Granska och bokför enskild banktransaktion
Betalningar via Swish handel, kort och bankgiro som initierats via systemet hanteras normalt helt automatiskt. Ibland kan dock transaktioner kräva manuell granskning, exempelvis om någon via Bankgiro betalt mer än förväntat eller postat en handskriven avi utan korrekt OCR-nummer.
Om ni har konto och avtal med Nordea, SEB eller Danske Bank överförs också information om samtliga in- och utbetalningar. Det ger automatiskt en komplett avsämning mellan bokföringen och bankkontot men det medför också att information om fler banktransaktioner förs över som ni behöver hantera. Läs mer under rubriken Banktransaktioner Nordea och SEB.
Granska, redigera och bokför en enskild inbetalning
På sidan Banktransaktioner visas med standardfiltreringen de transaktioner som måste hanteras manuellt. Det går att klicka på pluset längst till vänster på raden för att förhandsgranska informationen om en transaktion. För att bokföra och granska en transaktion går det att klicka på ikonen som visar betaltypen. På startsidan i Mina Aktiviteter visas det även om det finns några banktransaktioner som måste hanteras manuellt.
Admin > Ekonomi > Banktransaktioner (inloggning krävs)
Sök efter referenser
Om individen för inbetalningen har blivit identifierade men inte vad inbetalningen avser går det att välja Sök referenser. För att se om individen har några betalningar som återstår att betala och i så fall kryssa i dessa och välja “Lägg till markerade referenser”.
Redigera referenser och Specificera referenser manuellt
Skulle identifieringen av referenser inte stämma så klicka på länken ”Redigera referenser” för att lägga till eller ta bort referenser. Medan om ingen individ eller referenser är identifierade så går det att välja “Specificera referenser manuellt” för att lägga till referenser.
För att ange fler referenser avskiljer ni dem med ett vanligt kommatecken. Till exempel om en individ har betalat in för både medlemskapet och för kursen på samma inbetalning så kan R-numret för anmälan samt individens U-numret anges. Nedan exempel på referenser som kan anges.
R-nummer – Referensnumret som avser en anmälan. Om personer är anmälda i par så händer det ibland att de på ett OCR-nummer betalar båda avgifterna och då behöver man komplettera med R-numret för den andra anmälningen i paret.
Ni hittar Ref.nr genom att gå till individens sida. Under rubriken ”Anmälningar till aktivitet” så visas alla anmälningar individen har gjort till vänster om den aktivitet som inbetalningen gäller finns ett referensnummer som börjar med bokstaven R.
OCR-nummer – Det OCR-nummer som kunden ha fått i sin betalningsavi kan användas som referensnummer.
F-numret – F numret för en kundfakturan. På sidan kundfakturor går det att se och söka efter fakturor och kopiera fakturanumret från kolumn ”Fakt/Avi”.
Admin > Ekonomi > Kundfakturor (inloggning krävs)
U-nummer – Vid inbetalning av medlemsavgift går det att ange individens unika U-nummer. U-numret finns uppe till vänster vid personuppgifterna på en persons sida.
Bokför från referenser
När referenser är tillagda går det att välja Bokför från referenser. Bokför från referenser går även att välja om korrekt referenser finns redan inlagd men att beloppet inte täcker hela summan. Ni får därefter upp en lista med en rad per referens där systemet föreslår hur inbetalningen skall bokföras med utgångspunkt från givna referenser.
Fält som matchar referenser och som täcks av det inbetalda beloppet markeras med grönt. Vanligtvis behöver ni inte ändra något utan det räcker normalt med att bara klicka på Spara-knappen. Vill ni inte skicka något kvitto i samband med bokföringen av betalningen så bockar ni ur det valet innan ni klickar på Spara-knappen.
Belopp som markeras med rött är där summan inte täcker hela avgiften. Det går då bra att även bokföra dessa men att efter att man bokfört beloppet går det att gå till individens sida och skicka ett nytt antagningsbesked som kommer visa både den gjorde delbetalningen och kvarvarande belopp att betala.
Om ingen summa anges i fältet trots att det finns summa att bokföra kan det bero på att personen är anmäld men ej antagen till aktiviteten. Det går då att följa instruktionerna under rubriken Ej anmäld eller antagen.
Ofta går det även att bokföra direkt genom att valet ”Bokför automatiskt” kommer upp i verktygsmenyn efter att eller flera referenser har lagt till. Då behövs inga ytterligare steg göras efter att man klickat på ”Bokför automatiskt”, vilket gör det viktigt att man har kontrollerat att korrekt referensnummer/korrekta referensnummer har lagt till.
Bokför förenklat
Om det betalas in för mycket eller referenser saknas går det att välja bokför förenkla utifrån dessa val.
Intäkt –Till exempel om en individ organisation har betalat in en summa till er som inte är för en aktivitet, faktura, medlemsavgift eller annan typ av betalning med referensnummer. Det går då att välja individ eller organisation från listan samt också söka fram genom att klicka på förstoringsglaset. Det går att först gå till Adressboken och lägga till individen om individen inte tidigare är inlagt. Gäller det organisation går det först att söka efter dem och om den inte finns inlagd i Mina Aktiviteter går det att välja ”Lägg till ny organisation” i samma ruta. Därefter går det att spara.
Ge tillgodo – Har individen betalat för mycket så kommer man få först bokföra eventuell avgifter som individen ska betala och sedan bokföra summan som blir över som tillgodohavanden. Beloppet ska vara förvald till resterande belopp att betala in. Det går sedan att kontrollera och välja individ från listan eller sök genom att klicka på förstoringsglaset. Om inte orsaken till tillgodohavandet är uppenbar så lägg till en notering. Därefter går det att spara.
Allmänt – Kan till exempel användas om inbetalningen ska enbart bokföras utanför Mina Aktiviteter då det då behöver finnas ett avsatt konto för det som det går att välja.
Bokför manuellt
Bokför manuell möjlighet att mer detaljerat välja konton och utgiftsposter, dock brukar det nästan alltid vara bäst att istället välja Bokföra från referenser eller Bokföra förenklat. Helst bör ni även kontakta oss vid manuella inbetalningar så hjälper vi gärna till så allt blir korrekt.
Radera registreringar
Det går att radera bokförda transaktioner för inbetalningar om dessa har blivit felaktiga. Där det därefter går att bokföra inbetalningen igen.
Banktransaktioner Nordea och SEB
För Nordea och SEB överförs det detaljerad information om alla transaktioner som skett på det bankkontot som ni aktiverat integrationen. Det innebär att andra inbetalningar än BankGiro och utbetalningar kommer att visas och bokföras på sidan banktransaktioner. Där det som exempel går att välja Bokför förenklat och sedan Allmänt för att bokföra utbetalningar. Utbetalningar av tillgodo kan även bokföras genom att välja Ge tillgodo. Läs mer under rubriken Bokför förenklat där skillnader från inbetalningar är att beloppet som bokförs är negativt.
Ej anmäld eller antagen till aktivitet
Om en individ inte var anmäld till kurs men har deltagit och betalat in avgiften så kommer inbetalningen fastna då systemet inte kommer kunna identifiera inbetalningen. Så det ni kan göra först är att.
- Sök efter individen i sökrutan uppe till höger, finns inte individen med så går det att gå till Adressboken och lägga till individen.
- I individens profil vid ”Anmälningar till aktivitet” går det att välja ”Ny bokning”.
- Klicka på länken och välj aktiviteten i rullgardinsmenyn och klicka på förstoringsglaset och sök efter aktiviteten om den ej finns med.
- Antagning status väljer ni ”Antagen”
- Valet ”Skicka info direkt” och de övriga kryssrutorna ska inte vara ikryssade.
- Spara.
Kopiera R-numret på raden för anmälan och gå sedan till banktransaktionen och välj ”Specificera referenser manuellt” eller ”Redigera referenser” och skriv in referensnumret från aktiviteten och spara. Sedan bokför inbetalningen.
I vissa fall kan deltagarna vara anmäld men ej antagen där man även då kan söka efter individen och sedan klicka på bocken på raden för anmälan för att få upp en ruta för att anta deltagaren. Där valet ”Skicka antagningsbesked med e-post” ska kryssar ur innan bokningen bekräftas.
I vissa fall kan anmälan redan vara identifierade och då kommer ofta betalningen bokföras automatiskt efter att individen blivit antagning. Det går annars att kopiera R-numret och sedan följa instruktionerna ovan.