Medlemsregister och medlemsadministration

Innehåll och navigering på denna sida

Medlemsregister och verksamhetsår

I systemet sparas all information om medlemskap från tidigare medlemsperioder så det går att gå tillbaka och se vilka som var medlemmar under tidigare år. Det går även att ställa in hur länge information ska finnas kvar från dem som inte längre är medlemmar beroende på deras tidigare roll i föreningen, som exempel styrelseledamot. Det finns också många olika ställen där man kan se om personer är medlemmar under olika perioder men den bästa översikten nås via sidan Verksamhetsår.

På sidan Verksamhetsår går det att lägga till ny period, vilket krävs för att medlemskap ska kunna redigeras för det året. Perioden behöver inte sammanfalla med kalenderår och inte ens alltid vara 12 månader. Verksamhetsår kan också utan problem förändras från ett år till ett annat. När man skapar ett nytt verksamhetsår går det även ställa in olika medlemskategorier och medlemsavgiften för dessa.

I listan med verksamhetsår finns det ikoner för respektive år längst till vänster för att redigera perioden och visa medlemskap och statistik för den aktuella perioden. Det går även direkt i listan se hur många som är medlemmar ett specifikt år. Det går även att klicka på medlemsantalet för ett specifikt år, för att visa alla medlemmar för den perioden i Adressboken.

Admin > Organisation > Verksamhetsår (inloggning krävs)

Registrering av medlemskap

Anmälan till aktivitet eller medlemsansökan

Det vanligaste är att personer blir medlemmar genom att de inom systemet anmäler sig till en aktivitet som kräver medlemskap eller anmäler att de vill bli medlemmar. I de fallen behöver ingen administratör inom organisationen göra något alls utan allt sköts automatiskt.

Manuell registrering

Om någon exempelvis betalar ett medlemskap kontant så registreras medlemskapet i samband med att betalningen bokförs. Detta görs genom att man klickar sig in på personen via adressboken och öppnar sektionen Medlemskap och klickar på rutan ”Registrera medlemskap”. Därefter fyll i belopp, betalmedel, verifikatserier, medlemsår och typ av medlemskap. Det kan även vara bra att skriva en notering under Märkning verifikat.

Medlemskategorier

Olika medlemskategorier
N	Normal (vuxen)
FP	Familjemedlem, primär (betalande)
F	Familjemedlem (medföljande, ofta gratis)
S	Studerande
U	Ungdom/Barn. Inkluderar alla upp till och med en viss ålder
P	”Pensionär”. Inkluderar alla efter en viss ålder
H	Hedersmedlem. Inte kopplat till någon specifik medlemsperiod

Registrera medlemskap utan betalning

Även om registrering av ett medlemskap och bokföring av betald medlemsavgift normalt sker tillsammans så är det möjligt att registrera ett medlemskap utan att samtidigt bokföra en betalning. Denna möjlighet kan utnyttjas för att registrera medföljande familjemedlemmar, hedersmedlemmar eller enstaka medlemskap från tidigare perioder då systemet inte hade börjat användas.

På en person sida i adressboken

Vid registrering av medlemskap utan betalning så skall betalt belopp skall sättas till 0 och fälten betalmedel, betaldatum, verifikatserie och märkning verifikat skall lämnas helt tomma. Medlemskapet kommer då att registreras utan att någon betalning bokförs.

I adressboken

Välj ”Ändra många rader samtidigt”, markera de som ska läggas till som medlemmar och välj sedan ”Nytt medlemskap utan betalkoppling och ange år och typ av medlemskap.

Familjemedlemskap

Medlemsansökan

När en person ansöker om medlemskap i föreningen kan personen välja medlemskategorin Huvudmedlem, familj och i nästa steg ange familjemedlemmar som ska ingå i familjemedlemskapet. Efter att familjemedlem har lagts till går det att klicka på redigera medlemskapet för att lägga till huvudmedlem.

I adressboken

Registrera personen enligt instruktionerna under registrera medlemskap och välj typ av medlemskap Familj, primär betalande. Det går därefter att lägga till familjemedlemmar antagligen som betalande eller som medlemskap utan betalning.

Hedersmedlemmar

Hedersmedlemmar behöver endast registreras som hedersmedlemmar den första perioden som hedersmedlemskapet skall gälla, därefter finns de kvar som hedersmedlemmar alla efterföljande perioder. Om man av någon anledning vill begränsa hedersmedlemskapet kan man i efterhand sätta ett slutdatum för det.

Status: Aktiva och passiva medlemmar

Det finns två olika typer av medlemmar, nämligen aktiva och passiva. Detta kallas för medlemskapets status.
Aktiva medlemmar är personer som deltar i organisationens aktiviteter medan passiva medlemmar t ex kan vara hedersmedlemmar som inte längre är engagerade i organisationen.

Som standard registreras alla nya medlemmar initialt som aktiva. För att registrera ett nytt passivt medlemskap måste först ett vanligt aktivt medlemskap registreras för att sedan ändras till passivt.

Det är inte möjligt att markera olika status under tidsperioder inom ramen för ett och samma medlemskap.
Detta innebär att om en person t ex är hedersmedlem från 2000-01-01 men upphörde att vara aktiv medlem 2004-01-01 så måste två medlemskap registreras. Ett som aktiv hedersmedlem mellan 2000-01-01 till 2003-12-31 samt ett som passiv hedersmedlem från 2004-01-01 och framåt.

Spärr för dubbla medlemskap

Det är inte möjligt att registrera flera medlemskap på samma person under samma tidsperiod. Däremot är det ändå möjligt att dubbelregistrerade medlemskap kan förekomma. Det kan inträffa om en individ av misstag varit registrerat som två olika personer i systemet som båda varit registrerade som medlemmar under samma period. När detta duplikat identifieras och smälts samman så kommer inte medlemskapet att automatiskt smältas samman utan sammansmältningen kommer att resultera i ett dubbelt medlemskap.

För att kunna identifiera dubbla medlemskap finns, i medlemslistan under inställningarna för Urval, en ikon benämnd dubbelreg med vars hjälp man enkelt kan söka ut alla eventuellt dubbelregistrerade medlemskap. Under urval går det även att välja vilken medlemsperiod som ska visas.

Admin > Organisation > Medlemmar (inloggning krävs)

Så sparas medlemskap

Informationen om vilka personer som är medlemmar i en organisation under en viss medlemsperiod finns sparad i en egen tabell som är fristående från adressboken. En rad i denna tabell innehåller information om att en viss person har varit medlem en viss period. Tabellen innehåller inga adressuppgifter eller liknande utan bara en referens till en person i adressboken. Om en person t ex varit medlem under fyra år finns alltså personen refererad till fyra gånger i medlemskapstabellen, en gång för varje medlemsperiod. Undantaget är hedersmedlemmar vars medlemskap normalt inte behöver förnyas (se ovan).

Välkomstmeddelande till medlemmar

På sidan Aktiviteter > Inställningar & shop > Allmänna inställningar kan ni bocka för att Välkomstmedelande automatsikt skall skickas till nya medlemmar.

Själva meddelandet skapar ni via utskicksmodulen där ni anpassar brevmallen som heter ”Välkomstmeddelande till nya medlemmar”.