Grundavtal

Version 2.2 från 2020-02-12

Om detta avtal

Med leverantören avses CogWork AB med organisationsnummer 556985-3145. Med tjänsten avses hela den tjänst som beskrivs i detta avtal. Med systemet avses den plattform som tjänsten är baserad på. Om inget annat anges syftar kunden på den organisation som är beställare av tjänsten.

Detta avtal gäller automatiskt från det ögonblick som kunden först loggar in till tjänsten (gäller ej test- eller demomiljö).

Leverantören skall ombesörja att detta avtal delges kunden.

Vid väsentliga förändringar i leverantörens ägarstruktur skall leverantören informera kunden om detta.

Tjänster som omfattas

Inkluderat i grundavtalet

Central lagring av information. Varje natt säkerhetskopieras alla data. Därutöver exporteras alla data regelbundet till annan plats.
Webbaserad administration, t ex adressregister, e-postlistor, kursadministration, betalningsuppföljning och bokföring. En utförlig presentation av bastjänsterna återfinns på tjänstens webbplats.
Verktyg för kommunikation och integration med befintliga IT-stöd så som ekonomiprogram och webbservrar.
Hjälp med att integrera tjänsten i den egna webbplatsen för att exempelvis visa aktuella kurser med webbanmälan.
Omedelbar tillgång till uppdateringar och nya moduler inom ramen för bastjänsterna allt eftersom de tas i drift
Användarsupport och utbildning

Ej inkluderat i grundavtalet

Tjänster som är förenade med avgifter till tredje part. Exempelvis sändning av SMS, inskanning av fakturor eller utskick av traditionella brev via Postens e-brevtjänst, innefattas ej i bastjänsterna.
Tjänster som kräver omfattande lagringsutrymme på servern eller som orsakar mycket stor trafik mot servern kan begränsas. Ett exempel på detta är media-arkiv. Om kunden har behov av att lagra stora mängder data måste villkor och kostnader för detta avtalas separat.

Avgifter och betalning

Avgift

Om inget annat avtalats regleras avgiften utifrån den vid faktureringstillfället gällande standardprislistan.

Vid fast-pris-avtal förbehåller sig leverantören rätt att årligen indexuppräkna det avtalade priset.

Aktuella prislistor finns att ta del av på webbplatsen cogwork.se.

Rabatt vid aktiv medverkan

Om kunden bidrar aktivt till utvecklingen av tjänster och funktioner kan årsavgiften reduceras eller helt utgå. Eventuella rabatter av detta slag skall avtalas i förväg. Om det inte gjorts men kunden ändå vill åberopa denna rabatt retroaktivt beslutar leverantören ensamt om någon sådan rabatt skall utgå.

Bonusprogram

Om en kund tipsar och hjälper en annan kund komma igång som ny kund kommer hela det beloppet den nya kunden betalar för bastjänsterna för sin första avgiftsbelagda sexmånadersperiod att räknas den första kunden tillgodo.

Om tillgodohavandet överstiger årsavgiften för den befintliga kunden kan den överskjutande delen på begäran betalas ut kontant. Max en befintlig kund kan komma i åtnjutande av denna bonus för varje ny kund som tillkommer och bonusen uppstår först då den nya kunden betalat sin avgift för de första sex månaderna.

Fakturering och betalning

Fakturering avseende bastjänsterna sker i efterskott med minst 20 dagars betalningsvillkor.

Vissa tjänster som ligger utanför bastjänsterna kan kräva förskottsbetalning, t ex massutskick av SMS.

Startdatum och ångerrätt

Om inget annat avtalats så räknas startdatum för tjänsten från den dag då kunden erhållit nödvändiga inloggningsuppgifter och behörigheter.

Under tre månader efter detta startdatum har kunden rätt att säga upp tjänsten utan att behöva betala något för användandet av bastjänsterna under denna period.

Förnyelse och uppsägning

Förnyelse av avtal

Avtalet löper kontinuerligt till dess att endera parten väljer att säga upp avtalet och eventuell uppsägningstid därefter har passerats.

Avstängning av tjänst

Under vissa förutsättningar har leverantören rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan, nämligen om någon av följande händelser inträffat:

Förfallen avgift eller faktura som ej betalats inom 30 dagar efter påminnelse från leverantören.
Tjänsten används på obehörigt sätt eller missbrukas på annat sätt.
Kunden medvetet eller p.g.a. av grov oaktsamhet förorsakat leverantören eller leverantörens kunder betydande ekonomisk, pr-mässig eller annan skada.
Kunden bedriver eller står bakom en verksamhet som uppfattas som oetisk, stötande eller på annat sätt kan reflektera negativt på leverantören.
Någondera parten försätts i konkurs, träder i likvidation eller på annat sätt kan antas vara på obestånd.

Uppsägning av avtal

Kunden har när som helst rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Ingen avgift för tiden efter uppsägningen kommer att påföras kunden. Undantaget är om kunden, trots uppsägningen, fortsätter att använda tjänsten.

Uppsägningstiden av avtalet från leverantörens sida är sex månader.

Efter uppsägning av avtal

Även efter att avtalet har sagts upp har leverantören rätt att kräva full ersättning för tjänsten enligt senast gällande avtal fram till och med den dag som avtalet sades upp eller tjänsten sist nyttjades. Som regel kommer alltså leverantören att fakturera kunden en gång efter det att tjänsten har sagts upp.

Kunden har inte rätt att ta del av data som finns lagrat inom tjänsten efter det att avtalet upphört. Däremot kan kunden så länge avtalet fortfarande gäller exportera adressregister, deltagarlistor, bokföring mm från systemet, t ex under uppsägningstiden eller just innan kunden själv valt att säga upp avtalet.

Kunden har inte rätt att kräva att data förknippat med kunden raderas från systemet, att konton kopplade till poster i adressboken inaktiveras eller att tidigare tillgänglig information om kunden döljs. Detta gäller även uppgifter som importerats från datafiler som kunden tillhandahållit.

Ändring av avtal

Namnet på den levererade tjänsten kan ändras och om detta sker så skall avtalet förbli giltigt och bindande.

Leverantören har rätt att ändra i priser och villkor i avtalet och avisera om detta genom e-post. Om kunden använder tjänsten 30 dagar efter att ändringarna aviserats, utan att dessförinnan via brev eller e-post ha framfört att kunden ej godtar ändringarna, anses kunden ha accepterat sig bunden till det nya avtalet.

Om kunden inom 30 dagar efter aviseringen framfört att den inte godtar ändringarna och ingen ny överenskommelse om avtalsvillkor eller priser kan nås har kunden rätt att fortsätta att nyttja tjänsten under en period av ytterligare sex månader (efter aviseringen av ändringarna) utifrån det tidigare gällande avtalet. Leverantören kan dock undanta vissa tjänster som av tekniska skäl inte längre är tillgängliga under denna period. Efter att denna period har passerat har leverantören rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet och stänga ned tjänsten.

Överföring av avtal

Avtalet eller tjänsten får inte överlåtas till annan part.

Leverantörens åtaganden

Leverantören åtar sig att leverera avtalad tjänst till kunden och skall inom rimliga gränser göra det som krävs för att kunna leverera en punktlig och kontinuerlig tjänst.

Leverantören har rätt att tillfälligt stänga av hela eller delar av tjänsten för uppgraderingar och underhåll. Underhåll som kan förväntas medföra en risk för betydande driftstörningar skall i första hand genomföras nattetid klockan 01:00 till 05:00. Kunden skall också, om möjligt, i förväg informeras om åtgärder som kan förväntas medföra betydande driftstörningar.

Ersättning vid driftstörningar

Om Systemet under en period drabbas av driftavbrott eller driftstörningar som hindrar att systemet används så som avsett att har kunden rätt till avgiftsbefrielse för bastjänsterna under denna period.

Support

Leverantören erbjuder support via e-post och telefon till ansvariga administratörer. Supporten är normalt tillgänglig måndag till torsdag klockan 09.00 – 19.00, fredagar 09.00 – 17.00 och helger 10.00 – 17.00 (storhelger undantaget). Icke brådskande supportärenden hanteras i första hand under kontorstid. Skulle kritiska störningar uppstå så tillkallas personal direkt, oavsett tid på dygnet. Leverantören förbehåller sig rätten att ändra angivna klockslag.

Ansvarsbegränsning

Leverantören ansvarar inte för utgifter eller förlust av inkomst som användningen av tjänsten eventuellt orsakat. Kunden har inte heller rätt att avkräva leverantören skadestånd för förlust av data, begränsad åtkomst till olika tjänster eller andra problem som uppstått i samband med användningen av tjänsten. Leverantören kan ej avkrävas ersättning för krav som tredje person framfört gentemot kunden avseende systemets tjänster.

Säkring av tjänsten

I det fall den nuvarande leverantören eller den som i framtiden levererar tjänsten inte fortsätter att underhålla systemet med följd att kunden förlorar viktig funktionalitet så har kunden rätt att begära att leverantören till kunden tillhandahåller programkod tillsammans med nödvändiga datafiler som möjliggör att kunden själv kan fortsätta drift och utveckling av systemet för eget behov.

Kunden har då rätt att nyttja programkoden och datafilerna för sin egna interna administration men har däremot inte rätt att sälja eller på annat sätt sprida programkoden vidare eller att använda den för att tillhandahålla tjänster till andra utan den ursprungliga leverantörens medgivande.

Observera att leverantören alltid har möjlighet att ta bort eller ersätta viss funktionalitet utan att detta betraktas som att systemet inte underhålls

Kundens åtaganden

Hantering av personuppgifter

Personuppgifter måste hanteras på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med GDPR.

Begränsning av masskommunikation

Tjänsten gör det möjligt att enkelt skicka information via e-post till stora mängder mottagare men detta får inte överutnyttjas så att det upplevs som oönskat spam av en betydande del av mottagarna. Uppenbara brott mot detta kan leda till omedelbar avstängning av tjänsten.

Säkerställa relevant kompetens

Leverantören tillhandahåller dokumentation och utbildning liksom en demoinstallation för träning och test. Det åligger dock kunden att säkerställa att samtliga personer som hos kunden har tilldelats administrativ behörighet inom systemet har tagit del av relevant dokumentation och fått nödvändig utbildning innan personen loggar in i driftsmiljön.

Återkoppling och utvärderingar

Kunden skall uppmana sina användare att rapportera misstänkta fel så snart dessa upptäcks. Likaså måste kunden medverka i eventuella kundundersökningar som leverantören genomför.

Länkar till leverantören

Kunden måste tillåta att diskreta länkar till leverantören och aktuell tjänst visas i samband med användningen av tjänsten. Exempel på när länkar kan infogas är när innehåll hämtas till kundens egen webbplats eller då kunden skickar meddelanden via tjänsten. Länkarna behöver inte vara begränsade till endast text. Kunden får inte försöka dölja dessa länkar.

Kunden måste också i eventuella egna länksamlingar eller på andra lämpliga sidor placera tydliga länkar till för tjänsten relevanta webbplatser.