Frågor och svar om grupputskick
1. Hur hindrar jag att personer som undanbett sig information inte kommer med i utskickslistor?
Om en person undanber sig ytterligare information från oss är det ingen bra lösning att helt ta bort personen eller dess adressuppgifter.
- Plocka fram den enskilda personen genom att skriva ”e ” följt av e-postadressen i sökrutan som finns uppe till höger på de allra flesta sidor då du är inloggad.
- Välj ”Redigera uppgifter”
- I fältet ”Skicka info” välj ”Minimalt” och klicka på ”Spara”. Klart
I framtida versioner kommer personer själva att kunna göra detta genom att följa en länk som kan klistras in längst ned i de mejl som skickas via utskicksmodulen.
2 Vad gör jag med studsade mejl?
- Plocka fram den enskilda personen genom att skriva ”e ” följt av e-postadressen i sökrutan som finns uppe till höger på flertalet sidor sidor då du är inloggad.
- Välj ”Redigera uppgifter”
- I fältet ”E-poststatus” välj ”Möjliga problem” eller ”Fungerar ej” beroende på problemets karaktär. Klicka på ”Spara”. Klart
I framtida versioner kommer detta att hanteras med mindre manuellt arbete eller alternativt helt automatiseras.
3. Kan jag skicka mejl till alla i adressboken eller samtliga som har deltagit i en aktivitet hos oss?
Detta kan göras via funktionen för massutskick. För större organisationer som kan det generera mejl till tusentals personer varför man måste vara mycket noggrann då man gör detta. Överutnyttjande av denna möjlighet kan också snabbt skapa en dålig relation till nuvarande och tidigare kursdeltagare.
- Börja med att skriva brevtexten i någon ordbehandlare, t ex MS Word
- Gå till sidan Admin > Kurser > Alla anmälningar (inloggning krävs).
- Klicka på ikonen ”Urval ” över lista för att välj det urval som önskas.
- Till exempel dessa val för urval ”Urval: ” ”Antagna”, ”Aktivitet:” välj en specifik aktivitet eller välj ett tomtfält för att välja alla aktiviteter och sedan under ”Anmäld datum” väljer startdatum ett halvår/ett år tillbaka i tiden. Det kan vara viktigt att undvika att skicka till de som gått kurser flera år tillbaka i tiden.
- I fältet ”Visa max” anger du ett stort värde, t ex 500
- Klicka i den lilla boxen längst uppe i listans vänstra hörn för att markera samtliga rader
- I åtgärdsfältet allra längst ned på sidan, välj ”Lägg till i utskick” och klicka på verkställ
- Om inte alla fick plats i listan så klicka på ”>” för att visa nästa omgång
- Upprepa punkt 5 till 7 i denna lista tills det att alla är tillagda i som mottagare av utskicket
- Gå till sidan Admin > Utskick (inloggning krävs)
- Klicka på steg ett för att välja brevmall
- Välj t ex mallen ”Enkelt mejl” och gå vidare till steg två ”Filtrera meddelande”.
- Kontrollera noga alla val och se speciellt till att:
- ”Vill få e-post” är ”Normalt”
- ”E-poststatus:” är ”Status okänd”
- ”Max ett meddelande per person” är valt
- ”Styr om ej skickade till avsändare” inte är valt
- Klicka på ”Uppdatera mottagare” och kolla att listan förefaller ok
- Klicka på steg tre (eller högerpilen) för att redigera innehållet.
- Skriv ditt meddelande, på sidan Tips i handledningen kan du läsa mer om hur utformar texten i ett massutskick. Se till att alltid ge en e-postadress dit de kan mejla för att inte få vidare utskick
- Gå till steg fyra (förhandsgranskning) och kolla på några mejl, genom att använda pilarna för att bläddra mellan meddelandena.
- Gå fram och tillbaka mellan steg tre och steg fyra till dess att du är nöjd
- Klicka på steg fem om du vill spara mallen, läs mer i handledningen om mallar.
- Klicka på steg 6 ”Skicka alla” för att skicka ditt meddelande.
- En lista med skickade mejl börjar fyllas på. Detta kan ta en stund
- När alla är skickade så välj ”Avsluta” eller alternativt komplettera med fler mottagare
Räkna med att det till avsändaradressen kommer att ramla in många studsade mejl, frånvaromeddelanden samt några mejl från personer som skriver och säger att de inte längre vill vara med i listan.