Att begränsa informationsutskick

Det finns möjlighet att specificera i vilken omfattning en viss individ i adressboken skall få utskick från organisationen. Ett motiv är att göra det möjligt för enskilda individer att avböja att få information skickad till sig. Ett annat motiv är att spara pengar för organisationen genom att undvika att flera kostsamma brevutskick, t ex medlemstidning, går till familjemedlemmar på samma adress.

Hur ändrar man inställningen för en viss individ?

Man söker fram individen via t ex adressboken och väljer ”Redigera personuppgifter”. Där väljer man sedan form av begränsning genom rutan ”Skicka info” och klickar sedan på ”Spara”.

I vilka sammanhang syns inställningen?

Då man skickar e-post till grupper via utskicksmodulen finns en ruta där man kan filtrera bort mottagare utifrån inställningen för i vilken omfattning de vill ha information från organisationen.

När man exporterar en Excel-fil från t ex medlemsregistret så syns koden som en siffra. Syftet är att kunna plocka bort vissa kategorier inifrån Excel om exportfilen skall användas som underlag för t ex medlemsutskick med brev.

Möjliga alternativ

Minimalt

Individen skall ej ha några utskick från organisationen. Detta kan bero på att personen själv undanbett sig vidare utskick eller att det kanske är en extern kontakt, t ex en leverantör, som inte alls är intresserad av organisationens vanliga verksamhet.

Detta skall givetvis respekteras på det sättet att organisationen inte skickar icke efterfrågad information. Däremot så skickas alltid anmälningsbekräftelser, antagningsbesked, betalningspåminnelser osv. Om en individ t ex har skulder till organisationen så spelar det ingen roll om han undanbett sig vidare information från organisationen.

Restriktivt

Individen vill ha begränsat med information från organisationen men har inte undanbett sig all information.

Ej specificerat

Individen själv eller någon administratör har uttryckligen markerat att individen vill få information skickad till sig. Visa ändock återhållsamhet och undvik för allt i världen att spamma medlemmar.

Ja tack

Individen själv eller någon administratör har uttryckligen markerat att individen vill få information skickad till sig. Visa ändock återhållsamhet och var noga med att inte skicka så ofta så att det upplevs som spam.

Sammanfattning av alternativen

Valt alternativ	Skicka
Minimalt	Endast personliga antagningsbesked, betalningspåminnelser o.dyl.
Restriktivt	Viktiga meddelanden, t ex kursprogram eller kallelse till årsmöte
Ej uppgett	Det finns inget aktivt val av användaren registrerat
Regelbundet	För de som speciellt efterfrågar mer frekvent information

Separata alternativ för olika medier

Personer kan ha olika val för olika meddelandeformer, tex e-post respektive traditionella brev (print).