Grupper

Grupper i adressboken

Adressboken kan för större organisationer lätt bli väldigt stor och svåröverblickbar om det inte finns
verktyg för att gruppera och söka personer i adressboken.

Översikt över medlemmar i en grupp

Via adressboken

I den vanliga adressboken under “Avancerade sökalternativ” kan man välja att endast se personer tillhörande
en viss grupp. Använd detta alternativ om du bara vill hitta information om personerna som ingår i gruppen.

Via gruppverktyget

Via översikten över alla grupper kan man nå en lista över alla medlemmar i gruppen. Använd detta alternativ
om du vill lägga till eller ta bort gruppmedlemmar.

Aktivera e-post-lista

Den som är lokal systemägare har rätt att koppla e-post-listor till grupper som tillhör den egna
organisationen. E-post-listorna konfigureras på samma sida som man redigerar övriga gruppegenskaper vilken nås
via redigera-ikonen på
Översiktslistan över alla grupper (inloggning krävs).

Skicka till e-postlistan

För att skicka till en e-postlista används ett helt vanligt e-postprogram, antingen webbaserat eller på den
egna datorn.

Vilka inkluderas i e-postlistan?

E-postlistan inkluderar endast aktuella gruppmedlemmar som har en e-post som till synes fungerar och som inte
tackat nej till e-post via mejlinglistan. Om en person bett att endast få restriktivt med mejl från
organisationen görs till medlem i en grupp så kommer som standard inga mejl att skickas via gruppens eventuella
mejlinglista. Detta kan ändras i inställningarna för det enskilda medlemskapet.

Skapa roller inom grupper

Med rollhanteringen är de exempelvis möjligt att skapa en
styrelsegrupp och tala om att inom den skall det finnas “Ordförande”,
“Kassör”, “Ledamot” etc. Samtidigt kan ni skapa en annan grupp som heter
“Revisorer” och inom den skapa rollerna “Ordinarie revisor” och
“Revisorssuppleant”. När ni sedan plockar upp en medlem inom
styrelsegruppen kan ni exempelvis välja att ge medlemmen rollen “Kassör”
men däremot inte rollen “Ordinarie revisor”.

Definiera roller

Första steget är att definiera grupproller. Detta görs inte inom
någon enskild grupp utan alla roller kan potentiellt kopplas till alla
grupper. T ex kan ni definiera rollen “Sammankallande” och koppla den
till ett stort antal olika grupper.

Lägg till och administrera roller (inloggning krävs)

Koppla roller till grupper

Nästa steg är att koppla rollerna till existerande grupper.
Detta kan göras från listan över alla grupper. Markera de grupper ni vill
koppla en roll till och välj “Med markerade: Applicera
roller: Lägg till roll”. På samma sätt kan ni även ta bort roller från
grupper.

Lista över alla grupper (inloggning krävs)

Koppla roller i en grupp till individer

Sista steg är att inom en grupp koppla olika roller till enskilda individer.
Om ni öppnar en individs gruppmedlemskap för redigering kan ni där välja vilken
roll individen skall ha i gruppen.

Om samma person innehar flera olika roller samtidigt inom samma grupp
registrerar ni ett gruppmedlemskap för varje roll.
Ni kan ha olika start- och slutdatum för varje roll. Om en person varit
medlem i gruppen under en period, varit bort från gruppen ett tag och
sedan återkommit som gruppmedlem registrera ni två separata
gruppmedlemskap på individen med olika start- och slutdatum. På det
sättet kan ni enkelt kan
följa upp vem som t ex varit kassör i styrelsegruppen under en viss
period.

Granska roller för flera grupper samtidigt

Om ni går till Grupper > Alla medlemmar
kan ni där välja att se alla som har en viss roll inom grupperna, t ex sammankallande. Ni kan även
först gå till listan över alla grupper, markera de vill inkludera i
urvalet och välja “Visa med markerade rader: Granska gruppmedlemmar > Addera till urval”.
Då kan ni plocka fram en lista över alla som har en viss roll inom en de
grupper ni valt att se.

Grupper i grupper

Ni kan addera en grupp till en annan grupp. Ni kan t ex skapa ett
antal grupper som heter “Ledare Barnverksamhet”, “Ledare Elit” osv.
Sedan kan ni skapa gruppen “Alla ledare” och till den addera “Ledare
Barnverksamhet” och alla andra ledar-grupper. Slutligen kan ni skapa en grupp som
heter “Alla funktionärer” och till den addera gruppen “Alla ledare”,
“Styrelse” osv. Då har ni skapat grupper i grupper i flera led så att
när en individ läggs till i gruppen “Ledare Barnverksamhet” läggs den automatiskt
till också i grupperna “Alla ledare” och “Alla funktionärer”.

Tilldela medlemmar i en grupp extra behörigheter i en annan grupp

Ni kan även tilldela extra behörigheter när ni lägger till en grupp i
en annan. T ex kan ni skapa en grupp som heter “Prenumeranter
Nyhetsbrev”, koppla en e-postadress till den dit endast
administratörer/ägare har rätt att skicka. Sedan kan ni skapa en annan
grupp som heter “Informationsansvariga” och samtidigt tala om att alla
som tillhör gruppen “Informationsansvariga” skall vara
moderatorer/administratörer i inom “Prenumeranter Nyhetsbrev”. Det
innebär att så när någon läggs till i gruppen “Informationsansvariga”
får personen samtidigt behörighet att skicka mejl till gruppen
“Prenumeranter Nyhetsbrev”.

Grupper med automatiska medlemmar

Det finns möjlighet att låta systemet automatiskt addera personer till
en grupp. T ex kan ni skapa en grupp som heter “Aktuella medlemmar”,
tilldela den en e-postadress “medlemmar@klubben.minaaktiviteter.se” och i
gruppinställningarna tala om att alla som varit medlemmar inom
exempelvis 90 dagar automatiskt skall inkluderas i gruppen. Gör ni så
har ni skapat en e-postlista till alla medlemmar där föregående års
medlemmar ligger kvar tre månader in på nya året.

Aggregerade grupper

Anta att ni inom ett förbund definierat en grupptyp som heter
“Styrelse”, till grupptypen adderat rollerna “Ordförande”, “Kassör” mm
och gjort den grupptypen tillgänglig för alla era medlemsorganisationer.
Då kan ni ni på förbundsnivå skapa aggregerade grupper som heter t ex
“Alla lokala styrelsemedlemmar”, “Alla kassörer” osv. Så snart en
lokalförening lägger till en person i gruppen “Styrelse” med rollen
“Kassör” kommer den personen direkt att synas i förbundsgrupperna “Alla
lokala styrelsemedlemmar” och “Alla kassörer”.

En annan vanlig användning inom förbund är att skapa en grupptyp som
heter “Prenumeranter förbundstidningen” och göra den tillgänglig hos
alla lokalföreningar.