening ställa in att aktuella medlemmar eller de som varit medlemmar inom de senaste fyra månaderna automatiskt ska tillhöra en grupp. Det går även att som exempel ställa in att alla medlemmar i gruppen ”Marknadsansvariga” skall bli medlemmar och gruppansvariga i gruppen ”Prenumeranter veckoutskick”.

Behörigheter från gruppmedlemskap

Det går smidigt att ställa in såväl läs- som skrivrättigheter i Mina Aktiviteter utifrån grupptillhörighet. Till exempel kan ni skapa gruppen ”Revisorer” där gruppmedlemmarna har full behörighet att se all er verksamhet i systemet utan att kunna ändra något i systemet.

Automatiska e-postlistor till alla grupper

Till alla grupper kan det kopplas en e-postadress. E-post som skickas till grupperna skickas då automatiskt ut till alla gruppmedlemmar som inte sagt nej till utskick. Ni kan även ställa in vilka som skall få skicka till listan, hur avsändaren och mottagaren skall visas och var svar hamnar.

E-postlistorna kan användas för enkelriktad information, till exempel för cirkelledare som vill skicka ut studiematerial till alla deltagare från sin egen e-postadress utan att logga in i Mina Aktiviteter. De kan även användas för dubbelriktad kommunikation inom exempelvis en styrelsegrupp eller en mindre träningsgrupp.

Automatisk GDPR-hantering baserat på gruppmedlemskap

Det går i gruppinställningarna lägga in hur medlemskap i en grupp ska begränsa raderingen av information. Detta för att förhindra att information som måste sparas inte av misstag raderas i samband med att adressboken rensas/anonymiseras. Vilket är en förutsättning för en säker och effektiv hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR.

Exempel på information som inte få raderas för tidigt är information om styrelseuppdrag som måste sparas i tio år efter avslutat styrelseuppdrag. Då det är under så lång tid i efterhand som personen kan ställas till svar för sitt styrelseuppdrag.

Rabatter och förtur

Gruppmedlemmar kan ges rabatter på som exempel aktiviteter, kurser samt andra typer av bokningar och köp. Gruppmedlemmar kan också ges förtur vid bokning av evenemang.

Kontakt

Ni är varmt välkomna att höra av er till info@cogwork.se eller 0709-62 84 84 om ni vill veta mer om våra lösningar och tjänster.

Tre månaders provperiod

Intresseanmälan tre månaders provperiod Mina Aktiviteter