Bankgiro inbetalningar

Bokföring med Bankgiro Inbetalningar

Som alternativ till manuell betalningsavprickning och e-bokföring så är det möjligt att automatisera betalningsavprickning
och bokföring genom att utnyttja OCR-hantering och detaljerade datafiler från Bankgirot.

Filöverföring från bankgirot innebär att Bankgirocentralen en eller flera gånger per dag tillhandahåller detaljerad
information om alla genomförda betalningar till ert bankgironummer. Det gör att ni direkt ser all information som ni annars
bara ser på
pappersutdrag eller i Bankgirots egen Internettjänst Elin. Ni slipper själva kontrollera och sammanställa uppgifter
från olika ställen och betalningsavprickningen kan automatiseras.

Hantering av OCR-nummer

Filöverföring och automatisk betalningsavprickning via Bankgirot fungerar både med och utan OCR-hantering.
När ni registrerar de bankkonton ni vill använda så anger ni i inställningarna för
bankkontot om ni vill att betalningar till kontot skall göras i form av OCR-nummer. På alla standardmallar för
betalningsavier, betalningspåminnelser mm där era kunder/deltagare uppmanas att betala någonting till detta konto så
kommer betalningsreferensen att visas i form av ett OCR-nummer.

Bankkontoinställningar (inloggning krävs)

Om ni väljer hård, mjuk eller ingen OCR-kontroll alls beror av verksamhetens art och omfattning. För mindre
organisationer med färre än tusen inbetalningar per år kan det ofta vara smidigast med ett enda bankgiro med mjuk
OCR-kontroll medan det för större organisationer kan vara lämpligare med två separata konton där det ena har hård
OCR-kontroll, d.v.s. bara accepterar giltiga OCR-nummer vid betalning över Internetbank. Med hård OCR-kontroll måste an
precis alltid skicka ut giltiga OCR-nummer till dem som skall betala men det minskar samtidigt drastiskt den manuella
handläggningen av inkommande betalningar.

Alla OCR-nummer kan ni också skriva in i det vanliga sökfältet utan något prefix och ni kommer då att hamna på
relevant sida, oavsett om OCR-numret avser t ex en viss kursanmälan eller en viss medlem.

Inskannade och tolkade bilder av handskrivna inbetalningar

Har inbetalning skett via en handskriven gireringsblankett så ser ni direkt i systemet en inskannad bild av denna.
Beroende på inställningar kan i många fall referens- eller OCR-nummer i handskriften också tolkas så att
inbetalningen fortfarande kan prickas helt automatiskt tillsammans med alla andra inbetalningar.

Automatiskt avprickning

Direkt då betalinformationen levereras från Bankgirot så sker en automatisk avprickning av identifierade
betalningar. Om ni använder hård OCR-kontroll kan ofta 100% av alla identifieras och betalningar prickas av helt utan
manuell handpåläggning. I de fall betalningar inkommit som inte kan knytas till förväntade inbetalningar så hamnar de
i en åtgärdslista för manuell granskning och identifiering.

Kontroll och hantering av inkomna bankgirobetalningar (inloggning krävs)

Snabbt tillgänglig information

Betalinformation förs över från bankgirocentralen en eller flera gånger per dag. Ofta är en betalning avprickad, konterad
och klar bara några timmar efter att den fanns tillgängligt hos Bankgirot. Bankgirots servrar tar dock ledigt på
nätter och helger varför alla betalningar som skett utanför ordinarie arbetstid förs över först kommande
vardag.

Avtal om tjänsten tecknas via er vanliga bank

För att aktivera filöverföringen från Bankgirot måste ni teckna ett avtal om detta med er vanliga bank. Vi kan inte göra det åt
er och ni kan inte heller vända er direkt till Bankgirot. Däremot kan ni
teckna tjänsten Bankgiro Inbetalningar hos alla vanliga banker
undantaget Nordea (har ni redan tjänsten Bankgiro Inbetalningar via
Nordea kan ni dock fortsätta att använda tjänsten utan problem).

Bankgirots beställningsblankett här nedanför lämnar ni till er egna
lokala bankkontakt.


Beställningsblankett för
Bankgiro Inbetalningar med hård OCR-kontroll


Beställningsblankett för
Bankgiro Inbetalningar med mjuk OCR-kontroll


Sammanfattning av avtalets innehåll
Tjänst Bankgiro Inbetalningar
Kundnummer avtal 692416 (CogWork)
Kommunikation från BGC Servicebyrå nr 910557 (CogWork)
Leverans/periodicitet Efter varje insättningstillfälle på kontot
Separat bildfil/avbildsfil Ja
OCR-kontroll1 Hård utan längdkontrollsiffra (alternativt mjuk)
Utökad blankettregistrering2 Ja. Ingen kontroll av checksiffra, längd eller format
Övriga uppgifter
Teknisk kontakt Erik Terenius (erik@cogwork.se,
070-962 84 84)
Provkörning av filöverföring Nej
Test av OCR-avier Nej


Viktigt! Ni själva skall INTE läggas in som kontakt för avtalet
692416. Alla kontaktuppgifter gällande avtalet skall vara till företaget CogWork AB.

1) Filöverföringen fungerar både med och utan OCR-kontroll. Om ni
även får in andra inbetalningar på bankgironumret behöver ni ha mjuk
kontroll. I annat fall är hård kontroll att föredra eftersom det
reducerar antalet felaktiga inbetalningar.
I inställningarna för bankgironumret i CogWork-systemet måste också OCR-hantering
aktiveras för att utgående betalningsavier mm skall utformas med OCR-nummer.

2) Utökad blankettregistrering innebär att Bankgirot försöker identifiera OCR-nummer även i handskrivna inbetalningsavier

Kostnad

För att kunna utnyttja tjänsten Bankgiro Inbetalningar måste ni ha ett bankgirokonto. Om ni inte redan har det så
är kostnaden för att öppna ett nytt bankgirokonto omkring 250 kr. För tjänsten Bankgiro Inbetalningar tar sedan er bank ut
en avgift på omkring 1,25 kr per bankgirotransaktion. Den exakta kostnaden kan variera mellan olika banker.

Vissa banker fakturerar sedan en avgift för själva datakommunikationen/filöverföringen som dock fördelas
proportionellt på alla organisationer som nyttjar tjänsten varför kostnaden per organisation blir liten. När detta
skrivs blir den årliga kostnaden för detta mellan några tior för mindre organisationer med spridda inbetalningar upp
till några hundrallappar för de organisationer som dagligen tar emot bankgiroinbetalningar med bildfiler.

CogWork tar inte ut någon extra avgift för att automatiskt läsa in och pricka av bankgirobetalningar.

Redovisning via er Internetbank förblir tillgängligt men pappersutskick upphör

När filöverföring via Bankgiro Inbetalning aktiveras så upphör normalt tjänsten kontoutdrag på papper
om ni har en sådan. Ni bör därför säkerställa att ni har en alternativ inloggning till ert Bankgirokonto,
t ex via er egen bank, så att ni fortfarande kan ta del av alla inkommande betalningar även om filöverföringen via CogWork
inte skulle fungera som avsett. Speciellt viktigt är detta i början eftersom det ibland kan uppstå en del frågetecken då
tjänsten först aktiveras.

Vid mjuk eller hård kontroll av OCR-nummer

Om ni väljer att i avtalet med er bank aktivera mjuk eller hård kontroll av OCR-nummer så
måste ni i inställningarna för
det bankgirokontot ange att OCR alltid skall användas. Tänk också på att om ni valt hård kontroll så kommer tidigare skickade referensnummer som inte
är OCR-nummer inte att kunna användas vi inbetalning via en Internetbank. Det gör däremot ingenting om ni
under en period använder OCR-hantering för kontot utan att OCR är aktiverat på själva bankgirokontot.

Testa överföringen

Betala in 1 krona och ange som meddelande till mottagare endast 133.
Siffran 133 är det första fullständiga OCR-numret med längd och
kontrollsiffra. 133 har dock ingen innebörd i systemet utan när
betalningen registreras kommer den att fastna för manuell hanering. När
den gör det kan ni boka bort testinbetalningen som öresutjämning.

1) Betala via en vanlig internetbank. Detta är den viktigaste
kontrollen. Inbetalningen bör synas i systemet senast två bankdagar
efter att den lagts in.

2) Betala via en handskriven betalningsavi. Detta är för att
kontrollera att överföringen av bildfiler fungerar korrekt.
Inbetalningen bör synas i systemet senast fem bankdagar efter att
inbetalningen postats.

Information om tjänsten vid olika banker

SEB