Lottning

Om ni har aktiviteter med väldigt stort bokningstryck kan ni låta alla anmäla sig i lugn och ro och sedan låta systemet på ett smart sätt lotta bland alla som anmält att de vill delta.

Lottning kan göras till en enstaka aktivitet eller till en grupp av aktiviteter på en och samma gång. Om ni lottar bland en grupp av aktiviteter så försöker systemet göra det på ett smart och rättvist sätt.

Förberedelser och upplägg steg för steg

Steg 1: Bestäm datum för olika anmälningperioder

Ni väljer först en tidpunkt när anmälan inför lottning skall starta. Det kan vara direkt när ni publicerar informationen eller så kan det vara en senare tidpunkt.

Ni väljer också en senare tidpunkt när anmälan skall stänga eller så kallad direkt-anmälan skall starta. Oavsett vilket så är det därefter för sent att anmäla sig om man vill vara med i lottningen.

När anmälan går över till direktanmälan så kan nya personer som anmäler sig bli antagna automatiskt och direkt om aktiviteten ännu inte är fullbokad. Är aktiviteten fullbokad placeras de automatiskt sist i kö.

Steg 2: Invänta att anmälan inför lottning stänger

Under tiden som anmälan inför lottning pågår så avvaktar ni bara. Eventuellt kan ni sätta in extra aktiviteter om ni har möjlighet och ser att vissa aktiviteter verkar vara mer populära än föväntat.

Steg 3: Lägg in alla som anmält sig på annat sätt med rätt datum

Ibland kommer det in anmälningar i form av mejl, telefonsvararmeddelanden, SMS eller papperslistor som inte automatiskt hamnar i bokningssystemet. Om dessa har gjorts när anmälan inför lottning var öppen så måste ni lägga in dem i bokningssystemet med korrekt anmälningsdatum. Om anmälan inte dateras till perioden för anmälan till lottning kommer anmälan inte att komma med i lottningen.

Steg 4: Anta först alla som skall vara garanterade en plats

Innan ni lottar bland alla bokningar så behöver ni först anta alla som av någon anledning skall ha en garanterad plats. Det kan exempelvis vara så att de som deltagit i motsvarande grupp föregående omgång skall ha företräde. Det kan också vara så att vissa funktionärsgrupper skall garanterads plats på en eller flera aktiviteter.

Steg 5: Genomför själva lottningen

I aktivitetslistan så markerar ni alla aktiviteter som skall lottas tillsammans och väljer att de skall lottas. När ni klickar på verkställ kommer systemet att genomföra hela lottningen men utan att direkt skicka någon information till deltagarna.

Nu är alla anmälda antingen antagna eller placerade på en lottad men exakt köplats.

Efter att systemet lottat kan ni vid behov efterjustera resultatet, exempelvis om det framförts olika önskemål från deltagarna som inte systemet klarar av att hantera automatiskt.

VIKTIGT! Ni måste vänta med att lotta till dess att anmälan inför lottning har stängt enligt i förväg utlovad tidpunkt! Annars lurar ni dem som tror att det fortfarande finns tid att anmäla sig för att vara med i lottningen.

Steg 6: Skicka bokningsöversikt till alla anmälda

Markera alla aktiviteter som ni vill skicka bokningsöversikt till och lägg till anmälningarna i ett massutskick.

Fortsätt till massutskicksmodulen och välj mallen för bokningsöversikt med betalinfo. Alla anmälda får då ett mejl med en sammanställning över alla bokningar med information om de antagits eller information om vilken köplats de har fått.

De kan välja att betala alla aktiviteter tillsammans eller visssa i taget. Om ni tillåter det kan de även avboka sig från eller eller flera aktiviteter via bokningsöversikten.

Så fungerar prioritering och lottning

Alla som anmäler sig kan när de är inloggade till sina egna sidor prioritera vilka aktiviteter som de först och främst vill delta i. Om de inte gör det så kommer systemet att förutsätta att de de först anmält sig till är deras förstahandsval etc. Detta är också något som är bra att informera om innan anmälan.

När systemet lottar så kommer det först att lotta bland allas förstahandsval. Därefter läggs de som fått sitt förstahandsval tillfälligt åt sidan och en ny lottning kommer att göras bland dem som inte fick sitt förstahandsval. Sedan fortsätter systsmet på liknande sätt till dess att det inte finns något mer kvar att lotta. Systemet sköter detta helt automatiskt men det kan ta någon minut om det är väldigt många anmälningar.

De som inte blir antagna får istället ett specifikt könummer som också är lottat.

Om personer är anmälda i par så kommer ingen eller båda i paret att antas. Sannolikheten för en enskild person att få plats påverkas däremot inte av om personen är anmäld i par eller inte. Undantaget är om det finns krav på fördelning av dansroller då exemelvis en följare kan ha mycket större chans att få plats om den är anmäld i par med en förare.

Köhantering och antagning efter genomförd lottning

När någon anmäler sig efter att perioden för anmälan inför lottning har stängt så placeras de i kronoligisk ordning på köplats efter alla som anmält sig inför lottningen. Om aktiviteten inte är fullbokad kan de få antragningsbesked och betalinfo direkt.

När väl lottningen är genomförd spelar det inte längre någon roll när och hur en anmälan har gjorts. Köhanteringen styrs av könumret oavsett om det tilldalats vid lottning eller vid en anmälan efter lottningen.

När någon som är antagen avbokar en plats så kommer den som är först i kö automatiskt att efterföljnade morgon få ett antagningsbesked. Detta upphör dock ett visst antal dagar innan aktiviteten startar.


Varför inte bara först till kvarn?

Ofta fungerar digitala biljettsläpp så att bokningen öppnar ett förutbestämt klockslag och sedan är det de personer som först lyckas fullfölja bokningsproceduren som får platserna.

Denna lösning är möjlig att använda också hos oss men vi rekommenderar det inte på grund av de problem det skapar för alla inblandade.

Problem 1: Alltid samma individer som får biljetterna

Eftersom det normalt är samma personer som är snabbast på att fullfölja bokningen vid alla biljettsläpp så är det alltid samma personer som får de mest populära platserna. Kanske för att de är snabbast i fingrarna eller för att de skrivit ett litet makroprogram på sin dator som gör bokningen blixtsnabb.

Detta uppskattas givetvis av de personer som är de som alltid är snabbast men upplevs samtidigt som orättvist och extremt frustrerande bland de personer som av olika anledningar inte är lika snabba.

Problem 2: Svårt eller omöjligt att boka som par eller grupp

Ofta är det så att deltagare vill boka aktiviteter som ett par, som familj eller med kompisar. Om man i bästa fall hinner boka till en person kommer det att vara omöjligt att hinna boka till flera personer. Försöker man boka samtidigt från flera enheter kanske några men inte alla får plats.

Problem 3: Väldigt opraktiskt och stressigt

Det är inte alla som kan frigöra tid att boka vid en exakt tidpunkt. Även om man kan det så är själva bokningen också väldigt stressande och det inte roligt att tala om för sina barn att det inte blir något ridläger för att pappa eller mamma var lite långsammare i fingrarna än kompisens föräldrar.

Det är också stor risk att något blir fel när man vet att man inte har möjlighet att hinna läsa informationen som visas eftersom man då inte kommer att vara snabb nog att fullfölja bokningen.

Problem 4: Segt och kostsamt

Om det är väldigt många som försöker boka exakt samma sekund så kan bokningssystemet bli väldigt långsamt. De som vill boka försöker då ofta ladda om sidorna gång på gång vilket bara gör det ännu långsammare.

Hur många samtidiga bokningar ett system klarar av varierar givetvis men alla system har en gräns. Att höja den gränsen är ofta väldigt kostsamt vilket i slutändan betalas av kunderna. Det ligger därför i allas intresse att undvika extrema belastningstoppar.