Automatisk antagning

Automatisk antagning och turordning

Automatisk antagning kan väljas som en av flera antagningsmetoder i
aktivitetsinställningarna. I inställningarna heter det
“Automatisk/manuell antagning” eftersom anmälan faller tillbaka på
manuell antagning i de fall systemet inte kan avgöra vilka som skall
antas.

Anmälningar utan varningsflaggor antas eller placeras i kö

Vid anmälan försöker systemet först identifiera eventuella problem
såsom ej uppfyllda kursvillkor, tidigare förfallna avgifter mm. Hittas
sådana problem lämnas anmälan för manuell handläggning. Hittas inga
problem kommer anmälan att antas eller placeras på kö beroende på
platstillgång.

Anmälningar med varningsflaggor lämnas för manuell hantering

Om en deltagare inte uppfyller villkoren för att delta i aktiviteten,
har tidigare förfallna avgifter eller andra problem som finns
registrerade i systemet så kommer inte personen att antas eller placeras
i kö. Istället kommer anmälan att lämnas för manuell granskning av
administratörer.

Om anmälan är ok att anta trots de identifierade problemen så behöver
administratören godkänna anmälan. Det görs genom att deltagaren manuellt
antas till aktiviteten eller placeras i kö. Så snart anmälan är placerad
i kö kommer systemet att betrakta anmälan som ok att anta i mån av
plats, oavsett varningsflaggor för ej uppfyllda kursvillkor.

Även om anmälan inte antas eller placeras i kö kommer en plats att
hållas till anmälan på samma sätt som om den hade placerats i kö. Detta
för att inte platsen skall gått förlorad redan innan en administratör
fått chansen att säga att anmälan ändå är ok att anta. För att frisläppa
platsen till andra som anmäler sig efteråt behöver anmälan avslås. När
det gäller placeringen i kön så likställs ej handlagda anmälningar med
anmälningar på kö utan könummer.

Könummer endast för prioriterad kö

Den automatiska antagningen fungerar utmärkt utan att några könummer
tilldelas. Saknas könummer går systemet istället på tidpunkten för
anmälan. Tidpunkten för anmälan kan också redigeras manuellt vilket kan
vara aktuellt om anmälningar inte gjorts direkt i systemet utan
exempelvis pratats in på en telefonsvarare eller tagits upp på en
anmälningslista på papper.

Vill man prioritera vissa deltagare kan dessa tilldelas könummer. De
kommer då att antas före alla anmälningar utan könummer. Lägst könummer
antas först. Könumren behöver inte alls börja på siffran ett eller följa
på varandra utan systemet tittar endast på könumret i relation till
andra könummer.

Alla på kö till det att minimiantalet uppnåtts

Om det i aktivitetsinställningarna angetts ett minsta antal deltagare
på en aktivitet antas ingen automatiskt till aktiviteten innan det
minsta antalet deltagare uppnåtts. Vid paranmälan tittar systemet på att
minsta antalet deltagare kan uppnås baserat på den dansroll som har
minst antal anmälda.

Även om en plats reserverats för ej handlagda anmälningar räknas
dessa inte med i underlaget för minsta antalet deltagare. Inte heller
räknas personer som antas först vid betalning in i underlaget. Endast
antagna deltagare och deltagare placerade på kö räknas med i underlaget.

Eftersom alla deltagare som anmält sig innan minimiantalet uppnåtts
kommer att få köbesked så rekommenderar vi att ni undviker att ange ett
minimiantal om ni redan från början är övertygade om att minimiantalet
kommer att uppnås.

Om fler kan antas från kö kontrolleras automatiskt

Så snart förändringar sker bland anmälningarna till aktiviteten som
kan påverka köläget så kontrollerar systemet alltid om deltagare som
befinner sig på kö kan antas. Det innebär exempelvis att när det minsta
antalet anmälningar som krävs för att genomföra en aktivitet har
uppnåtts så kommer systemet att anta alla tidigare anmälningar som köats
i väntan på att minimiantalet skall uppnås. Det innebär också att om det
är fler följare än förare anmälda på en aktivitet så kommer den först
singelanmälda anmälda följaren på kö att antas automatiskt då en ny
singelanmäld förare anmäler sig.

Aktiviteter med paranmälan

Turordning vid paranmälan

Vid paranmälan blir antingen båda eller ingen antagen.
Så länge en kurs inte blir full har alla som anmält sig som par en garanterad plats. Däremot går inte
ett par före två singelanmälda förare och följare som båda anmält sig
innan paret.

Villkor på fördelning vid paranmälan

Systemet tar hänsyn till de villkor som angetts i
aktivitetsinställningarna för tillåten snedfördelning. Om exempelvis 20%
väntetid tolereras och det är fler följare än förare anmälda så kommer
systemet att tillåta att en extra följare antas automatiskt så snart det
finns 4 följare antagna eller på kö. Systemet antar däremot inte
automatiskt fler singelanmälda efter att det maximalt tillåtna antalet
par uppnåtts, oavsett om det finns en snedfördelning angiven som i
princip tillåter att fler singelanmälda skulle antas.