Automatisk registeruppdatering inom Riksidrottsförbundet

Riksidrottsförbundets Idrottsarena (IA) är den webbplattform som Riksidrottsförbundet (RF) erbjuder alla medlemsföreningar för att ansöka om LOK-stöd mm. Idrottsarenan ersatte under år 2026 den äldre webbtjänsten IdrottOnline (IOL)

Det är möjligt att automatiskt exportera medlemsregistret från verksamhetssystemet Mina Aktiviteter till Idrottsarenan.

Att medlemsregistret exporteras till RF innebär i sig själv inte att specialidrottsförbund och andra ”mellanliggande” organisationer får tillgång till klubbens medlemsregister.

Ni kan också välja att lägga med aktiviteter och närvaroregistreringar RF-exporten. Då behöver LOK-stödsunderlaget inte längre läggas in manuellt i RF:s Idrottsarena.

Aktivera automatisk export från Mina Aktiviteter

Ni måste själva i inställningarna i Mina Aktiviteter aktivera automatiskt export till RF.

Admin > Organisation >Inställningar > Grundinställningar (inloggning krävs)

Aktivera automatisk registeruppdatering inifrån Idrottsarenan

För att RF skall ta emot registeruppdateringar gällande er klubb behöver ni även logga in som klubbadministratör i Idrottsarenan, plocka upp sidan Administration > Integration. En bit ned på sida hittar ni rubriken ”Integrationer – Aktiverade integrationer”. Finns Idrott.se med under den rubriken så är det klart. Om inte så hittar ni Idrott.se under rubriken ”Integrationer – Inaktiverade integrationer” och kan aktivera integrationen därifrån.

Överläsning av aktiviteter, deltagare och närvaro för LOK-stöd

Förutom att integrationen måste vara aktiverad så ställer man in per aktivitet om aktiviten skall läsas över till RF eller inte. I inställningarna för aktiviteten bockar ni för rutan ”Skicka automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (Idrottsarenan)”.

Om ni i aktivitetslistan först valt att visa LOK-stödskolumnen så så kan ni med slå på och av LOK-stöds-integrationen i klump via ”Med markerade: LOK-export: Ja/Nej”.

Annorlunda datastruktur i IOL

Individer och medlemskap

I Mina Aktiviteter kan vilka personer som helst läggas in i adressboken. Det kan vara medlemmar, målsmän, kanslipersonal, revisorer, inhyrda tränare, externa kontakter och väldigt mycket annat. Medlemsregistret är bara ett urval i adressboken som visar vilka personer som är medlemmar vid en given tidpunkt. Själva medlemskapet ligger i en separat tabell som kopplar till personer i adressboken men som i övrigt inte innehåller några personuppgifter. Till varje person finns normalt flera medlemskap kopplade, ett medlemskap för varje medlemsår som personen varit medlem. Med undantag för hedersmedlemmar och liknande måste alla medlemskap förnyas varje medlemsår i MA vilket normalt sker automatiskt i samband med betalning av medlemsavgift.

Ta bort gamla medlemmar som adderats manuellt

Om ni adderat medlemmar på annat sätt än via den automatiska uppdateringen så kan ni inte plocka bort dessa via detta system.

Det är dock relativt snabbt att i klump i IA plocka bort upp till 500 medlemmar åt gången. För att göra det så går ni in i och öppnar sidan ”Admin > Personer”. Där väljer ni i att visa kolumner som visar behörigheter/roller så ni ser vilka som har fått speciella roller i IA. I underkanten på listan väljer ni sedan att visa 500 per sida. Klicka på ”Markera alla” och avmarkera därefter alla med roller som ni vill skall finnas kvar i IA. När det är gjort väljer ni att ta bort alla markerade. Upprepa sedan med 500 i taget så många gånger som det krävs.

När ni utifrån instruktionerna här ovanför rensat bort alla personer i IOL utom de med speciella roller i IOL så skicka ett mejl till oss och be oss skicka om alla era aktuella medlemmar och aktivitetsdeltagare till RF.