Formatera filen i Excel eller andra kalkylprogram

Denna hjälptext handlar inte primärt om idrott.se utan om funktioner i Microsoft Excel eller andra kalkylprogram som kan underlätta hanteringen av den datafil med anmälningar som ni kan hämta ut från systemet . Olika kalkylprogram, inklusive olika versioner av MS Excel, kan skilja sig ganska mycket åt, både vad gäller tillgängliga funktioner och det grafiska användargränssnittet, varför det i ert eget kalkylprogram förmodligen inte fungerar eller ser ut på exakt samma sätt som exemplen här nedanför.

Spara om filen som MS Excel arbetsbok

När ni öppnat filen korrekt i MS Excel så behöver ni spara om filen som en vanlig MS Excelfil.

1. Inifrån Excel väljer ni ”Spara som” i Arkiv-menyn. I äldre versioner ligger det gömt under Office-knappen i övre vänstra hörnet
2. När ni fått upp spara-som-dialogrutan så väljer ni förslagsvis ”Excel-arbetsbok” av senast tillgängliga filformat (.xlsx eller .xls).
3. Bläddra fram till den mapp som ni vill spara filen i. Tänk på var filen hamnar så ni hittar tillbaka till den igen
4. Byt om du vill namn på filen till något som passar bättre
5. Klicka på ”Spara”
6. Stäng filen du arbetar med. Du kan alternativt stänga Excel helt om du tycker det är enklare

Nu har du skapat en vanlig MS Excel-arbetsbok som du bara behöver dubbelklicka på för att öppna igen i Excel.

Ta bort informationsrader och dölj överflödiga kolumner

De första raderna i Excel-filen innehåller bland annat information om vilken tävling det är och när datafilen har hämtats ut. Dessa rader kan ni med fördel raderas helt.

1. Markera den första raden genom att klicka på radnumret ute till vänster. Rad nummer ett i detta fall.
2. Tryck ned skifttangenten (vanligtvis märkt med en uppåtpil) och håll den nedtryckt samtidigt som ni klickar på radnumret på den sista raden som ni vill ta bort. Släpp sedan upp shift-tangenten
3. Högerklicka på en av de rader ni markerat. I listan som visas vänsterklickar ni på ”Ta bort”

Datafilen från innehåller även fler kolumner än ni behöver till startlista och sekretariat. Däremot underlättar flera av kolumnerna återimporten till , t ex licensnummer på de tävlande, eftersom då slipper gissa vilken av flera möjliga Maria Johansson det var som tävlat tillsammans med Anders Svensson. Därför är det bra om ni istället för att radera de överflödiga kolumnerna endast döljer dem.

1. Markera den första kolumnen ni vill dölja genom att klicka på kolumnhuvudet, dvs den bokstav som står i överkanten av alla kolumner
2. Tryck ned kontrolltangenten (vanligtvis märkt Ctrl) och håll den nedtryckt samtidigt som ni klickar på kolumnhuvudena för de andra kolumnerna ni vill dölja
3. När ni markerat alla kolumnerna släpper ni upp kontrolltangenten
4. Högerklicka på en av de kolumner ni markerat. I listan som då visas vänsterklickar ni på ”Dölj kolumn”

Formatera innehållet

Om ni valt att visa individer två och tre i dubbelbugg på flera rader inuti samma cell så kommer en av individerrna att vara dold varför det är nödvändigt att justera radhöjderna. I övrigt så är givetvis formateringen helt en smakfråga.

1. Markera den första kolumnen genom att klicka på kolumnhuvudet med bokstaven ”A”. Klicka sedan på ”F” i verktygsfältet för att göra texten fet
2. Markera alla celler i hela dokumentet genom att klicka på den lilla rutan i övre vänstra hörnet av kalkylarket, invid radnummer 1 och kolumnhuvud A.
3. Med alla celler fortfarande markerade dubbelklickar ni exakt på strecket mellan två kolumnhuvuden för att automatjustera bredden på alla kolumner
4. Med alla celler fortfarande markerade dubbelklickar ni exakt på strecket mellan radnummer för att automatjustera höjden på alla rader
5. Med alla celler fortfarande markerade högerklickar ni på en godtycklig cell. I listan som då visas väljer ni ”Formatera celler”
6. I dialogrutan ”Formatera celler” klickar ni på fliken ”Justering” och där väljer ni ”Lodrätt: Överkant”. Klicka på ”Ok”
7. Vänsterklicka på strecket emellan kolumnhuvud A och B, håll kvar vänsterknappen nedtryckt och dra musen åt vänster för att göra kolumnen smalare. Dra förslagsvis ihop A-kolumnen så den blir cirka en centimeter bred

För att alltid se era egna kolumnrubriker och enklare särskilja dem från datainnehållet kan ni göra följande:

1. Markera första raden genom att klicka på radnumret. Klicka på ”F” en eller två gånger tills dess att texten blir fet. Välj gärna vit text och svart bakgrundsfärg.
2. Lås översta raden så att den alltid syns även fast ni skrollar långt ned i listan. I Excel 2007 och senare gör ni det genom ”Lås fönsterrutor” under menyn ”Visa”