Granska och bokför enskild bankgiroinbetalning

Bankgiroinbetalningar (banktransaktioner) som registrerats via filöverföringen från Bankgirocentralen BGC bokförs ofta helt automatiskt via OCR eller annat referensnummer. Ibland fastnar de dock, exempelvis beroende på att någon betalt mer än förväntat på ett visst OCR-nummer.

Granska, redigera och bokför en enskild inbetalning

Öppna först översiktssidan för en enskild inbetalning. Det kan du exempelvis göra från listan över alla inbetalningar Admin > Ekonomi > Banktransaktioner (inloggning krävs). Genom att på den sidan klicka på ”Visa bankgiroinbetalningar”, bankgiroikonen för en specifik inbetalning.

Tips – Öppna länkar i nya flikar. På Windows datorer kan du även hålla ner Ctrl knappen samtidigt som du klickar på länken medan det på Mac datorer kan du hålla ner Command knappen. 

Redigera referenser

Klicka på länken ”Specificera referenser manuellt” om inga referenser har blivit identifierade. Om referenser har blivit identifierade kan du klicka på  ”Redigera referenser” för att lägga till och ta bort referenser. Då får du upp en fritextruta där du kan skriva in eller eller flera referenser. Vill du ange fler referenser avskiljer du dem med ett vanligt kommatecken. Du kan ange ett OCR-nummer eller ett annat referensnummer men om det inte är ett OCR-nummer måste första tecknet vara en bokstav.

Om det är möjligt att knyta en eller flera referenser till inbetalningen så rekommenderar vi varmt att du gör det. Det är både smidigare att bokföra den vägen, risken för fel minskar och spårningen blir bättre.

Om inbetalningen avser en anmälan till en aktivitet så är det R-numret som skall läggas in. Numret kan ni söka fram via exempelvis adressboken eller deltagarlistor. Om personer är anmälda i par så händer det ibland att de på ett OCR-nummer betalar båda avgifterna och då behöver man komplettera med R-numret för den andra anmälningen i paret.

Om inbetalningen avser en medlemsavgift (utan koppling till någon anmälan) så är det U-numret för individen som ni skall lägga in som referens. Det kan ni söka fram via adressboken.

Avser inbetalningen en kundfaktura så kan ni leta på F-numret via kundfaktureringsmodulen.

Bokför från referenser

När det finns en eller flera referenser kopplade till inbetalningen kan ni bokföra den helt eller delvis genom att klicka på länken ”Bokför från referenser”. Ni får då upp en lista med en rad per referens där systemet föreslår hur inbetalningen skall bokföras med utgångspunkt från givna referenser.

Fält som matchar referenser och som täcks av det inbetalda beloppet markeras med grönt. Vanligtvis behöver ni inte ändra något utan det räcker normalt med att bara klicka på Spara-knappen. Vill ni inte skicka något kvitto i samband med betalregistreringen så bockar ni ur det valet innan ni klickar på Spara-knappen. När ni sparar så bokförs de belopp ni valt enligt de regler som satts upp i ekonomiinställningarna.

Ofta går det även att bokföra direkt genom att valet ”Bokför automatiskt” kommer upp i verktygsmenyn efter att eller flera referenser har lagt till. Då behövs inga ytterligare steg göras efter att man klickat på ”Bokför automatiskt”, vilket gör det viktigt att man har kontrollerat att korrekt referensnummer/korrekta referensnummer har lagt till.

Bokför manuellt

Om det gjorts en inbetalning som inte matchar någon referens och ingen referens kan skapas i efterhand så kan ni istället bokföra inbetalningen halvmanuellt. Ni klickar då på länken ”Bokför manuellt”. Systemet föreslår då en kontering baserad på inbetalningen som ni kan ändra innan ni sparar konteringen. Om ni konterar manuellt så måste ni själva registrera kopplingar till personer, anmälningar, fakturor eller andra objekt. Likaså måste ni själva hantera eventuell moms. Detta innebär mer arbete än att endast peka ut en eller flera referenser och bokföra från referenser varför ”Bokför manuellt” endast bör användas när referenser inte kan användas. Helst bör ni även kontakta oss vid manuella inbetalningar så hjälper vi gärna till så allt blir korrekt.

Registrera tillgodohavande för individ

Innan ni kan registrera tillgodohavanden måste ett konto för tillgodohavanden upplagt i bokföringen och markerat som möjligt betalmedel samt att balanser skall spåras. Detta görs från Admin > Ekonomi > Kontoplan (inloggning krävs)

  • Öppna först den enskilda inbetalningen.
  • Välj ”Bokför förenklat”
  • Välj ”Ge tillgodo”
  • Välj individ från listan eller sök fram en annan genom att klicka på förstoringsglaset.
  • Om inte orsaken till tillgodohavandet är uppenbar så lägg till en kommentar
  • Spara

Nu finns tillgodohavandena sökbara i bokföringen och visas också översikter för individer och anmälningar.

Om det bankgiroinbetalningen redan har blivit konterad som exempelvis kursavgift men individen av någon anledning inte skall betala så korrigerar ni det lättast via anmälan. Se Bokföra via anmälan i handledningen.

Ändra konteringar som blivit fel

Om en bankgiroinbetalning felaktigt gjorts med ett felaktigt OCR-nummer, exempelvis ett nummer som tagits från ett syskons eller en kurskamrats bokning, så kan betalningen bli kopplad till fel bokning och deltagare.

Om det hänt och det upptäckts innan bokföringen är låst så öppna först banktransaktionen och ändra till korrekta referens/OCR-nummer. Radera därefter all bokföring som upprättats för inbetalningen och låt därefter systemet automatbokföra den korrigerade inbetalningen på vanligt sätt.