Importera data

Importera data

Det går utmärkt att importera redan befintliga register till t ex adressboken eller medlemsregistret. Om
man t ex väljer att importera befintliga medlemsregister från ett antal år tillbaka i tiden kommer alla
medlemskap som avser samma person att knytas till denne person i adressboken och finnas tillgängliga i
medlemshistoriken. Man kan även importera inloggningsuppgifter innehållande användarnamn och rättigheter
inom den egna organisationen.

Några datalistor som är möjliga att importera är:

  • Adressbok Kan även innehålla användarnamn och rättigheter inom organisationen
  • Medlemsförteckning Även historiska uppgifter kan importeras
  • Licenser För t ex tävlingsverksamhet
  • Kontoplan För betalningsuppföljning och bokföring. Vid behov även med ingående
    balanser
  • Aktiviteter Information om tidigare kurser mm
  • DELTAGARE Vilka som anmält sig till/deltagit i vilka aktiviteter
  • Relaterade organisationer För t ex moderbolag eller paraplyorganisationer
  • Tävlingsresultat Hela resultatlistor. lag, tävlande, licenser mm
    identifieras/nyskapas automatiskt

Importmall


Excel-arbetsbok med instruktioner och data-mallar

Sammanställning av underlag

För att avgöra vilka modifieringar som krävs inför en eventuell import så är det bra om organisationen i ett så
tidigt skede som möjligt tillhandahåller utdrag från befintliga adressböcker och andra register.  Om inga
eller endast små modifieringar krävs sköter fixas det i samband med importen.

För att snabba upp handläggning av importen kan det vara en fördel om den egna organisationen
sammanställer alla register i Excel-arbetsbok här nedanför. Observera att den innehåller flera flikar. Instruktioner om hur
registren skall utformas återfinns i arbetsboken.

Vid behov kan supporten även hjälpa till att iordningställa underlaget inför importen utifrån
den egna organisationens befintliga register. Observera dock att det beroende bland annat de befintliga registrens
struktur, underhåll och storlek är det inte säkert att den centrala supporten kan åta sig att göra detta
kostnadsfritt.

Importförfarandet

Systemet accepterar flera filformat vid import men vanligtvis är
enkla CSV-filer att föredra. Om filen berabetats i MS Excel kan de
enskilda kalkylbladen enkelt sparas som CSV-filer inför importen.
Flera vanliga teckenkodningar acceåteras, t ex Windows (1252) 
eller Unicode (UTF-8).

Även om själva importen är enkel så genomförs större importer med
fördel av den centrala supporten för att undvika misstag som kan
vara tidsödande att korrigera.

Förhandsgranskning och slutlig import

Innan den riktiga importen görs så kontrolleras innehållet i filerna genom en form av provimport. Även
lokala administratörer kan genomföra provimporter av datafiler för att se att allt förefaller korrekt innan
organisationens data skickas vidare till systemet. Filinnehållet kan då granskas inuti systemet utan att någon information
sparas i databasen. Om provimporten fungerar genomförs sedan en riktig import varefter alla uppgifter är direkt
tillgängliga i systemet.

Import i flera omgångar

Det är fullt möjligt att göra kompletterande importer i efterhand. T ex kan man initialt importera
aktuellt adress- och medlemsregister och senare komplettera med historiska data från tidigare
medlemsperioder. En förutsättning för att kompletterande importer skall fungera utan allt för mycket jobb är
dock att organisationen har god ordning på sina register, i detta fall på sina egna medlemsnummer.