IdrottOnline

Automatisk registeruppdatering av IdrottOnline (IOL)

Från och med den 24 november år 2014 är det möjligt att automatiskt exportera
medlemsregistret från Mina Aktiviteter till IdrottOnline
(IOL). Varje natt skapas då en datafil från Mina Aktiviteter innehållande alla nya och
uppdaterade klubbmedlemmar. Filen innehåller också instruktioner att
inaktivera eventuella gamla medlemmar som tidigare exporterats till IOL
men som ett halvt år efter sista medlemskapets slutdatum fortfarande
inte förnyat sitt medlemskap.

Att medlemsregistret exporteras till IOL (RF) innebär i sig själv
inte att specialidrottsförbund och andra “mellanliggande” organisationer
får tillgång till klubbens medlemsregister.

Ni kan också välja att lägga med aktiviteter och
närvaroregistreringar IOL-exporten. Då behöver
LOK-stödsunderlaget inte längre läggas in manuellt i IOL.

Aktivera automatisk export från Mina Aktiviteter

Ni måste själva i inställningarna i Mina Aktiviteter aktivera automatiskt export
till IOL.

Admin > Organisation >
Inställningar > Grundinställningar

Aktivera automatisk registeruppdatering inifrån IOL

För att IOL skall ta emot registeruppdateringar gällande er klubb
behöver ni även logga in som klubbadministratör i IOL, plocka upp sidan
IdrottOnline > Administration > Integration. En bit ned på sida
hittar ni rubriken “Extern applikation”. Därunder hittar ni knappen “Aktivera”
som ni behöver klicka på om det inte redan är gjort.

Överläsning av aktiviteter, deltagare och närvaro för LOK-stöd

Förutom att integrationen måste vara aktiverad så ställer man in per aktivitet om
aktiviten skall läsas över till IOL eller inte. I inställningarna för aktiviteten bockar ni för rutan “Skicka automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (Idrott Online)”.

Om ni i aktivitetslistan först valt att visa LOK-stödskolumnen så så
kan ni med slå på och av LOK-stöds-integrationen i klump via “Med
markerade: LOK-export: Ja/Nej”.

Annorlunda datastruktur i IOL och lösningar för att hantera
skillnaderna

Individer och medlemskap

I Mina Aktiviteter kan vilka personer som helst läggas in i
adressboken. Det kan vara medlemmar, målsmän, kanslipersonal, revisorer,
inhyrda tränare, externa kontakter och väldigt mycket annat.
Medlemsregistret är bara ett urval i adressboken som visar vilka
personer som är medlemmar vid en given tidpunkt. Själva medlemskapet
ligger i en separat tabell som kopplar till personer i adressboken men
som i övrigt inte innehåller några personuppgifter. Till varje person
finns normalt flera medlemskap kopplade, ett medlemskap för varje
medlemsår som personen varit medlem. Med undantag för hedersmedlemmar
och liknande måste alla medlemskap förnyas varje medlemsår i MA vilket
normalt sker automatiskt i samband med betalning av medlemsavgift.

I Idrott Online (IOL) görs ingen särskillnad på personer
och medlemmar. Adressboken och medlemsregister är samma sak och alla
personer i adressboken förutsätts vara antingen medlemmar eller
provmedlemmar. Detta gäller även kanslipersonal och andra som behöver
administrativa behörigheter. Om en person inte längre är medlem i IOL
förlorar den också alla behörigheter inom IOL för den aktuella klubben
(undantaget den person som är huvudansvarig för klubben inom IOL). I IOL
finns visserligen ett fält för medlemskapets slutdatum men det är endast
informativt och det finns ingen logik kopplat till det datumet. Även om
slutdatumet för medlemskapet passerat hanteras fortfarande personen som
om den var medlem. För att ta bort någon som medlem i IOL så avför man
personen som medlem.