Automatisk registeruppdatering av IdrottOnline (IOL)
Det är möjligt att automatiskt exportera medlemsregistret från verksamhetssystemet Mina Aktiviteter till IdrottOnline (IOL). Varje natt skapas då en datafil från verksamhetssystemet innehållande alla nya och uppdaterade klubbmedlemmar. Filen innehåller också instruktioner att inaktivera eventuella gamla medlemmar som tidigare exporterats till IOL men som ett halvt år efter sista medlemskapets slutdatum fortfarande inte förnyat sitt medlemskap.
Att medlemsregistret exporteras till IOL (RF) innebär i sig själv inte att specialidrottsförbund och andra ”mellanliggande” organisationer får tillgång till klubbens medlemsregister.
Ni kan också välja att lägga med aktiviteter och närvaroregistreringar IOL-exporten. Då behöver LOK-stödsunderlaget inte längre läggas in manuellt i IOL.
Aktivera automatisk export från Mina Aktiviteter
Ni måste själva i inställningarna i Mina Aktiviteter aktivera automatiskt export till IOL.
Admin > Organisation >Inställningar > Grundinställningar (inloggning krävs)
Aktivera automatisk registeruppdatering inifrån Idrottonline
För att IOL skall ta emot registeruppdateringar gällande er klubb behöver ni även logga in som klubbadministratör i IOL, plocka upp sidan IdrottOnline > Administration > Integration. En bit ned på sida hittar ni rubriken ”Extern applikation”. Därunder hittar ni knappen ”Aktivera” som ni behöver klicka på om det inte redan är gjort.
Överläsning av aktiviteter, deltagare och närvaro för LOK-stöd
Förutom att integrationen måste vara aktiverad så ställer man in per aktivitet om aktiviten skall läsas över till IOL eller inte. I inställningarna för aktiviteten bockar ni för rutan ”Skicka automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (Idrott Online)”.
Om ni i aktivitetslistan först valt att visa LOK-stödskolumnen så så kan ni med slå på och av LOK-stöds-integrationen i klump via ”Med markerade: LOK-export: Ja/Nej”.
Annorlunda datastruktur i IOL
Individer och medlemskap
I Mina Aktiviteter kan vilka personer som helst läggas in i adressboken. Det kan vara medlemmar, målsmän, kanslipersonal, revisorer, inhyrda tränare, externa kontakter och väldigt mycket annat. Medlemsregistret är bara ett urval i adressboken som visar vilka personer som är medlemmar vid en given tidpunkt. Själva medlemskapet ligger i en separat tabell som kopplar till personer i adressboken men som i övrigt inte innehåller några personuppgifter. Till varje person finns normalt flera medlemskap kopplade, ett medlemskap för varje medlemsår som personen varit medlem. Med undantag för hedersmedlemmar och liknande måste alla medlemskap förnyas varje medlemsår i MA vilket normalt sker automatiskt i samband med betalning av medlemsavgift.
I Idrott Online (IOL) görs ingen särskillnad på personer och medlemmar. Adressboken och medlemsregister är samma sak och alla personer i adressboken förutsätts vara antingen medlemmar eller provmedlemmar. Detta gäller även kanslipersonal och andra som behöver administrativa behörigheter. Om en person inte längre är medlem i IOL förlorar den också alla behörigheter inom IOL för den aktuella klubben (undantaget den person som är huvudansvarig för klubben inom IOL). I IOL finns visserligen ett fält för medlemskapets slutdatum men det är endast informativt och det finns ingen logik kopplat till det datumet. Även om slutdatumet för medlemskapet passerat hanteras fortfarande personen som om den var medlem. För att ta bort någon som medlem i IOL så avför man personen som medlem.
Ta bort gamla medlemmar som adderats manuellt
Om ni adderat medlemmar på annat sätt än via den automatiska uppdateringen så kan ni inte plocka bort dessa via detta system.
Det är dock relativt snabbt att i klump i IOL plocka bort upp till 500 medlemmar åt gången. För att göra det så går ni in i och öppnar sidan ”Admin > Personer”. Där väljer ni i att visa kolumner so visar behörigheter/roller i IOL så ni ser vilka som har speciella roller i IOL. I underkanten på listan väljer ni sedan att visa 500 per sida. Klicka på ”Markera alla” och avmarkera därefter alla med roller som ni vill skall finnas kvar i IOL. När det är gjort väljer ni att ta bort alla markerade. Upprepa sedan med 500 i tahet så många gånger som det krävs.
När ni utifrån instruktionerna här ovanför rensat bort alla personer i IOL utom de med speciella roller i IOL så skicka ett mejl till oss och be oss skicka om alla era aktuella medlemmar och aktivitetsdeltagare till IOL.