Bokföringstips

Vanliga frågor och svar


1. Hur bokför jag återbetalade kursavgifter?

Använd detta alternativ om ni vill återbetala pengarna direkt utan att mellanbokföra pengarna som tillgodohavanden.

  1. Justera vid behov ”Uppgjort pris”, ”Antagen” mm. Om personen inte inte betala något alls för aktiviteten skall ”Uppgjort pris” sättas till 0 kr.
  2. Invänta verifikat, t ex besked från banken att pengarna betalats tillbaka.
  3. Plocka fram kursanmälan för redigering och fyll i betalmedel, transaktionsdatum och verifikatnummer för återbetalningen
  4. Ange det återbetalade beloppet med NEGATIVT TECKEN i rutan för betald kursavgift.
  5. Klicka på ”Spara”. Klart.

2. Hur registrerar jag att någon har pengar tillgodo?

Om någon t ex betalt för mycket eller betalt en kursavgift för en kurs som ställts in, hur kan jag då markera att personen skall ha pengar tillgodo för framtida kurser eller annat?

  1. Plocka fram kursanmälan för redigering och justera vid behov ”Uppgjort pris”, ”Antagen” mm.
    Om personen inte inte betala något alls för aktiviteten skall ”Uppgjort pris” sättas till 0 kr.
  2. Kontrollera att ”Tillgodo” eller motsvarande finns att välja som betalmedel. Om inte så kontakta den person som inom den egna organisationen ansvarar för kontoplanen. Behövs ytterligare hjälp så kontakta central support på info@cogwork.se
  3. På kursanmälan registrerar du en ”betalning” där du fyller du i dagens datum som transaktionsdatum.
  4. Skapa eventuellt ett verifikat utanför systemet där det framgår att personen är berättigad till återbetalning. Namnge verifikatet och ange det som referens.
  5. Ange ”Tillgodo” som betalmedel och ange beloppet som skall vara tillgodo med NEGATIVT TECKEN.
  6. Klicka på ”Spara”. Klart.

När sedan pengarna skall nyttjas till något annat så välj ”Tillgodo” som betalmedel. Denna gång används dock positivt tecken på beloppen.

Hur mycket en person har tillgodo visas tydligt så snart man plockar upp en person eller en anmälan.

 


3. Hur gör jag om någon samtidigt betalt med t ex både presentkort och kontanter?

Om t ex en kurs kostar 500 kr och deltagaren utnyttjat ett presentkort på 400 kr och betalt återstående delen kontant, hur för jag då in betalningen i systemet? Anta att referensnumret är 12345.

  1. Plocka upp anmälan 12345 och bokför en delbetalning av 400 kr från presentkortet. Beloppet som förs in i detta steg skall alltså endast vara 400 kr och inte hela beloppet. Se också till att verifikatet som refereras till innehåller det utnyttjade presentkortet. Datum skall vara det datum presentkortet löstes in, dvs i det här fallet samma datum som kontantbetalningen. Registrera och spara.
  2. Plocka åter upp anmälan 12345 och bokför betalningen av återstående 100 kr mot kontantkassan. Kom ihåg att ändra referens till verifikat om inte presentkortet är en del av kassarapporten. Klart.

Tips som som underlättar arbetet:

  • Innan man sparar första delbetalningen kan man välja ”Gå sedan till: Nästa anmälan” och ange aktuellt ref.nr. 12345. Då slipper man hoppa fram och tillbaka.
  • Då man får upp anmälan för den andra delbetalningen skall det synas att 400 kr redan är betalt.
    Funktionen som automatiskt föreslår betaldata kommer också att ta hänsyn till detta och endast föreslå ett mottaget belopp av 100 kr.