Betalningsuppföljning

Betalningsuppföljning

Om nödvändiga grunddata om organisationen och den aktuella aktiviteten är inmatade och betalningar bokförs direkt i systemet så flaggas alltid förfallna avgifter till aktiviteter liksom personerna som har dessa förfallna avgifter.

Detta ligger sedan till grund för att följa upp betalningar och för att skicka påminnelser med e-post.

Vad händer då en påminnelse skickas?

Då betalningspåminnelsen skickas uppdateras informationen om antal skickade påminnelser liksom datum för sista påminnelsen.

Vad som står i betalningspåminnelserna, eventuell tilläggsinformation som läggs till anmälan då påminnelse skickas och vad som händer om e-post saknas eller inte fungerar styrs via malldokumenten i utskickshanteraren.

Brevmallarna för betalningspåminnelserna kan justeras via utskickshanteraren. Dessa styr bland annat:

  • Texten i betalningspåminnelserna
  • Avsändar- och svarsadressen på mejlet, t ex ekonomi@happyswingers.se
  • Om de vanliga betalningspåminnelserna skall skickas även till utomlands bosatta
  • Om e-posten skall styras om till annan adress om den anmälda saknar fungerande e-postadress
  • Om information om att betalningspåminnelsen skickats skall läggas till i t ex noteringsfältet i anmälan

Utformning av texten i betalningspåminnelser

Vilka anmälningar som sorteras ut för betalningspåminnelse

  • Är antagna eller avanmälda (dvs inte nyinkomna, i kö, avslagna mm)
  • Har ett överenskommet pris större än noll (sätts normalt automatiskt vid anmälan utifrån aktivitetsdata)
  • Tidigare har fått noll till två betalningspåminnelser
  • Har ett överenskommet betaldatum som passerats sedan minst ett specificerat antal dagar
  • Att det vid upprepad påminnelse har förflutit minst ett specificerat antal dagar sedan förra påminnelsen

*) Antalet dagar innan påminnelser skickas kan lämnas som standard eller justeras utifrån vad som bäst passar den egna organisationen. Detta görs via sidan ”Admin >  Inställningar & shop > Webbshopinställningar (inloggning krävs)”

Att skicka betalningspåminnelser automatiskt varje natt

Som grundinställning skickas inga betalningspåminnelser med automatik utan detta måste aktiveras vilket görs via sida ”Admin  >  Organisation  >  Redigera uppgifter (inloggning krävs)”. Under ekonomidelen hittar ni ett ja/nej-val för automatiska påminnelser.

Förutom de vanliga begränsningarna för vilka som får automatiska betalningspåminnelser så finns även en generell spärr som gör att inga påminnelser avseende anmälningar äldre än ett år skickas med automatik.

Tänk på att stänga av denna funktion eller ändra förlänga tiden innan de skickas om ni misstänker att kontrollen av inkomna betalningar kan släpa efter mer än vanligt, t ex i semestertider.

Viktigt! Innan ni aktiverar automatiska påminnelser så arbeta först noga manuellt igenom alla förfallna betalningar så att de inte finns personer där som av någon anledning inte skall betala eller påminnas.

Att skicka betalningspåminnelser manuellt direkt från anmälningslistan

Om man inte vill att påminnelser skall skickas automatiskt så kan detta istället göras via anmälningslistan.

  • Gå till sidan Admin > Aktiviteter > Anmälningar (inloggning krävs)
  • Om urval utifrån betalstatus inte visas så klicka på ”Visa avancerade sökalternativ”
  • Välj ”Bet: Skall påminnas” och klicka på sök
  • Kolla att urvalet för övrigt är ok och att alla rader du vill ha med visas
  • Markera alla rader i listan genom att klicka i boxen längst ute till vänster i tabellhuvudet
  • Klicka ur eventuella personer/anmälningar du inte vill ha med
  • Välj ”Med markerade: Skicka betalningspåminnelse” och klicka på ”Verkställ”

Observera att endast påminnelse endast skickas till anmälningar för vilka det är dags att skicka påminnelse. Markerar ni andra anmälningar och försöker skicka påminnelse till dessa kommer inget att hända.

Att skicka betalningspåminnelser manuellt via utskickshanteraren

Om man vill skicka betalningspåminnelser helt manuellt via utskicksmodulen görs det genom att addera ett antal anmälningar som mottagare av utskick och sedan välja en lämplig brevmall att utgå ifrån. De begränsningar för vilka som inkluderas i utskicket gäller då inte. Används någon av mallarna för betalningspåminnelser vid utskicket så håller däremot systemet fortfarande reda på hur många betalningspåminnelser som skickats och vilket datum den sista påminnelsen skickades. Om man tidigare inte skickat någon påminnelse via påminnelsemallarna men ändå väljer att använda mallen för ”Betalningspåminnelse 3” så hanterar systemet det därefter som om 3 stycken påminnelser hade skickats.

Vad händer efter att tre påminnelser skickats?

Efter att tre påminnelser skickats ger systemet upp och skickar inga fler påminnelser. Istället kan dessa anmälningar återfinnas om man i anmälningslistan söker på betalstatus ”Skall indrivas”. I deltagarlistor mm visas även dessa anmälningar med röd varningsflagga.

Påminnelseavgifter

Från inställningarna på sidan ”Admin >  Inställningar & shop > Webbshopinställningar (inloggning krävs)” väljer ni själva om och i så fall hur stor påminnelseavgift som skall adderas vid olika påminnelser. Eftersom enskilda bokningar aviseras och betalas separat adderas påminnelseavgiften separat för varje bokning som systemet skickar en betalningspåminnelse för.

Allmänna regler och förordningar

  • Den största tillåtna påminnelseavgiften för en enskild påminnelse är 60 kr
  • Oavsett organisationens ordinarie momssats adderas ingen moms på påminnelseavgifter
  • Det finns inga regler om hur många påminnelser som skall skickas men 1-3 är brukligt