Utskick

Massutskick och mallar

Behörighet

För att kunna använda massutskick måste du ha behörighet som personal/funktionär eller
däröver. Saknar de detta men behöver använda verktyget så kontakta någon administratör inom din organisation.

Lägg till mottagare

  • Börja med att söka fram de kursanmälningar eller personer du vill använda som grund för utskicket. De
    flesta sökningar som producerar listor kan användas för att addera personer/anmälningar till utskickslistan.
    Om det inte alla får plats i listan så öka innehållet i “Visa max-rutan” och klicka på “Sök” igen för att se
    samtliga hittade rader.
  • Markera alla rader du vill ha med i utskicket. För att markera alla rader så kan du klicka på den
    ensamma kryssrutan längst upp till vänster i listans rubrikrad. Sedan kan du avmarkera de rader du inte vill
    ha med till utskicket.
  • Välj “Lägg till i utskcik” vid slutet av listan och klicka på “Verkställ”.
  • Upprepa punkterna för att lägga till mottagare här ovanför tills alla mottagare som önskas har lagts
    till. Du kan fritt blanda från olika former av listor.

Skapa utskick

Gå till “Utskick” där du hittar du en steg-för-steg-guide. Ett tips är att i steg ett välja
“Enkelt mejl” eller “Icke-personlig info” som mall. Sedan är det bara att ändra i avsändare, ämnesrad, text mm. Det går
bra att gå fram och tillbaka, dvs skriva, förhandsgranska, gå tillbaka och ändra igen osv.

Lämplig avsändaradress

I steg tre, “Redigera innehåll”, anger du vilken avsändaradressen skall vara. Det bestämmer vem som
mottagaren ser som avsändare och vart ett eventuellt svar skickas om mottagaren väljer “Svara” från sitt
e-postprogram. Det är också till avsändaradressen som eventuella studsade mejl hamnar, t ex om e-postadressen är
felaktig eller om mottagaren e-postbox råkar vara överfull.

Det är bra om avsändaradressen tillhör någon som kan svara på eventuella frågor som uppstår i samband med
utskicket.

Testa gärna med dig själv

Om du vill kan du börja med att addera dig själv. Det gör du genom att söka fram dig i adressboken och välja
“Lägg till i utskick”. Då kan du leka och mejla bäst du vill och sedan när du är nöjd gå till kurslistorna
och addera övriga mottagare.

Studsade mejl och felaktiga e-postadresser

Om du i samband med utskicket upptäcker att vissa e-postadresser är permanent ogiltiga, t ex upphört, så plocka
gärna upp individerna via adressboken och markera de ogiltiga e-postadresserna som icke fungerande. Ta helst inte bort e-postadressen
helt eftersom den, även om den inte fungerar, gör det enklare att söka efter personer och identifiera duplikat .

När någon ber att få mindre information från organisationen via e-post

Sök upp personen i
adressboken och markera att personen vill ha information via e-post restriktivt eller inte alls. Obs! Det är
mycket viktigt att
detta verkligen görs så att inte den enskilda organisationen, CogWork eller Mina Aktiviteter förknippas med spam.

Infoga fält

Du kan infoga fält vars slutgiltiga värde beror av sammanhanget, t ex mottagare, avsändare, kursanmälan mm.
Mer info om det på separat sida:

Koder för autotext

Massutskick eller e-postlista kopplad till en grupp?

Vid återkommande massutskick utan behov av individuell anpassning är
det ofta smidigare att lägga upp en grupp och koppla en
e-postadress till gruppen. E-postmeddelanden till hela gruppen kan då skickas från vanliga e-postprogram genom
att adressera meddelandet till gruppens e-postadress.