Att begränsa informationsutskick

Det finns möjlighet att begränsa i vilken omfattning en individ skall få utskick genom att på en individs sida välja ”Redigera uppgifter” och därefter ange begränsning i rullgardinsmenyerna ”Skicka e-post” och ”Skicka brev”.

Utskicksguiden

I utskicksguiden går det i ”Steg två : Filtrera och kontrollera meddelanden” att ställa in begränsning för ”Skall ha brev” och ”Vill få e-post”. För att enbart de med den begränsningen och de som önskar mer frekventa utskick ska bli mottagare av meddelandet. Begränsningen ”Normalt” i utskicksguiden är samma som ”Ej uppgett” i inställningarna för individen.

Utskick

Adressboken

I adressboken går det att välja ”Urval” i verktygsmenyn över listan och sedan i rullgardinsmenyn ”Utskick e-post” göra en filtrering utifrån önskemål om utskick av e-post. Det är även i Adressboken möjligt att välja ”Visade kolumner” och kryssa i C: ”7. Begränsa e-post” eller C: ”8. Begränsa post”. För att lägga till kolumner för att visa om en annan begräsning för utskick är vald än ”Ej uppgett”. Där dessa alternativ kan som exempel användas vid export till en Excelfil.

Val av begränsning

Minimalt

Individen skall ej ha några utskick från organisationen. Detta kan bero på att personen själv undanbett sig vidare utskick eller att det kanske är en extern kontakt, t ex en leverantör, som inte alls är intresserad av organisationens vanliga verksamhet.

Detta skall givetvis respekteras på det sättet att organisationen inte skickar icke efterfrågad information. Däremot så skickas alltid anmälningsbekräftelser, antagningsbesked, betalningspåminnelser osv. Om en individ t ex har skulder till organisationen så spelar det ingen roll om han undanbett sig vidare information från organisationen.

I utskicksguiden är det valet standard för som exempel mallen ”Anmälningsinfo”, då den mallen oftast används vid utskick som alla deltagare behöver få.

Restriktivt (Val endast för e-post)

Individen vill ha begränsat med information från organisationen men har inte undanbett sig all information. I utskicksguiden är det valet standard för som exempel mallen ”Förnya medlemskap (vid nytt medlemsår)”. Det går även som exempel att skapa en mall med den begränsningen förvald för utskick av kursinformation vid terminsstart.

Ej uppgett

Standardval när en ny individ läggs till i adressboken. I utskickguiden är det begränsningen ”Normalt” och standard för som exempel mallen ”Enkelt mejl”. Begränsningen ”Normalt” kan vara bra att använda vid som exempel nyhets- och medlemsbrev. Det är dock viktigt att visa återhållsamhet och inte göra för många utskick till kunder och medlemmar.

Regelbundet

En administratör har uttryckligen markerat att individen vill få regelbunden information skickad till sig. I utskicksguiden är begränsningen ”Rikligt” enbart tillgängligt för e-post.

Ett alternativ till begränsningen ”Regelbundet” är att skapa grupper i adressboken och till gruppmedlemmarna skicka både mer frekventa och anpassade utskick. Det kan även i dessa fall vara bra att visa återhållsamhet i antal utskick som görs.

Sammanfattning av alternativen

Inställning individUtskicksguidenSkicka
MinimaltMinimaltEndast personliga antagningsbesked, betalningspåminnelser o.dyl.
RestriktivtRestriktivtViktiga meddelanden, t ex kursprogram eller kallelse till årsmöte. Endast val för e-post utskick.
Ej uppgettNormaltDet finns inget aktivt val för användaren registrerat. Kan användas för som exempel nyhets- och medlemsbrev.
RegelbundetRikligtFör de som speciellt efterfrågar mer frekvent information.