Inställningar och alternativ för grupper

Inställningar och alternativ för grupper

Grundinställningar

Typ av grupp

Det finns i systemet ett antal grupptyper som har speciella funktioner, t ex medför vissa rättigheter eller att
gruppmedlemmarna visas i olika sammanhang. De speciella grupptyperna kan väljas i en rullgardinsmeny. Om ingen av de
speciella grupptyperna passar så låt typen förbli ”Standard”.

Gruppnamn

Försök att hitta ett beskrivande men inte allt för långt namn på gruppen. Kan innehålla små och stora bokstäver,
siffror, mellanslag och svenska tecken.

Beskrivning

Försök vara så utförlig så att berörda personer skall förstå gruppens funktion. Använd bara ren text utan
html-taggning.

Tillhörande e-postlista

Att koppla en e-postlista till gruppen är inte nödvändigt men ofta väldigt praktiskt för att enkelt kunna
kommunicera inom gruppen.

Listadress

Den e-postadress som skall kunna användas för att skicka ett e-postmeddelande som sprids till alla aktuella
gruppmedlemmar som inte undantagits från utskick.

Om e-post till organisationens egna domänadress eller en subdomän av den hanteras på CogWorks servrar så kan den
domänadressen eller användas för gruppens mejladress. En listadress kan då se ut som
ledare@happyswingers.se.

Hanteras däremot organisationens e-post inte på CogWorks servrar måste listadressen gå till en domänadress som
administreras av CogWork, t ex domänen minaaktivieteter.se, idrott.se eller dans.se.
Det får heller inte förekomma risk för sammanblandning mellan
olika organisationer varför organisationens unika referenskod inom systemet  måste placeras sist innan @-tecknet
och föregås av en punkt. En listadress kan då istället se ut som ledare.happyswingers@dans.se.

Listprefix

När ett mejl adresseras till listan så sätter systemet automatiskt till listprefixet inom hakparenteser framför
meddelandetiteln. Om exempelvis listprefixet är Ledare och mejlets titel är Utbildningsplan så ändras titeln
automatiskt till [Ledare]Utbildningsplan innan det når mottagarna. På det sättet blir det väldigt tydligt för
mottagarna att det inte är ett privat mejl utan ett mejl skickat till gruppen Ledare.

Använd endast engelska bokstäver, siffror och understreck i listprefixet. Både stora och små bokstäver kan
användas.

Svara till

Valet ”Svara till” styr vilken ny mottagare som väljs så gruppmedlemmen som fått mejlet i sitt egna mejlprogram
klicka på ”Svara”.

För större grupper bör detta normalt sättas som ”Endast avsändare” eftersom e-postlistan annars lätt kan bli så
pratig att personer väljer att lämna e-postlistan.

Maxvikt

Många som själva sitter på bredband skickar ibland av okunskap eller obetänksamhet mejl på flera megabyte till
e-postlistor med resultat att andra medlemmar kan få sin e-post eller hela sin Internetuppkoppling blockerad. Av den
anledningen finns det en begränsning för hur stora mejl som får skickas till e-postlistor.

Vilka som får skicka till listan

Med valet ”Alla” så finns ingen begränsning alls över vem som får skicka till listan. Detta är lämpligt för
grupper man vill skall vara helt öppna att konakta av vem som helst.

Valet ”Medlemmar innebär att e-postadressen från vilken mejlet skickas måste finnas registrerad i systemet på
någon av gruppens medlemmar.

Valet ”Moderatorer” innebär att endast de som i gruppen är satta som moderatorer får skicka till listan. Detta är
ett självklart val vid exempelvis stora nyhetslistor som går till väldigt många mottagare.

Oavsett inställningar om vem som får skicka till listan så får alltid organisationens egna administratörer alltid
skicka till alla e-postlistor inom organisationen.