Allmänna tips och riktlinjer Mina Aktiviteter

I denna sektion av handledningen hittar du allmänna tips och riktlinjer för hur du använder och kommer igång med boknings- och verksamhetssystemet Mina Aktiviteter. Har du inte läst avsnitten, Listor, Sökrutan och Begränsningar rekommenderar vi att du börjar med dem.

Innehållsförteckning för handledningen

 

Skapa ett konto i Mina Aktiviteter

Med Mina Aktiviteter kan ni förenkla och automatisera arbetet med bokningar, medlemsregister, grupper, utskick och bokföring. Boknings- och verksamhetssystemet har anpassade funktioner för både företag, förbund och föreningar. Systemet inkluderar även dans.se och idrott.se med speciellt anpassade funktioner för respektive område.

Om ni vill testa Mina Aktiviteter kan vi skapa ett konto åt er med med anpassade inställningar. Vi hjälper er även att importera era kunder, medlemmar, aktiviteter, deltagare, instruktörer, styrelse mm. Ni kan även meddela oss vilka i er organisation som ska vara administratörer och vilka behörigheter de ska ha. Tillsammans med er går vi sedan igenom systemet och dess funktioner och hur de kan anpassas till era behov.

Ni kan kontakta oss på e-post info@cogwork.se eller telefon 070-962 84 84 så hjälper vi er komma igång med Mina Aktiviteter.

Komma igång med Mina Aktiviteter

Att komma igång

Inledande presentation och diskussion

Att använda Mina Aktiviteter är inte alls svårt men för att dra största möjliga nytta av möjligheterna rekommenderas att en eller flera personer från den egna organisationen tillsammans med en person från vår kundsupport ser över rutiner och arbetsfördelningar utifrån de möjligheter som tjänsten erbjuder. Ofta är det praktiskt att kombinera detta med en inledande presentation av tjänsten för ett antal nyckelpersoner inom organisationen. Introduktionen kan ske på distans via t ex Zoom- eller Teams-möte.

Vi arrangerar även regelbundet öppna utbildningar, både i vår egen hemort Uppsala och i andra delar av landet. Därutöver håller vi ofta internutbildningar på uppdrag av olika organisationer både då online och hos organisationerna.

Intresseanmälan och mer information utbildningar

Behörighet och import data

Innan den inledande presentationen kan vi lägga upp administratörer med de behörigheter ni önskar. Vi hjälper er även att importera listor med era kunder, medlemmar, aktiviteter, deltagare, instruktörer i format som Excel-, ODS- CSV- och text-filer. Vid behov kan vi anpassa systemet och lägga till  egendefinierade datafält för er organisation.

Detaljerad information om import av data

Skynda snabbt eller långsamt

Beroende på organisationens förutsättningar och önskemål kan tjänsten försiktigt fasas in i verksamheten eller så kan organisationen besluta att från och med ett visst datum skall allt som är möjligt skötas via tjänsten. Det sista alternativet är normalt det minst arbetsamma eftersom systemet då kan fungera fullt ut redan från start och man slipper hantera uppgifter i olika system. Ett tredje alternativ är att säga att en viss del av organisationen skall använda tjänsten fullt ut och att erfarenheten från detta skall utvärderas innan det beslutas om övriga organisationen skall följa efter.

Grundinställningar för organisationen

Innan en organisation kan börja att använda systemet fullt ut måste ett antal inställningar göras och uppgifter läggas in i systemet. Vårt centrala support-team hjälper gärna till och lägger in dessa uppgifter åt er.

För att kunna använda många länkarna här nedanför måste du vara inloggad som med hög behörighet inom den aktuella organisationen. Finns inte organisationen redan inlagd så läs först handledningen Lägg till ny organisation.

Organisationens namn och kontaktuppgifter

Kontrollera/komplettera först organisationens grundläggande kontaktuppgifter såsom formellt namn, vardagligt namn, organisationsnummer mm.

Admin > Organisation > Inställningar (inloggning krävs)

Organisationens verksamhetsår

Organisationens verksamhetsår är helt fritt. Det behöver inte starta första januari eller alltid vara 12 månader.

Samma inställning används för verksamhetsår, bokföringsår och medlemsår. Eventuella medlemsavgifter kan variera får år till år. Medlemsavgifter kan även variera inom samma medlemsår och variera beroende på tidpunkt på året, medlemmens ålder, familjeband mm.

Även om inte systemet används för bokföring eller medlemsregister måste ändå alltid verksamhetsår läggas upp så att olika objekt, exempelvis poster i kalendern, kan kopplas till rätt verksamhetsår.

Mer information om verksamhetsår i handledningen

Inställningar för verksamhetsår under Admin > Organisation > Verksamhetsår (inloggning krävs)

Verifikatserier

Det är inte absolut nödvändigt att använda flera verifikatserier men det rekommenderas starkt om ni vill använda exempelvis elektronisk filöverföring från Bankgirocentralen med automatisk betalningsavprickning. Då får ni alla rent elektroniska verifikat samlade i en egen serie som alltid är avstämd mot bankgirot.

Vanlig uppsättning av verifikatserier för små organisationer: Verifikatserie A – Allmänt. Verifikatserie B – Bankgiro OCR.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Verifikatserier (inloggning krävs)

Kontoplan och bokföringskonton

För att ni exempelvis skall kunna pricka av betalningar måste ni lägga upp åtminstone delar av er kontoplan. Kontonummer och kontonamn kan ni justera i efterhand om ni upptäcker att det inte blev rätt från början men kontona och deras funktion måste läggas upp redan från början. Typiskt krävs omkring tio bokföringskonton för att systemets automatiska bokföringsfunktioner skall fungera.

För att göra det enkelt att lägga upp konton finns olika kontoplansmallar att utgå ifrån där ni bara behöver bocka för vilka konton ni vill plocka över till er. Välj ”Visa avancerade alternativ”, ”Sök i kontoplaner: Endast generiska” och välj lämplig generisk kontoplan att utgå ifrån. När ni sedan plockar över bokföringskonton följer alla kontofunktioner med och ni behöver bara ändra kontonummer, namn och eventuellt beskrivning.

Ofta hjälper central support till att lägga upp nödvändiga bokföringskonton så att ni sedan bara behöver ändra nummer och namn på dem för att anpassa dem till er organisation.

Admin > Ekonomi > Kontoplan (inloggning krävs)

Bankkonton, plusgirokonton och bankgironummer

För att använda olika betalfunktioner måste ni även lägga upp era bankkonton, plusgirokonton och bankgironummer. Så länge ni är noga med att lägga in rätt kontonummer och inte väljer att aktivera/ändra OCR-hanteringen så är det väldigt självförklarande och ni kan lätt lägga upp era bankkonton på egen hand.

Även om ni i princip också själva kan lägga upp alla nödvändiga inställningar för att starta OCR-hantering och elektronisk filöverföring från Bankgirocentralen så kontakta ändå gärna supporten först så att det inte blir några missförstånd mellan er organisation, er bank eller Bankgirocentralen. De som handlägger mindre organisationer på bankerna är ofta mycket ovana att hantera den här typen av automatiserade betallösningar som annars bara brukar användas av större företag och myndigheter.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Bankkonton (inloggning krävs)

När ni nu lagt upp bankkonton mm så behöver ni gå tillbaka till organisationens grundinställningar för att där välja vilka konton som ni som standard vill använda för ingående betalningar.

Admin > Organisation > Inställningar (inloggning krävs)

Verksamhets- och räkenskapsår

Verksamhetsår är en grundläggande inställning som alltid måste finnas upplagt. Samma inställning styr verksamhetsår, räkenskapsår och medlemsår.

Start- och slutdatum för verksamhetsår

Inom de flesta organisationer sammanfaller verksamhetsåret med det vanliga kalenderåret, dvs första januari till sista december. I systemet lägger ni dock själva in datumgränser för alla verksamhetsår. Brutna eller förlängda verksamhetsår medför därför inga problem.

Eventuella medlemsavgifter

I inställningarna för verksamhetsår lägger ni även in uppgifter för eventuella medlemsavgifter för det aktuella verksamhetsåret.  Inom samma verksamhetsår kan ni lägga upp olika medlemsavgifter för olika medlemskategorier. Ni kan också lägga in att medlemsavgiften skall reduceras från och med ett visst datum. När sedan medlemsavgiften aviseras så anpassas medlemskategori och pris automatiskt utifrån exempelvis individens ålder och när på året som medlemskapet tecknas.

Även nästkommande verksamhetsår bör läggas upp i systemet

För att ni skall kunna lägga upp planerade aktiviteter även under nästkommande år är det viktigt att ni i god tid lägger upp nästkommande verksamhetsår i systemet. Om ni inom organisationen har medlemskap så är det också praktiskt att kunna göra individer som råkat dubbelbetala medlemskap till medlemmar nästa verksamhetsår.

Automatiska periodiseringar

När ni i systemet registrerar avgifter för aktiviteter och medlemskap som avser ett framtida räkenskapsår så periodiseras detta automatiskt. Alla omförningar i bokföringen från förutbetalda avgifter till faktiska avgifter kommer att samlas på ett verifikat daterat första dagen i nya räkenskapsåret.

Alla aktiviteter ni lägger upp kommer alltid att knytas till ett visst verksamhetsår. Om ni inte uttryckligen väljer något annat kommer systemet att plocka perioden från aktivitetens startdatum. Har ni en aktivitet som löper över två räkenskapsperioder kan ni dock i aktivitetsinställningarna markera att alla automatkonterade intäkter skall knytas till det senare räkenskapsåret.

Hur ni kontrollerar och lägger upp verksamhetsår

Välj Organisation  > Verksamhetsår i menyn under Admin-fliken.

Kontrollera att ”Inkludera tomma” är ibockad. Om inte så gör det och klicka på ”Sök”.

Om det saknas perioder så klicka på ”Lägg till ny period”. Systemet föreslår då uppgifter för den nya perioden. Kontrollera att datum för verksamhetsåret stämmer och att medlemsavgifterna för resp. kategori är korrekta. Om ni har lägre medlemsavgift efter ett visst datum (t.ex. personer som blir medlemmar på hösten betalar halva ordinarie priset) så lägger ni in detta här

TIPS: Vi rekommenderar att ni god tid  lägger in efterföljande verksamhetsår så att det i slutet av verksamhetsåret funkar smidigt med uppläggning av planerade aktiviteter och registrering av förutbetalda avgifter.

Förbund

Adressboken visar kopplingar mellan individer och medlemsorganisationer

I de fall ett förbund har förbundsinloggning till alla sina medlemsorganisationer kan förbundsadministratörerna direkt i adressboken se vilka medlemsorganisationer en enskild individ har kopplingar till. En koppling innebär helt enkelt att individen är sökbar i medlemsorganisationens adressbok. Individen kan ha varit medlem, deltagit i aktiviteter eller bara blivit inlagd som kontaktperson. Det innebär inte att individen just nu är medlem eller ens aktiv inom medlemsorganisationen.

Lokala förtroendevalda

Om en lokalförening lägger till en person i gruppen ”Styrelse” med rollen ”Kassör” kommer den personen direkt att synas i förbundsgrupperna ”Alla lokala styrelsemedlemmar” och ”Alla kassörer”.

Medlemskap i förbund via medlemsförening

Det går att sätta upp så att personer som registreras som medlemmar inom en medlemsorganisation automatiskt blir medlem i förbundet. Detta kan ställas in separat på både distrikts- och riksnivå.

Förbundsmedlemmens huvudförening

Om medlemskap ärvs från medlemsföreningar till förbund och en individ samtidigt är medlem i flera medlemsföreningar så kommer en av föreningarna att markeras som huvudförening. Detta sker automatiskt men kan vid behov justeras manuellt via förbundsmedlemskapet.

Den viktigaste funktionen för huvudmedlemskap är att avgöra vilken medlemsförening som skall belastas med en eventuell förbundsavgift för individen.

När ni är inloggade som förbundsadministratörer visas huvudföreningen direkt i medlemsregistret.

Verktyg på Mina Aktiviteter

Medlemsregister (inloggning krävs)

Sökrutan

På flertalet sidor så finns i sidhuvudets högra del en sökruta som ni kan använda för att hitta exempelvis kontakter och registreringar.

Söka efter ett OCR-nummer eller annan betalningsreferens skapad inom systemet

Om du vill se vad ett OCR-numret eller betalningsreferens avser för något så skriv in numret/koden i sökrutan och klicka på ”Sök”.

Söka efter en person via namn

Om du känner till för och/eller efternamn så skriver du det i sökrutan. Små eller stora bokstäver spelar ingen roll och det finns en viss tolerans vad gäller stavningen. Det spelar t ex ingen roll om du i sökningen skriver ”Annette Eriksson” eller ”annete ericson”.

Söka via e-postadress

Om sökuttrycket innehåller ett @-tecken så tolkas det normalt som en e-postadress. Du kan även explicit söka efter en e-postadress i adressboken genom att skriva ”e  ” följt av e-postadressen, t ex ”e tolvan.tolvansson@tolvsbo.com”. Observera mellanslaget.

Söka via telefonnummer

Om du vill söka efter vilken person ett telefonnummer tillhör så skriver du ett t följt av ett mellanslag och telefonnumret, t ex ”t 012-34 56 78”. Riktnummer måste finnas med men formateringen av telefonnumret saknar betydelse.

Söka efter en anmälan via dess referensnummer

Om du vill söka efter en kursanmälan eller någon annan registrering så skriver du ”r ” följt av referensnumret, t ex ”r 21456”.

Söka en person via medlemsnummer

Om organisationen använder egna medlemsnummer kan personer sökas utifrån dessa genom att inleda sökbegreppet med m följt av mellanslag och det lokala medlemsnumret.

Ni kan även använda ”wildcards” i sökningarna. Om ni exempelvis vill söka efter alla som har ett medlemsnummer som börjar på 1999 så skriver ni ”m 1999*”.  Ni även skriva exempelvis ”m *T*” för att söka fram alla som har ett T i sitt medlemsnummer.

Söka en person via magnetkort eller annat ID-kort

Om organisationen använder egna ID-kort, t ex magnetkort eller kort med streckkoder, kan personer sökas utifrån dessa genom att inleda sökbegreppet med q följt av det lokala kortets kod.

Söka efter en person via adressboksnummer

Ange U följt av adressboksnumret och klicka på sök.

Söka en person via eget referensnummer

Om organisationen använder egna referensnummer för individer, dvs databasnycklar eller andra referens till ett externt register, så är dessa sökbara genom att inleda med ”x ”. Observera att x måste åtfölja av mellanslag eftersom egna referenser inte behöver bestå av endast siffror.

Sök tävlande från licensnummer

Om du är tävlingsfunktionär och vill söka efter en individ med licensnumret 11464 skriver du i sökrutan ”lic 11464” och klickar på ”Sök”.

Söka en annan organisation

Skriv bokstaven o följt av mellanslag och namnet på den organisation du söker. Förutom hela namnet kan du även söka på förkortning, delar av namnet eller ord i presentationen. Du kan även söka på organisationens id-nummer om du känner till det.

Listor och förteckningar

Menyval i överkanten på alla listor

Val som Exportera sökresultat och Supportverktyg kan vara dolda så Visa fler kan behöva användas för att visa dessa menyval.

Visa fler
Plockar fram dolda menyval
Hjälp om listfunktionerna
Förklarar kortfattat de olika menyalternativen (denna lista)
Använda filteralternativ
Visar översiktligt vilka filteralternativ som används för urvalet
Presentation
Välj maximalt antal visade rader. I vissa fall kan du även välja mellan olika utseenden på listan.
Ändra många rader samtidigt
Utför samma åtgärd på många rader samtidigt
Urval
Lägg till, ändra och ta bort olika filteralternativ
Återanvänd ett sparat filter
Hämtar upp ett tidigare sparat filter. Kan vara både gemensamma systemfilter och egna anpassade filter
Lägg till alla träffar i massutskick
Lägger till alla träffar även om de överstiger max antal visade rader
Granska och ändra filteralternativ
En sammanställning över aktuella filteralternativ med möjlighet att enkelt rensa bland alternativen
Visade kolumner
Välj vilka kolumner som skall visas i sökresultatet
Exportera sökresultatet
Inkluderar samtliga hittade rader även om de överstiger max antal visade rader
Supportverktyg
Urval och verktyg som endast är tillgängliga för supportpersonal

Visa max samt knapparna ”<” och ”>”

I de flesta listor finns ett fält som heter ”Visa max” och som avgör hur många rader som maximalt visas i listan. Anledningen är att man inte av misstag eller obetänksamhet skall få upp en lista med tusentals rader.

Om det finns fler träffar än max antalet för visade rader så dyker det upp en knapp med symbolen ”>”. Klickar man på den så bläddrar man fram till nästa omgång rader. På den sidan kommer det också att finnas en knapp med symbolen ”<” som används för att bläddra tillbaka igen.

Observera att antal rader alltid syftar på den aktuella listan. Visar listan adressboksposter så är det antalet poster i adressboken som avses. Är det en lista över olika kurser som finns i systemet så avser max antal rader hur många olika kurser som max skall visas i listan (alltså inte antal anmälningar eller liknande).

Sortera listor

Om ett kolumnhuvud (dvs namnet på kolumnen) är understryket  så kan du sortera listan utifrån innehållet i kolumnen genom att enkel-klicka på kolumnhuvudet. För att sortera i omvänd ordning klickar du ytterligare en gång på samma kolumnhuvud.

För att sortera på kolumn A i första hand, B i andra hand och C i tredje han så klickar du först på C, sedan B och slutligen A.

Alla kolumner kan inte användas som bas för sortering. Detta beror i flertalet fall på att kolumnen visar indirekta data som inte primärt hämtas från tabellen som visas.

Markera alla rader i en lista

Du kan först behöva klicka på ikonen ”Ändra många rader samtidigt” i menyvalen över listan för att visa markeringsrutorna. Om du vill markera samtliga rader i en förteckning så klickar du i den ensamma rutan längst ut till vänster i listans rubrikrad. Du kan sedan avmarkera vissa rader om du inte vill att precis alla skall vara markerade. Detta är t ex effektivt om man vill anta 55 av 60 personer som anmält sig till en kurs.

Välj åtgärd att utföra med markerade rader

När du bockat för de rader du vill åtgärda så väljer du typ av åtgärd i menyn ”Med markerade: ” längst ned i botten av listan. När du valt typ av åtgärd så klickar du på ”Verkställ”. Anledningen till att två klick krävs är för att man inte av misstag skall välja en felaktig åtgärd. Man skall t ex inte riskera att radera alla markerade rader bara därför man råkar slinta när man skall välja åtgärdstyp i menyn.

Exportera en lista till en Excel-fil

Välj valet Exportera sökresultat och sedan filformatet Excel där alla poster kommer exporteras och inte enbart de poster som är synliga. De flesta listor kan exporteras till Excel-format.

Formulär

Så här kan du genomföra en kundundersökning via e-post på Mina Aktiviteter.

  1. Bygg formuläret och tilldela det ändamålet "Fristående enkät/undersökning" (inloggning krävs)
  2. Skapa ett massutskick och välj mallen "Kundundersökning" (inloggning krävs)
  3. I mottagarlistan (steg två) kopplar du utskicket till formuläret du vill använda (inloggning krävs)
  4. Granska och slutför massutskicket som vanligt (inloggning krävs)

Begränsningar

Det finns ett antal begränsningar i systemet som bland annat beror på tillgänglig serverkapacitet.

Storlek på visade listor

Om en utsökning resulterar i många träffar (rader) visas endast en del av dessa på en och samma sida tillsammans med en knapp för att visa nästa sida. Det är det absolut vanligaste sättet på webben att hantera stora listor.

Antalet maximalt visade rader kan väljas utifrån önskemål men vissa listor fallerar om antalet samtidigt rader blir väldigt stort. Begränsningen beror av hur komplex informationen är men för t ex kurslistor kan man som mest visa omkring 400 anmälningar samtidigt.

Undvik bakåt- och ladda om-knapparna efter att ni sparat data

När ni arbetar med någon form av registrering av data inom systemet så undvik webbläsarens bakåt- och ladda om-knappar. Om ni använder dessa knappar så finns nämligen en viss risk för att uppgifterna blir registrerade dubbelt. Normalt skall detta inte ske men undvik ändå att ladda om eller backa då ni just sparat eller ändrat data.

Problem att ladda hem datafiler med Internet Explorer

Om ni använde Microsofts Internet Explorer (IE) istället för deras nyare webbläsare Edge och försöker hämta hem en datafil så kan det hända att ni får upp ett felmeddelande som säger att filen inte är tillgänglig. Detta beror på ett känt problem med IE i kombination med säkra/krypterade webbsidor och Microsoft Excel. Fram till det att Microsoft åtgärdat problemet så måste ni i vissa situationer använda en annan webbläsare för att hämta hem datafiler. Alla vanliga webbläsare utom just vissa versioner av IE fungerar utmärkt. Förutom Microsofts Edge finns det flera möjliga webbläsare som ni kan använda som Firefox.

Ta reda på vilken webbläsare du använder och installera andra webbläsare

http://www.whatbrowser.org/

När du klickar på en länk till handledningen från Mina Aktiviteter kommer även den organisationen du är inloggad i sparas i handledningen. Det gör att om du sedan klickar på en länk i handledningen kommer den förvalda organisationen vara den spara organisationen. Om ingen organisation är vald så kommer ingen organisation bli förvald när du klickar på en länk.

Valet av domän och organisation kommer finns sparat tills du stänger ner webbläsaren.

Välj organisation för handledningen

Du kan välja om handledningen ska vara inställd på någon organisation genom att ange organisationskoden. Organisationskoden hittar du på sidan Admin -> Organisation i Mina Aktiviteter. Valet gör att organisationskoden skickas med när du klickar på en länk till Mina Aktiviteter i handledningen. Där värdet sedan användas för specifika funktioner i Mina Aktiviteter.

Exempel på länk till handledningen om organisationskod är vald så kommer koden stå efter https://minaaktiviteter.se/admin/org/

Språkhantering

Språk vid webbanmälan

Språket vid webbanmälan ändras automatiskt till engelska, spanska eller finska om den som bokar har det språkvalet i webbläsare. Deltagare kan även själv välja de språken och svenska i webbshoppen. Automatiska utskick av som exempel antagningsbesked kommer även bli på det språk som valdes vid webbanmälan.

Om ni vill kontrollera vilket språk använts för anmälningar gå till sidan Admin > Aktiviteter > Anmälningar och klicka på de tre staplarna ”Visade kolumner” i verktygsmenyn över listan och sedan kryssa i H 1. Språk, och sedan klicka på ”Använd och sök”. Det går även att ändra språk för anmälningarna genom att välja bockikonen ”Ändra många rader samtidigt”, markera anmälningar, och sedan välja ”Språk” under rubriken ”Special” och välja det språkat ni vill ändra till. Där automatiska utskick kopplade till anmälningarna kommer bli på det valda språket.

Översättning av egna texter till aktiviteter mm

Om ni har ett evenemang med gäster från olika länder och vill erbjuda den information ni själva på flera olika språk kan ni själva välja precis vilka texter som skall erbjudas på vilka språk.

Ni går till Admin > Aktiviteter och väljer ”Med markerade: Översätt till annat språk” och väljer sedan det andra språket. Systemet har nu skapat en lista med alla fraser och meningar som behöver översättas.

Ni kan lägga in översättningarna en och en direkt på webben. Alternativt kan ni klicka exportera översättningarna till exempelvis MS Excel, skicka dem till en annan person för översättning och sedan återimportera från sidan Admin > Övrigt > Importera data. Se bara till att få med den kolumn som heter ”Unik identifierare” eftersom den krävs för återimporten.

Motsvarande kan ni även göra för olika formulär ni skapat, t ex utvärderings- och bokningsformulär. För att hitta översättningarna går ni till sidan Admin > Övrigt > Översättningar.

Översättning av systemtexter

De texter som finns i systemet och som ni själva inte kan komma åt och ändra kallas för systemtexter. Dessa kan ni inte själva hantera men om ni vill lägga till ett nytt språk som vi saknar ger vi er gärna datafiler där ni kan lägga in översättningarna på det nya språket varefter vi importerar dem till systemet.

Översättning med Google Translate

Som standard så aktiveras automatiskt verktyget Google Translate om systemet genom exempelvis webbläsarens språkinställningar kan se att besökaren talat om att den vill se information på svenska. Översättningsverktyget fungerar i de flesta fall helt tillfredsställande för att anmälan skall kunna slutföras oavsett vilket språk besökaren pratar.

Ändra visning av översättningsverktyget genom era organisationsinställningar

I era organisationsinställningar kan ni enkelt välja om anmälningsguiden skall visa översättningsverktyget eller inte. Alternativen som finns är alltid, aldrig och anpassa. Det sistnämnda är standard och innebär att så som beskrivet ovanför att systemet försöker visa verktyget endast då det ser ut att behövas.

Visa meny för översättning till valfritt språk

Om ni vill visa översättningsverktyget i vissa sammanhang men inte andra kan ni frångå era organisationsinställningar när ni anropar anmälningsguiden. Genom att hänga på ;translator=1 eller ;translator=0 i slutet av webbadressen till anmälan så kan ni välja om det skall visas en meny för att välja språk. Skriver ni ;translator=auto så kommer systemet att själv försöka avgöra om det är lämpligt att visa en meny för språkval baserat på bland annat webbläsarens språkinställningar.

Visas som regel inte om ni bara hämtar ett html-block

Om ni skickar med format=htmlBody och inte har angett att översättningsverktyg alltid skall infogas kommer översättningsverktyget inte att visas. Orsaken till detta är att html-block i stort sett uteslutande hämtas från andra servrar och webbtjänster och då fungerar inte funktionerna för att anpassa visningen efter besökarens inställningar. Vill ni visa språkmenyn när ni hämtar ett html-block kan ni hänga på ;translator=1.

Samspel mellan översättningsverktyget och egna anpassningar av innehållet

Om ni använder er av möjligheten att anpassa innehållet på anmälningssidorna så bör ni testa hur det ser ut med och utan språkmeny. Ser det inte bra ut så kan säga till systemet att aldrig visa språkmenyn och eventuellt visa den genom er egna god.

Ni kan själva välja var språkmenyn skall placeras genom att på lämpligt ställe i sidkoden som ni själva skriver lägga in kodsnutten <div id="google_translate_element"></div>. Systemet kommer då automatiskt att komplettera med nödvändiga javaskriptkomponenter om dessa saknas.

Filmer

Ni kan dela filmer till kunder, medlemmar, deltagare i specifika aktiviteter eller till andra organisationer.

Exempelvis kan ni spela in en föreläsning för att sedan göra den tillgänglig till alla som var med på föreläsningen. På en danskurs kan ni filma en koreografi eller ett övningsmoment och dela filmen till alla kursdeltagare. Ni kan spela in en föreställning på en terminsavslutning och sälja inspelningen eller dela den gratis till terminens deltagare.

Ni kan även sälja tillgång till filmer utan koppling till någon fysisk aktivitet.

Så fungerar det

Ni behöver först skapa ett eget konto hos videotjänsten Vimeo. I inställningarna i Vimeo lägger in att skyddade/privata filmer får startas från de domän ni använder hos oss (t ex minaaktiviteter.se, idrott.se eller dans.se).

När ni laddat upp en film till ert Vimeo-konto kan ni i vårt system tala om vad filmen heter och vilket Vimeo-ID filmen har.

Ladda upp och administrera filmer (inloggning krävs)

Ni kan sedan dela filmerna till deltagare i utvalda aktiviteter och/eller andra organisationer. Dela filmer till aktiviteter kan ni göra från både film- och aktivitetsadministrationen, vad helst som är enklast för er. När ni delar en film väljer ni också mellan vilka datum som filmen skall vara tillgänglig.

Dela filmer från aktivitetslistan (inloggning krävs)

När en användare loggar in till vår tjänst så visas eventuella filmer som användaren har tillgång till direkt på startsidan.

Att spela in och dela en ny film

Ni kan hos oss lägga upp en ny film för delning långt innan ni spelat in filmen och laddat upp den till Vimeo. Ni lämnar då inledningsvis Vimeo-numret blankt i inställningarna för filmen.

På det sättet kan ni lägga upp planerade delningar i lugn och ro långt innan ni spelar in filmen. När ni publicerat filmen på Vimeo ändrar ni sedan bara Vimeo-numret i inställningarna för filmen hos oss.

Att dela film till en annan organisation

Förutom att dela filmer med era egna kunder/medlemmar så kan ni även dela tidsbegränsade nycklar till filmer till andra organisationer.

Nycklarna kan ni smidigt mejla till den andra organisationen direkt från systemet. Ni gör det genom att från filmöversikten klicka på delningen ni gjort till en organisation och därifrån välja ”Mejla länk till filmen”. Ni får då också förslag på mottagare av mejlet som hämtas från inställningar hos mottagaren och tidigare mottagare av filmnycklar som ni skickat till mottagarorganisationen. Finns inte rätt mottagare med så gå vidare och lägg in den nya mejladressen manuellt när ni skriver mejlet genom att klicka på redigera-knappen där mottagare visas. Nästa gång ni skickar en filmnyckel kommer den nya mejladressen att finnas med direkt som valbar adress.

Dela vidare en film

Om ni som organisation fått en film delad med er kan ni förutom att sprida nyckeln ni fått även dela den vidare till de som bokat olika aktiviteter hos er. Det gör det väldigt smidigt att köpa en film från en annan organisation och sedan låta era egna kunder/medlemmar köpa tillgång till den filmen genom en egen aktivitet ni själva lägger upp. Ni kan även dela filmen gratis till alla inloggade medlemmar.

Behörigheter

Alla administratörer kan hantera och dela filmer.

Dessutom finns en speciell behörighet med namnet ”Hantera filmer”. Det gör det möjligt för er att i adressboken skapa en grupp som heter ”Filmare” och via gruppinställningarna ge alla aktuella medlemmar i gruppen har rätt att hantera alla filmer. Det låter er utse en eller flera personer som kan hantera filmer utan att de behöver vara administratörer för andra delar av verksamheten.

Adressbok och medlemsregister

Systemet lagrar person- och adressuppgifter för kursdeltagare, medlemmar och andra kontakter i en och samma adressbok. Söker man efter ett namn i adressboken så söker man alltså bland alla registrerade personer oavsett om dessa härstammar från t ex kursanmälningar eller är inlagda som kontaktpersoner från myndigheter.

Begränsad tillgång till samma adressbok för alla organisationer

Alla organisationer som är anslutna till Mina Aktiviteter, Dans.se och Idrott.se delar på samma adressbok. Däremot så kan administratörer för en enskild organisation endast se personer i adressboken med någon koppling till den egna organisationen, t ex om personen har anmält sig till organisationens kurser.

Detta underlättar för den enskilde individen som inte behöver hålla reda på flera olika konton i olika organisationer. När den enskilde individen loggar in kan alla anmälningar hittas och uppdaterar individen t ex sina adressuppgifter, uppdateras uppgifterna för alla organisationer individen har kopplingar till.

Användarroller, grupper och utskick

Individer i adressboken har olika användarroller som avgör vilka rättigheter personerna har samt i vilken omfattning personen är synlig i systemet. I Mina Aktiviteter går det även att skapa olika typer av grupper och ställa in rättigheter för gruppmedlemmarna samt skapa e-postlistor för grupperna. Det går också att ställa in i vilken omfattning en viss individ i adressboken skall få utskick med olika val för som exempel brev- och e-postutskick.

Medlemsregister och medlemsadministration

För att medlemskap ska kunna registreras måste ni ha lagt in ett verksamhetsår för perioden medlemskapet gäller för. Då verksamhetsår utgör grunden för medlemsperiod och bokföringsår i Mina Aktiviteter. De behöver inte sammanfalla med kalenderår och inte ens alltid vara 12 månader. Verksamhetsår kan också utan problem förändras från ett år till ett annat. När man skapar ett nytt verksamhetsår går det även att ställa in olika medlemskategorier och medlemsavgiften för dessa.

Det vanligaste är att personer blir medlemmar genom att de inom systemet anmäler sig till en aktivitet som kräver medlemskap eller anmäler att de vill bli medlemmar. I de fallen sköts allt automatiskt. Det är även lätt att påminna alla tidigare medlemmar om att det är dags att bli medlem. Medlemmarna kan även få digitala och printade medlemskort som kan användas för att smidigt checka in till aktiviteter.  

Genom de inbyggda statistikfunktionerna kan man bland annat ta fram de medlemsuppgifter som Riksidrottsförbundet (RF) önskar. Det går även att exportera medlemsdata till IdrottOnline och andra externa system.  Systemet är även byggt för att kunna hantera kopplingar mellan medlemskap i lokalföreningar, distriktsförbund och riksorganisationer. Informationen om vilka personer som är medlemmar i organisationen ligger i en separat tabell i verksamhetssystemet.

Användare

Alla personer i adressboken har olika användarroller som avgör vilka rättigheter personen har samt i vilken omfattning personen är synlig för publikt på webben och för andra inloggade användare.

Alla rättigheter upp till och med lokal systemägare gäller endast i samband med en specifik organisation. Central support och uppåt har däremot rättigheter över organisationsgränserna.

För organisationer med få användare kan det räcka med att endast arbeta med de grundläggande behörigheterna. Är ni många som jobbar med systemet är det vanligtvis lämpligare att använda grupp- och event-baserade behörigheter eftersom de kan avgränsas mycket mer exakt.

Läs mer

Lägg till användare

Användarroller

Administrera aktiviteter

Ändra lokalt ansvarig

Behörigheter

Lägga till nya användare

Innan ni själva kan tilldela personer inom er organisation olika behörigheter måste ni kontakta central support för att lägga upp minst en person som kontaktperson och ansvarig för organisationen. Normalt görs detta i samband med att organisationen först testar systemet.

Alla som vill kan öppna ett personligt konto men kommer då bara åt sina egna uppgifter. För att kunna komma åt skyddade uppgifter inom en specifik organisation krävs att personen först tilldelas högre rättigheter inom just den organisationen vilket endast kan göras av befintliga administratörer inom organisationen.

Tilldela en person rättigheter och konto

  1. Sök efter den nya användaren i adressboken och klicka er in på personen. Om inte personen finns i adressboken så lägg till personen och spara uppgifterna. Kontrollera noga att e-postadressen är helt korrekt.
  2. Klicka på ”Redigera uppgifter” i högermenyn och tilldela personen lämplig behörighet inom organisationen.
  3. Klicka på länken ”Mejla nyckel” i högermenyn på personöversikten

Inloggningsnyckeln som skickas med e-post tillåter den nya användaren att själv välja användarnamn och lösenord.

Vid behov kan användarnamn och e-post enkelt ändras i efterhand av användaren självt.

Personer med administrativa rättigheter inom organisationen bör vara inlagda med fullständigt personnummer. Detta för att vara helt säker på att ingen förväxling kommer att ske och att det vid behov är möjligt att få tag i personen även då denne lämnat sitt uppdrag eller anställning.

Lista med olika behörigheter

Grundläggande användarroller

Grundläggande behörigheter är ett grovt sätt att styra vem som får se och göra vad i systemet. Behöver ni mer kontroll använder ni istället gruppbaserade behörigheter.

Ändra användarroll

Användarroller ändrar ni genom att söka upp och öppna personen i adressboken. Klicka på Redigera Uppgifter och ändra sedan behörighet i rullgardinslistan Användarroll längst upp.

Läs mer om att ändra lokalt ansvarig

Länk till adressboken

Vanliga användare

Dold

Har aktivt valt att vara dold för andra personer med koppling till organisationen och vill till exempel inte synas i medlemsmatriklar eller liknande. Kan fortfarande logga in och se och delvis ändra sina egna uppgifter och registreringar, t ex modifiera sina kursanmälningar innan öppen anmälan stängt. Kan själv välja att inte längre vara dold.

Vanlig användare / Standard

Utgångsläge för nytillkomna personer som inte har gjort något aktivt val avseende användarroll och synlighet. Kan logga in och se samt i viss utsträckning även uppdatera sina egna uppgifter. Kan också välja att ändra användarroll till dold eller synlig användare.

Synlig

Individen kan logga in och se och delvis ändra sina egna uppgifter och registreringar. Dessutom kan personen se andra medlemmar som också de valt att vara synliga. Kan själv välja att inte längre vara synlig användare.

Lokala användare med högre behörighet

Aktiv

Aktiva medlemmar som t ex är med i funkisgrupper och arrangerar fester och andra aktiviteter.

Utöver ovanstående kan personen även se alla andra medlemmar med koppling till den egna organisationen, oavsett i vilken mån dessa valt att vara synliga. Kan även se kompletta medlems- och kurslistor samt komma åt fler verktyg och inställningar.

Personal / Funktionär

Personal och ansvariga funktionärer. Kan se alla uppgifter som berör den aktuella organisationen samt utnyttja flertalet lokala verktyg. Kan i stor omfattning också ändra andra personers uppgifter förutsatt att dessa personer har lägre behörighet.

Administratör

Administratörer som också har rätt att ändra andra personers uppgifter, lägga upp aktiviteter/kurser, registrera medlemskap, anta personer till kurser, registrera betalning, ändra/radera kontakter och konton mm. I t ex en ideell förening kan dessa var kassören, medlemsregisteransvarig, kursadministratörer mm.

Lokalt ansvarig

Högsta möjliga behörighet inom enskilda organisationer. Kan ändra organisationens grundinställningar, skapa grupper, tilldela andra personer administratörsrättigheter.

Lokalt ansvariga kan även göra andra personer till lokalt ansvariga. Däremot kan ansvariga inte ta bort behörigheten för en annan person som redan är ansvarig utan detta måste göras av den ansvarige självt eller av central support.

Oftast är det lämpligt att ha en till två ansvariga vilket t ex kan vara ordförande, VD eller annan firmatecknare. Det underlättar också om den som är primärt ansvarig för tjänsten inom den egna organisationen fått behörighet som lokalt ansvarig.

Förbundsadministratör

Administratörer inom ett förbund kan ges möjlighet att logga in till sina egna medlemsorganisationer med extraordinära behörigheter. De kan då ändra uppgifter som är låsta även för huvudansvariga inom organisationen.

Centrala användare

Central support

Personer som arbetar med central support gentemot medverkande organisationer.

Utvecklare

Centrala administratörer och vissa utvecklare. De som arbetar med utveckling av systemet.

Systemägare

Den eller de personer som är högst ansvariga för hela systemet.

För systeminstallation

Rotkonto

Ett icke personligt konto som främst används i samband med installation. Rotkontot kan användas även om databasen inte är tillgänglig. I driftsmiljö är detta konto normalt avstängt men kan vid behov aktiveras genom att ändra i konfigurationsfilen.

Behörigheter

Det går att i inställningar för grupper i adressboken ställa in mer specifika behörigheter till Mina Aktiviteter. Exempelvis kan ni skapa en grupp för instruktörer som ger dem behörighet att checka in deltagare till sina aktiviteter. Ett annat exempel är att skapa en grupp för revisorer som får läsbehörighet till all verksamhet. Där det sedan går att lägga till individer till grupperna för att de ska få de valde behörigheterna.

På sidan Grupper kan ni välja att redigera gruppinställningar för en grupp och under ”4. Tilldela alla gruppmedlemmar markerade behörigheter”, ställa in behörigheten för gruppmedlemmarna.

Grupper

Det finns nedanstående typer av behörigheter.

Villkorade behörigheter endast inom egna uppdrag
Behörighet som automatiskt sätts för de aktiviteter där gruppmedlemmarna är publika instruktör eller dold funktionär. Till exempel registrera närvaro och mejla alla deltagare.

Läsbehörigheter
Gruppmedlemmarna kommer att kunna se men inte ändra information i Mina Aktiviteter Till exempel se grundläggande personuppgifter för alla i adressboken och granska all bokföring.

Kundkommunikation
Till exempel kunna göra massutskick till alla i adressboken.

Skrivbehörigheter för alla aktiviteter
Till exempel hantera incheckningar och administrera anmälningar för alla aktiviteter.

Skrivbehörigheter för all ekonomi
Till exempel registrera betalningar i kassan och arbeta med löpande bokföring.

Behörighet att se och administrera aktiviteter

Baserat på generell behörighet inom hela organisationen

De som inom hela organisationen tilldelats behörigheten administratörer eller lokalt ansvariga kan alltid administrera kurser och andra aktiviteter samt även anmälningar till dessa. De som inom hela organisationen fått behörigheten personal/funktionärer kan lägga till och redigera vanliga poster i kalendern.

Behörigheten inom hela organisationen tilldelas genom formuläret ”Redigera individ”.

Behörighet att redigera enstaka aktiviteter

Personer som inom hela organisationen har tilldelats behörigheten ’Aktiva’ eller högre kan också för enskilda aktiviteter ges specifika behörigheter, t ex att se deltagarlistor, redigera anmälningar eller inställningar för aktiviteten. Detta gör det möjligt att använda lägre generella behörigheter inom organisationen men ändå tillåta aktivitetsledare att administrera specifikt sina egna aktiviteter.

Extra behörighet för enskilda aktiviteter redigeras genom att registrera personen på aktiviteten och under ”Redigera anmälan” tilldela önskad behörighet. Observera dock att personen på den enskilda aktiviteten också måste vara antagen, funktionär eller ledare. Om personen avanmäls eller stryks som funktionär så inaktiveras behörigheten som tilldelats för just den aktiviteten.

Ändra eller lägga till lokalt ansvarig

Om det redan finns en lokalt ansvarig upplagd som fortfarande är aktiv

Finns det i systemet en person som är upplagd som lokalt ansvarig så kan den lägga till en eller flera en eller flera andra personer inom organisationen. Därefter kan personen välja att vara kvar som lokalt ansvarig eller vid behov sänka sin egen nivå.

Följande steg genomförs då av dig som sedan tidigare är lokalt ansvarig:

  • Logga in med ditt befintliga konto och gå till Admin-fliken
  • Kontrollera att rätt organisation är vald
  • Sök i adressboken efter den som skall bli lokalt ansvarig. Finns inte person i adressboken så lägg till denne och spara
  • Plocka upp personen för redigering och kontrollera att personuppgifterna stämmer, framförallt den primära e-postadressen
  • Tilldela behörighet som lokalt ansvarig. Observera att du efter detta steg inte längre har behörighet att ändra några uppgifter för den som just fått samma behörighet som dig själv
  • Skicka vid behov en ny inloggningsnyckel

Nedanstående sista steg görs endast om du själv inte längre ska vara lokalt ansvarig:

  • Sök upp dig själv i adressboken och plocka upp dig för redigering. Sänk din behörighet till lämplig nivå och spara. När du gjort detta kan du inte längre själv återta din tidigare behörighet.

Om det inte finns någon aktiv lokalt ansvarig upplagd

Om det är så att det inte alls finns någon lokalt ansvarig upplagd, eller om den eller de som är lokalt ansvariga har lämnat organisationen och inte längre finns tillgängliga för att lämna över sin behörighet, behöver ni mejla supporten.

För att vi på supporten skall veta att det verkligen är vad organisationen önskar och inte bara är en förfrågan från en enskild individ måste organisationens önskemål styrkas. Vanligast är att hänvisa till kontaktuppgifter på den egna webbplatsen. Står det exempelvis där att den nya lokalt ansvarige också är ordförande eller motsvarande så är det tillräckligt för oss. Finns ingen sådan information så be gärna den som tidigare var lokalt ansvarig att bekräfta vem som skall ta över. Om det sker via mejl så skicka från en mejladress som redan finns kopplad till personen. Är det inte möjligt så får vi ta ställning då till hur vi skall gå vidare i det enskilda fallet.

E-post supporten: info@cogwork.se

Bevakningar av aktuella ärenden

Varje natt kontrollerar systemet vilken information som behöver delges vilka användare. Viss information skickas alltid, annan information skickas endast om användaren aktiverat bevakningar av aktuella ärenden.

Exempel på information om endast skickas om användaren aktiverat bevakningar är påminnelser om att användaren skall hålla en eller flera träningspass följande dag. Har användaren behörighet att se och närvaroregistrera deltagare så inkluderas även en länk till den digitala avprickningen för det aktuella aktivitetstillfället.

Kontrollera och addera bevakningar

I adressboken under vyn ”Bevakningar” kan ni som administratörer se vilka andra användare som aktiverat bevakningar och vilka som inte gjort det.

Som administratör kan ni inte ändra andras bevakningar om de redan gjort ett aktivt val. Har användarna inte själva gjort ett aktivt val kan ni däremot aktivera bevakningar för dem. För att göra det så markerar ni i adressboken de användare ni vill aktivera bevakningar för och väljer ”Med markerade: Lägg till bevakning”.

Grupper i adressboken

Adressboken kan för större organisationer lätt bli väldigt stor och svåröverblickbar om det inte finns verktyg för att gruppera och söka personer i adressboken.

Översikt över medlemmar i en grupp

Via adressboken

I den vanliga adressboken under ”Avancerade sökalternativ” kan man välja att endast se personer tillhörande en viss grupp. Använd detta alternativ om du bara vill hitta information om personerna som ingår i gruppen.

Via gruppverktyget

Via översikten över alla grupper kan man nå en lista över alla medlemmar i gruppen. Använd detta alternativ om du vill lägga till eller ta bort gruppmedlemmar.

Aktivera e-post-lista

Den som är lokal systemägare har rätt att koppla e-post-listor till grupper som tillhör den egna organisationen. E-post-listorna konfigureras på samma sida som man redigerar övriga gruppegenskaper vilken nås via redigera-ikonen på

Skicka till e-postlistan

För att skicka till en e-postlista används ett helt vanligt e-postprogram, antingen webbaserat eller på den egna datorn.

Vilka inkluderas i e-postlistan?

E-postlistan inkluderar endast aktuella gruppmedlemmar som har en e-post som till synes fungerar och som inte tackat nej till e-post via mejlinglistan. Om en person bett att endast få restriktivt med mejl från organisationen görs till medlem i en grupp så kommer som standard inga mejl att skickas via gruppens eventuella mejlinglista. Detta kan ändras i inställningarna för det enskilda medlemskapet.

Skapa roller inom grupper

Med rollhanteringen är det exempelvis möjligt att skapa en styrelsegrupp och tala om att inom den skall det finnas ”Ordförande”, ”Kassör”, ”Ledamot” etc. Samtidigt kan ni skapa en annan grupp som heter ”Revisorer” och inom den skapa rollerna ”Ordinarie revisor” och ”Revisorssuppleant”. När ni sedan plockar upp en medlem inom styrelsegruppen kan ni exempelvis välja att ge medlemmen rollen ”Kassör” men däremot inte rollen ”Ordinarie revisor”.

Definiera roller

Första steget är att definiera grupproller. Detta görs inte inom någon enskild grupp utan alla roller kan potentiellt kopplas till alla grupper. T ex kan ni definiera rollen ”Sammankallande” och koppla den till ett stort antal olika grupper.

Koppla roller till grupper

Nästa steg är att koppla rollerna till existerande grupper.
Detta kan göras från listan över alla grupper. Markera de grupper ni vill koppla en roll till och välj ”Med markerade: Applicera roller: Lägg till roll”. På samma sätt kan ni även ta bort roller från grupper.

Lista över alla grupper (inloggning krävs)

Koppla roller i en grupp till individer

Sista steg är att inom en grupp koppla olika roller till enskilda individer.
Om ni öppnar en individs gruppmedlemskap för redigering kan ni där välja vilken roll individen skall ha i gruppen.

Om samma person innehar flera olika roller samtidigt inom samma grupp registrerar ni ett gruppmedlemskap för varje roll.
Ni kan ha olika start- och slutdatum för varje roll. Om en person varit medlem i gruppen under en period, varit bort från gruppen ett tag och sedan återkommit som gruppmedlem registrera ni två separata gruppmedlemskap på individen med olika start- och slutdatum. På det sättet kan ni enkelt följa upp vem som t ex varit kassör i styrelsegruppen under en viss period.

Granska roller för flera grupper samtidigt

Om ni går till

Grupper > Alla medlemmar (inloggning krävs)

kan ni där välja att se alla som har en viss roll inom grupperna, t ex sammankallande. Ni kan även först gå till listan över alla grupper, markera de vill inkludera i urvalet och välja ”Visa med markerade rader: Granska gruppmedlemmar > Addera till urval”.
Då kan ni plocka fram en lista över alla som har en viss roll inom en  de grupper ni valt att se.

Grupper i grupper

Ni kan addera en grupp till en annan grupp. Ni kan t ex skapa ett antal grupper som heter ”Ledare Barnverksamhet”, ”Ledare Elit” osv.
Sedan kan ni skapa gruppen ”Alla ledare” och till den addera ”Ledare Barnverksamhet” och alla andra ledar-grupper. Slutligen kan ni skapa en grupp som heter ”Alla funktionärer” och till den addera gruppen ”Alla ledare”, ”Styrelse” osv. Då har ni skapat grupper i grupper i flera led så att när en individ läggs till i gruppen ”Ledare Barnverksamhet” läggs den automatiskt till också i grupperna ”Alla ledare” och ”Alla funktionärer”.

Tilldela medlemmar i en grupp extra behörigheter i en annan grupp

Ni kan även tilldela extra behörigheter när ni lägger till en grupp i en annan. T ex kan ni skapa en grupp som heter ”Prenumeranter Nyhetsbrev”, koppla en e-postadress till den dit endast administratörer/ägare har rätt att skicka. Sedan kan ni skapa en annan grupp som heter ”Informationsansvariga” och samtidigt tala om att alla som tillhör gruppen ”Informationsansvariga” skall vara moderatorer/administratörer i inom ”Prenumeranter Nyhetsbrev”. Det innebär att  när någon läggs till i gruppen ”Informationsansvariga”  så får personen samtidigt behörighet att skicka mejl till gruppen ”Prenumeranter Nyhetsbrev”.

Grupper med automatiska medlemmar

Det finns möjlighet att låta systemet automatiskt addera personer till en grupp. T ex kan ni skapa en grupp som heter ”Aktuella medlemmar”, tilldela den en e-postadress ”medlemmar@klubben.minaaktiviteter.se” och i gruppinställningarna tala om att alla som varit medlemmar inom exempelvis 90 dagar automatiskt skall inkluderas i gruppen. Gör ni så har ni skapat en e-postlista till alla medlemmar där föregående års medlemmar ligger kvar tre månader in på nya året.

Aggregerade grupper

Anta att ni inom ett förbund definierat en grupptyp som heter ”Styrelse”, till grupptypen adderat rollerna ”Ordförande”, ”Kassör” mm och gjort den grupptypen tillgänglig för alla era medlemsorganisationer.
Då kan ni ni på förbundsnivå skapa aggregerade grupper som heter t ex ”Alla lokala styrelsemedlemmar”, ”Alla kassörer” osv. Så snart en lokalförening lägger till en person i gruppen ”Styrelse” med rollen ”Kassör” kommer den personen direkt att synas i förbundsgrupperna ”Alla lokala styrelsemedlemmar” och ”Alla kassörer”.

En annan vanlig användning inom förbund är att skapa en grupptyp som heter ”Prenumeranter förbundstidningen” och göra den tillgänglig hos alla lokalföreningar.

Översiktslistan över alla grupper (inloggning krävs)

Exempel på olika grupper i adressboken

Adressboken kan för större organisationer lätt bli väldigt stor och svåröverblickbar om det inte finns verktyg för att gruppera och söka personer i adressboken.

Grupper med speciella funktioner inom systemet

Instruktörer, interna

Personer inom den egna organisationen som är instruktörer/ledare/tränare/föreläsare på organisationens egna kurser och aktiviteter. Medlemmar i denna grupp kommer också att finnas enkelt valbara som instruktörer via rullgardinsmenyn ”Lägg till ny instruktör” på deltagarlistor.

Instruktörer, externa

Personer utanför den egna organisationen som anlitas som instruktörer/ledare/tränare/föreläsare på organisationens egna kurser och aktiviteter. Medlemmar i denna grupp kommer också att finnas enkelt valbara som instruktörer via rullgardinsmenyn ”Lägg till ny instruktör” på deltagarlistor.

Tävlingsansvariga

Nödvändig hos klubbar där tävlingsverksamheten administreras inom systemet. Medlemmar i gruppen tävlingsansvariga har behörighet att exempelvis anmäla medlemmar till tävlingar. Den som är gruppägare visas även som kontaktperson utåt i samband med tävlingsverksamheten.

Övriga vanligt förekommande grupper

Styrelse

För föreningar finns grupptypen Styrelse, där det går att ställa in olika roller som ordförande och kassör för gruppmedlemmarna. En viktig funktion med att skapa en grupp för styrelse är att det går att ställa in att information om gruppmedlemskap ska sparas i elva år. Då preskriptionstiden för ekonomiska brottmål och ärenden är 10 år. Det går även att ställa in behörighet för gruppmedlemmarna, så att de som exempel kan granska all verksamhet och ekonomi . Det finns även en grupptyp specifikt för revisorer.

Nyhetsbrev

För alla som vill hållas uppdaterade om vad som sker inom organisationen.

GDPR och dataminimering

Automatisk radering av avslutade gruppmedlemskap

När en person som varit medlem har avslutat sitt medlemskap i gruppen styr denna inställning under hur lång tid informationen om det avslutade gruppmedlemskapet kommer att bevaras i systemet. Om man exempelvis ställer in att avslutade medlemskap skall bevaras i 18 månader så innebär det att alla medlemskap som avslutats för minst 18 månader sedan kommer att raderas. Det behöver däremot inte ha gått18 månader efter det att gruppmedlemskapet avslutades.

I de flesta fall finns inget behov av att spara historik om avslutade medlemskap varför det i inställningar normalt skall läggas in i gruppinställningarna att ingen historik skall bevaras över avslutade medlemskap.

Om ni använder systemet fullt ut som ert primära administrativa system måste däremot historik om styrelsemedlemmar, revisorer och liknande bevaras under avsevärd tid. Eftersom preskriptionstiden för ekonomiska brottmål och ärenden är 10 år så är det lämpligt att bevara historiken i 11 år. Då finns informationen finns kvar om det uppstår en tvist för något som inträffade för tio år sedan.

Om ni exempelvis är en förening som skapat grupper för olika hedersuppdrag kan det vara lämpligt att helt stänga av automatisk radering av historiken eftersom både föreningen och de som haft hedersuppdragen i allmänhet vill bevara historiken.

Inställningar och alternativ för grupper

Grundinställningar

Typ av grupp

Det finns i systemet ett antal grupptyper som har speciella funktioner, som t ex medför vissa rättigheter eller att gruppmedlemmarna visas i olika sammanhang. De speciella grupptyperna kan väljas i en rullgardinsmeny. Om ingen av de speciella grupptyperna passar så låt typen förbli ”Standard”.

Gruppnamn

Försök att hitta ett beskrivande men inte allt för långt namn på gruppen. Kan innehålla små och stora bokstäver, siffror, mellanslag och svenska tecken.

Beskrivning

Försök vara så utförlig för att berörda personer skall förstå gruppens funktion. Använd bara ren text utan html-taggning.

Tillhörande e-postlista

Att koppla en e-postlista till gruppen är inte nödvändigt men ofta väldigt praktiskt för att enkelt kunna kommunicera inom gruppen.

Listadress

Den e-postadress som skall kunna användas för att skicka ett e-postmeddelande som sprids till alla de aktuella gruppmedlemmar som inte undantagits från utskick.

Om e-post till organisationens egna domänadress, eller en subdomän av den, hanteras på CogWorks servrar så kan den domänadressen eller användas för gruppens mejladress. En listadress kan då se ut som ledare@demoforening.se.

Hanteras däremot organisationens e-post inte på CogWorks servrar måste listadressen gå till en domänadress som administreras av CogWork, t ex domänen minaaktivieteter.se, idrott.se eller dans.se. Det får heller inte förekomma risk för sammanblandning mellan olika organisationer varför organisationens unika referenskod inom systemet måste placeras sist innan @-tecknet och föregås av en punkt. En listadress kan då istället se ut som ledare.demoforening@dans.se.

Listprefix

När ett mejl adresseras till listan så sätter systemet automatiskt till listprefixet inom hakparenteser framför meddelandetiteln. Om exempelvis listprefixet är Ledare och mejlets titel är Utbildningsplan så ändras titeln automatiskt till [Ledare]Utbildningsplan innan det når mottagarna. På det sättet blir det väldigt tydligt för mottagarna att det inte är ett privat mejl utan ett mejl skickat till gruppen Ledare.

Använd endast engelska bokstäver, siffror och understreck i listprefixet. Både stora och små bokstäver kan användas.

Svara till

Valet ”Svara till” styr vilken ny mottagare som väljs så gruppmedlemmen som fått mejlet i sitt egna mejlprogram klicka på ”Svara”.

För större grupper bör detta normalt sättas som ”Endast avsändare” eftersom e-postlistan annars lätt kan bli så pratig att personer väljer att lämna e-postlistan.

Maxvikt

Många som själva sitter på bredband skickar ibland av okunskap eller obetänksamhet mejl på flera megabyte till e-postlistor med resultat att andra medlemmar kan få sin e-post eller hela sin Internetuppkoppling blockerad. Av den anledningen finns det en begränsning för hur stora mejl som får skickas till e-postlistor.

Vilka som får skicka till listan

Med valet ”Alla” så finns ingen begränsning alls över vem som får skicka till listan. Detta är lämpligt för grupper man vill skall vara helt öppna att kontaktas av vem som helst.

Valet ”Medlemmar innebär att e-postadressen från vilken mejlet skickas måste finnas registrerad i systemet på någon av gruppens medlemmar.

Valet ”Moderatorer” innebär att endast de som i gruppen är satta som moderatorer får skicka till listan. Detta är ett självklart val vid exempelvis stora nyhetslistor som går till väldigt många mottagare.

Oavsett inställningar av vem som får skicka till listan så får alltid organisationens egna administratörer alltid skicka till alla e-postlistor inom organisationen.

Att begränsa informationsutskick

Det finns möjlighet att begränsa i vilken omfattning en individ skall få utskick genom att på en individs sida välja ”Redigera uppgifter” och därefter ange begränsning i rullgardinsmenyerna ”Skicka e-post” och ”Skicka brev”.

Utskicksguiden

I utskicksguiden går det i ”Steg två : Filtrera och kontrollera meddelanden” att ställa in begränsning för ”Skall ha brev” och ”Vill få e-post”. För att enbart de med den begränsningen och de som önskar mer frekventa utskick ska bli mottagare av meddelandet. Begränsningen ”Normalt” i utskicksguiden är samma som ”Ej uppgett” i inställningarna för individen.

Utskick

Adressboken

I adressboken går det att välja ”Urval” i verktygsmenyn över listan och sedan i rullgardinsmenyn ”Utskick e-post” göra en filtrering utifrån önskemål om utskick av e-post. Det är även i Adressboken möjligt att välja ”Visade kolumner” och kryssa i C: ”7. Begränsa e-post” eller C: ”8. Begränsa post”. För att lägga till kolumner för att visa om en annan begräsning för utskick är vald än ”Ej uppgett”. Där dessa alternativ kan som exempel användas vid export till en Excelfil.

Val av begränsning

Minimalt

Individen skall ej ha några utskick från organisationen. Detta kan bero på att personen själv undanbett sig vidare utskick eller att det kanske är en extern kontakt, t ex en leverantör, som inte alls är intresserad av organisationens vanliga verksamhet.

Detta skall givetvis respekteras på det sättet att organisationen inte skickar icke efterfrågad information. Däremot så skickas alltid anmälningsbekräftelser, antagningsbesked, betalningspåminnelser osv. Om en individ t ex har skulder till organisationen så spelar det ingen roll om han undanbett sig vidare information från organisationen.

I utskicksguiden är det valet standard för som exempel mallen ”Anmälningsinfo”, då den mallen oftast används vid utskick som alla deltagare behöver få.

Restriktivt (Val endast för e-post)

Individen vill ha begränsat med information från organisationen men har inte undanbett sig all information. I utskicksguiden är det valet standard för som exempel mallen ”Förnya medlemskap (vid nytt medlemsår)”. Det går även som exempel att skapa en mall med den begränsningen förvald för utskick av kursinformation vid terminsstart.

Ej uppgett

Standardval när en ny individ läggs till i adressboken. I utskickguiden är det begränsningen ”Normalt” och standard för som exempel mallen ”Enkelt mejl”. Begränsningen ”Normalt” kan vara bra att använda vid som exempel nyhets- och medlemsbrev. Det är dock viktigt att visa återhållsamhet och inte göra för många utskick till kunder och medlemmar.

Regelbundet

En administratör har uttryckligen markerat att individen vill få regelbunden information skickad till sig. I utskicksguiden är begränsningen ”Rikligt” enbart tillgängligt för e-post.

Ett alternativ till begränsningen ”Regelbundet” är att skapa grupper i adressboken och till gruppmedlemmarna skicka både mer frekventa och anpassade utskick. Det kan även i dessa fall vara bra att visa återhållsamhet i antal utskick som görs.

Sammanfattning av alternativen

Inställning individUtskicksguidenSkicka
MinimaltMinimaltEndast personliga antagningsbesked, betalningspåminnelser o.dyl.
RestriktivtRestriktivtViktiga meddelanden, t ex kursprogram eller kallelse till årsmöte. Endast val för e-post utskick.
Ej uppgettNormaltDet finns inget aktivt val för användaren registrerat. Kan användas för som exempel nyhets- och medlemsbrev.
RegelbundetRikligtFör de som speciellt efterfrågar mer frekvent information.

Hitta och sammanfoga duplikat av individer

Allmänt om duplikat

Ibland skapas duplikat av samma individer i adressboken. Det kan t ex bero på att samma person anmält sig till en kurs med annan e-postadress än vad som tidigare fanns registrerad för denne person. Om en organisation då den först går in i systemet väljer att importera sitt befintliga medlemsregister kan också många duplikat skapas eftersom samma individ ofta deltar i aktiviteter arrangerade av olika organisationer som alla använder samma system.

Varning – Irreversibelt!

Sammanslagning av duplikat är irreversibelt. I vissa fall kan central support hjälpa till att återta data från loggfiler men detta är trixigt och arbetskrävande. Vid sammanslagning av duplikat måste man därför vara helt säker på att det verkligen är två duplikat av samma individ liksom vara helt klar över på vilka uppgifter som skall vara kvar och vilka som skall kastas bort.

Vilken behörighet krävs?

För att kunna slå samman två duplikat av samma individ måste du minst ha administratörsbehörighet och dessutom ha högre behörighet än vad som finns registrerat på någon av duplikaten. Om ett av duplikaten skulle vara kopplat också till en annan organisation och där har administrativ behörighet så är det endast central support som kan smälta samman duplikaten.

Att söka och identifiera duplikat

Innan man kan smälta samman duplikat måste man först hitta dem i en lista där man kan markera dem och välja ”Smält samman duplikat”. Det finns flera sådana listor vilka ger den möjligheten varav de vanligaste är adressboken, vid redigering av en enskild individ samt det speciella verktyget som finns för att söka efter duplikat.

Identifiera duplikat i samband med visning av enskild individ

Då man väljer att redigera en enskild individ så söker systemet alltid per automatik efter potentiella duplikat, exempelvis individer med samma namn, födelsedag eller e-post. Om några sådana misstänkta duplikat hittas så visas de längst ned på sidan i en lista under rubriken ”Relaterade individer och potentiella duplikat”.
Har man tillräcklig behörighet kan man från den listan välja att smälta samman duplikaten.

Identifiera duplikat direkt från adressboken

Om man i adressboken söker efter en viss person utifrån namnet och flera personer med det namnet hittas så visas alla träffarna i adressboken. Om man då upptäcker att det är duplikat (och har tillräcklig behörighet) kan man därifrån välja att smälta samman duplikaten genom att plocka upp ”Ändra många”-kryssrutorna, bocka för de båda misstänkta duplikaten, välja ”Med markerade: Smält samman duplikat” och klicka på ”Verkställ”.

Sökverktyg för att hitta duplikat

Man kan under avdelningen Adressbok välja att explicit söka efter duplikat utifrån namn, födelsedag eller e-post. Givetvis kan man härifrån välja att smälta samman eventuellt hittade duplikat.

Kryssrutan ”Lika kön”
Utesluter individer som enligt registrerade data är av olika kön. Om data saknas för en individ utesluts ingen av individerna. Speciellt praktiskt är detta om man primärt söker duplikat utifrån identisk e-postadress eftersom många som anmäler sig i par uppger samma e-postadress till båda personerna.

Kryssrutan ”Lika födelsedata”
Utesluter individer som enligt registrerade data har olika födelsedata. Om data saknas för en individ utesluts ingen av individerna. Detta är i allmänhet ett effektivt sätt att utesluta annars misstänkta duplikat.

Fältet ”Ändrad efter”
Med tusentals individer i den egna adressboken skapas det många misstänkta duplikat där man inte riktigt vågar smälta samman uppgifterna innan man fått bekräftat att det verkligen är samma individ. För att nytillkomna duplikat inte skall drunkna bland tidigare misstänkta duplikat så finns fältet ”Ändrad efter”. Det innebär att misstänkta duplikat där inga uppgifter ändrats efter det angivna datumet ignoreras och inte tas med i listan. Mycket bra då man letar efter nytillkomna duplikat.

Att smälta samman duplikat

I listan med personer plockar ni fram ”Ändra många”-kryssrutorna, bockar för de båda misstänkta duplikaten, väljer ”Med markerade: Smält samman duplikat” och klickar på ”Verkställ”. Då kommer ni till en ny sida där ni får välja vilka data som skall tas med från de båda duplikaten. De båda duplikaten visas i varsin kolumn som föregås av en kolumn med redigerbara fält för de data som skall sparas till den sammanslagna individen.

För att underlätta arbetet förifyller systemet de fält som skall sparas utifrån vilka som data är mest kompletta eller senast ändrade. Om fältens färg ändras till klargult då muspekaren förs över dem så behöver man bara klicka på fältet så flyttas värdet från det duplikatet över till kolumnen med värden som skall sparas.

Använd gärna länkarna som finns till hitta.se och upplysning.se för att kontrollera kontaktuppgifterna. Komplettera med eventuellt saknade uppgifter, t ex personnummer och fullständigt namn, från upplysning.se.
Personnumret underlättar väldigt mycket vid sökning efter duplikat liksom för att avgöra vad som verkligen är duplikat och vad som inte är det. Fullständigt namn underlättar för att avgöra vilken stavning på namnet som är korrekt om stavningarna skulle skilja sig åt.

Viktigt – Att välja rätt data

Det är viktigt att få med sig korrekta data. Speciellt e-postadressen är extra viktig eftersom den används för utskick av nödvändig information, exempelvis antagningsbesked och betalningspåminnelser. Ibland är det dock inte uppenbart vilka data som är mest aktuella. Här är några allmänna rekommendationer vid sammansmältning av duplikat.

  1. Undvik sammansmältning vid tveksamheter eftersom det inte finns någon möjlighet att ångra åtgärden. Ta istället först kontakt med ena eller med båda de misstänkta duplikaten och fråga om det är samma person och vilka kontaktuppgifter som i så fall är aktuella.
    Finns det mejladresser så är det normalt den smidigaste kontaktvägen. Oftast är det inget problem om båda duplikatet finns kvar några dagar till.
  2. Det är inte helt ovanligt att någon kurskamrat gjort anmälan i personens namn så kontrollera en extra gång vilka uppgifter som faktiskt verkar tillhöra personen själv. Om t ex telefonnummer verkar gå till en kurskamrat på en annan adress så är duplikatet kanske inte alls skapat av personen själv även om det påstås så i systemet.
  3. Välj kontaktuppgifterna från det senaste registrerade duplikatet om det uppenbart är registrerat av personen själv.
  4. Om det senast skapade duplikatet är registrerat av någon annan, exempelvis en paranmäld kurskamrat, så vidtas extra försiktighet, speciellt i valet av e-postadress. Några allmänna riktlinjer för val av primär e-postadress:
    • Om den senast angivna e-postadressen uppenbart tillhör personen i fråga, t ex därför att personens namn ingår i adressen, så väljs den.
    • Om den senaste angivna e-postadressen istället uppenbart tillhör någon annan så väljs istället den äldre e-postadressen som registrerats av personen själv (förutsatt att den inte markerats som ej fungerande eller problematisk).
    • Om det inte är uppenbart vilken av e-postadresserna som personen fortsättningsvis vill använda så skicka gärna ett mejl adresserat till personens samtliga e-postadresser och fråga vilken e-postadress och vilka övriga uppgifter som är aktuella.

Utnyttja gärna den ”dolda” noteringen på personen för att spara information som eventuellt inte kan bevaras på annat sätt i sammanslagningen. Där kan man t ex skriva ”Tidigare uppgivit jobbtelefon 012-34 56 78”.

Medlemsregister och medlemsadministration

Innehåll och navigering på denna sida

Medlemsregister och verksamhetsår

I systemet sparas all information om medlemskap från tidigare medlemsperioder så det går att gå tillbaka och se vilka som var medlemmar under tidigare år. Det går även att ställa in hur länge information ska finnas kvar från dem som inte längre är medlemmar beroende på deras tidigare roll i föreningen, som exempel styrelseledamot. Det finns också många olika ställen där man kan se om personer är medlemmar under olika perioder men den bästa översikten nås via sidan Verksamhetsår.

På sidan Verksamhetsår går det att lägga till ny period, vilket krävs för att medlemskap ska kunna redigeras för det året. Perioden behöver inte sammanfalla med kalenderår och inte ens alltid vara 12 månader. Verksamhetsår kan också utan problem förändras från ett år till ett annat. När man skapar ett nytt verksamhetsår går det även ställa in olika medlemskategorier och medlemsavgiften för dessa.

I listan med verksamhetsår finns det ikoner för respektive år längst till vänster för att redigera perioden och visa medlemskap och statistik för den aktuella perioden. Det går även direkt i listan se hur många som är medlemmar ett specifikt år. Det går även att klicka på medlemsantalet för ett specifikt år, för att visa alla medlemmar för den perioden i Adressboken.

Admin > Organisation > Verksamhetsår (inloggning krävs)

Registrering av medlemskap

Anmälan till aktivitet eller medlemsansökan

Det vanligaste är att personer blir medlemmar genom att de inom systemet anmäler sig till en aktivitet som kräver medlemskap eller anmäler att de vill bli medlemmar. I de fallen behöver ingen administratör inom organisationen göra något alls utan allt sköts automatiskt.

Manuell registrering

Om någon exempelvis betalar ett medlemskap kontant så registreras medlemskapet i samband med att betalningen bokförs. Detta görs genom att man klickar sig in på personen via adressboken och öppnar sektionen Medlemskap och klickar på rutan ”Registrera medlemskap”. Därefter fyll i belopp, betalmedel, verifikatserier, medlemsår och typ av medlemskap. Det kan även vara bra att skriva en notering under Märkning verifikat.

Medlemskategorier

Olika medlemskategorier
NNormal (vuxen)
FPFamiljemedlem, primär (betalande)
FFamiljemedlem (medföljande, ofta gratis)
SStuderande
UUngdom/Barn. Inkluderar alla upp till och med en viss ålder
P”Pensionär”. Inkluderar alla efter en viss ålder
HHedersmedlem. Inte kopplat till någon specifik medlemsperiod

Registrera medlemskap utan betalning

Även om registrering av ett medlemskap och bokföring av betald medlemsavgift normalt sker tillsammans så är det möjligt att registrera ett medlemskap utan att samtidigt bokföra en betalning. Denna möjlighet kan utnyttjas för att registrera medföljande familjemedlemmar, hedersmedlemmar eller enstaka medlemskap från tidigare perioder då systemet inte hade börjat användas.

På en person sida i adressboken

Vid registrering av medlemskap utan betalning så skall betalt belopp skall sättas till 0 och fälten betalmedel, betaldatum, verifikatserie och märkning verifikat skall lämnas helt tomma. Medlemskapet kommer då att registreras utan att någon betalning bokförs.

I adressboken

Välj ”Ändra många rader samtidigt”, markera de som ska läggas till som medlemmar och välj sedan ”Nytt medlemskap utan betalkoppling och ange år och typ av medlemskap.

Familjemedlemskap

Medlemsansökan

När en person ansöker om medlemskap i föreningen kan personen välja medlemskategorin Huvudmedlem, familj och i nästa steg ange familjemedlemmar som ska ingå i familjemedlemskapet. Efter att familjemedlem har lagts till går det att klicka på redigera medlemskapet för att lägga till huvudmedlem.

I adressboken

Registrera personen enligt instruktionerna under registrera medlemskap och välj typ av medlemskap Familj, primär betalande. Det går därefter att lägga till familjemedlemmar antagligen som betalande eller som medlemskap utan betalning.

Hedersmedlemmar

Hedersmedlemmar behöver endast registreras som hedersmedlemmar den första perioden som hedersmedlemskapet skall gälla, därefter finns de kvar som hedersmedlemmar alla efterföljande perioder. Om man av någon anledning vill begränsa hedersmedlemskapet kan man i efterhand sätta ett slutdatum för det.

Status: Aktiva och passiva medlemmar

Det finns två olika typer av medlemmar, nämligen aktiva och passiva. Detta kallas för medlemskapets status.
Aktiva medlemmar är personer som deltar i organisationens aktiviteter medan passiva medlemmar t ex kan vara hedersmedlemmar som inte längre är engagerade i organisationen.

Som standard registreras alla nya medlemmar initialt som aktiva. För att registrera ett nytt passivt medlemskap måste först ett vanligt aktivt medlemskap registreras för att sedan ändras till passivt.

Det är inte möjligt att markera olika status under tidsperioder inom ramen för ett och samma medlemskap.
Detta innebär att om en person t ex är hedersmedlem från 2000-01-01 men upphörde att vara aktiv medlem 2004-01-01 så måste två medlemskap registreras. Ett som aktiv hedersmedlem mellan 2000-01-01 till 2003-12-31 samt ett som passiv hedersmedlem från 2004-01-01 och framåt.

Spärr för dubbla medlemskap

Det är inte möjligt att registrera flera medlemskap på samma person under samma tidsperiod. Däremot är det ändå möjligt att dubbelregistrerade medlemskap kan förekomma. Det kan inträffa om en individ av misstag varit registrerat som två olika personer i systemet som båda varit registrerade som medlemmar under samma period. När detta duplikat identifieras och smälts samman så kommer inte medlemskapet att automatiskt smältas samman utan sammansmältningen kommer att resultera i ett dubbelt medlemskap.

För att kunna identifiera dubbla medlemskap finns, i medlemslistan under inställningarna för Urval, en ikon benämnd dubbelreg med vars hjälp man enkelt kan söka ut alla eventuellt dubbelregistrerade medlemskap. Under urval går det även att välja vilken medlemsperiod som ska visas.

Admin > Organisation > Medlemmar (inloggning krävs)

Så sparas medlemskap

Informationen om vilka personer som är medlemmar i en organisation under en viss medlemsperiod finns sparad i en egen tabell som är fristående från adressboken. En rad i denna tabell innehåller information om att en viss person har varit medlem en viss period. Tabellen innehåller inga adressuppgifter eller liknande utan bara en referens till en person i adressboken. Om en person t ex varit medlem under fyra år finns alltså personen refererad till fyra gånger i medlemskapstabellen, en gång för varje medlemsperiod. Undantaget är hedersmedlemmar vars medlemskap normalt inte behöver förnyas (se ovan).

Välkomstmeddelande till medlemmar

På sidan Aktiviteter > Inställningar & shop > Allmänna inställningar kan ni bocka för att Välkomstmedelande automatsikt skall skickas till nya medlemmar.

Själva meddelandet skapar ni via utskicksmodulen där ni anpassar brevmallen som heter ”Välkomstmeddelande till nya medlemmar”.

Förnyelse av medlemskap

Det är lätt att påminna alla tidigare medlemmar om att det är dags att bli medlem för det nya medlemsåret.

Ni väljer själv hur många och vilka personer det ska gå till. Potentiella medlemmar kan läggas till från många olika vyer men ofta är det tillräckligt att lägga till alla som varit medlemmar under de senaste ett eller två åren men som ännu inte förnyat sina medlemskap.

Om ni vill få in medlemskapen så tidigt som möjligt kan ni göra ett utskick redan i slutet föregående medlemsår. Om ni har många aktiviteter där medlemskap krävs eller ingår kan ni alternativt  vänta till efter att merparten av inbetalningarna för första aktivitetsomgången kommit in eftersom systemet då automatsikt ser till att deltagarna löser/får medlemskap. Givetvis kan ni göra fler än ett utskick om ni vill det.

Steg 1: Lägg till mottagare från adressboken om nya medlemsåret redan startat

Öppna adressboken, klicka på ”Visa avancerade alternativ” och kontrollera att alla sökfilter är tomma. Fyll önskade datum för tidigare medlemskap, exempelvis de senaste två åren.

Väl ”Urval: Ej medlem” för att utesluta de som redan hunnit lösa medlemskap.

Klicka på sök och därefter på länken ”Lägg till alla xxx hittade som mottagare av utskick”.

Steg 1 – alternativt: Lägg till mottagare från adressboken om nya medlemsåret ännu inte startat

Gör på samma sätt som ovan men välj inte ”Urval: Ej medlem” eftersom det syftar på det aktuella medlemsåret. Istället lägger ni först till alla individer till utskickslistan om de varit medlemmar exempelvis de senaste två åren oavsett om de är medlemmar just nu eller inte. Sedan ändrar ni datumintervallet till kommande medlemsår, anger ett stort tal i ”Max visade” och söker på nytt. Gå till slutet av listan, välj ”Markera alla” och välj ”Ta bort individ från utskick”.

Steg 2: Välj brevmall i utskicksmodulen

Gå till sidan Admin > Utskick > Välj brevmall

Välj mallen ”Ej förnyat medlemskap” och klicka dig vidare till ”Redigera meddelande”

I systemmallen finns en text för påminnelse som du kan använda, men det kan vara en bra idé att anpassa den till din egen organisation. Behåll dock stycket:

”Medlemskap löser du genom att betala {SUBJ:MEMBERSHIP_FEE} till {ORG:PAY_TO} och uppge referensnumret {SUBJ:MSHIP_PAYMENT_REF}.”

Det gör att varje person får rätt pris för medlemskap och ett unikt referensnummer som gör att personen automatiskt förs in i medlemslista och bokföringsunderlaget när denne betalat avgiften.

Tänk på vilken avsändaradressen är i brevhuvudet. Det bör vara den som har hand om medlemsregistret så att frågor kring medlemsavgift hamnar rätt om en person svarar på mejlet som skickas ut.

Steg 3: Slutför utskicket

Följ utskicksguiden för att slutföra utskicket. Om ni vill kan ni spara det anpassade utskicket som en egen mall som ni enkelt kan återanvända nästa år. Ni kan dock alltid leta på tidigare gjorda massutskick och använda dem som mallar för nya massutskick även om ni inte sparat dem som mallar.

Tänk på att välja att avsluta utskicket helt då du är klar. Annars ligger det kvar redo att hantera fler mottagare till det pågående utskicket.

Steg 4: Luta dig tillbaka och låt systemet och medlemmarna sköta allt själva

Nu kan du se på medan systemet automatiskt prickar av inbetalningar, upprättar bokföring och en uppdaterad medlemsförteckning.

Avisera ett enstaka medlemkap

Om en enskild person hör av sig och vill bli medlem eller förnya sitt medlemskap finns flera alternativ.

Alternativ 1 – Hänvisa till er webbplats

Ett uppenbart sätt är att hänvisa personen till er egna webbplats där ni placerat en ”Bli medlem-knapp” som är kopplad till vår tjänst.

Alternativ 2 – Visa en QR-kod som pekar på vår tjänst

Om ni exempelvis presenterar er på en mässa eller bjuder in till en förläsning så vill ni kanske enkelt fånga upp nya personer som vill bli medlemmar. Då kan ni skriva ut en QR-kod som leder direkt till medlemsregistreringen i vår tjänst. Besökarna kan då skanna koden med sin mobil, registrera de uppgifter ni efterfrågar och betala för medlemskapet. Om de betalar med kort eller Swish så kan de slutföra allt på stående fot.

Alternativ 3 – Hjälpa intresserade via det publika gränssnittet

Om ni har funktionärer som skall hjälpa till att registrera medlemskap så kan de göra det via det publika gränssnittet utan att själva vara inloggade. Fördelen är att ni inte behöver dela ut några inloggningsuppgifter och den som hjälper till behöver inga instruktioner utan behöver bara klicka på en länk och fylla i de uppgifter som efterfrågas i ett webbformulär.

Det spelar heller ingen roll om ni har egna anpassade medlemsfrågor, familjemedlemskap eller annat eftersom det kommer in i det publika anmälningsflödet.

Alternativ 4 – Registrera från admingränssnittet

Om den som skall hjälpa till har inloggning till admingränssnittet och grundläggande kunskap om tjänsten så är detta det mest flexibla sättet.

Börja med att skriva den nya medlemmens namn i sökrutan uppe till höger. Får ni ingen träff så klickar ni på ”Ny individ”. Mata in de personuppgifter ni har fått och spara.

Om ni har ett anpassat medlemsformulär med egendefinierade fält eller frågor som påverkar priset behöver ni skapa ett nytt medlemskap och fylla i uppgifterna innan ni kan fortsätta med nästa steg. Har ni inte det så kan ni skippa detta moment.

I högermenyn på personprofilen klickar ni på ”Skriv meddelande” och väljer ”Medlemskap, betalinfo”. Ni kan välja att skapa meddelandet för e-post eller för utskrift.

Granska det föreslagna meddelandet och justera vid behov. Skicka med e-post eller spara och skriv ut.

Digitala och printade medlemskort

Medlemskort med logga, namn, medlemsperiod, streckkod och nummer

Medlemskort, träningskort, licenskort mm innehåller streckkoder och kan användas för att checka in kortinnehavaren till kurser, träningar, möten, konserter, danskvällar och andra aktiviteter.

Digitala medlemskort på mobilen

Medlemskort i mobiel har samma utseende som kortet med logga, namn, medlemsperiod, streckkod och nummer

Istället för att trycka upp traditionella kort att ha i plånboken kan ni låta deltagare få medlemskortet till sin mobil.

Inkludera digitala medlemskort automatiskt i kvitton mm

Välkomstmail med länk till medlemskortet

Ett enkelt sätt att tillhandahålla det digitala medlemskortet är genom en vanlig länk i mejl som skickas från systemet. Genom en enkel kod i mejltexten så visas automatiskt en länk som är unik för mottagaren och som gör att den får upp det digitala medlemskortet i sin mobil eller platta. Det krävs ingen som helst installation av någon app och funkar utmärkt på alla apparater som kan visa en vanlig webbsida. Medlemskortet som visas är också alltid uppdaterat. Om de inte är medlemmar så står det tydligt då de plockar upp medlemskortet.

Ni kan med fördel skicka med digitala medlemskort i exempelvis kvitton som automatiskt mejlas till alla som betalt medlemskap. En länk till medlemskortet inkluderas dessutom alltid i den sidfot som finns med på de allra flesta mejl som skickas från systemet. Eftersom de flesta läser sina SMS i en smartphone fungerar det även utmärkt att inkludera länken till medlemskort i vanliga SMS som ni skickar via systemet.

Har mottagaren en smartphone kan denne enkelt spara länken direkt på sin mobil. Då behöver medlemmen bara klicka på ikonen på sin mobil för att plocka upp sitt medlemskort.

Information från grupper och aktiviteter

Ni kan i inställningarna för grupper och aktiviteter lägga till att en text skall adderas på medlemskortet för alla aktuella gruppmedlemmar och deltagare. Exempelvis kan ni ha en grupp i adressboken som heter ”Guldmärkesinnehavare” och i inställningarna för den gruppen kan ni lägga in att det på medlemskortet skall läggas till texten ”Guldmärke”. Har ni lagt upp bokning av träningskort kan ni i inställningarna lägga till att det på medlemskortet skall visas ”Gymkort” om personen har ett just nu giltigt träningskort.

Om en person inte är medlem eller tillhör någon grupp som skall meddelas på kortet så visas texten ”Ej medlem”.

Medlemskort för print

Ni kan om ni vill exportera datafiler i de format som tryckerier önskar för att generera traditionella plastkort som skickas eller delas ut till era medlemmar/kunder.

Anpassa utseendet

Porsche Club Sveriges
anpassade medlemskort med deras logo längst upp

För ett grundläggande medlemskort utan egen grafik behöver ni inte göra några inställningar utan den funktionaliteten finns automatiskt tillgänglig. Vill ni ha med er logga laddar ni upp bilden på sidan ”Grafiska profiler” där ni sedan på sidan ”Grundinställningar” kan välja bilden under valet ”Logo till medlemskort mm”.  Om ni vill ha en logga som ska täcka hela medlemskortet så bör relationen mellan bredd och höjd vara 5:1 samt att bilden är minst 600 pixlar bred.

Vill ni ändra färger, typsnitt eller göra mer avancerade ändringar kan ni lägga till en ny grafisk profil på sidan ”Grafiska profiler”. Efter att ni skapat den grafiska profilen kan redigera profilen och i steg 1. Grunduppgifter ange användningen till ”card” och att den ska användas som standardprofil. I steg 2. Alternativ går det bland annat att välja bakgrunds- och textfärg. Det går även att lägga till egen CSS-kod under steg 3,  där alla fält på medlemskortet har angivna CSS klasser. Det går även att lägga till egen omslutande HTML-kod i steg 4.

Grafiska profiler

Grundinställningar

ID-kort, bibliotekskort, RFID-tag mm istället för medlemskort

Om ni inte har några speciella behov av egna medlemdkort kan ni låta era medlemmar/kunder checka in med egna kort de brukar ha i plånboken Om ni registrerat personnummer i systemet fungerar vanliga ID-kort helt automatiskt. Ni kan även enkelt knyta samman bibliotekskort eller vilka andra kort de råkar ha i sin plånbok med kortinnehavaren. Då kan de nästa gång checka in med sitt bibliotekskort. Samma  sak gäller för RFID-taggar de själva har eller som ni förbeställt.

Handflata istället för kort

Allra enklast är att låta deltagare checka in med handflatan. Det ger en extremt hög säkerhet samtidigt som det är superenkelt för ofta återkommande besökare som inte behöver ha med sig vare sig plånbok eller mobil. Kontakta oss gärna om ni vill veta mer om hur det fungerar.

Statistik över medlemmar mm

Genom de inbyggda statistikfunktionerna kan man bland annat ta fram de uppgifter som Riksidrottsförbundet (RF) i början av varje år vill få in från alla medlemsorganisationer. Gå till Verksamhetsår och klicka på staplarna för det år som medlemsstatisk ska hämtas ifrån, för att använda statistikfunktionerna.

Admin > Organisation > Verksamhetsår (inloggning krävs)

Medlemsintervall

Som förval väljs ett intervall som motsvarar innevarande medlemsperiod eller den period från vilken man valt att se statistik. Man kan dock manuellt ändra intervallet till att innefatta en annan tidsperiod, t ex från två på varandra följande medlemsperioder. Detta kan vara bra om man har två medlemsperioder per år men vill se antalet unika medlemmar över ett helt år.

Vid kategorisering utifrån ålder så beräknas åldern som datumet vid periodens början minus personens födelsedatum. Finns inget startdatum för intervallet så används istället individernas ålder den dag man tittar på statistiken.

Observera att om man valt ett slut eller startdatum för medlemskap så gäller det även för gruppmedlemmar i statistiken. Endast de gruppmedlemmar som varit medlemmar i organisationen inom det valda medlemsintervallet tas med i statistiken.

Aktiva och/eller passiva medlemmar

Riksidrottsförbundet (RF) efterfrågar endast statistik över aktiva medlemmar och ledare varför det i systemet är möjligt att särskilja mellan aktiva och passiva medlemmar. Om inget annat uttryckligen angetts betraktas varje medlem som aktiv. Om någon medlem skall betraktas som passiv så måste detta uttryckligen anges i medlemskapet.

I statistiken finns ett val för status som styr om endast passiva medlemmar, endast aktiva medlemmar eller om alla visas.

Välj en grupp som rapportunderlag

Standardrapport

Som standard så visas i läget för standardrapport tre grupper, nämligen alla medlemmar samt de två grupper som är markerade som ”Aktiva ledare” samt ”Styrelsemedlemmar”. Skapandet av dessa två grupper sker normalt i samband med att organisationen läggs in i systemet.

Välj en annan grupp

Man kan välja att se statistik från vilken grupp som helst som är kopplad till organisationen.

Historik för medlemskap i organisation men inte för grupptillhörigheter

Observera att det i dagsläget inte finns någon historik sparad för gruppmedlemmar utan det är den aktuella grupptillhörigheten som ligger till grund för statistiken. Det innebär att man inte kan lita på statistiken om hur många medlemmar olika grupper hade tidigare år.

Medlemskap i organisationer innehåller däremot full historik så där kan man ta fram exakt statistik även för tidigare år.

Olika presentationer

Extrapolera data

Om man bockar för rutan ”Extrapolera data” så kommer de individer där information om ålder eller kön saknas att fördelas proportionerligt på övriga grupper. Förhållandet mellan de övriga grupperna kommer i största möjliga utsträckning att bevaras.

Visa procent

Visar antalet personer i kategorierna som procent av totalsumman för alla kategorier.

Visa även icke medlemmar

Om start- och slutdatum för medlemskap liksom val av medlemsstatus lämnas blankt begränsas inte statistiken längre till medlemmar utan alla medlemmar i en grupp visas i statistiken, oavsett de är medlemmar eller ej. Lämnas även gruppen blank visas statistik alla personer med koppling till organisationen, t ex de som bara anmält intresse utan att sedan bli medlemmar.

Filtrerade sökningar i Adressboken

Om mer specifik statistisk önskas än den som finns i statistikfunktionerna går det att göra filtrerade sökningar i Adressboken. Det går sedan att som exempel välja kön, födelsedatum och de som har varit medlemmar mellan första januari och sista december det år statistik önskas ifrån. För att sedan söka och få fram antalet i adressboken som överensstämmer med filteralternativet.

Admin > Adressboken (inloggning krävs)

Medlemskap i förbund via lokalföreningar

Systemet är byggt för att kunna hantera kopplingar mellan exempelvis lokalföreningar (förening), distriktsförbund (distrikt) och riksorganisationer (förbund). Genom inställningar i systemet är det möjligt att automatiskt ärva medlemskap uppåt från förening till distrikt, från förening till förbund eller distrikt till förbund. Dessa inställningar görs av central support.

Huvudförening

Om en enskild individ samtidigt är medlem i två olika föreningar inom samma förbund så kommer en av dessa föreningar att betraktas som huvudförening. I de fall förbundet tar ut en avgift per medlem från föreningarna kommer endast huvudföreningen att belastas med avgiften. Motsvarande gäller förening/distrikt och distrikt/förbund.

Systemet försöker automatiskt tilldela huvudförening utifrån tillgänglig information. Det finns också verktyg för att i klump uppdatera huvudföreningen.

Medlemmarnas huvudföreningar visas bland annat i en egen kolumn i medlemsregistret (inloggning krävs).

Om huvudföreningen behöver ändras för en enskild medlem görs detta genom att man redigerar personens medlemskap i förbundet. Redigering av medlemskap nås bland annat från personöversikten och från medlemsregistret.

Exportera medlemmar/individer till IOL

Ni kan från urvalet ni gjort i vanliga adressboken välja att exportera träffarna till en Excelfil anpassad för import till Idrott Online (IOL) som ni hittar på https://www.login.idrottonline.se/.

Vilka personer kommer med i exportfilen?

Hur många ni valt att visa i träfflistan påverkar inte exportfilens storlek. Står det att det visas 50 av 500 träffar så kommer alla 500 att kunna exporteras.

Vilka som kommer med begränsas däremot av hur kompletta uppgifterna är. Eftersom IOL vid importen endast accepterar individer med fullständigt personnummer och kompletta adressuppgifter kommer de individer som inte uppfyller dessa villkor inte att exporteras.

Komplettera uppgifter innan exporten

Om ni under visade kolumner väljer att ta med personnummer och gatuadress så ser ni vilka som saknar nödvändiga data. Ni kan under detaljerad sökning även välja att sortera ut alla som saknar fullständigt personnummer eller kompletta adressuppgifter.

Om ni klickar er in på en individ så har ni länkar till både Hitta.se och Upplysning.se. Klickar ni på länkarna så får ni med er relevanta uppgifter från individen för att kunna söka fram övriga uppgifter. För att se personnummer måste ni öppna ett konto på Upplysning.se och vara inloggade då ni använder länkarna från systemet. Det kostar dock ingenting och har hitintills inte medfört spam eller annat.

Exportera medlemmar

Om ni skall exportera medlemmar innevarande medlemsperiod väljer ni ”Medlem idag” under ”Enkel sökning”. Vill ni exportera från exempelvis föregående medlemsperiod kan ni under ”Detaljerad sökning” ange ett datumintervall för medlemskap. Eller så kan ni göra urvalet via sidan ”Organisation > Verksamhetsår”.

Exportera andra urval

Om ni exempelvis vill exportera deltagare i aktiviteter som inte är registrerade som medlemmar kan vi skapa en tillfällig grupp under gruppadministrationen. Till gruppen kan ni addera deltagare från aktivitetsmodulen mm och sedan gå tillbaka till adressboken och välja att plocka upp gruppen där innan exporten.

Kontrollera och spara om den exporterade filen

När ni klickat på exportera-knappen så väljer ni att spara filen på lämpligt ställe på er egna dator. Öppna filen för att kontrollera att den ser korrekt ut och välj ”Spara” inifrån MS Excel. Det är viktigt att ni sparar den en gång inifrån Excel eftersom IOL annars inte accepterar filen för import.

Importera till IOL

För att importera till IOL måste ni logga in till IOL med tillräckliga behörigheter inom er klubb. Därefter plockar ni upp fliken Medlemsregister och sätter ”Aktiv inom Idrott” till dans eller annat (inte ”Förening”). Därefter klickar ni på Importera-knappen och följer instruktionerna.

Vi rekommenderar att ni när ni arbetar med IOL om möjligt använder Internet Explorer eftersom vissa funktioner annars kan krångla i IOL. Mer information om IOL hittar ni i manualer på IOL:s webblats.

Årsrapport

Eftersom det ibland är svårt eller otympligt att få över medlemsregistret till IOL kan det ibland vara en enklare väg att istället fylla i årsrapporten där för hand. Ni kan i så fall locka alla uppgifter från medlemsrapporten som ni når via Admin > Organisation > Verksamhetsår (inloggning krävs). Utnyttja vid behov möjligheten att jämt fördela (”extrapolera”) individer som ni saknar kön och ålder på.

GDPR och hantering av personuppgifter

Då individer anmäler sig via webbshoppen presenteras en datapolicy med information om hur deras personuppgifter hanteras, vem som äger registret mm. De måste markera att de godkänner datapolicyn innan de kan godkänna anmälan.

Datapolicy som visas i samband med anmälan

Användaravtal och hantering av personuppgifter

Molntjänsten tillhandahålls av företaget CogWork AB. Tjänsten gör det enkelt för privatpersoner att skapa bokningar och hålla koll på sina uppgifter. Våra kundorganisationer kan smidigt hantera aktiviteter, bokningar, medlemsregister/kundregister, betalflöden, bokföring, kundkommunikation mm.

Personlig profil

Du som skapar en bokning registreras som en användare i vår tjänst och dina bokningar kopplas dit. Finns du redan tidigare registrerad i tjänsten kommer dina nya bokningar att kopplas till ditt befintliga användarkonto. Du behöver inte men kan om du så önskar logga in till ditt användarkonto för att själv hålla koll på dina bokningar och dina uppgifter. Inloggning kan göras från bland annat minaaktiviteter.se, idrott.se eller dans.se.

Gemensamt personuppgiftsansvar

För dina grundläggande person- och kontaktuppgifter har vi ett gemensamt personuppgiftsansvar tillsammans med de av våra kundorganisationer som du har en relation till.

Personuppgiftsbiträde för bokningsinformation mm

Den kundorganisation som tillhandahåller aktiviteten/artikeln som du bokar är ensamt personuppgiftansvarig för alla uppgifter som rör dina bokningar hos kundorganisationen. Vi hanterar dessa uppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde men har enligt avtal rätt att använda informationen för analyser och för att erbjuda en personligt anpassad tjänst till dig som privatperson.

Synlighet mellan kundorganisationer

De enskilda kundorganisationerna har normalt endast tillgång till uppgifter om de personer som varit i kontakt med den enskilda kundorganisationen, till exempel anmält sig till någon av kundorganisationens aktiviteter. Undantaget är uppgifter av publik karaktär, till exempel resultatlistor från tävlingar.

Inom vissa förbund kan förbundets medlemsföreningar se vilka andra medlemsföreningar inom samma förbund som en person är medlem hos. Om det är fallet skall det framgå i samband med medlemsansökan.

Överföring av personuppgifter

Vi anlitar personuppgiftsbiträden och underbiträden för att hantera till exempel kortbetalningar och utskick av SMS. På uppdrag av våra kundorganisationer kan vi automatiskt rapportera närvaro till Riksidrottsförbundet samt olika kommuner och studieförbund som ger aktivitetsbidrag till våra kundorganisationer. Bokföringsunderlag exporteras ofta till externa bokföringsprogram.

Våra servrar finns inom Sverige och vi har ingen överföring av personuppgifter till parter utanför EU.

Ansvarsbegränsning

CogWork kan inte hållas ansvarig för hur enskilda kundorganisationer hanterar de uppgifter som finns tillgängliga för dem inom tjänsten. Om det kan styrkas att en organisation hanterat personuppgifter på ett otillbörligt eller avtalsvidrigt sätt inom tjänsten kan kundorganisationen enligt avtal stängas av med omedelbar verkan.

Om du bokar åt någon annan

Om din bokning avser en andra personer än dig själv eller barn som du har ett föräldraansvar för så måste själv du informera berörda om behandlingen av deras personuppgifter.

Aktiviteter och kurser

Det finns en rad verktyg för att förenkla eller helt automatisera arbetet med anmälan, deltagarlistor, kontroll av eventuella krav på godkännanden eller medlemskap och meddelandehantering. Samt även som exempel betalningsuppföljning, bokföring och rapportering. Bokning och visning av aktiviteter sker direkt på er egen webbplats.

Länk till aktivitetslistan (inloggning krävs)

Lista med aktiviteter

Aktivitetslistan ger en översikt över aktuella aktiviteter men kan även söka efter tidigare aktiviteter utifrån titel, datum, kategori mm. Även om en aktivitet inte längre visas publikt för vanliga besökare finns det alltid kvar att se och arbeta med i administrationsgränssnittet.

Lista över kurser och andra aktiviteter

Att skapa eller redigera aktiviteter

Via aktivitetslistan går det att redigera befintliga aktiviteter och skapa nya. För att förenkla arbetet går det att duplicera och utgå från existerande aktiviteter när man skapar nya aktiviteter.

Redigera aktivitet

Koppla anmälningsformulär till aktiviteter

Efter att en aktivitet har lagts upp i verksamhetssystemet går det att koppla egna anmälningsformulär till aktiviteten. Samma formulär kan användas till många olika aktiviteter och frågorna i formuläret kan vara frivilliga eller tvingande. Olika svarsalternativ kan också tilldelas olika priser vilka då automatiskt beräknas i samband med bokning/antagning.

Anmälningsformulär

Arbeta med nivåer och godkännanden

Om man har specificerat en kategori och nivå för en aktivitet finns möjlighet att låta systemet automatiskt följa upp om de som anmält sig till aktiviteten är godkända för aktivitetens nivå inom den aktuella kategorier.

Nivåer och godkännande för nivå

Ställa in aktiviteter och kurser

I Mina Aktiviteter är det möjligt att ställa in hela eller delar av en aktivitet och då nolla eller sänka avgiften, räkna om eventuella rabatter och sätta överbetalt belopp tillgodo. Ni kan även välja om deltagarna ska få automatisk information om att aktiviteten är inställd eller lägga till dem i ett massutskick.

Ställa in en eller flera aktiviteter

Visa kurslistor och webbanmälan på egen webbplats

Bokning och visning av aktiviteter kan ske direkt på er egen webbsida. Om ni har en WordPress webbplats kan ni hämta hem ett tillägg/plugin för att integrera Mina Aktiviteter med er hemsida. Aktiviteter kan även visas genom att en JavaScript kod läggs in på er webbplats, där det enda kravet är möjlighet att redigera HTML-koden på webbsidan. Det finns även fler möjligheter att visa information på er webbplats som till exempel via RSS-flöde.

Visa anmälan mm på den egna webbplatsen

Ta fram statistik över aktiviteter

Med statistikverktyget kan ni exempelvis se hur många deltagare som är nya inom organisationen och hur många som efteråt har kommit tillbaka till andra aktiviteter. Ni kan själva skapa ett godtyckligt urval av aktiviteter att se statistik på, exempelvis kan ni enkelt begränsa statistiken till en viss tidsperiod, en viss kategori, en viss instruktör, en viss åldersgupp mm.

Uppföljning av aktiviteter

Vanliga frågor

Här hittar du en del tips och svar på ofta några vanliga frågor, t ex godkännande av anmälningsvillkor, registrering av medlemskap mm.

Frågor och svar

Hantera gruppanmälningar

Anta att ni är en klubb som arrangerar ett läger och vill ta emot gruppanmälningar från andra liknande klubbar. Andra klubbar kan anmäla flera olika grupper men varje grupp ska ha en kontaktperson som inte nödvändigtvis själv ingår i gruppen. Samtidigt skall enskilda deltagare också enkelt kunna adderas eller bjudas in som deltagare i gruppen och då ska exempelvis matintolleranser och annat kunna kopplas till de enskilda individerna.

För att åstadkomma detta skapar ni två separata bokningar, en gruppbokning och en deltagarbokning.

Aktiviteten för den gemensamma gruppbokningen tilldelar ni under avancerat typen ”Gruppbokning”. Till den adderar ni sedan ett bokningsformulär där ni ger en av frågorna egenskapen ”Gruppnamn”.

Skapa deltagarbokningen som en dold aktivitet och koppla den till gruppbokningen genom att i aktivitetslistan markera gruppbokningen och välja ”Kopplade aktiviteter: Anmäl deltagare till: Den personliga bokningen”.

Redigera aktivitet

Aktivitetsinställningar kan läggas in både vid skapande av en ny aktivitet och efter att aktiviteten skapats.

Vill du redigera samma fält/inställning för flera aktiviteter samtidigt så kan du i aktivitetslistan markera alla aktiviteter du vill ändra och, välja ”Med markerade: …”.

Vill du i klump ändra fält/inställningar som inte är identiska men som hänger ihop, t ex startdatum, så kan du ofta göra det via aktivitetsblocket. Om du ändrar startdatum på blocket, sedan i aktivitetslistan visar alla aktiviteter i det blocket och väljer ”Med markerade: Ärv data från block” så anpassas alla aktiviteters startdatum från blockets startdatum men anpassat utifrån vilken veckodag den enskilda aktiviteten startar.

Egenskaper och inställningar för en aktivitet

Klicka på namnet på en egenskap här nedanför för att se hjälpinfo om den.

Basinformation

Titel

Namnet på aktiviteten. Bör vara unikt inom den aktuella perioden eftersom två aktiviteter med samma namn lätt kan orsaka förvirring. Håll namnet så kort som möjligt för att kunna generera lättlästa kurslistor mm.

Dag och tid

Fritextfält som kan användas om det automatiskt genererade tidangivelsen inte passar. Kan t ex vara ”Varannan måndag 18.30-19.45” eller ”Helgen 3-4 februari”.

Plats

Fritextfält. Var ej överdrivet detaljerad utan t ex ”Dramaten” eller ”Klubbhuset” fungerar utmärkt. Om det behövs utförliggare adress eller vägbeskrivning så hänvisa istället till den i beskrivningen av aktiviteten.

Kategori

Välj kategori från listan. Om inte kategorin finns med i listan så klicka på förstoringsglaset för att söka efter ytterligare kategorier. Finns ingen lämplig kategori där heller så mejla oss gärna på info@cogwork.se så kan vi eventuellt lägga upp en ny kategori eller tipsa om en befintlig kategori.

Nivå

Om tillämpligt så välj nivå från listan. Namnen på nivåerna visas inte publikt men det är en fördel om alla organisationer tillämpar en liknande tolkning av nivåerna. Det underlättar support och gör det möjligt att i framtiden (frivilligt) använda organisationsöverskridande nivågodkännanden. För mer information om nivåer se sidan Nivåer och godkännande.

Nivåkrav

Om man klickar i ja här så kommer systemet automatiskt att kontrollera om den som anmält sig är explicit godkänd för nivån och om så inte är fallet kommer varningar att visas i deltagarlistor mm. Se vidare Nivåer och godkännande.

Aktivitetskod

Det är nödvändigt att för varje aktivitet ange en aktivitetskod. Koden används bland annat som förkortning i administrationsgränssnittet och väljs av den egna organisationen utifrån förutsättningarna här nedanför. Vid behov kan koden ändras i efterhand.

  • Koden MÅSTE vara unik inom den egna organisationen för all framtid. Det får aldrig finnas två aktiviteter med samma kod.
  • Använd endast bokstäver i engelska alfabetet, siffror, minustecken och understreck.
  • Koden får INTE bestå av enbart siffror eftersom den då kommer att tolkas som ett referensnummer
  • Organisationen väljer själv alla aktivitetskoder men det bör finnas ett fastlagt mönster inom organisationen för utformningen
  • Om man inte explicit anger någon annan sorteringsordning kommer sorteringen i olika aktivitetslistor att baseras på aktivitetskoden
  • Koden bör hållas så kort som möjligt under förutsättning att den fortfarande kan uttydas av egna administratörer
  • Exempel på aktivitetskod är 244-B-N-2 där 24 står för år 2024, 4 för kursomgång nr 4, B för Bugg, N för Nybörjare och 2 för nybörjarkurs nr 2

Start

Datumfält. Kan lämnas blankt om datum inte är tillämpligt eller ännu inte är fastlagt.

Period

Bokförings-/medlemsperiod. Måste alltid anges. Perioden ligger bland till grund för för hur eventuell betalning för aktiviteten kommer att bokföras av systemet.

Fråga efter dansroll

Detta fält visas endast om hantering av dansroll är aktiverat under organisationsinställningarna. I annat fall är det alltid nej.

Om man klickar för ”Fråga efter dansroll” så kommer dels den som anmäler sig att tillfrågas om denne vill leda eller följa, dels kommer möjlighet ges att samtidigt ange en danspartner.

Medlemskapskrav

Detta fält visas endast om medlemshantering är aktiverat under organisationsinställningarna. I annat fall är det alltid nej.

Om man klickar för ”Medlemskap krävs” så kommer systemet förutom att upplysa om detta även kontrollera om personen är medlem i organisationen den medlemsperiod som är aktiviteten är knyten till. Om så inte är fallet kommer personen i samband med betalningsinformation även ombes att betala medlemsavgift. Systemet kommer också att visa varningar i deltagarlistor mm vid de personer som inte är medlemmar men som måste vara det för att få delta.

Synlighet och anmälningsperioder

Visa publikt

Enkelt ja- eller nej-val. Om en aktivitet inte visas publikt syns den inte i publika kurslistor och liknande.
Däremot är det fortfarande möjligt för alla att anmäla sig till aktiviteten förutsatt att den är öppen för anmälan och att man tillhandahåller en direktlänk, till exempel via e-post.

Tider för visning och anmälan

För att en aktivitet skall vara publikt synlig måste man tala om vilka datum/klockslag den skall börja respektive sluta att visas.

De anmälningsformer man inte tilldelar något startdatum kommer att utgå helt. Vill man till exempel inte utnyttja möjligheten att låta personer lämna intresseanmälan innan den riktiga anmälan öppnat så låter man bara startdatumet för intresseanmälan vara blankt.

Inloggade administratörer är inte bundna av dessa perioder utan kan alltid anmäla personer till aktiviteter oavsett datum.

Börja visa info

Man kan om man vill välja att endast visa information om en kommande kurs utan möjlighet för besökaren att kunna anmäla sig. Under tiden mellan datumet för ”Endast info” och första datumet för någon form av anmälan kommer endast information om kursen att visas. Besökaren kommer alltså inte ens kunna lämna en intresseanmälan via systemet under denna tidsperiod.

Intresseanmälan

Man kan anmäla att man vill ha mer information om kursen innan man anmäler sig.

Lottning från

Anmälan till lottning innebär att platserna lottas om inte alla får plats. Det är dock bara de som anmält sig innan direktanmälan startade som inkluderas i lottningen. Lottning fungerar bra även med paranmälan och om det är flera aktiviteter som lottas samtidigt så försöker systemet automatiskt få det så rättvist som möjligt så att alla kommer med på något.

Direktanmälan

Anmälan enligt principen först-till-kvarn. Alla som anmäler sig kan direkt få ett köbesked eller ett antagningsbesked med betalinfo.

Efteranmälan

Efteranmälan kan användas för antagning efter att ordinarie anmälningstid är passerad. Tekniskt sett är det ingen skillnad från direktanmälan utan det handlar endast om vilka signaler man vill skicka till deltagarna.

Stäng anmälan

Det datum den sista anmälningsformen stänger.

Sluta visa info

Aktiviteter kan om så önskas fortsätta att visas en viss tid efter det att anmälan stängt.

Om man lämnar datumet för ”Sluta visa helt” som blankt kommer istället datumet för ”Stäng anmälan” att användas för samma ändamål. Om även det är blankt kommer aktiviteten att fortsätta visas för all framtid.

Beskrivning

Det är möjligt att använda vanlig enkel text i beskrivningen eller, om man så önskar, så kallad HTML-kod.

Om man använder några som helst HTML-taggar kommer hela texten att tolkas och visas som HTML vilket exempelvis innebär att vanliga radbrytningar visas på samma sätt som mellanslag varför all text presenteras i ett enda stycke om den inte i sin helhet taggas upp på lämpligt sätt med HTML.

I bekräftelser och andra automatgenererade e-postmeddelanden kommer eventuella HTML-taggar att skalas bort.

Ekonomisk information om aktiviteter/artiklar

Pris

En aktivitet/artikel kan bara ha ett listpris. Inget pris eller annan betalningsinfo skriv dock ut i bekräftelser innan anmälan är godkänd. Om inte godkännandet är satt att ske direkt vid anmälan kan därför priset för enskilda anmälningar enkelt justeras om någon t ex skall ha rabatt.

I en framtida version kommer det att finnas möjlighet att skapa olika former av prisberäkningar utifrån t ex aktuellt medlemskap, när beställningen skett mm.

Momssats

Momssatsen hämtas från organisationens normala momsstats eller från den aktivitet som används som mall. Vid behov kan dock momssatsen för aktiviteten/artikeln ändras till något annat. Exempelvis kan momssatsen sättas till noll vid försäljning av presentkort även om momssatsen normalt är 6 eller 25 procent.

Visa sida

Momssatsens storlek styr sedan tillsammans med inställningarna i kontoplanen hur den automatiska momsredovisningen vid betalningsavprickning kommer att ske.

Boknings- och betalningsvillkor

Avgör hur betalning skall ske. Där det även går att välja standardalternativ så väl som välja egna bokningsvillkor.

Läs mer om bokningsvillkor

Avancerade alternativ för aktiviteter

Antagning

Styr hur eventuell antagning sker. I dagsläget finns alternativen:

  • Endast manuell antagning Detta innebär att alla anmälningar måste godkännas av en administratör. Innan det skett skickas ingen betalinfo till de som anmält sig.
  • Automatisk regelstyrd antagningen. Deltagarna antas automatiskt Systemet kontrollerar anmälningen mot de villkor som satts upp, t ex åldersbegränsningar, max antal deltagare och annat. Om systemet finner att personen bör kunna antas görs detta direkt vid anmälan. Alternativt placeras anmälan automatiskt på en väntelista eller så behålls den i statusläget ”Ny” vilket då kräver manuell hantering. Detta läge medför en viss risk för att en person som anmält sig två gånger men som inte känns igen som samma också antas två gånger.
  • Anta alla direkt vid anmälan Om man på förhand vet att precis alla anmälningar
    skall accepteras kan man välja att antagning alltid sker direkt vid anmälan. Eventuell betalinfo då alltid direkt vid anmälan.

I en framtida version kommer fler alternativ att finnas, t ex automatisk antagning under vissa villkor.

Avvikande e-postmall för bekräftelse av anmälan/beställning

Standardmallen för bekräftelse av anmälan/beställning klarar av att skapa relevanta bekräftelser i de allra flesta sammanhang men vid vissa former av arrangemang så funkar inte standardmallen.

Det är dels möjligt att välja en avvikande system-mall, dels att skapa egna extra mallar som kan väljas som mall för enskilda aktiviteter. En eventuellt avvikande mall kommer att används både vid både intresseanmälningar och vid ”riktiga” anmälningar. För att mallen skall vara valbar som mall för en aktivitet måste den i mallinställningarna tilldelas funktionen/typen ”Anmälan mottagen”.

Genom att kombinera antagningsförfarande och olika mallar kan man skapa flöden och meddelanden som passar de flesta typer av aktiviteter. Ett mycket speciellt men användbart exempel är registrering av medlemskap, mer info på sidan Frågor och svar.

Avvikande e-postmall för bekräftelse antagningsbesked

Jämför stycket ovan angående avvikande e-postmall för bekräftelse av anmälan/beställning.

Avvikande e-postadress

Om man vill att en annan än den normala e-postadressen för bekräftelser mm skall användas kan man ange den här. Om ni vill att den vanliga e-postadressen skall användas så lämna detta fält tomt.

Avvikande e-postadress för automatiska mejl avseende aktiviteten kan vara praktiskt för att se till att eventuella frågor direkt hamnar hos rätt person/avdelning även om det skiljer sig från den person/avdelning som vanligtvis handlägger anmälningar/beställningar.

Administrativ notering

Frivilligt textfält avsett för administrativa noteringar om aktiviteten. Detta fält visas aldrig i samband med anmälan.

Schemaläggning av aktivitetstillfällen

Genom att schemalägga aktivitetstillfällen för en aktivitet går det att registrera närvaro för såväl deltagare som instruktörer och andra funktionärer. Genom att schemalägga aktiviteter så går det även att boka upp resurser som instruktörer och lokaler, för att undvika dubbelbokningar.

Skapa underlag för schemaläggningen

När en aktivitet skapas eller redigeras går det under rubriken ”Tid, plats och schema (underlag för incheckning/närvarorapportering)” ange uppgifter som startdatum, starttid, antal tillfällen, aktivitetstillfällens längd och plats som blir underlag för schemaläggningen.

I aktivitetsblocket för aktiviteterna går det att lägga in uppehåll, som exempel att det inte ska vara några aktivitetstillfällen under höstlovet. Det gör att det vid schemaläggningen inte blir några aktivitetstillfällen mellan de datum som det har angetts att det ska vara uppehåll.

Skapa och redigera aktivitetsblock

Schemalägg många aktiviteteter samtidigt

På sidan Aktiviteter går det att schemalägga flera aktiviteter samtidigt genom att i verktygsmenyn över listan med aktiviteter välja ”Ändra många rader samtidigt” och sedan i rullgardinsmenyn välja ”Schemalägg aktivitetstillfällen”. Aktivitetstillfällen kommer då schemaläggas en gång i veckan utifrån de val som har gjort när det gäller som exempel startdatum, aktivitetstillfällens längd och eventuella uppehåll. Antal tillfällen kommer sättas till det antalet tillfället som har angetts för respektive aktiviteter om fältet ”Max tillfällen” lämnas tomt. Valet ”Radera först tidigare schemalagda tillfällen” går att kryssa i om aktiviteterna ska schemaläggas om.

Schemalägga enskilda aktiviteter

Om aktivitetstillfällen inte ska vara en gång i veckan och/eller om som exempel tiden inte är samma för de enskilda tillfällena går det istället att använda schemaläggningsverktyget för enskilda aktiviteter. I listan med aktiviteter på sidan Aktiviteter går det att klicka på ikonen för Aktivitetstillfällen, tredje ikonen från höger på raden för den aktivitet som ska schemaläggas. Om inga aktivitetstillfällen är schemalagda kommer det upp ett val att schemalägga aktivitetstillfällen där det går att välja som exempel längd, antal gånger och med vilket intervall aktivitetstillfällen ska schemaläggas. Precis som vid schemaläggning av enskilda aktivitetstillfällen kommer eventuella uppehåll som satts för aktivitetsblocket att gälla. Efter att aktivitetstillfällena har blivit tillagda så går det att redigera de enskilda aktivitetstillfällen och ändra som exempel datum, tid, lokal och längd. Samtidigt som det går att schemalägga fler aktivitetstillfällen och även radera alla eller enskilda tillfällen. När aktivitetstillfällen är schemalagda går det på samma sida Aktivitetstillfällen att pricka av närvaro till aktiviteten.

Exempel: Schemalägg en aktivitet som ges två kvällar i veckan

Anta att ni har en kvällskurs som ges måndagskvällar 18.00-19.00 och torsdagskvällar 20.00-21.00 under tio veckor. Då börjar ni med att i aktivitetens grundinställningar i fälten för startdatum, starttid och längd på aktivitetstillfällen ange uppgifterna för första aktivitetstillfället, d.v.s. första måndagen. Antalet tillfällen anger ni till 20 st. Skriv gärna i fritextfältet för egen anpassad presentation av dag och tid exempelvis ”Mån och tors” beroende på vad ni anser passar i era presentationer.

Gå sedan vidare till sidan Aktivitetstillfällen för aktiviteten. Som förval kommer systemet att förslå att kursen schemaläggs 20 måndagskvällar kl. 18.00-19.30. Lämna tiderna oförändrade men ändra antalet tillfällen att schemalägga till 10 st. och klicka på spara. Nu återstår 10 tillfällen att schemalägga vilket systemet vet men föreslår fel datum och tider. Ändra i schemaläggningsverktyget startdatum, starttid och aktivitetstillfällets längd till uppgifterna för första torsdagskvällen och klicka på spara. Klart.

Dropin

Aktiviteter kan exempelvis bestå av tio tillfällen som ges en gång i veckan under en termin med föranmälan till hela terminen.

Aktiviteter behöver dock inte ha föranmälan utan deltagare kan tillåtas att checka på ett enstaka aktivitetstillfälle in utan föregående anmälan. Dessa kallar vi dropin-aktiviteter.

Det är inte nödvändigt att endast tillåta dropin utan aktiviteter kan tillåtas vara mixade så att de som vill anmäla sig till hela serien är välkomna att göra det och får då en garanterad plats medan andra kan nyttja dropin på enskilda aktivitetstillfällen i mån av plats.

Aktivera från inställningar i aktivitetsgrupper

Om dropin skall tillämpas eller inte på en aktivitet styrs via aktivitetsgrupper. Ni kan exempelvis skapa en aktivitetsgrupp som ni kallar ”Dropin” eller ”Träningspass” och på den lägga in att det skall vara dropin.

Ni kan också villkora dropin till att endast individer som tillhör en viss adressboksgrupp eller är antagen till en annan aktivitetsgrupp tillåts checka in.

Öppning och stängning av dropin-bokning

I inställningarna för aktivitsgrupper kan ni lägga in hur många dagar, timmar och minuter innan ett aktivitetstillfälle startar som dropin skall öppna respektive stänga.

Om det är så att en aktivitet tillhör flera aktivitetsgrupper med dropin-regler så är det den första tiden för öppning och den senaste tiden för stängning av dropin-bokningsom används.

Om ni aktiverat dropin utan att lägga in någon information om när dropin öppnar eller stänger så kommer dropin att öppna 16 timmar innan start och stänga precis vid start.

Aktivera incheckning på plats

Gå till Admin > Aktivteter > Incheckning och öppna Fristående kundfönster

Exempel på användning

Träningskort. Ni kan skapa en aktivitetsgrupp som heter ”Träningskort” där ni lägger årskort, månadskort mm. Sedan kan ni i aktivitetsgruppen ”Träningspass” lägga in att endast de med aktiva bokningar inom gruppen ”Träningskort” tillåts checka in.

Fria träningar. Om ni ger ett antal olika kurser kan ni lägga in att de som deltar i någon av kurserna också kan checka in till era fria träningar som är avsedda för just de kurserna.

Medlemsaktiviteter. Om ni har möten föreläsningar, sociala arrangemang och annat öppet för vissa grupper, t ex alla era medlemmar, lägger ni enkelt upp dessa som dropin-aktiviteter.

Tidsbokning

Tidsbokningar kan till exempel vara bokningar av privatundervisningar, kalas och lokalbokningar. För en aktivitet med tidsbokning bestämmer du hur lång tid varje pass ska vara och skapar ett schema med bokningsbara tider för aktiviteten. Till exempel ett privatundervisning på 30 minuter som går att boka måndagar och onsdagar klockan 13 till 17.

Skapa schema

På sidan Schemaläggning kan du skapa ett nytt schema och du kan sedan välja det schemat du har skapat i rullgardinslistan på samma sida. Därefter kan du välja vilka datum som har bokningsbara tider. Det går även att kopiera det tidsintervall du har lagt in på ett specifikt datum till andra datum, genom att välja vilka veckodagar och vilket datumintervall som tiderna ska kopieras till. Till exempel att det ska gå att boka pass klockan 13 till 17 alla måndagar och onsdagar i maj.

Skapa en tidsbokning

När schemat är skapat kan du gå till sidan ”Aktiviteter” och lägga till en ny aktivitet. På sidan ”Grunduppgifter för den nya aktiviteten” väljer du valet ”Enstaka tider bokas separat (privatundervisning, kalas, lokaler mm)”. Sedan vid sidan ”Redigera aktivitet” ställer du in under ”2. Tid, plats och schema” hur lång tid varje pass ska vara, som exempel 30 minuter. Du kan sedan under fliken ”Tidsbokning” välja vilket schema som ska användas. Du kan sedan ställa in övriga inställningar till exempel datum för direktbokning och synlighet och pris för aktiviteten. Kunder och medlemmar får sedan vid bokning upp schemat och kan se och boka lediga pass i aktivitetens schema.

Incheckning till aktivitetstillfällen

Incheckningssidan i systemet hittar du under Admin/ Aktiviteter / Incheckning (inloggning krävs)

Incheckning kan ske manuellt eller via någon form av läsare/skanner som kopplas till datorn.

Obs! Alla enskilda aktivitetstillfällen måste vara schemalagda för att incheckningen skall fungera.

Testa med din egen webbläsare

Alla funktioner som beskrivs i handledningen är testade och fungerar väl med bland annat webbläsaren Firefox och Google Chrome. Incheckningen bygger dock på javascript vilket kan medföra att incheckningen inte fungerar som tänkt i alla kombinationer av webbläsare och operativsystem.

Imatning via tangentbord

I inmatningsfältet kan ni manuellt skriva in en referens och klicka på retur eller ”Checka in”. Alternativt kan ni koppla en kortläsare till datorn via USB-porten och låta deltagarna själva dra eller hålla upp sitt kort framför läsaren. Ytterligare en variant är att ladda hem en applikation (”app”) till en mobiltelefon för att tolka streckkoder med hjälp av mobilkameran.

Kortläsare/skanner kopplad till datorn

Streckkodsläsare kostar från ett par hundra kronor och uppåt och finns att köpa från alla större nätbutiker som säljer datortillbehör. Ofta kommunicerar de med datorn via USB-porten precis som om de vore vanliga tangentbord och kräver ingen separat programvara för att fungera. Kontrollera dock i specifikationerna att kortläsaren kan läsa svenska körkort och andra vanligt förekommande streckkoder.

Skanners

Värden som accepteras i inmatningsfältet

I inmatningsfältet på incheckningssidan kan ni ange ett kortnummer, personnummer, medlemnummer, R-nummer eller U-nummer (användarreferens). Medlemsnummer måste inledas av ett M, R-nummer med ett R och U-nummer med ett U.

Ansvarig för anmälan kan checka in för deltagare

Förutom deltagaren kan även den som är ansvarig för en anmälan checka in deltagaren genom sitt eget körkort, medlemskort mm. Exempelvis kan ett barn på en barnaktivitet checkas in genom att medföljande förälder skannar sitt körkort.

Separat meddelandefönster avsett för extra bildskärm

Meddelanden avsedda för deltagaren visas i ett separat fönster. Tanken är att man skall kunna använda två bildskärmar där den ena är vänd inåt mot exempelvis en reception medan den andra är vänd utåt mot deltagaren.

En extra bildskärm kan kopplas till de flesta datorer och behöver inte kosta mer än tusen kronor.

OBS – Om ni inte redan gjort det kan ni i webbläsaren som ni använder behöva ge webbplatsen tillåtelse att öppna så kallade popup-fönster. I annat fall är risken stor att meddelandefönstret blockeras.

Hantera incheckning utan att vara personal/funktionär

I inställningarna för grupper i adressboken kan ni välja att ge alla medlemmar i en grupp behörighet att hantera incheckning även fast de i övrigt helt saknar behörigheter inom organisationen.

Om ni exempelvis har en stationär incheckningsstation i en reception som ni vill att många personer skall ha möjlighet att logga in på och starta incheckningen kan ni även skapa ett speciellt användarkonto för detta.

Anpassa utseendet på incheckningsrutan som kunden ser

Skapa en layout under Grafiska profiler (inloggning krävs). Sedan väljer ni den under inställningarna i incheckning. Ni kan om ni vill spara inställningarna med layouten som förval så behöver ni inte ändra den igen nästa gång ni startar en incheckning.

Möjlighet att bygga egna gränssnitt

Om ni vill integrera incheckningen med egna IT-lösningar så kan ni läsa och skriva data via https och XML. För att registrera en ny incheckning anropar ni webbsidan /xml/?type=checkin;keyCardRef=xxx där xxx är ett kortnummer, medlemsnummer eller annan accepterad användarreferens.

Mer information om hur API:et fungerar hittar ni i handledningen om XML-utbyte

Skicka gärna ett mejl till info@cogwork.se om det saknas möjlighet att hämta ut specifikt de data ni önskar. Då är det inte omöjligt att vi kan komplettera befintliga gränssnitt.

Skanner, stationär Opticon OPI-3601

Stationär läsare för streckkoder och 2D-koder

Bild på skanner Opticon OPI-3601 med tillhörande ställning

Förmågan att snabbt och säkert identifiera och avläsa streckkoder, 2D-koder och andra optiska koder skiljer avsevärt mellan olika optiska läsare. Vår rekommendation är att undvika de allra billigaste och i stället satsa på en beprövad kvalitetsläsare. Själva har vi god erfarenhet av OPI3601 som även Åhlénsbutikerna valt till sina kassor. Leveranstiden är vanligtvis 1-2 arbetsdagar.

KÖP SKANNER

OPI3601 placeras med fördel i en receptionsdisk där deltagare passerar. Skannern ansluts till en dator med en vanlig USB-kabel och kan sättas i så kallat auto-trigger-läge vilket innebär att läsaren hela tiden söker efter streckkoder att checka in.

Pris 1 750 kr inklusive frakt. Moms tillkommer.

Externa länkar och resurser

Produktspecifikation för Opticon OPI-3601

Opticon Universal Menu Book

Produktinformation hos tillverkaren

Opti Configure. Konfigureringsverktyg från tillverkaren

Streckkoder för att ställa in (konfigurera) streckkodsläsaren

Barcode
Komplett konfigurering (svenskt tangentbord mm)

Barcode
Skicka tecken enligt svenskt tangentbord

Barcode
Skanna kontinuerligt då placerad i stativ

OPN-3002i – Mobil läsare för streckkoder och 2D-koder

OPN-3002i är en liten handhållen skanner som enkelt kopplas trådlöst till en bärbar dator, en iPhone, iPad eller Andriod-telefon/platta. Priset är 2 750 kr inklusive frakt. Moms tillkommer.

Vitfärgad

KÖP SKANNER

Externa länkar och resurser

Produktinformation hos tillverkaren

Produktblad för Opticon OPN-3002i

Skanner, Opticon PR-11, nedsänkt i bord

PR-11 (passläsare) är känd för sin snabba avkodning och exakta passläsningsförmåga. Storleken och formen på denna höghastighets rundstrålande skanner gör den till det perfekta fasta fästet.

PR-11 är en högpresterande passläsare som enkelt kan användas ovanpå en räknare och vara inbyggd. Viktigast av allt kommer det tillsammans med en genomtänkt design för att garantera en exakt och snabb skanning. De integrerade Opticon 2D-motorerna är optimerade för att läsa MRTD (maskinläsbart resedokument) som OCR-B-teckensnitt. Naturligtvis är detta bara exempel eftersom PR-11 kan ge många skanningslösningar till alla företag.

Passläsaren är en rundstrålande presentationsskanner, vilket innebär att skannern skannar passet från vilken riktning som helst. Detta möjliggör en enkel och effektiv transaktion eftersom streckkoderna skannas på vilket sätt du än håller dem ovanpå skannern.

Funktioner
PR-11 har följande funktioner:

  • Stöder alla vanliga 1D & 2D koder
  • Optimerad för OCR-B-teckensnitt
  • Omnidirektionell skanning
  • 360 ° höghastighetsavläsning
  • Hög hastighetsskanning; 120 fps
  • Smart design passar alla skrivbord, arbetsytor eller bänkskivor
  • Finns i svart och vit version

Externa länkar och resurser

Produktblad för Opticon PR-11

Produktinformation

PR-11 presentation

Honeywell 1900G 2D (enbart information)

Bild på gråsvart Honywell 1900G 2DVi säljer inte längre denna läsare eftersom vi bedömer att skannern Opticon OPI-3601 fungerar precis lika bra trots att den är avsevärt billigare.

Informationen här under riktar sig bara till våra kunder som sedan tidigare använder Honeywell 1900G 2D.

Externa länkar och resurser

Produktinformation för Honywell Xenon 1900G 2D hos leverantören Streckkod System AB

Xenon 1900 Users Guide, Rev H (PDF, 6 MB, 266 sidor)

Streckkoder för att konfigurera Honeywell Xenon 1900/1902 (PDF, 1 sida)

Streckkoder för att konfigurera Honeywell Xenon 1900/1902

Ni kan konfigurera streckkodsläsaren för att passa incheckningsfunktionen genom att skanna streckkoderna här under. Vanligtvis funkar det att skanna direkt från bildskärmen.


Återta (anpassade) standardinställningar


Använd svensk tangentbordslayout


Addera ett returslag efter varje ny inläsning


Aktivera presentationsläge

Anmälningsformulär

Efter att en aktivitet har lagts upp går det att koppla egna anmälningsformulär till aktiviteten.
Samma formulär kan användas till många olika aktiviteter och frågorna i formuläret kan vara frivilliga eller tvingande.
Olika svarsalternativ kan också tilldelas olika priser vilka då automatiskt beräknas i samband med anmälan/antagning.

Exempel på anmälningsformulär är beställningar av boende och mat i samband med en aktivitet. En annan användning är för att efterfråga förkunskaper.

Observera dock att om ni exempelvis vill ha paranmälan till en aktivitet så är det nästan alltid bäst att utnyttja de befintliga funktionerna för detta istället för att försöka återskapa funktionaliteten i ett egendefinierat anmälningsformulär.

Skapa frågeformuläret

Om det inte redan finns ett färdigt frågeformulär så skapar ni ett nytt formulär. I formulärinställningarna måste ni ange att formuläret skall kunna användas som anmälningsformulär.

Administrera frågeformulär (inloggning krävs)

Skapa aktiviteten och koppla anmälningsformuläret

Skapa aktiviteten på vanligt sätt. I aktivitetsinställningarna hittar ni ett val för att specificera om ett visst anmälningsformulär skall användas.

Administrera aktiviteter (inloggning krävs)

Även om ni specificerat förkortningar för olika frågor och svarsalternativ blir det ofta rörigt att se alla svar direkt i listan över med anmälningar. Som förval är därför alla svaren på anmälningsformuläret dolda men ni kan enkelt visa dem när ni kikar på anmälningar till en specifik aktivitet genom att klicka på ”Visningsalternativ”, markera ”Frågor, kort” eller ”Frågor, text” och klicka på ”Sök”.

Om ni vill arbeta vidare med anmälningarna i Excel så kan ni exportera alla anmälningar till en datafil. När ni då exporterar så används även där de visningsalternativ ni valt för presentation av eventuella tillval.

Granska svar och statistik i formulärmodulen

För att se summeringar och statistik över inkomna svar går ni till formulärmodulen. Tänk dock på att där välja att se svaren i samband med den aktuella aktiviteten och för den anmälningsstatus som ni är intresserade av. Alternativt kan ni välja att se statistik och sammanställningar av samma anmälningsformulär för flera olika aktiviteter samtidigt.

Priser och prisberäkningar i formulär

Till frågor och svarsalternativ kan ni koppla både styckepriser och avancerade formler för prisberäkningar.

I formlerna har ni tillgång till automatiska variabler från deltagare och anmälan. Exempelvis kan ni åt deltagarens ålder med variabeln age eller boknings-/svarsdatum med date. För att ge alla ungdomar och alla som bokat före ett visst datum ett lägre pris kan ni i formelfältet skriva 1000 – 500 * (age < 20 or date < ”2024-12-01″).

Observera att textsträngar i formler alltid måste omslutas av citationstecken (”).

Max antal tillgängliga enheter per svarsalternativ

Om ni exempelvis säljer biljetter till en föreställning kan ni lägga in olika typer av platsbiljetter med olika anlat platser. Systemet begränsar då antalet biljetter som kan bokas av den typen per föreställning (aktivitet).

Maxgränsen summeras inte bara från det enskilda svarsalternativet utan även från alla svarsalternativ inom samma fråga som tilldelats samma kortkod. Det gör det möjligt att exempelvis dela upp försäljningen av samma av sittplatser på vuxna och barn som betalar olika priser för samma sittplatser.

Hämta antal platser från olika frågor

På varje fråga kan ni välja om svaren skall summeras till totalt antal bokade platser för hela formuläret. Om ni på aktiviteten har valt att antalet platser skall hämtas från formuläret så är det den siffran som kommer att visas på aktiviteten som antal bokade platser. Då fungerar automatisk antagning mm på aktivieten även fast antalet platser hämtas från olika svarsalternativ i ett bokningsformulär.

Gruppera aktiviteter

Aktivitetsgrupper används exempelvis för att välja vilka aktiviteter som skall visas i listor, för att koppla egenskaper till en grupp av aktiviteter, beräkna rabatter eller markera aktiviteter som inbördes uteslutande. Det finns tre huvudsakliga sätt att gruppera aktiviteter.

  1. Aktivitetsblock, som används för att gruppera aktiviteter som är under samma period som exempel vårterminen . Där det som exempel går att ställa in startdatum, uppehåll samt datum för visning och anmälan. Läs mer längre ner på sidan.
  2. Publik indelning för att gruppera aktiviteter i webbshopen under rubriker som till exempel Hip Hop, Jazz och Lindy Hop. Där det för denna typ av gruppering går att som exempel välja profilbild, beskrivande text och typ av nivåindelning. Läs mer längre ner på sidan.
  3. Annan aktivitetsgrupp går att välja för att ställa in rabattreglerna eller för att visa ett urval av aktiviteter på en webbsida. Läs mer längre ner på sidan.

En aktivitet ska bara tillhöra ett aktivitetsblock och en publik indelning men kan tillhöra flera aktivitetsgrupper.

Översiktssidan aktivitetsgrupper

På sidan Aktivitetsgrupper i Mina Aktiviteter kan ni skapa de olika typerna av aktivitetsgrupper. Alla tre typer av aktivitetsgrupper har valen namn, unik kod och datum när de ska visas för administratörer. Den unika koden kan som exempel användas för att enbart visa aktiviteter som tillhör den aktivitetsgruppen på en webbsida.

På sidan aktivitetsgrupper finns det även en lista med aktuella aktivitetsgrupper. Det går att under ”Visade kolumner” välja att visa tillagda rabattregler och även sortering. Genom att välja ”Ändra många rader samtidigt” och markera en eller flera aktiviteter går det lägga till eller ta bort rabattregler för de valda aktivitetsgrupperna, läs mer om rabattregler.

Efter att man valt att visa sorteringsnummer går det att klicka på ”Presentation” i listmenyn för att klicka i valet ”Redigerbara fält” för att sortera aktivitetsgrupper. Det kan speciellt vara aktuellt för publika indelningar.

Skapa och redigera aktivitetsgrupper för din organisation (inloggning krävs)

Filtrera aktiviteter utifrån grupperingar

Det går att välja att enbart visa aktiviteter som tillhör en specifik aktivitetsblock, publik indelning eller övrig aktivitetsblock. På sidan Hämta innehåll i Mina Aktiviteter går det att skapa kortkod för WordPress, JavaScript kod samt PHP kod för att visa det filtrerade innehållet på er hemsida. För att kunna visa aktiviteter med kortkod behöver ni ha installerat vårt WordPress tillägg. Beroende av vilken redigerare ni använder kan det finnas möjlighet att skapa kortkoder direkt i tillägget.

Hämta innehåll (inloggning krävs)

Skapa kortkoder i WordPress tillägget

Aktivitetsblock

Aktivitetsblock används för att sortera aktiviteter som pågår under samma period som exempel att man skapar blocket Vårterminen 2024 för aktiviteter under den perioden. Aktivitetsblock kan väljas när man skapar en ny aktivitet eller kopierar en existerande aktivitet och också i inställningarna för aktiviteten.

När ni skapar ett nytt aktivitetsblock går det att ange ett värde för ”Första aktivitetens startdatum”. När man sedan skapar en ny aktivitet går det att ange veckodag för första aktivitetstillfället Som exempel om det anger startdatumen för blocket till måndagen den 18 januari och sedan anger tisdag som veckodag kommer den aktivitetens startdatum bli tisdagen den 19 januari. Detta precis som startdatum kommer bli onsdagen den 20 januari om man skapar en kopia av en existerande aktivitet som började på en onsdag.

Det går även att lägga till uppehåll till exempel att man skapar uppehåll Sportlov 2024 mellan 2024-03-01 och 2024-03-07 för blocket Vårterminen 2024. Efter att man skapat loven så kommer de finnas sparade och nästa gången finns de tillagda och markerade och det går att avmarkera dessa och lägga till flera lov. Vilket gör att det som exempel schemalägga barnkurserna under vårterminen och dessa aktiviteter inte har några schemalagda tillfällen mellan 2023-03-02 och 2023-04-12. Där efter går det att återigen redigera blocket Vårterminen 2024 och klicka ur uppehållet Sportlov 2024 för att sedan schemalägga vuxenkurserna som inte ska ha något uppehåll under sportlovet.

Det går även att synlighet- och anmälningsperiod som automatiskt kommer att läggas till när aktiviteter skapas eller kopieras till det blocket. Ändringar som gör under ”Synlighet och Anmälningsperioder” samt ”Datum och uppehåll” kommer dock ej påverka inställningarna för redan existerande aktiviteter i det aktivitetsblocket.

Publik indelning

Publik indelning kan användas för att gruppera aktiviteter i webbshoppen. Till exempel att aktiviteterna presenteras under rubrikerna Hip Hop, Jazz och Lindy Hop. Det går även att lägga till en publik beskrivning och profilbild för respektive indelning. På sidan Grafisk profiler kan du ladda upp bilder som ska användas som profilbilder. Indelning kan väljas när man skapar en aktivitet och också i inställningarna för aktiviteten.

Har ni olika nivåindelningar kan ni använda publika indelningen för att ange vilken nivåindelning som ska gälla för aktiviteter som tillhör den indelningen. Till exempel indelningen Jazz har nivåindelningen Kurser med nivåer som Nybörjare och Avancerade. Medan indelningen Jazz har nivåindelningen Tävling med nivåer som Brons och Star,

Annan aktivitetsgrupp

I vissa fall kan man vilja att mängdrabatter enbart ska gälla för ett urval av aktiviteter istället för hela Aktivitetsblocket. Det går därför att väl alternativet ”Skapa annan aktivitetsgrupp” och sedan lägga till rabattregeln till aktivistgruppen. Det är viktigt att man inte återanvänder aktivitetsgrupper så att rabatten inte kombineras med tidigare perioder.

Det kan även vara så att kurser på en specifik ort ska visas på en egen webbsida och då kan man använda lägga till dem till den skapade aktivitetsgruppen och sedan använda koden för den gruppen för att visa kurserna på en egen webbsida.

Rabatter

Rabatter utgår från olika rabattregler som läggs upp i systemet. En rabattregel innehåller inkluderingsvillkor och beräkningsmodeller. När en rabattregel definierats kan den tillämpas på en eller flera aktiviteter eller aktivitetsgrupper. Flera olika rabattregler kan också knytas till samma aktivitet. Rabattregler kan definieras som aldrig, begränsat eller vanligtvis kombinerbara vilket styr vad som händer då flera olika rabattregler enligt givna villkor skulle kunna tillämpas på samma anmälan/bokning.

Innehåll på denna sida

Applicering och begränsningar

Rabattregler som är satta att tillämpas automatiskt beräknas och påverkar priset i samma ögonblick som deltagaren antas till aktiviteten. Rabatten kommer därmed att slå igenom innan betalningsavin skickas men däremot syns ingen prisreduktion innan deltagaren är antagen. Orsaken till detta beteende är bland annat att anmälningar som inte resulterar i att deltagaren antas, t ex beroende på att deltagaren inte uppfyller förkunskapskraven, inte skall ligga till grund för mängdrabatter.

I dagsläget så hanterar den automatiska rabattberäkningen inte aktiviteter där aktivitetspriset varierar beroende på gjorda tillval, exempelvis luncher eller hotellövernattningar. Än så länge så är det också möjligt att på enskilda anmälningar frångå normalpriset utan att koppla det till en viss rabattregel. Om detta görs så inaktiveras den automatiska rabatthanteringen för den anmälan och för andra anmälningar som beror av mängdrabatter som inkluderar anmälan där priset ändrats utan hänvisning till någon rabattregel. Båda dessa begränsningar kommer efterhand att arbetas bort.

Rabatter kan inte bli negativa, d.v.s. det går inte att lägga upp regler som ger deltagaren ett förhöjt pris. Om en rabattregel skulle medföra en negativ eller sämre rabatt än alternativa rabatter så ignoreras rabatten. Detta kommer eventuellt att ändras så det i framtiden blir möjligt att definiera regler som ger ett förhöjt pris, t ex en efteranmälningsavgift som tillkommer ovanpå grundpriset.

Lägga upp nya rabattregler och koppla dem till aktiviteter

Lägga upp nya rabattregler

Ni kan definiera så många olika rabattregler som ni vill.

Definiera eller redigera rabattregler

Specificera i vilken ordningsföljd som rabatter tillämpas

När ni lagt upp alla aktuella rabatter bör ni specificera i vilken ordning de skall tillämpas. Det gör ni genom att i filterinställningarna välja att visa redigerbara fält samt visa sortering. Då kan ni ange/ändra siffran i sorteringsfältet. Rabatter med lägre siffra visas överst och tillämpas först.

Redigera ordningen på rabattreglerna

Koppla enskilda aktiviteter till befintliga rabattregler

Öppna aktivitetslista (inloggning krävs) och markera de aktiviteter du vill lägga till. Välj i ”Med markerade: Tillämpa rabattregel”, välj den rabattregel du vill tillämpa och klicka på verkställ. För att plocka bort rabattregler från aktiviteter gör ni på samma sätt som för att lägga till dem men väljer istället ”Med markerade: Ta bort rabattregel”.

Koppla aktivitetsgrupper till befintliga rabattregler

Öppna aktivitetsgruppslistan (inloggning krävs) och markera de aktivitetsgrupper du vill lägga till. Välj i ”Med markerade: Tillämpa rabattregel”, välj den rabatt du vill tillämpa och klicka på verkställ. För att plocka bort rabattregler från aktivitetsgrupper gör ni på samma sätt som för att lägga till dem men väljer istället ”Med markerade: Ta bort rabattregel”.

Mängdrabatt för deltagare som antagits till fler aktiviteter

I rabattinställningarna kan man exempelvis specificera att deltagare som är antagna till två eller fler aktiviteter inom samma aktivitetsgrupp skall få 25% mängdrabatt på alla aktiviteterna utom den dyraste aktiviteten som betalas till fullpris.

Mängdrabatter tillämpas alltid inom en specifik aktivitetsgrupp

För att systemet skall veta exakt vilka andra aktiviteter som skall inkluderas i beräkningen så tillämpas mängdrabatter alltid på befintliga aktivitetsgrupper. Att endast koppla en mängdrabatt direkt till en enskild aktivitet fungerar därför inte utan mängdrabatter måste alltid kopplas till befintliga aktivitetsgrupper. En aktivitetsgrupp kan exempelvis vara ”Baskurser hösten 2024” eller ”Matinéföreställningar våren 2025”. Flera olika aktivitetsgrupper kan kopplas till samma rabattregel, exempelvis kan aktivitetsgrupperna ”Baskurser våren 2024” och ”Baskurser hösten 2024” båda två kopplas till rabattregeln ”25% rabatt från andra kursen”. När en deltagare antas till en aktivitet tillhörande aktivitetsgruppen ”Baskurser våren 2024” kommer alltså mängdrabatten att kontrolleras och beräknas inom den aktivitetsgruppen.

Paketerbjudanden och Kort

Ni kan skapa paketerbjudande där deltagaren får köpa ett kort och sedan har möjlighet att gå ett visst antal kurser, till exempel 3 kurser, och får sedan delta i andra kurser gratis. Ni kan också skapa ett erbjudande där deltagaren köper ett kort, som till exempel ”Guldkort-Våren 24”, som ger fria pass till fler kurser i aktivitetsgruppen.

Multipla och staplade mängdrabatter

En och samma anmälan kan också få del av flera olika mängdrabatter samtidigt, via en eller flera aktivitetsgrupper som aktiviteten tillhör, förutsatt att dessa mängdrabatter är kombinerbara. Ett exempel: Om deltagare skall få 25% rabatt från aktivitet nummer två men hela 50% rabatt från aktivitet nummer fyra. Då definierar ni en mängdrabatt på 25% med begränsningen att den endast gäller från anmälan två till anmälan nummer tre och en annan mängdrabatt på 50% som gäller från anmälan nummer fyra och uppåt. Sedan gör ni rabatterna kombinerbara, låter systemet sortera aktiviteterna i fallande pris innan beräkningen och kopplar samma aktivitetsgrupp till de två olika rabattreglerna.

Mängdrabatter beräknar först totalpris för hela aktivitetsgruppen och sedan resulterande nettopris för den enskilda aktiviteten

När en mängdrabatt skall beräknas så tittar först systemet på om aktiviteterna skall sorteras om så att de med högst pris hamnar först och eventuellt undantas från mängdrabatt. Därefter beräknar systemet den totala prisreduktion för hela aktivitetsgruppen som mängdrabatten skulle medföra och jämför siffran med de rabatter som deltagaren eventuellt tidigare erhållit för den aktuella mängdrabatten och aktivitetsgruppen. Mängdrabatten på den enskilda aktiviteten blir total mängdrabatt för hela aktivitetsgruppen minus redan tidigare utdelad mängdrabatt för aktivitetsgruppen. Det spelar därför ingen roll om deltagaren först anmält sig till två billigare aktiviteter, redan fått mängdrabatt på andra aktiviteten och sedan anmäler sig till en dyrare tredje aktivitet. Om det i rabattinställningarna är angett att först sortera aktiviteterna enligt fallande pris så kommer rabattsatsen på tredje anmälan till den dyraste kursen att reduceras med hänsyn till att ingen rabatt skall utgå för den dyraste aktiviteten i aktivitetsgruppen.

Hur rabattregler kan kombineras

I inställningarna för en rabatt så finns ett val för hur rabatten kan kombineras med andra rabatter. Det finns tre alternativ. ”Vanligtvis” innebär att rabatten vanligtvis är kombinerbar med andra rabatter. Undantaget är rabatter som definierats som aldrig kombinerbara. ”Begränsat” innebär att rabatten endast kan kombineras med andra vanligtvis kombinerbara rabatter. ”Aldrig” innebär att rabatten aldrig kan kombineras med andra automatiskt beräknade rabatter.

Beräkning av total rabattsats för kombinerade rabattregler

Då flera rabattregler samtidigt tillämpas på samma anmälan/bokning så beräknas alltid varje rabattregel med utgångspunkt från aktivitetens baspris. Det innebär exempelvis att om baspriset är 1000 kr, en rabatt är 200 kr (fast rabatt i kronor) och en annan rabatt 10% (fast rabatt i procent) så blir den totala rabatten 300 kr oavsett i vilken ordning rabattreglerna tillämpas. Om en rabattregel är så utformad att den ändrar priset till ett givet pris i kronor, exempelvis att aktivitetens pris skall vara max 800 kr oavsett ursprungligt pris, kombineras med en annan rabattregel, t ex ungdomsrabatt 10%, så räknas först rabattens storlek i kronor ut utifrån båda rabattreglerna oberoende varandra. Därefter summeras rabatter för att erhålla den totala rabatten och därmed priset för aktiviteten. Om aktivitetens pris är 1000 kr blir i detta exempel blir rabatterna 200 kr plus 100 kr vilket ger totalt 300 kr i rabatt och ett slutpris på 700 kr.

Total rabatt kan gå utanför eventuella begränsningar satta i enskilda rabattregler

De begränsningar/ramar på beräknat pris som finns i inställningarna för rabattregler endast gäller enskilda rabatter. När rabattregler kombineras kan totalpriset gå utanför de begränsningar som finns definierade för de enskilda rabattreglerna. Om en rabattregel exempelvis är satt så att den ger en prisnedsättning på 200 kr med begränsningen att slutpriset måste vara minst 100 kr, kombineras med en annan rabattregel som ger 10% lägre pris, kan slutpriset efter att rabattreglerna kombinerats lika fullt sjunka under 100 kr.

Ändra och tillämpa rabatter i efterhand

Vanligtvis tillämpas rabatter automatiskt då anmälan antas, dvs precis innan det att antagningsbeskedet med betalinfo skickas. I vissa fall kan dock rabatter behöva ges efter det att individer redan är antagna. Det är möjligt att plocka upp en enskild anmälan och där välja ”Tillämpa rabatt”. Från enskilda anmälningar kan man sedan skicka anmälningsinfo eller lägga till som mottagare av ett större utskick.

Sök och tillämpa missade rabatter direkt från deltagarlistor

Plocka upp deltagarlistan för alla aktuella aktiviteter samtidigt, välj att se endast antagna och välj att visa ”Erhållen rabatt” samt ”. Återstående rabatt”. Då kan ni skumma listan över eventuella missade rabatter. Tänk på att om det t ex finns en flerkursrabatt så kan den missade rabatten visas på flera olika anmälningar även om den bara skall appliceras på en av dem. Om det är många som skall ändras kan rabatter beräknas och tillämpas direkt ifrån deltagarlistan. Man kan sedan gå till listan över alla enskilda rabatter som utfärdats och därigenom lägga till alla som mottagare av ett gemensamt utskick.

Boknings- och betalningsvillkor med beräkning av förfallodatum

Det går att ange både egendefinierade och fördefinierade bokningsvillkor för aktiviteter och andra typer av bokningar. Bokningsvillkor styr även vilka uppgifter som ska efterfrågas vid bokningen. På sidan Aktiviteter går det att välja ett bokningsvillkor genom att redigera en aktivitet/artikel. Valet att välja bokningsvillkor för flera aktiviteter/artiklar finns även med i rullgardinsmenyn ”Med markerade” om man väljer att ändra många rader samtidigt.

Aktiviteter

Valbara fördefinierade boknings- och betalningsvillkor

Som standard anges det fördefinierade villkoret ”Relativt antagningsdatum”. Det går även i rullgardinsmenyn för bokningsvillkor att ange “ Kontant första tillfället” eller “Efter inledande prova-på”. Ni kan också välja egna anpassade villkor eller stänga funktionaliteten helt genom att välja “Hantera inte betalningar”.

Relativt antagningsdatum
Om tiden från antagning till kursstart är mer än 60 dagar sätts förfallodatum till 30 dagar efter antagning. Om antagning sker närmare inpå kursstart än tio dagar blir förfallodatum fem dagar efter antagning. Om tiden mellan antagning och kursstart är mellan 60 dagar och tio dagar minskar tiden som beställaren har på sig att betala successivt (linjärt) från 30 dagar till fem dagar efter antagning.

Kontant första tillfället

Förfallodatum sätts till startdatum för aktiviteten.

Efter inledande prova-på
Förfallodatum sätts till en vecka efter aktivitetens startdatum.

Lägga till egna boknings- och betalningsvillkor med beräkning av förfallodatum

Det går även att definiera egna bokningsvillkor som kommer kunna väljas i samma rullgardinsmeny som de fördefinierade villkoren. Egen definierade boknings- och betalningsvillkor kan läggas till och ändras på sidan Bokningsvillkor.

Admin > Aktiviteter > Inställningar & shop > Bokningsvillkor (inloggning krävs)

1. Beräkning av förfallodatum

Det går att sätta förfallodatum för både startavgift/anmälningsavgift och för full betalning. Som standard används aktivitetens startdatum men det går också att välja att använda sig av aktivitetsblockets startdatum.

Minsta antal dagar från avi
Oavsett startdatum/leverans ges beställaren ett visst antal dagar på sig att betala.

Största antal dagar efter avi
Förfallodatum skall inte vara längre än ett visst antal dagar efter avisering/fakturering.

Minsta antal dagar före start
Hur många dagar innan aktivitetens start som betalning skall ha inkommit. Kan även vara negativt, dvs betalning behöver inte ske förrän ett visst antal dagar efter aktiviteten.

Största antal dagar före start
Betalning behöver inte ske förrän tidigast ett visst antal dagar innan aktivitetens start. Kan även vara negativt, dvs förfallodatum skall inte vara tidigare än ett visst antal dagar efter aktiviteten.

Procent av tid från avi till start
Procent av tid från avi till start. Förfallodatum baseras på hur lång tid innan aktivitetens start som antagning sker. Om värdet sätts till 50% och antagning sker 40 dagar innan startdatum så får deltagaren 20 dagar på sig att betala.

Prioritering mellan villkor

De fasta villkoren har prioritet framför flytande förfallodatum. Ett senare förfallodatum prioriteras framför ett tidigare om de hamnar i konflikt. Om det efter villkoren finns ett spann så väljs det längsta förfallodatumet. Om villkoren endast ger avgränsning åt ett håll används det datumet. Är villkoren helt tomma returneras inget datum alls.

2. Avbokningsvillkor

I villkoren under rubriken ”Avbokningsvillkor” ställer ni själva in om och när deltagarna har möjlighet att avboka sig själva.

Om de har möjlighet att avboka så kommer de att i mejlbekräftelser mm att få en avboka-knapp. De kan även avboka när de loggat in till sitt personliga konto. Varje gång någon försöker avboka så kollar systemet om det fortfarande är tillåtet att avboka på egen hand.

3. Visa och påminn om förväntade betalningar

Det går att ställa in att betalinfo inte ska visas förrän ett visst antal dagar före att avgiften förfaller, vilket kan vara användbart då det är lång tid mellan att anmälan öppnar och startdatum för aktiviteten.

Om anmälningsavgift/handpenning ska betalas innan hela avgiften går det att ställa in att påminnelse ska skickas ett visst antal dagar före eller efter att anmälningsavgiften förfaller. Det går även att ställa in påminnelse ett visst antal dagar före full betalning förfaller.

I bokningsvillkoret ställs det inte in påminnelser för full betalning efter förfallodatum, utan det görs på sidan Webbshopinställningar.

På sidan Webbshopinställningar går det att ställa in tidsintervall för betalningspåminnelser och där dessa datum gäller för alla bokningar.

Webbshopinställningar

4. Vilka uppgifter skall efterfrågas och vilka skall vara tvingande vid anmälan?

Det går att ange vilka uppgifter som inte ska efterfrågas (kolumn N), som efterfrågas men ej är obligatoriska (kolumn F), som efterfrågas och kräver svar (kolumn K). Om inga val görs gäller de automatiska inställningarna för om en uppgift ska anges eller visas (kolumn A). Som standard är det även förvalt att om e-postadress anges måste den bekräftas genom att skrivas in två gånger.

Vid bokning kommer alltid förnamn, efternamn och e-post efterfrågas i första steget. Om individen inte redan finns registrerad i Mina Aktiviteter kommer övriga uppgifter efterfrågas utifrån inställningarna i bokningsvillkoret.

5. Bokningsvillkor som måste godkännas innan en bokning påbörjas

Här skriver ni in den text som visas som bokningsvillkor och som måste godkännas av den som bokar.

Tänk på att exempelvis aktiviteter som löper under en längre period och som bokas via nätet omfattas av distansköpslagen vilket bland annat medför 14 dagars ångerrätt. Kultur-, idrott- och fritidsaktiviteter som bara ges vid ett tillfälle är dock undantagna.

Lag (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler

Marknadsdomstolen dom 2016:13 angående danskurser och distansöpslagen

Tvist om avbokning av kurs avgjort i ARN 2017

Om ni ska ha möjlighet att lägga till en påminnelseavgift måste ni först ha avtalat om det i bokningsvillkoren. Observera att ni bara får ta ut påminnelseavgift en gång och den får vara på max 60 kronor.

Information från Konsumentverket om påminnelsavgift

Ytterligare information från Verksamt .se

6. Extra text som visas i samband med betalning

Oftast räcker det med den vanliga betalningsinformationen vid bokningar men går vid behov lägga till extra information.

Avgörande i Allmänna Reklamationsnämnden år 2017

Vanliga fall hos ARN – Köp på internet eller via telefon:

3.2. Har man alltid rätt att ångra ett köp utan att behöva betala något?

Konsumenten anmälde sig via internet till en hundkurs och betalade 1 100 kr för den. Dessutom betalade konsumenten 630 kr för medlemskap i en hundklubb, vilket var ett krav för att få gå kursen. Konsumenten fick ingen information om ångerrätt från företaget. När det visade sig att konsumenten inte kunde gå kursen och företaget inte var intresserat av att hitta en lösning begärde konsumenten att få ångra köpet av kursen och medlemskapet och få tillbaka 1 730 kr.

Nämnden konstaterade att distansavtalslagen var tillämplig på avtalet. Enligt denna lag gäller dock inte ångerrätten för avtal som avser kulturevenemang, idrottsevenemang eller någon annan liknande fritidsaktivitet om näringsidkaren, som i detta fall, ska tillhandahålla tjänsten på en bestämd dag eller under en bestämd tidsperiod. Konsumenten ansågs dock ha rätt att avbeställa tjänsten enligt konsumenttjänstlagens bestämmelser. Då företaget inte visat att man haft kostnader på grund av avbeställningen och det inte visats att det var omöjligt att sätta in en reserv från och med det andra kurstillfället mot betalning av 7/8 av kursavgiften, ansågs företaget inte ha rätt till någon ersättning utöver för det kurstillfälle som konsumenten deltagit vid. Nämnden rekommenderade därför företaget att återbetala 968 kr till konsumenten. Då avtalet om medlemskap i hundklubben inte ingåtts med företaget, avslogs dock konsumentens krav i denna del.

2017-06733 (ref.)


Referens: Vanliga fall hos ARN

Dom MD 2016:13

Fråga om avtal avsett tjänst som omfattas av ångerrätt.

KÄRANDE
Konsumentombudsmannen, Box 48, 651 02 Karlstad

SVARANDE
Malmö Dansakademi AB, 556850-1372, Sofielundsvägen 57, 214 34 Malmö
Ombud: Jur. kand. A. B., Nordbro AB, Gibraltargatan 7, 211 18 Malmö

SAKEN
Information om ångerrätt


DOMSLUT
1. Marknadsdomstolen ålägger Malmö Dansakademi AB, vid vite om en miljon (1 000 000) kr, att, innan distansavtal om danskurs träffas med konsument, lämna klar och begriplig information till konsumenten om dennes rätt att ångra avtalet, samt om
a) hur ångerfristen beräknas,
b) hur ångerrätten utövas,
c) att det finns ett standardformulär för utövande av ångerrätten och hur konsumenten kan ta del av det, och om
d) vilka konsekvenser det får för konsumenten om denne ångrar köpet.

2. Malmö Dansakademi AB ska ersätta Konsumentombudsmannen för rättegångskostnader med 35 000 kr avseende arbete, jämte ränta enligt 6 § räntelagen (1975:635) från dagen för Marknadsdomstolens dom till dess betalning sker.


BAKGRUND
1 Malmö Dansakademi AB bedriver enligt sin verksamhetsbeskrivning dansutbildning. Bolaget har marknadsfört danskurser, bl.a. på sin webbplats www.dansakademi.se. De konsumenter som önskat delta i kurserna har kunnat göra en anmälan om detta på bolagets webbplats.

YRKANDEN
2 Konsumentombudsmannen (KO) har yrkat att Marknadsdomstolen vid vite ålägger Malmö Dansakademi att, innan distansavtal om danskurs träffas med konsument, lämna klar och begriplig information till konsumenten om dennes rätt att ångra avtalet, såvitt avser

a) hur ångerfristen beräknas,
b) hur ångerrätten utövas,
c) att det finns ett standardformulär för utövande av ångerrätten och hur
konsumenten kan ta del av det, samt
d) vilka konsekvenser det får för konsumenten om denne ångrar köpet.

3 Malmö Dansakademi har medgivit KO:s yrkanden i själva saken.

4 Parterna har yrkat ersättning för sina rättegångskostnader.

GRUNDER
5 KO har åberopat följande till grund för talan.

6 Malmö Dansakademi träffar, genom det anmälningssystem som bolaget har på sin webbplats www.dansakademi.se, avtal på distans med konsumenter om rätt till deltagande i bolagets danskurser. Malmö Dansakademi utelämnar information om konsumentens ångerrätt innan avtal träffas, trots att det åligger bolaget att lämna sådan information enligt lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler (distansavtalslagen). Ingen av de i distansavtalslagen uppräknade situationerna som innebär att undantag från ångerrätten föreligger är aktuella.

7 Malmö Dansakademis utelämnande av ångerrättsinformation utgör ett vilseledande utelämnande av väsentlig information enligt 10 § tredje stycket marknadsföringslagen (2008:486), MFL. Att information har utelämnats påverkar eller påverkar sannolikt konsumentens förmåga att fatta ett välgrundat affärsbeslut, varför underlåtenheten är otillbörlig enligt 8 § MFL. Malmö Dansakademi ska därför åläggas att lämna information om ångerrätt. Det föreligger inga särskilda skäl som gör det obehövligt att förena åläggandet vid vite.

8 Malmö Dansakademi har i enlighet med sin inställning, som det får förstås, vitsordat de omständigheter som KO åberopat samt har för egen del i själva saken inte åberopat någon grund för talan.

UTVECKLING AV TALAN
9 KO har till utveckling av sin talan anfört bl.a. följande.

10 Enligt den information som finns på webbplatsen www.dansakademi.se tillhandahåller Malmö Dansakademi ett stort antal danskurser för olika åldrar och på såväl nybörjarnivå som avancerad nivå. På webbplatsen kan konsumenten lämna en bindande anmälan, varefter konsumenten får ett bekräftelsemail från Malmö Dansakademi om att konsumenten fått en plats i kursen och om att avtal har träffats med bolaget. Det framgår av bolagets avtalsvillkor att en anmälan innebär att konsumenten har förbundit sig att betala hela kursavgiften.

11 Under våren 2015 gjorde Konsumentverket en granskning av den information som dansskolor lämnar till konsument innan distansavtal ingås. Verket uppmärksammade då att bl.a. Malmö Dansakademis webbplats saknade information om ångerrätt. Verket skrev till Malmö Dansakademi m.fl. och informerade om bl.a. näringsidkarens skyldighet att lämna information om ångerrätten.

12 I oktober 2015 konstaterade Konsumentverket att Malmö Dansakademi fortfarande inte lämnade information om konsumentens ångerrätt, varför ett tillsynsärende inleddes. Verket påtalade i flera skrivelser att det åligger bolaget att lämna information om ångerrätten, eftersom konsumenter som ingått distansavtal med bolaget genom dess webbplats har en lagstadgad rätt att ångra avtalet.

13 Malmö Dansakademi gjorde under ärendets handläggning gällande att bolagets verksamhet i fråga om ångerrätt var av sådan karaktär att den omfattas av undantagsbestämmelsen i 2 kap. 11 § 12 distansavtalslagen, som avser bl.a. kulturevenemang, idrottsevenemang eller någon annan liknande fritidsaktivitet, samt att konsumenten därmed inte har någon ångerrätt trots att avtalet har ingåtts på distans.

14 KO anser att kurserna som Malmö Dansakademi tillhandahåller inte kan anses vara ett kultur- eller idrottsevenemang i den mening som avses i distansavtalslagen. Även om danskurser av det slag som Malmö Dansakademi tillhandahåller i och för sig enligt ordalydelsen kan anses vara en fritidsaktivitet, anser KO att bolagets danskurser inte heller är en sådan liknande fritidsaktivitet som omfattas av undantaget i distansavtalslagen.

15 Malmö Dansakademi har i enlighet med sin inställning i saken inte anfört något till utveckling av sin talan.

BEVISNING
16KO har åberopat utdrag från Malmö Dansakademis webbplats.

DOMSKÄL
17 Det är ostridigt och utrett att Malmö Dansakademi under i vart fall tiden våren 2015 till oktober 2015 på sin webbplats www.dansakademi.se ingått avtal med konsumenter om tillhandahållande av danskurser, utan att lämna information om ångerrätt.

Tillämpliga bestämmelser
18 I lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler (distansavtalslagen) finns bestämmelser om konsumentskydd, bl.a. vid avtal mellan näringsidkare och konsumenter som ingås på distans, såsom avtal via internet.

19 Innan ett av detta slag ingås ska näringsidkaren enligt 2 kap. 2 § första stycket 9 distansavtalslagen ge konsumenten information om huruvida och under vilka förutsättningar det finns en ångerrätt, tidsfristen och övriga villkor för ångerrätten, hur ångerrätten utövas samt om att det finns ett standardformulär för utövande av ångerrätten och hur konsumenten kan ta del av detta formulär.

20 I 2 kap. 3 § första stycket distansavtalslagen anges särskilt att informationen ska ges klart och begripligt och på ett sätt som är anpassat efter det medel för distanskommunikation som används.

21 Enligt 2 kap. 10 § första stycket distansavtalslagen, jämfört med 2 kap. 12 § första stycket samma lag, har konsumenten rätt att frånträda ett avtal som träffats på distans (ångerrätt) om tillhandahållande av en tjänst, genom att till näringsidkaren lämna eller sända ett meddelande om detta inom 14 dagar från den dag då avtalet ingås.

22 Av 2 kap. 11 § distansavtalslagen framgår att det med avseende på vissa typer av avtal inte finns någon ångerrätt. Ångerrätt saknas sålunda för bl.a. avtal som avser kulturevenemang, idrottsevenemang eller någon annan liknande fritidsverksamhet, om näringsidkaren ska tillhandahålla tjänsten på en bestämd dag eller under en bestämd tidsperiod (2 kap. 11 § 12).

23 Bestämmelsen i 2 kap. 11 § distansavtalslagen bygger på artikel 16 l) i direktivet 2011/83/EU om konsumenträttigheter, enligt vilken undantag för ångerrätten får göras för bl.a. tjänster som avser fritidsverksamhet när det i avtalet anges att tjänsterna ska tillhandahållas en bestämd dag eller under en bestämd tid.

24 I preambeln till direktivet (beaktandesats 49) anges att beviljande av ångerrätt för konsumenten kan vara olämplig för vissa tjänster där ingåendet av ett avtal innebär att kapacitet reserveras som näringsidkaren kan få svårt att fylla om ångerrätt utövas. Som exempel på sådana avtal nämns bl.a. avtal som avser kulturella evenemang och sportevenemang.

25 Om näringsidkaren inte ger föreskriven information om ångerrätt följer av 2 kap. 6 § distansavtalslagen, att marknadsföringslagens (2008:486), MFL, bestämmelser om bl.a. vilseledande marknadsföring i 10 § andra stycket 10 MFL och åläggande att lämna information i 24 § MFL blir tillämpliga. Vidare framgår av 2 kap. 6 § distansavtalslagen att sådan information ska anses vara väsentlig enligt 10 § tredje stycket MFL.

26 Enligt 10 § andra stycket 10 MFL får en näringsidkare inte använda sig av felaktiga eller vilseledande framställningar som rör konsumentens rättigheter enligt lag eller annan författning. Och enligt 8 § MFL är marknadsföring som är vilseledande enligt bl.a. 10 § MFL att anse som otillbörlig om den påverkar eller sannolikt påverkar mottagarens förmåga att fatta ett välgrundat affärsbeslut.

27Enligt 24 § MFL får en näringsidkare som vid marknadsföring låter bli att lämna väsentlig information åläggas att lämna sådan information.

Frågan om skyldigheten att lämna information
28 Marknadsdomstolen konstaterar att de undantag från ångerrätten som anges i 2 kap. 11 § första stycket 12 distansavtalslagen är begränsade till kulturevenemang, idrottsevenemang eller någon annan liknande fritidsverksamhet, där näringsidkaren ska tillhandahålla tjänsten på en bestämd dag eller under en bestämd tidsperiod.

29 I betraktande av det syfte som denna bestämmelse har enligt beaktandesats 49 i direktivet om konsumenträttigheter, måste utrymmet för undantag från den för konsumenten centrala ångerrätten anses vara tämligen begränsat (angående betydelsen av ångerrätten, jfr MD 2005:37). Det är sålunda inte tillräckligt att avtalet rör t.ex. en fritidsaktivitet som tillhandahålls under en viss bestämd tidsperiod. Härutöver fordras enligt Marknadsdomstolens mening att det är fråga om en aktivitet där utövande av en ångerrätt typiskt sett skulle drabba näringsidkaren ekonomiskt på ett sätt som inte står i proportion till betydelsen av ångerrätten för konsumenterna.

30 Malmö Dansakademi har i enlighet med sitt medgivande inte anfört några omständigheter som innebär att utövande av en ångerrätt vid de avtal om danskurser som bolaget tillhandahållit typiskt sett skulle ha fått oproportionerliga ekonomiska konsekvenser för bolaget. Vid dessa förhållanden har Malmö Dansakademi, innan avtal träffats, varit skyldigt att lämna information om att konsumenterna haft ångerrätt samt om villkoren för ångerrätten, hur ångerrätten skulle utövas och att det finns ett standardformulär för utövande av ångerrätten och om hur konsumenten skulle kunna ta del av detta formulär.

31 På grund av det anförda ska Malmö Dansakademi åläggas att lämna den information som anges i 2 kap. 2 § första stycket 9 distansavtalslagen och som framgår av domslutet.

Vite
32 Enligt 26 § MFL ska ett åläggande förenas med vite, om det inte av särskilda skäl är obehövligt. Sådana särskilda skäl föreligger inte i målet. Det föreligger inte heller skäl att frångå rådande praxis beträffande vitesbeloppets storlek.

Rättegångskostnader
33 Vid denna utgång ska Malmö Dansakademi ersätta KO för rättegångskostnader. Med hänsyn till målets art och omfattning får den av KO fordrade ersättningen om 35 000 kr anses vara skälig.

På Marknadsdomstolens vägnar
Per Carlson
Ledamöter: Per Carlson, ordförande, Karin Lindell, Johan Rosén och Lars Hallén. Enhälligt
Sekreterare: Byrådirektören David Ramsjö


Referens 1: Domar och avgöranden vid Patent- och marknadsdomstolen

Referens 2: MD 2016:13 på lagen.nu

Lista över kurser och andra aktiviteter

Även om en aktivitet inte längre visas publikt för vanliga besökare finns den ändå sparad i systemet och kan plockas fram via listan över aktiviteter.

Vilka aktiviteter visas initialt i listan?

Om man inte ändrar något visas endast aktuella aktiviteter i listan. Med aktuella aktiviteter avses de som är öppna eller som kommer att öppnas för anmälan. Däremot visas inga aktiviteter som inte längre visas publikt. Vill ni se fler aktiviteter så välj ”Visa alla” i den gröna sökmenyn.

Att söka efter en specifik aktivitet

I listan kan man söka på bland annat titel, datum, kategori, beskrivning och plats. Skriver du flera sökord så visas alla som innehåller något av sökorden. Små eller stora bokstäver spelar ingen roll. Däremot måste alla sökord innehålla fyra eller fler tecken. 

StatusVisa aktiviteter utifrån hur de visas eller kommer att visas för allmänheten
SöktermHär kan du bland annat söka på aktivitets-id, förkortning eller ord i titeln eller beskrivningen
KursstartVisa endast aktiviteter som startar efter eller före ett visst datum
KategoriVisa endast aktiviteter tillhörande en viss kategori
ÅlderEtt intervall, tex ”13-17”, eller bara ett siffra (heltal), tex ”10”. Om ni anger endast en siffra utökas sökningen ett år åt båda hållen så ”10” blir samma sökning som ”9-11”.

Förkortningar i aktivitetslistan

 MMedlemskap i organisationen krävs
 RFöra/följa efterfrågas vid anmälan
 IAntal registrerade intresseanmälningar
 PAntal anmälda par
 LAntal personer anmälda som förare (ej i par)
 FAntal personer anmälda som följare (ej i par)
 TAntal personer anmälda totalt
 AAntal personer som antagits
 BAntal personer som där betalning är ok

Anpassa ordningen som aktiviteterna visas genom sorteringsnycklar

Ordningen i vilken aktiviteterna normalt visas är densamma internt som i den publika webbanmälan. Som standard så sorteras aktiviteterna i följande ordning;

  1. Verksamhetsperiod som aktiviteten tillhör (fallande)
  2. Egendefinierad sorteringsnyckel (fallande)
  3. Namnet på kategorin aktiviteten tillhör
  4. Förkortning (fallande)
  5. Startdatum (fallande)

Med fallande menas att sortering sker i omvänd bokstavsordning. Motivet är att man oftast vill ha de senaste aktiviteterna högst upp i listor och det är enklare att ge nya aktiviteter högre värden (t ex nummer) än tvärtom.
Inom en viss medlemsperiod kan alltså ordningen som aktiviteterna visas i olika listor kontrolleras genom att tilldela en sorteringsnyckel för varje aktivitet. Som sorteringsnyckel kan man använda< ett nummer och då med fördel hundratalsnummer eller liknande så att det är lätt att vid behov skjuta in aktiviteter emellan. Siffror sorteras i bokstavsordning och inte som siffror.

Katalog

När ni filtrerat ut de aktiviteter ni vill inkludera i katalogen, exempelvis ett kursblock med terminens alla publika kurser, så väljer ni att exportera urvalet till en katalog.

Visa sammanfattning istället för hela beskrivingen

Börja med att i organsiationens allmnna inställingar för aktiviteter välja att aktivera sammanfattningar. Därefter får ni möjlighet att lägga in sammanfattningar på alla aktiviteter när ni plockat upp dem för redigering.

I aktivitetslistan väljer ni sedan att visa sammanfattningar men inte beskrivningar. När ni sdan exporterar katalogen så kommer sammanfattningarna att ersätta beskrivningarna (förutsatt att det finns en sammanfattning inlagd på aktiviteten).

Utformning och layout

Under Admin > Aktiviteter > Inställningar > Grafiska profiler så kan ni skapa egna stilmallar som styr utformningen av era kataloger. Förutom färg och form kan exempelvis också välja att presentera grundläggande aktivitetsdata kompakt på en rad istället för i tabellformat.

Skapa länkar till olika kataloger

Genom att spara egna filtermallar och använda exportfunktionens länkgenerator så kan ni ta skapa fasta länkar till en eller flera kataloger.

Nivåer och godkännande för nivå

Hantering av nivåer och godkännanden är inte nödvändigt för systemets övriga funktionalitet och kan därför skippas helt om inte behovet finns.

Det kanske mest välkända exemplet på nivågodkännanden är olika bälten inom karate och andra kampsporter.
Varje deltagare är godkänd för en viss nivå och kurser och aktiviteter kan kräva godkännande för en viss nivå.

Mer konkret så kan enskilda individer godkännas för en viss nivå inom en specifik aktivitetskategori. Alla aktiviteter kan likaså knytas till en viss kategori och nivå och frivilligt förses med krav på att alla deltagare också skall vara explicit godkända för nivån. Om aktiviteten är försedd med nivåkrav kommer en varning att visas om en anmäld deltagare inte är godkänd för nivån.

Nivågodkännanden är endast synliga och tillämpliga inom den egna organisationen.

Definiera kategori och krav på nivå för en viss aktivitet

Detta görs separat för varje aktivitet. Kategori bör alltid tilldelas och nivå bör tilldelas om det är applicerbart. Att en aktivitet tilldelats en kategori och nivå innebär dock inte automatiskt att systemet kommer att kontrollera att deltagare är godkända för nivån utan kravet på godkännande är ett separat val bland aktivitetens inställningar.

Godkänna enskilda personer för en nivå inom en viss kategori

Godkännanden kan registreras från översikten av en enskild person eller från deltagarlistor. De är endast giltiga inom den egna organisationen och kommer inte att gälla för samma aktivitetskategori inom andra organisationer.

Förutom information om vilken organisation, individ, aktivitetskategori och nivå ett godkännande avser sparas även information om när godkännandet har registrerats och vem som har gjort det.

Om en individ redan är godkänd för samma eller en högre nivå än vilken man försöker godkänna individen för kommer ingenting alls att hända. Det ursprungliga godkännandet kommer att finnas kvar oförändrat och inget nytt godkännande kommer att skapas.

Godkänna från översikten av en enskild person

Godkännande för olika nivåer syns på översikten av en enskild person och kan också ändras på samma sida.

Godkänna till aktuell eller en nästa nivå direkt från deltagarlista

Om en aktivitet har krav på nivågodkännande så flaggas i deltagarlistan alla anmälda som inte är godkända. Det är då möjligt att direkt från deltagarlistan markera ett antal deltagare och direkt godkänna dem för aktuell kategori och nivå. Observera att godkännandet kommer att gälla även utanför den aktuella aktiviteten.

Efter fullföljd kurs kan också ett antal personer markeras och godkännas för nästa högre nivå. Detta är ett enkelt sätt att markera vilka som är godkända för avancemang inom den aktuella aktivitetskategorin.

Ta bort ett godkännande

Görs från översikten för den enskilda individen.

Kontrollera alla godkännanden och exportera till Excel-fil

En sammanställning av alla godkännanden samt möjlighet att exportera listor av personer godkända för olika nivåer finns på webbsidan:

Godkännanden för kursnivåer (inloggning krävs)

Alla nivåer

Nivånamn Beskrivning av en typisk utövare Numeriskt
  Nivå ej angiven 0
Försvårande omständigheter Speciella hinder, exempelvis någon funktionsnedsättning, som gör att aktiviteten inte kan planeras på vanligt sätt 3
Nybörjare, helt ovana Upplagd på samma sätt som för vanliga nybörjare men går långsammare framåt än vad som är brukligt.
Exempelvis sångkurs speciellt för dem som aldrig tidigare vågat sjunga i något sammanhang.
6
Nybörjare Normal nybörjarnivå 9
Nybörjare 2   12
Nybörjarmedel Normalbegåvade individer som tränat en eller två i veckan under kanske ett halvår eller ett år. 15
Nybörjarmedel – Medel   18
Medel Där de flesta som utövat aktiviteten en eller ett par gånger i veckan befinner sig här efter några år. 21
Medel – Medelavancerad En nivå många slutar på då de utövat aktiviteten någon gång i veckan under kanske tio år eller mer. 24
Medelavancerad Individer med god fallenhet som tränar målinriktat ett antal år några år. Kanske är de själva ledare för lägre nivåer. 27
Medelavancerad – Avancerad   30
Avancerad Ofta individer som under en längre tid utövat aktiviteten på heltid. Alternativt ovanligt talangfulla personer som tränat intensivt. I tävlingsidrotter kan det vara nationell elit eller de strax därunder. 33
Avancerad – Avancerad extra   36
Avancerad extra Absolut toppnivå på internationell basis. De som duktiga heltidproffs vänder sig till för inspiration. I tävlingsidrotter är detta de individer som tävlar i världscuper och liknande. 39

Ställa in en eller flera aktiviteter

När ni ställer in en aktivitet helt så nollas avgiften för alla som är anmälda och ni kan låta systemet meddela alla deltagare direkt.

Enklaste sättet att helt ställa in en eller flera aktiviteter är att öppna listan med aktiviteter och välja ”Med markerade: Ställ in aktiviteter”. Då får ni även välja om alla bokningsansvariga skall meddelas direkt eller läggas till i ett massutskick som ni kan justera manuellt innan det skickas.

Det är också möjligt att ställa in delar av en aktivitet och sänka avgiften. Ni kan då få systemet att räkna om priset enligt givna regler. Kontakta gärna vår support för att få hjälp så att alla priser, rabatter mm beräknas korrekt då en aktivitets endast delvis ställs in.

Automatisk hantering av redan betalda aktivitetsavgifter

Om en deltagare redan hunnit betala för aktiviteten så sätts den summa de ska ha tillbaka automatiskt tillgodo och nyttjas nästa gång personen anmäler sig till en aktivitet eller köper något annat via systemet. Har ni återkommande deltagare behöver ni alltså inte göra något mera. Alla tillgodohavanden löser sig under kommande kursomgångar.

Uppföljning av tillgodohavanden och återbetalning till deltagare

Under Admin > Ekonomi > Rapporter > Balanser per person kan ni se exakt vilka individer som ej har utnyttjade/återbetalda tillgodohavanden. Därifrån kan ni också i klump bokföra återbetalningar till markerade individer.

Har betalningarna skett via kort kan ni återföra pengarna direkt till kortet de betalades med. Om betalningen skett via bankgiro behöver ni efterfråga bankkontouppgifter dit ni skall återföra pengarna.

När deltagare vill skänka er hela eller delar av tillgodohavandet

Om deltagarna meddelat er, exempelvis via formulärsvar ni fått in via molntjänsten, att de vill skänka er hela eller delar av den av det belopp som de fått tillgodo i samband med att kurser ställts in så finns det enkla verktyg för detta.

De som vill efterskänka hela tillgodohavandet markerar ni och väljer ”Återta tillgodo”. Sen är det klart och bokfört.

Vill de ha delar återbetalt så markerar ni dem i listan, väljer ”Bokför återbetalning” samt väljer under ”Administrativ avgift” hur många kronor och/eller procent av tillgodohavandet som de vill skänka er. Då bokförs både återbetalningen och det efterskänkta tillgodohavandet.

Komplett och automatisk bokföring

Alla ombokningar i bokföringen från aktivitetsavgifter till personliga tillgodohavanden och framtida utnyttjande av tillgodohavandena kommer med i de filer som läses över till externa bokföringsprogram. Ni behöver därför inte bokföra något manuellt även om tusentals personer får pengar tillgodo som de använder vid senare tillfällen. Till bokslut kan ni bifoga rapporter som visar exakt vem som har hur mycket tillgodo, hur länge det haft det mm.

Ställa in endast delar av en aktivitet

Det är också möjligt att ställa in delar av en aktivitet, sänka avgiften, räkna om eventuella rabatter och sätta överbetalt belopp tillgodo. Det är några fler steg men alla stegen går att genomföra i klump på hur många anmälningar som helst.

  1. Ändra priset på aktiviteterna från aktivitetslistan.
  2. Visa alla aktuella anmälningar och välj att återställa till listpris
  3. Vid behov låt räkna om alla rabatter
  4. Välj att sätta överbetalt tillgodo

Det går även att i klump radera inställda aktivitetstillfällen och schemalägga om senarelagda tillfällen. Kontakta gärna vår support för att få hjälp så att alla priser, rabatter mm beräknas korrekt då en aktivitet endast delvis ställs in.

Uppföljning av aktiviteter

Utvärderingsformulär

Ni kan utforma egna utvärderingsformulär, koppla utvärderingsformulär till en eller flera aktiviteter och aktivera automatiska utskick till deltagarna där de ombeds att fylla i utvärderingen direkt på webben. Svarsalternativ som väljs i listor kan kopplas till numeriska värden för beräkning av medelvärden och annat. Efteråt kan ni ta del av statistik från formuläret, en aktivitet i taget, för en grupp av aktiviteter eller med annat urval. Ni kan även exportera formulärsvaren till MS Excel eller annat program för vidare analys.

Utvärderingsformulär

Statistik över aktiviteter och deltagare

Med hjälp av det inbyggda statistikverktyget kan man plocka fram exempelvis hur stor andel som tidigare deltagit i någon aktivitet och hur många som sedan fortsatt att delta i efterföljande aktiviteter. Statistiken kan tas fram från ett godtyckligt urval av aktiviteter och kan brytas filtreras ytterligare utifrån ålder mm.

Statistik över aktiviteter och deltagare

Årsrapport till SAMI

Statistikverktyget kan användas för att hämta underlaget till årsrapporten till SAMI som vanligtvis skall vara inlämnad till slutet av februari.

Årsrapport till SAMI

Utvärderingsformulär

Ni kan utforma egna utvärderingsformulär, koppla utvärderingsformulär till en eller flera aktiviteter och aktivera automatiska utskick till deltagarna där de ombeds att fylla i utvärderingen direkt på webben. Svarsalternativ som väljs i listor kan kopplas till numeriska värden för beräkning av medelvärden och annat. Efteråt kan ni ta del av statistik från formuläret, en aktivitet i taget, för en grupp av aktiviteter eller med annat urval. Ni kan även exportera formulärsvaren till MS Excel eller annat program för vidare analys.

Skapa ett eget utvärderingsformulär för en eller flera aktiviteter

Utvärderingsformuläret skapar ni via frågeformulärsverktyget (inloggning krävs) på samma sätt som ni skapar anmälningsformulär mm. Under formuläret grundinställningar så väljer ni att det skall vara tillgängligt som utvärderingsformulär för aktiviteter. Ni kan med fördel använda samma utvärderingsformulär till många olika aktiviteter. Ni kan också skapa flera olika utvärderingsformulär som ni använder till olika typer av aktiviteter.
För att systemet skall veta vilket formulär ni vill använda för vilken aktivitet behöver ni addera utvärderingsformuläret till alla kurser ni vill använda det på. Det kan ni bland annat göra för många aktiviteter samtidigt via kurslistan. Valet av utvärderingsformulär följer också med om ni t ex duplicerar en aktivitet.

Schemalägg aktuella aktiviteter

Eftersom den automatiska hanteringen av kursutvärderingar kontrollerar när aktiviteterna slutar så är det nödvändigt att schemalägga aktiviteterna.

Utvärderingsformulär skickas automatiskt med e-post

Om ni adderat ett utvärderingsformulär till en aktivitet så skickas automatiskt en förfrågan med e-post till alla deltagare om att fylla i formuläret. Förfrågan skickas dagen efter aktiviteten slutat. Ni kan, om ni även vill, ställa in så att upp till två påminnelser skickas. De skickas i så fall en vecka efter föregående förfrågan om att fylla i utvärderingen. Hur många påminnelser som systemet skall skicka kan ni ställa in i inställningarna för aktiviteterna.

Skicka utvärderingsformulär manuellt vid andra tidpunkter

Ni kan om ni vill enkelt skicka utvärderingsformuläret vid andra tidpunkter än vid aktivitetens slut. Ni går då till aktivitetslistan, markerar de aktiviteter ni vill skicka utvärderingarna till och väljer “Skicka utvärderingsformulär”. Om ni gjort det så håller systemet koll på att det skickats och kommer inte att automatiskt skicka en förfrågan vid aktivitetens slut (frånsett eventuella automatiska påminnelser om ni begärt det).
Förutom att ni kan skicka utvärderingarna redan innan aktiviteten är slut så kan ni skicka dem till äldre aktiviteter som inte hade något utvärderingsformulär kopplade då de slutade.

En aktivitetslista anpassad för att hantera utvärderingar hittar ni på Admin > Aktiviteter > Utvärderingar (inloggning krävs).

Alla svar kopplas automatiskt till aktivitet och deltagare

Eftersom utvärderingen fylls i via webben är det enkelt att koppla samman deltagare och enkätsvar (det gäller alla enkätundersökningar som görs via webben). Förfrågan om att fylla i enkäten skickas till den som är ansvarig för anmälan, dvs normalt en förälder om deltagaren är ett barn. Däremot visas på sidan vilken deltagare enkäten avser. Ni behöver alltså inte fråga vilken aktivitet svaret gäller, hur gammal deltagaren är etc.

Statistik över aktiviteter och deltagare

Med hjälp av det inbyggda statistikverktyget kan man plocka fram exempelvis hur stor andel som tidigare deltagit i någon aktivitet och hur många som sedan fortsatt att delta i efterföljande aktiviteter. Statistiken kan tas fram från ett godtyckligt urval av aktiviteter och filtreras ytterligare utifrån ålder mm.

Hitta de aktiviteter ni vill ha med i statistiken

Aktiviteter och deltagare ligger kvar tills ni själva rensar bort dem. Däremot är normalt förvalet i aktivitetslistan ”Synliga och framtida” vilket medför att gamla aktiviteter som regel inte visas. För att se en tidigare period så ta bort filtreringen på endast synliga och framtida och filtrera istället på exempelvis aktivitetsblock eller datumintervall. Ni kan även filtrera på kategorier, instruktörer, ålder, delar av aktiviteternas namn mm.

Kurser & aktiviteter (inloggning krävs)

Inkludera aktiviteterna i statistiken

När ni fått fram ett urval som innehåller de aktiviteter ni vill ha med i statistiken bockar ni för just de aktiviteter ni vill ha med i statistiken. Bockar ni i övre vänstra hörnet på listan så markeras alla aktiviteter i listan. Välj sedan ”Med markerade: Välj och visa statistik: Ersätt befintligt urval” och klicka på ”Verkställ”.

Vill ni addera fler aktiviteter plockar ni fram aktivitetslistan igen, letar på aktiviteterna och väljer “Välj och visa statistik: Addera till befintligt urval””.

När ni kommit till statistiken kan ni fortsätta att filtera på deltagarnas ålder.

Definition av individer som återkommit

De som i statistiken inkluderas i siffran för “Senare anmäld och antagen till annan aktivitet” är de, som efter de datum som de anmält sig till någon av de inkluderade aktiviteterna och som efter att den sista av aktiviteterna har startat, har anmält sig och blivit antagen till någon aktivitet.

Räcker inte den inbyggda statistiken?

Om ni behöver fler möjligheter eller grafiska presentationer kan ni istället filtrera fram de aktiviteter ni vill få statistik ifrån, markera de ni vill ha med och välja ”Med markerade: Välj och visa deltagare”. Då får ni upp en deltagarlista som ni sedan kan skicka över till Excel och öppna i ett annat program för att skapa mer avancerade rapporter och grafer.

Tänk på att ni innan ni skickar över det till Excel kan behöva justera vilka kolumner ni vill plocka med er. Tar ni ut statistik ofta på det här sättet kan ni spara det till ett eget filter som ni sedan enkelt kan återanvända.

Årsrapport till SAMI

Statistikverktyget kan användas för att hämta underlaget till årsrapporten till SAMI som vanligtvis skall vara inlämnad till slutet av februari. Gör exempelvis så här för att hämta underlaget till hösten 2023:

  1. Öppna sidan  Kurser & aktiviteter (inloggning krävs) och filtrera fram alla aktiviteter som startat mellan 2023-07-01 och 2023-12-31.
  2. Markera alla som skall inkluderas i underlaget och välj “Med markerade: Välj och visa statistik: Ersätt befintligt urval”.
  3. I vänstra rutan för ålder skriver ni 13 och söker.
  4. Från siffran “Översikt: Individer: Alla” hämtar ni siffran till
    “För vuxna (13 år och äldre)”.
  5. I högra rutan för ålder skriver ni 12 och söker.
  6. Från siffran “Översikt: Individer: Alla” hämtar ni siffran till
    “För barn (yngre än 13 år)”.
  7. Upprepa från början för vårterminen.

SAMI:s årsrapport

Att komplettera och redigera kalendern

Kurser, tävlingar och andra aktiviteter är alla olika former av kalenderposter och om de lagts upp som vanligt syns de automatiskt i kalendern. Dessa redigeras normalt inifrån aktivitets- eller tävlingsmodulen.

Utöver aktiviteter och tävlingar kan man lägga in andra kalenderposter som inte skall ha någon form av anmälan, funktionärer, redovisning eller liknande kopplat till sig. De läggs direkt ifrån kalendern.

Lägga till och redigera kalenderposter

För att lägga till eller redigera kalenderposter inifrån kalendern så klickar man först på ”Visa verktyg”. Om man inte redan är inloggad ombeds man då att logga in. När det är gjort så visas sedan ett flertal nya knappar på den vanliga kalendersidan.

Efter att en kalenderpost sparats kan den visas på en eller flera ställen hos de organisationer som valt att använda kalendern och som vill plocka in kalenderposter som markerats som av gemensamt intresse.

De olika fälten

  • datum Start- och slutdatum. Matas in på formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, t ex 2024-07-24, eller alternativt ÅÅMMDD, t ex 240724. Slutdatum behöver bara anges om arrangemanget håller på mer än en dag.
  • TID Start- och sluttid kan anges om man känner till det. Skrivs på formatet
    HH:MM, t ex 19:00. Om det är en hel timme, t ex 19:00, räcker det med att skriva endast 19.
  • Rubrik Bör hållas kort, bara några få ord *
  • Länk Eventuell länk till mer information på annan webbsida, t ex
    http://www.phontrattarne.com.
  • Ingress Kort sammanfattning av aktiviteten. Visas i olika listor och exporteras till personliga kalendrar. Använd inte HTML utan skriv endast ren text.
  • Utförlig information Tid, plats, inträde eller annan relevant information.
    Om texten innehåller någon form av HTML-taggning, t ex <br />, kommer hela texten att behandlas som html-kod vilket innebär att klickbara länkar kan infogas och att tabeller, bilder mm kan användas för information och layout. Däremot kommer enkelapostrof att omvandlas till dess html-ekvivalent**. Tänk på att ni i HTML-kod själva måste ange var radbrytningar skall ske för att inte allt skall visas som ett enda långt stycke.
  • Osynlig notering Visas endast för redaktörer som loggat in. Skriv gärna din e-post-adress så vi vet vart vi skall vända oss om det uppstår några frågor.

*) Rubriken blir också titel, då posten visas enskilt på egen sida. Rubriken läggs också in som metadata (description).

**) Anledningen är att enkelapostrof används till att markera text i MySQL-syntaxen som används för att spara informationen i databasen.

Syfte och policy för kalendern

Denna kalender har skapats som ett verktyg för att enkelt nå ut med information till alla intresserade om vad som är på gång.

Vi vill be alla som vill lägga till i kalendern att först läsa manualen ordentligt och sedan tillämpa återhållsamhet och objektivitet vad gäller innehållet.

Platser, lokaler och lokalbokningar

I systemet finns möjlighet att administrera platser, lokaler och lokalbokningar. Om man från aktivitetsmodulen kopplar aktiviteter eller enskilda aktivitetstillfällen till lokaler så skapas lokalbokningar automatiskt utifrån informationen i kursschemat så att de visas tillsammans med övriga lokalbokningar.

Grundläggande begrepp

Lokaler

Lokaler läggs in i systemet och används till bland annat lokalbokningar och schemaläggning av aktiviteter. Exempel på typiska lokaler är enskild undervisningslokal, ett hotellrum och en specifik sal i en idrottsanläggning. Lokaler tillhör alltid en specifik plats. Om det exempelvis är ett konferensrum i en konferensanläggning så är det konferensrummet som är lokalen och konferensanläggningen som är platsen.

Platser

Platser läggs in i systemet främst för att gruppera lokaler och visa var lokalerna finns. Platser har ofta egna geografiska adresser. Typiska platser kan vara ett hotell, en konferensanläggning, en idrottsplats eller ett företagskontor.
Om det är ett stort komplex med flera olika entréer och många lokaler delas komplexet med fördel in i flera separata platser, exempelvis en plats per byggnad eller entré.

Hyresvärdar

I systemet innebär hyresvärden den organisation eller privatperson som vid tidpunkten för bokningen administrerar användningen av lokalen.
Det juridiska ägarförhållandet har i sammanhanget ingen betydelse. Vem som är hyresvärd för en lokal kan ofta variera med tiden.

Lokalbokningar

Lokalbokningar visar vilka tider en specifik lokal är bokad. Det finns ingen begränsning i när en lokalbokning kan starta och sluta eller hur lång den kan vara frånsett att systemet använder hela minuter.
Lokalbokningar kan läggas in manuellt eller skapas automatiskt via exempelvis schemaläggning av aktiviteter. Systemet tillåter dubbelbokningar men varnar om det förekommer.

Varningar i samband med dubbelbokningar

Om två lokalbokningar i samma lokal överlappar tidsmässigt med mer än en minut flaggas båda som dubbelbokade. Dubbelbokningar kan uppkomma genom manuellt inlagda lokalbokningar eller genom krockar i schemaläggning av aktiviteter.

Enskilda lokalbokningar flaggas i lokalbokningsschemat

När ni granskar lokalbokningsschemat visas varningar vid alla lokalbokningar som helt eller delvis krockar med andra lokalbokningar även om ni genom olika filteralternativ kanske inte ser båda bokningarna samtidigt.

Filtrera ut endast dubbelbokningar

I filtret i lokalbokningsschemat kan ni välja att endast se eventuella dubbelbokningar, såväl historiska som framtida. Vill ni göra det så bockar ni i rutan ”DB” och klickar på ”Sök”. Observera att övriga filteralternativ fortfarande tillämpas så att om ni exempelvis valt att filtrera ut endast extern uthyrning av egna lokaler så visas inte eventuella dubbelbokningar för egen lokalanvändning.

Visas under bevakningar

På bland annat startsidan hittar ni alla aktuella bevakningsmeddelanden. Bland dessa inkluderas varningar för dubbelbokningar för lokalbokningar som ännu inte passerats. Där hittar ni också en länk för att visa alla aktuella dubbelbokningar i lokalbokningsschemat.

Om ni prenumererar på bevakningar (rekommenderas) så får ni också meddelanden med e-post om det tillkommit nya dubbelbokningar.

Granska och administrera dina bevakningsmeddelanden

Visa lokalschema för besökare

Skapa länk för att visa lokalschema

Skapa en insamling

Ni kan lägga upp en snygg insamlig där besökare kan välja hur stort bidrag de vill lämna, om de vill synas med namn bland bidragsgivare och om de eventuellt vill lämna en publik hälsning.

Ni kan visualisera ert mål med insamlingen och hur långt ni kommit. Ni kan även visa listor med de senaste och de största bidragen.

Skapa ett bokningsformulär

Börja med att skapa ett bokningsformulär där ni ger besökaren möjlighet att välja mellan några olika belopp att välja på. Ni kan också ha ett alternativ där besökaren fyller i sitt egna belopp.

Skapa en aktivitet med ett insamlingsmål

Skapa en aktivitet som vanligt, lägg till den i aktivitetskategoring ”Insamling” och spara. Öppna den sedan igen för redigering och lägg till ett insamlingsmål.

Visa insamlingen på er webbplats

Från sidan Admin > Övr > Integration > Hämta innehåll

Lägg till instruktörer till en aktivitet

För att lägga till instruktörer till en aktivitet måste gruppen ”Instruktörer, interna” och/eller i gruppen ”Instruktörer, externa” ha skapats i Adressboken samt att instruktörer har lagts till i de skapade grupperna. Det går därefter att lägga till instruktörer på sidan Anmälningar för en aktivitet.

Lägg till grupper för instruktörer i adressboken

På sidan Gruppen i Adressboken går det att välja lägg till ny grupp och sedan i rullgardinsmenyn välja att typ av grupp ska vara ”Instruktörer, interna” eller ”Instruktörer, externa”. Efter att gruppen är skapad går det att redigera gruppinställningarna. Bland annat inställningar för e-post. Det går även att ställa in behörigheter. För instruktörsgruppen kan det vara lämpligt att ställa in villkorade behörigheter som enbart gäller för instruktörernas egna aktiviteter. Till exempel att instruktörerna kan manuellt registerna närvaro på de aktiviteterna de ansvarar för. Läs mer om grupper.

Ny instruktör i organisationen

Börja med att söka efter personen i adressboken. Om personen inte finns i adressboken så kan personen läggas till med kontaktuppgifterna. Det kan vara bra att lägga in personen med fullständigt personnummer för att undvika förväxlingar.

Efter att individen har lagts till går det att öppna personens sida i Mina Aktiviteter. Därefter klicka på rubriken ”Grupptillhörigheter” för att kunna välja valet ”Lägg till i ny grupp”. För att därefter välja om personen ska läggas till i gruppen externa eller interna instruktörer. Efter att individen lagts till gruppen kommer instruktörernas få de behörigheter som har ställts in för gruppen.

Lägga till instruktör till aktivitet

På anmälningssidan för en aktivitet går det att att lägga till instruktörer till en aktivitet. Det går då även att välja om instruktörer ska ha några ytterligheter behörigheter för den specifika aktiviteten.

Vid kopiering av en aktivitet från till exempel aktivitetsblocket VT24 till aktivitetsblocket HT24 går det i rulllgardinslistan ”Flytta med personal” välja om personal ska kopieras till den nya aktiviteten och i så fall om all personal ska flyttas med eller enbart instruktörer eller funktionärer ska flyttas med.

Lägg till funktionär

Funktionärer behöver inte läggas till i någon specifik grupp utan det går att söka upp personen i adressboken. Personen kan sedan anmälas till den aktuella aktiviteter direkt från personöversikten och där status sätts till ”Funktionär” samt bocka ur att personen ska få info.

Visning och Behörighet

På sidan Uppdrag under Mina Aktiviteter kan användare se sina åtagande som instruktörer och/eller funktionärer. På den sidan går det även att se som exempel deltagarlistor och mejla deltagaren om instruktören har den behörigheten.

Om det har ställts in aktivitetsspecik behörighet för administratörer går att öppna redigeringen av en aktivitet för att ställa in hur många dagar efter sista aktivitetstillfället som instruktörernas behörighet ska gälla.

Frågor och svar


1. Varför kan jag som administratör inte ta bort en kurs?

Kurser får aldrig tas bort om det finns kopplingar till dem från andra tabeller, t ex kursanmälningar eller affärshändelser.

Idealiskt skulle systemet kontrollera alla eventuella kopplingar till en viss aktivitet och, om det inte finns några kopplingar, tillåta att kursadministratörer raderar aktiviteten. I praktiken rör det sig dock om så få tillfällen som kurser skall raderas att arbetet med att bygga detta gränssnitt har lagts på is och tills vidare får lokala administratörer kontakta supporten när det är aktuellt.

Däremot kan man som kursadministratör givetvis välja att inte längre visa aktiviteten publikt.


2. Kan vi kräva att man aktivt måste godkänna organisationens egna anmälningsvillkor vid webbanmälan?

Genom att i modulen ”Texter och innehåll” lägga in villkoren. Systemet kommer även att kräva att de som anmäler sig via webben aktivt godkänner dessa villkor innan anmälan kan slutföras.


3. Kan man lägga upp medlemskapsregistrering som en aktivitetsbokning?

Det fungerar men är inte optimalt eftersom man i så fall behöver skapa en ny aktivitet för varje ny medlemsperiod. I vissa specialfall, t ex om det finns ett så kallat stödmedlemskap som inte är ett medlemskap i egentlig mening så kan detta med fördel läggas upp på samma sätt som en aktivitetsbokning.

Skapa och hantera anmälningar

Anmälningar kan vara kursanmälningar, biljettbeställning, tidsbokning, beställning av presentkort och mycket annat. På sidan Aktiviteter i Mina Aktiviteter går det att klicka på Visa anmälningar, symbolen med två personer längst till vänster, för en specifik aktivitet för att se listan med anmälningar. För att som exempel hantera, registrera och avboka anmälningar till aktiviteten.

Admin > Aktiviteter

Anmälningar till en aktivitet har olika statuslägen som exempel antagen, på väntelistan och ledare/tränare. Det är möjligt att ta fram deltagarlistor för en eller flera aktiviteter, registrera närvaro och exportera deltagarlistor till IdrottOnline och andra externa system. I verksamhetssystemet är det även möjligt med automatiska antagning av deltagare och automatiska utskick.

Innehållsförteckning

Statuslägen för anmälningar

Beroende på vart i registreringsprocessen en anmälan befinner sig har den olika statuslägen. Värdet inom parentes är den symbol som visas i kurslistor och som kan vara densamma för flera närliggande statuslägen.

Ledare eller tränare  ( T )

Tränare och ledare kan registreras på alla aktiviteter. Informationen visas i samband med kurslistor mm.

Personal eller funktionär  ( S )

Personer som arbetar med olika aktiviteter utan att de skall så som ledare/tränare kan istället registreras som personal/funktionär. Det gör det lättare att få en översikt över alla personer involverade och för att få med dem i statistik och sekundära bokningar, t ex beställning av luncher eller middagar.

Antagen  ( A )

Deltagare som antagits till aktivitet.

Antas vid betalning  ( P )

Preliminärt antagen. Deltagare som reserverats plats till en aktivitet villkorat att de betalar anmälningsavgift eller hela avgiften inom utsatt tid.

På väntelista ( W )

Personer som manuellt eller automatsikt placerats på väntelista. Med eller utan könummer.

Att en person placerats på väntelista innebär också att den är ok att anta till en aktivitet.
Exempelvis om en flicka som är 8 år anmäler sig till en aktivitet som bara är öppen för tioåringar och äldre så kommer inte systemet att placera flickan på väntelista utan lämna den för manuell handläggning. Om en administratör manuellt placerar flickan på kö kommer systemet att anse att hon fått ok att delta och anta henne automatiskt om det finns plats på aktiviteten.

Nyanmäld, inväntar besked ( ingen markering )

Personer som anmält sig till en aktivitet men som ännu inte fått besked om de kommer att få delta eller inte.

Intresseanmälan  ( I )

Personer som endast anmält ett preliminärt intresse. De har inte sagt att de säkert vill delta eller förbundit sig till något annat.

Ej fullföljd  ( I )

Webbanmälan har påbörjats men ej fullföljts.

Hoppat av  ( Q )

Personer som påbörjat en aktivitet och sedan slutat. Observera att bara för att någon registreras som avanmäld så ändras betalningskraven inte med automatik utan detta måste göras manuellt baserat på den enskilda situationen.

Avanmäld  ( C )

Personer som avanmält sig. Om organisationen har betalkrav på deltagaren så ändras inte dessa bara därför att personen avanmäler sig utan eventuell ändring av fordringar måste göras manuellt baserat på den enskilda situationen.

Ej godkänd  ( X )

Om det t ex ingår i förkunskapskraven till en kurs att deltagaren först måste ha fullföljt en annan kurs och detta inte framgår av anmälan så kan man slutgiltigt neka personen plats genom att sätta denna status.

Observera att systemet kan under vissa omständigheter varna för att förkunskapskraven inte verkar vara uppfyllda men det slutgiltiga avslaget, dvs att sätta denna status, måste göras manuellt.

Nekad pga av platsbrist eller snedfördelning  ( X )

När det är helt klarlagt att en person aldrig kommer att få plats på en aktivitet beroende på platsbrist eller snedfördelning så skall denna status användas.

Nekad plats av annan anledning  ( X )

Om en person nekas plats av annan anledning än de ovan beskrivna så använd denna status. En orsak kan t ex vara tidigare obetalda kurser.

Aktiviteten inställd  ( X )

Aktiviteten som anmälan avser har ställts in, t ex beroende på allt för få anmälningar. Denna flagga sätts inte med automatik vid något tillfälle utan måste sättas via kurslistan på alla som väntar på att få, eller redan har fått, en kursplats.

Efterfråga bekräftelse

Istället för att be individer att anmäla sig själva kan ni från adminsidan skapa obekräftade bokningar och be deltagarna att endast bekräfta bokningarna. Det medför att deltagarna i informationsutskick och annat förutom en avboka-knapp även får en bekräfta-knapp.

Första steget är att ni i grundinställningarna aktiverar funktionen för att föreslå och bekräfta anmälningar.

Nästa steg är att när ni skapar nya bokningar sätter dem i läget ”Endast föreslagna och obekekräftade”.

Deltagarlistor till aktiviteter

Denna text handlar om hantering av deltagarlistor/anmälningslistor. Information om hur en enskild kursanmälan hanteras hittar du på sidan Hantera kursanmälan i handledningen. På sidan Listor i Handledningen finns generell information om listhantering och ikonerna i menyraden ovanför listorna.

Visa deltagarlistor och anmälningar

Från aktivitetslistan går det att klicka på ikonen ”Visa anmälningar” för en specifik aktivitet för att visa deltagarlistan för den aktivitet. Det går även att välja ”Ändra många rader samtidigt” i verktygsraden för aktivitetslistan och sedan markera de aktiviteter som ska ingå i urvalet. För att sedan i rullgardinslista välja något av alternativen under rubriken Välj och visa deltagare.

Admin > Aktiviteter (inloggning krävs)

Det går även att gå direkt gå till Anmälningar i Mina Aktiviteter , för att till exempel välja att visa alla anmälningar som återstår att hantera .

Admin > Aktiviteter > Anmälningar (inloggning krävs)

Visa från ett urval av aktiviteter

Det är möjligt att visa deltagarlistor för enskilda aktiviteter, sammanställningar för samtliga aktiviteter eller för ett specifikt urval av aktiviteter. Om man vill skapa ett urval av aktiviteter görs detta via aktivitetslistan.

Visa personnummer och andra initialt dolda kolumner

För att visa fler kolumner än de som normalt visas så klickar ni på ”Visade kolumner” i verkningsgraden över listan med anmälningar . Därefter bockar ni för de extra kolumner ni vill visa och klickar på ”Använd och Sök”.

Anta och mejla betalinfo

Direkt från listan med anmälningar går det att anta individer till aktiviteter. Samt även ställa personer på kö och bestämma deras könummer.

Hitta alla anmälningar där betalning uteblivit

Enklast sättet är att utnyttja direktlänken Förfallna aktivitetsavgifter (inloggning krävs) som finns på sidan Admin > Ekonomi.

Ett alternativ är att du väljer att visa en lista med anmälningar/deltagare och sedan klickar på Urval i meynraden ovanför listan för att visa filteralternativen För att sedan under valet ”Betalstatus” väljer alternativet ”Bet. förfallen” och sedan klicka på ”Använd och sök”. Då kan du även välja att som exempel begränsa dig till att visa förfallna betalningar för en aktivitet eller aktivitetsgrupp.

Komma igång med listhantering i Mina Aktiviteter

På sidan Listor i Handledningen finns generell information om listhantering och ikonerna i menyraden ovanför listorna.

Närvarokort för utskrift

Närvaroregistrering göras av aktivitetsledare från sina egna mobiler/plattor/laptops. Det går även att checka in deltagaren automatiskt genom som exempel en streckkodsscanner som läser av deltagarnas körkort, medlemskort mm. Närvaroregistreringar kan sedan exporteras i flera olika format för import till andra system. Det finns även stöd för automatisk synkronisering till exempelvis IdrottOnline . Vanligtvis finns därför inget behov av att föra närvaro på papper. I vissa fall är det ändå önskvärt att skriva ut närvarokort på papper, exempelvis vid samarbeten med studieförbund som vanligt har äldre datasystem som saknar möjlighet att utbyta närvarodata.

Att skriva ut många närvarokort samtidigt

Gå till ”Admin och sedan välj ”Ändra många rader samtidig” i verktygsmenyn för listan. Du kan sedan markera de kurser och aktiviteter du vill plocka ut närvarokort och i rullgardinsmenyn vid ”Med markerade” välja att hämta närvarokort. Du kan då skriva ut närvarokort från många aktiviteter samtidigt.

Ändra informationen som visas på närvarokorten

Under Visa-fliken så kan du välja vilka uppgifter som skall finnas med på närvarokort. Vill du ändra hur de visas som standard så kan du enkelt spara en vy som ny standard för organisationen genom att klicka på spara-ikonen invid sökvillkoren.

Aktivitetsledare kommer åt närvarokorten utan inloggning till organisationen

Aktivitetsledare som ni gett behörighet att ta del av deltagarlistan kommer åt närvarokorten från Start > Mina sidor > Uppdrag (inloggning krävs), även om de i övrigt saknar inloggning till organisationen. Till skillnad mot administratörer kan de dock inte själva välja hur närvarokorten skall utformas utan de ser alltid närvarokorten enligt organisationens egna standardutformning (alternativt enligt systemstandard). Informationen på de närvarokort som aktivitetsledarna skriver ut begränsas också av vilka uppgifter de är behöriga att ta del av. Exempelvis kan personnumren vara bortplockade även fast de ingår i organisationens standardutformning.

Rapportera närvaro elektroniskt

Rapportera till IdrottOnline (IOL)

Information om  hur ni rapporterar till IdrottOnline hittar ni under integrationsavsnittet på sidan IdrottOnline, registeruppdatering i handledningen.

Rapportera till Göteborgs stad (IOFF) och andra som använder samma system

Gå till sidan ”Admin (inloggning krävs) och sök fram de aktiviteter ni vill rapportera. Om ni t ex har ett aktivitetsblock som heter ”HT-24” och skall rapporteras i sin helhet så välj att visa det blocket. Om ni bara vill rapportera vissa aktiviteter så kan ni skapa en egen permanent aktivitetsgrupp för dem som heter exempelvis ”Rapporteras till IOFF” och lägga till alla aktiviteter som skall rapporteras i den aktivitetsgruppen. Aktivitetsgruppen skapar ni från sidan ”Admin (inloggning krävs). Ni behöver alltså inte nyskapa den varje block utan kan fortsätta använda samma hela tiden. När ni sedan skall rapportera väljer ni att visa t ex alla som tillhör blocket HT-24 och dessutom aktivitetsgruppen ”Rapporteras till IOFF”.

När ni skapat ert urval av aktiviteter som skall rapporteras klicka ni på Exportera sökresultat ikonen, om den är dold klicka på de tre prickarna längst till vänster i verktygsfältet. och ”Gbg närvaro”. Filen sparar ni lokalt hos er själva och laddar sedan upp den via stadens/kommunens egna gränssnitt.

Skall ni rapportera till Göteborgs stad så loggar ni från sidan Göteborgs Stad, Idrott & Förening (IOFF) och går sedan till sidan Redovisa närvaro (inloggning krävs). Där klickar ni på ”Importera närvarokort” och söker upp filen ni just laddat ned från Mina Aktiviteter. När ni laddat upp filen och kontrollerat att allt ser korrekt ut klickar på ”Ansök nu” som ni hittar längst ned till höger på sidan.

Rapportera till Umeå kommun och andra som använder samma system (ApN)

Fungerar på samma sätt som rapporteringen till Göteborgs stad men ni väljer istället exportformatet ApN.

Registrera ny anmälan

Här beskrivs hur man enklast lägger in en anmälan som gjorts via t ex telefon.

1. Sök fram och komplettera eller skapa ny individ

Det första att göra är hitta personen som vill anmäla sig. För att göra detta använder du den lilla sökrutan som alltid finns alltid finns längst upp till höger på alla webbsidor då du är inloggad. Hittar du ingen individ så skapar du en ny. Om du hittar individen i systemet så bekräfta först att individens uppgifter stämmer till punkt och pricka och ändra vid behov uppgifterna.

2.a Registrera ny anmälan

Detta val används när flera personer kan boka samma aktivitet, som exempel en danskurs eller en föreläsning. På översiktssidan för en individ klickar du på ”Ny anmälan” för att registrera anmälan under rubriken ”Anmälningar till aktiviteter”. Om innehållet skulle vara dolt kan du klicka på ”Anmälningar till aktiviteter” för att visa innehållet. Ändra eller komplettera vid behov valen för anmälan innan du registrerar anmälan, som exempel status och om det ska skickas anmälningsinformation till deltagaren. Om det inte är en paranmälan så är registreringen nu slutförd.

2.b Registrera ny tidsbokning

Tidsbokningar kan exempelvis vara privatundervisningar, kalas och lokalbokningar. På översiktssidan för en individ klickar du på ”Ny tidsbokning” under rubriken ”Anmälningar till aktiviteter” för att registrera tidsbokningen. Om innehållet skulle vara dolt kan du klicka på ”Anmälningar till aktiviteter” för att visa innehållet. Du väljer sedan aktivitet och klickar på ”Sök tid” för att få upp ett schema med tillgängliga tider.

3. Upprepa steg 1. för eventuell partner

Vid paranmälan till kurser och liknande aktiviteter sök fram och komplettera eller skapa ny person i adressboken på samma sätt som för den först anmälda.

4. Upprepa steg 2.a för eventuell partner

Anmäl eventuellt partner på samma sätt till samma kurs.

5. Koppla ihop till paranmälan

När anmälan är genomförd kommer anmälan visas i blocket ”Anmälningar till aktiviteter” på översiktssidan för individen. Det går då att klicka på ”Visa deltagarlista”, ikonen med två personer, för att komma till deltagarlistan för aktiviteten.

I deltagarlistan kommer parets anmälningarna troligtvis att visas högt upp. Klicka på ikonen ”Ändra många rader, samtidigt” och markera båda personerna. Sedan väljer du ”Gör till paranmälan” i rullgardinslistan och klickar på Verkställ.

Hantera kursanmälan

Spara och navigera

I det gröna fältet kan du förutom att spara ändringarna även välja vad du vill gå vidare direkt efteråt. Om du väljer ”Nästa anmälan” så anger du referensnumret den anmälan du vill gå till härnäst.

Registrera betalning

Information om betalningsavprickning, betalningsuppföljning, bokföring mm hittar ni under ekonomi i hjälpsektionen.

Att bokföra direkt från anmälan

E-postadresser kopplade till anmälan

I bokningsvillkoren bestämmer ni om e-post skall vara obligatoriskt i samband med bokning.

Infomejl kan skickas till flera e-postadresser

Om det vid anmälan anges en sekundär mejladress till den som är bokningsansvarig skickas mejl automatiskt till både den mejladress som angetts vid anmälan och den bokningsansvariges primära mejladress. På anmälan visas den sekundära adressen som ”Kompletterande e-postadress till boknings- och betalningsansvarig”.

Det finns även ett fält som heter ”Extra kopia av bokningsinformation till annan e-postadress”. Där kan man manuellt lägga in t ex en andra målsmans mejladress även om personen i övrigt inte finns registrerad i systemet.

Automatisk antagning och turordning

Deltagare kan automatisk antas till aktiviteter utifrån satta begränsningar som min- och maxantal deltagare. Detta genom att under ”9. Avancerat” i inställningarna för en aktivitet välja ”Automatisk regelstyrd antagning” i rullgardinsmenyn ”Metod/rutin för antagning vid webbanmälan”. Det går även att ställa in valet för flera aktiviteter genom att på sidan Aktiviteter välja ”Ändra många rader samtidigt” och i rullgardinsmenyn ”Med markerade” välja Antagningsmetod.

Anmälningar utan varningsflaggor antas eller placeras i kö

Vid anmälan försöker systemet först identifiera eventuella problem såsom tidigare förfallna avgifter, ej uppfyllda nivåkrav mm. Hittas inga problem kommer anmälan att antas eller placeras på kö beroende på de platsbegränsningar som satts.

Krav på medlemskap

För aktiviteter med krav på medlemskap kommer både medlemmar och de som inte är medlemmar antas automatiskt. De som redan är medlemmar vid anmälan har inte heller förtur. Utan denna begränsning innebär enbart att de som inte är medlemmar behöver betala medlemsavgiften samtidigt som avgiften för aktiviteten.

Anmälningar med varningsflaggor lämnas för manuell hantering

Om en deltagare inte uppfyller nivåkraven för att delta i aktiviteten, har tidigare förfallna avgifter eller andra problem som finns registrerade i systemet så kommer inte personen att antas eller placeras i kö. Istället kommer anmälan att lämnas för manuell granskning av administratörer.

Om anmälan är ok att anta trots de identifierade problemen så behöver administratören godkänna anmälan. Det görs genom att deltagaren manuellt antas till aktiviteten eller placeras i kö. Så snart anmälan är placerad i kö kommer systemet att betrakta anmälan som ok att anta i mån av plats, oavsett varningsflaggor för ej uppfyllda kursvillkor.

Även om anmälan inte antas eller placeras i kö kommer en plats att hållas till anmälan på samma sätt som om den hade placerats i kö. Detta för att inte platsen skall gått förlorad redan innan en administratör fått chansen att säga att anmälan ändå är ok att anta. För att frisläppa platsen till andra som anmäler sig efteråt behöver deltagare avanmälas.

Könummer endast för prioriterad kö

Den automatiska antagningen fungerar utmärkt utan att några könummer tilldelas. Saknas könummer går systemet istället på tidpunkten för anmälan. Tidpunkten för anmälan kan också redigeras manuellt vilket kan vara aktuellt om anmälningar inte gjorts direkt i systemet utan exempelvis pratats in på en telefonsvarare eller tagits upp på en anmälningslista på papper.

Vill man prioritera vissa deltagare kan dessa tilldelas könummer. De kommer då att antas före alla anmälningar utan könummer. Lägst könummer antas först. Könumren behöver inte alls börja på siffran ett eller följa på varandra utan systemet tittar endast på könumret i relation till andra könummer.

Alla på kö till det att minimiantalet uppnåtts

Om det i aktivitetsinställningarna angetts ett minsta antal deltagare på en aktivitet antas ingen automatiskt till aktiviteten innan det minsta antalet deltagare uppnåtts.

Även om en plats reserverats för ej handlagda anmälningar räknas dessa inte med i underlaget för minsta antalet deltagare. Inte heller räknas personer som antas först vid betalning in i underlaget. Endast antagna deltagare och deltagare placerade på kö räknas med i underlaget.

Eftersom alla deltagare som anmält sig innan minimiantalet uppnåtts kommer att få köbesked så rekommenderar vi att ni undviker att ange ett minimiantal om ni redan från början är övertygade om att minimiantalet kommer att uppnås.

Om fler kan antas från kö kontrolleras automatiskt

Kontroll görs en gång per dag om det har skett förändringar som gör att fler deltagare kan antas automatiskt. Till exempel om någon avanmäler sig till en fullbokad kurs eller att att alla på kö kommer att antas om minimiantalet uppnås till en kurs.

Paranmälan

Om det enbart finns en ledig och plats och nästkommande på tur är den första anmälda i en paranmälan så kommer deltagaren inte bli antagen men en plats reserveras. Detta så att administratörer kan bestämma om den första singelanmäld på tur efter paret ska bli manuellt antagen eller om den första i paret ska bli antagen. Det går även att avvakta och se om någon mer plats blir ledig och i så fall kommer båda i paret automatisk bli antagna.

Dansroller

För dansorganisationer som har aktiviteter med dansroller går det att kombinera med automatisk antagning. Systemet utgår då från de villkor som angetts i aktivitetsinställningar för tillåten snedfördelning. Om exempelvis 20 procent snedfördelning tolereras och det är fler följare än förare anmälda så kommer systemet att tillåta att en extra följare antas automatiskt så snart det finns 4 följare antagna eller på kö. Systemet antar däremot inte automatiskt fler singelanmälda efter att det maximalt tillåtna antalet par uppnåtts, oavsett om det finns en snedfördelning angiven som i princip tillåter att fler singelanmälda skulle antas.

Så länge en kurs inte blir full har alla som anmält sig som par en garanterad plats. Däremot går inte ett par före två singelanmälda förare och följare som båda anmält sig innan paret.

Lottning

Om ni har aktiviteter med väldigt stort bokningstryck kan ni låta alla anmäla sig i lugn och ro och sedan låta systemet på ett smart sätt lotta bland alla som anmält att de vill delta.

Lottning kan göras till en enstaka aktivitet eller till en grupp av aktiviteter på en och samma gång. Om ni lottar bland en grupp av aktiviteter så försöker systemet göra det på ett smart och rättvist sätt.

Förberedelser och upplägg steg för steg

Steg 1: Bestäm datum för olika anmälningperioder

Ni väljer först en tidpunkt när anmälan inför lottning skall starta. Det kan vara direkt när ni publicerar informationen eller så kan det vara en senare tidpunkt.

Ni väljer också en senare tidpunkt när anmälan skall stänga eller så kallad direkt-anmälan skall starta. Oavsett vilket så är det därefter för sent att anmäla sig om man vill vara med i lottningen.

När anmälan går över till direktanmälan så kan nya personer som anmäler sig bli antagna automatiskt och direkt om aktiviteten ännu inte är fullbokad. Är aktiviteten fullbokad placeras de automatiskt sist i kö.

Steg 2: Invänta att anmälan inför lottning stänger

Under tiden som anmälan inför lottning pågår så avvaktar ni bara. Eventuellt kan ni sätta in extra aktiviteter om ni har möjlighet och ser att vissa aktiviteter verkar vara mer populära än föväntat.

Steg 3: Lägg in alla som anmält sig på annat sätt med rätt datum

Ibland kommer det in anmälningar i form av mejl, telefonsvararmeddelanden, SMS eller papperslistor som inte automatiskt hamnar i bokningssystemet. Om dessa har gjorts när anmälan inför lottning var öppen så måste ni lägga in dem i bokningssystemet med korrekt anmälningsdatum. Om anmälan inte dateras till perioden för anmälan till lottning kommer anmälan inte att komma med i lottningen.

Steg 4: Anta först alla som skall vara garanterade en plats

Innan ni lottar bland alla bokningar så behöver ni först anta alla som av någon anledning skall ha en garanterad plats. Det kan exempelvis vara så att de som deltagit i motsvarande grupp föregående omgång skall ha företräde. Det kan också vara så att vissa funktionärsgrupper skall garanterads plats på en eller flera aktiviteter.

Steg 5: Genomför själva lottningen

I aktivitetslistan så markerar ni alla aktiviteter som skall lottas tillsammans och väljer att de skall lottas. När ni klickar på verkställ kommer systemet att genomföra hela lottningen men utan att direkt skicka någon information till deltagarna.

Nu är alla anmälda antingen antagna eller placerade på en lottad men exakt köplats.

Efter att systemet lottat kan ni vid behov efterjustera resultatet, exempelvis om det framförts olika önskemål från deltagarna som inte systemet klarar av att hantera automatiskt.

VIKTIGT! Ni måste vänta med att lotta till dess att anmälan inför lottning har stängt enligt i förväg utlovad tidpunkt! Annars lurar ni dem som tror att det fortfarande finns tid att anmäla sig för att vara med i lottningen.

Steg 6: Skicka bokningsöversikt till alla anmälda

Markera alla aktiviteter som ni vill skicka bokningsöversikt till och lägg till anmälningarna i ett massutskick.

Fortsätt till massutskicksmodulen och välj mallen för bokningsöversikt med betalinfo. Alla anmälda får då ett mejl med en sammanställning över alla bokningar med information om de antagits eller information om vilken köplats de har fått.

De kan välja att betala alla aktiviteter tillsammans eller visssa i taget. Om ni tillåter det kan de även avboka sig från eller eller flera aktiviteter via bokningsöversikten.

Så fungerar prioritering och lottning

Alla som anmäler sig kan när de är inloggade till sina egna sidor prioritera vilka aktiviteter som de först och främst vill delta i. Om de inte gör det så kommer systemet att förutsätta att de de först anmält sig till är deras förstahandsval etc. Detta är också något som är bra att informera om innan anmälan.

När systemet lottar så kommer det först att lotta bland allas förstahandsval. Lottning sker till alla inkluderade aktiviteter samtidigt.

Därefter läggs de som fått sitt förstahandsval tillfälligt åt sidan och en ny lottning kommer att göras bland dem som inte fick sitt förstahandsval. Sedan fortsätter systsmet på liknande sätt till dess att det inte finns något mer kvar att lotta. Systemet sköter detta helt automatiskt men det kan ta någon minut om det är väldigt många anmälningar.

De som inte blir antagna får istället ett specifikt könummer som också är lottat.

Om personer är anmälda i par så kommer ingen eller båda i paret att antas. Sannolikheten för en enskild person att få plats påverkas däremot inte av om personen är anmäld i par eller inte. Undantaget är om det finns krav på fördelning av dansroller då exemelvis en följare kan ha mycket större chans att få plats om den är anmäld i par med en förare.

Köhantering och antagning efter genomförd lottning

När någon anmäler sig efter att perioden för anmälan inför lottning har stängt så placeras de i kronoligisk ordning på köplats efter alla som anmält sig inför lottningen. Om aktiviteten inte är fullbokad kan de få antragningsbesked och betalinfo direkt.

När väl lottningen är genomförd spelar det inte längre någon roll när och hur en anmälan har gjorts. Köhanteringen styrs av könumret oavsett om det tilldalats vid lottning eller vid en anmälan efter lottningen.

När någon som är antagen avbokar en plats så kommer den som är först i kö automatiskt att efterföljnade morgon få ett antagningsbesked. Detta upphör dock ett visst antal dagar innan aktiviteten startar.


Varför inte bara först till kvarn?

Ofta fungerar digitala biljettsläpp så att bokningen öppnar ett förutbestämt klockslag och sedan är det de personer som först lyckas fullfölja bokningsproceduren som får platserna.

Denna lösning är möjlig att använda också hos oss men vi rekommenderar det inte på grund av de problem det skapar för alla inblandade.

Problem 1: Alltid samma individer som får biljetterna

Eftersom det normalt är samma personer som är snabbast på att fullfölja bokningen vid alla biljettsläpp så är det alltid samma personer som får de mest populära platserna. Kanske för att de är snabbast i fingrarna eller för att de skrivit ett litet makroprogram på sin dator som gör bokningen blixtsnabb.

Detta uppskattas givetvis av de personer som är de som alltid är snabbast men upplevs samtidigt som orättvist och extremt frustrerande bland de personer som av olika anledningar inte är lika snabba.

Problem 2: Svårt eller omöjligt att boka som par eller grupp

Ofta är det så att deltagare vill boka aktiviteter som ett par, som familj eller med kompisar. Om man i bästa fall hinner boka till en person kommer det att vara omöjligt att hinna boka till flera personer. Försöker man boka samtidigt från flera enheter kanske några men inte alla får plats.

Problem 3: Väldigt opraktiskt och stressigt

Det är inte alla som kan frigöra tid att boka vid en exakt tidpunkt. Även om man kan det så är själva bokningen också väldigt stressande och det inte roligt att tala om för sina barn att det inte blir något ridläger för att pappa eller mamma var lite långsammare i fingrarna än kompisens föräldrar.

Det är också stor risk att något blir fel när man vet att man inte har möjlighet att hinna läsa informationen som visas eftersom man då inte kommer att vara snabb nog att fullfölja bokningen.

Problem 4: Segt och kostsamt

Om det är väldigt många som försöker boka exakt samma sekund så kan bokningssystemet bli väldigt långsamt. De som vill boka försöker då ofta ladda om sidorna gång på gång vilket bara gör det ännu långsammare.

Hur många samtidiga bokningar ett system klarar av varierar givetvis men alla system har en gräns. Att höja den gränsen är ofta väldigt kostsamt vilket i slutändan betalas av kunderna. Det ligger därför i allas intresse att undvika extrema belastningstoppar.

Byte av aktivitet för en befintlig anmälning

Sök upp personens sida i Mina Aktiviteter och under rubriken ”Anmälningar till aktiviteter” markera anmälan och välj sedan i rullgardinsmenyn valet ”Byt till annan aktivitet”. Välj om priset ska räknas om eller om nuvarande pris ska behållas och klicka sedan på ”Verkställ”. Efter bytet bör det kontrolleras så priset är korrekt. För att skicka ny anmälningsinformation går det att klicka på brevikonen till vänster på raden för anmälan och välja sedan ”Skriv meddelande” med inramning ”Standard/automatisk”. Om det är en paranmälan så måste ni bryta paranmälan eller flytta båda anmälningarna till nya aktiviteten.

Avanmälan från en aktivitet

Om en deltagare meddelat er att den inte kan delta och vill avanmälas kan ni göra på följande sätt:

  1. I sökrutan uppe i högra hörnet skriver ni in personen namn, e-postadress eller personnummer och söker. Eftersom personen är anmäld bör ni hitta personen direkt.
  2. I personöversikten finns en lista med individens anmälningar. Markera den eller de anmälningar det gäller genom att bocka för rutan längst till vänster.
  3. I listans underkant hittar ni rullisten ”Med markerade”. Där väljer ni ett av de tre alternativen ”Avanmäld – Hela avgiften kvarstår”, ”Avanmäld – Anm.avgift kvarstår” eller ”Avanmäld – Ingen betalning krävs”. Klicka på ”Verkställ”.

Observera att ”Avanmäld – Hela avgiften kvarstår” innebär att hela den tidigare uppgjorda avgiften fortfarande skall betalas i sin helhet. Skall personen inte betala något alls och få tillbaka pengar som eventuellt redan betalats så väljer ni ”Avanmäld – Ingen betalning krävs”. Vill ni ta ut en administrativ avgift och lagt upp en anmälningsavgift på aktiviteten väljer ni ”Avanmäld – Anm.avgift kvarstår”.

Om endast delar av en aktivitet skall betalas

Exempel: En person anmält sig till en kurs som kostar 1 000 kr och omfattar tio kurstillfällen. Personen deltar i sju kurstillfällen men kan därefter inte fortsätta och ni går med på att deltagaren bara skall betala 700 kr för kursen. Då ändrar ni uppgjort pris på anmälan till 700 kr och sparar. Sedan väljer ni  ”Avanmäld – Hela avgiften kvarstår” enligt ovan. Hela avgiften är alltså hela det uppgjorda priset på 700 kr. Om personen redan hunnit betala 1 000 kr kommer den automatiskt att få 300 kr tillgodo till kommande kurser.

Redan gjorda inbetalningar hanteras med automatik

Om ni i kontoplan skapat ett konton för automatisk hantering av tillgodohavanden så bokförs automatisk en ombokning av inbetalda kursavgifter till ett tillgodohavande. Tillgodohavandet syns både på personöversikten i ekonomiska rapporter över aktuella tillgodohavanden.

Om personen anmäler sig till en annan aktivitet kommer tillgodohavandet att dras ifrån kursavgiften och bokföringsunderlag kommer att genereras. Detta sker helt automatiskt genom att systemet vid anmälan känner igen personen och vet att den har ett aktuellt tillgodohavande.

Om pengarna skall återbetalas

Även om pengarna skall återbetalas är det smidigare att först skapa ett tillgodohavande enligt ovan och sedan utifrån en rapporten över tillgodohavanden (”Balanser per person”) hämta underlag för återbetalningen. Därifrån är det också väldigt enkelt att bokföra genomförda återbetalningar.

Vanliga frågor och svar

1. Bör jag helt radera anmälningar?

Svar nej, anmälningar till kurser och annat bör normalt aldrig raderas även om personen aldrig påbörjat aktiviteten.

Om det t ex registrerats ett krav på betalning så får anmälan aldrig tas bort (eftersom den då är länkad till andra tabeller) men även annars finns motiv till att låta dem ligga kvar:

  • Det måste framgå varför en person finns registrerad i systemet (viktigt!)
  • Det är ofta bra att i efterhand kunna se om en viss personer tidigare anmält sig till kurser och aldrig dykt upp eller hoppat av
  • Gör det möjligt att i efterhand skicka information om nya liknande kurser
  • Förenklar statistik och verksamhetsuppföljning

De fall man faktiskt kan och bör helt radera anmälningar är t ex om personer dubbelanmält sig eller anmält sig till två eller fler lika kurser men bara avsett att delta i en av dem. Om ingen betalningsanmodan eller liknande skickats kan då de inaktuella anmälningarna tas bort.

Massutskick och mallar

Behörighet

För att kunna göra massutskick i Mina Aktiviteter måste du först ha tilldelats behörighet av huvudansvariga inom din organisation. Har du inte detta så är denna funktionalitet dold för dig.

Lägg till mottagare från listor

Det går att lägga till mottagare från aktivitetslistor, anmälningslistor, grupper, licenslistor, medlemsregister och andra typer av listor genom följande steg.

  1. Börja med att söka fram de personer du vill använda som grund för utskicket. De flesta sökningar som producerar listor kan användas för att addera personer/anmälningar till utskickslistan. Om det inte alla får plats i listan så öka innehållet i ”Visa max-rutan” och klicka på ”Sök” igen för att se samtliga hittade rader.
  2. Klicka på ikonen ”Ändra många rader” över listan för att markera de som ska ingå i utskicket. För att markera alla rader så kan du klicka på den ensamma kryssrutan längst upp till vänster i listans rubrikrad. Du kan sedan om det behövs avmarkera de rader du inte vill ha med till utskicket.
  3. Välj ”Lägg till i utskick” i rullgardinslistan och klicka på verkställ..
  4. Upprepa punkterna för att lägga till mottagare här ovanför tills alla mottagare som önskas har lagts till. Du kan fritt blanda från olika former av listor.

Lägga till mottagare från adressboken

Om du lägger till mottagare från Adressboken går det att välja ”Lägga till alla träffar”, ikonen med ett kuvert i verktygsmenyn, för att lägga till alla sökträffar. Detta oavsett om alla träffar får plats på en sida eller inte. Därefter går det att göra en ny sökning och göra om processen för att lägga till ytterligare personer till utskicket.

Lägga till mottagare från aktivitets- eller deltagarlistor

När ni lägger till mottagare från aktivitets- eller delatagrlistor kan ni välja om ni lägga till varje enkild bokning separat eller om ni endast vill lägga till deltagaren och/eller den bokningsansvariga som individer utan koppling till någon specifik bokning.

Lägger ni till varje enskild bokning så medför det att en person kan få flera meddelanden samtidig, ett för varje bokning. Fördelen med det är att ni kan addera boknings- och aktivitetsinformation som är unik för den aktuella bokningen som det enskilda meddelandet avser.

Lägger ni till varje deltagare och/eller bokningsansvarig så kommer individ bara att adderas en gång även om de gjort flera olika bokningar. Detta är smidigare om ni inte behöver kunna referera till enskilda bokningar. Även om ni inte kan referera till enskilda bokningar kan ni fortfarande inkludera bokningssammanställningar med avbokningsmöjlighet, samlingsavier mm.

Även om ni endast adderar individer så kommer dock eventuellt avvikande mejladresser och extra mejladresser kopplade till en specifik bokning att läggas till som cc i mejlet till individen. Har exempelvis en pappa bokat en aktivitet till sitt barn och då begärt att kopior av all bokningsinformation också skall skickas till mammans mejladress så kommer mammans mejladress att adderas som cc på mejlet i massutskicket som riktar sig till pappan.

Välj om ni vill inkludera sekundära mejladresser

När ni adderar en individ till ett e-postutskick så adderas individen primära mejladress. Ni kan många gånger också välja att inkludera även övriga (sekundära) mejladresser som kan finnas kopplade till individen. Dessa kommer då att adderas som cc i mejlen som skickas.

Är personen minderårig och ni väljer att addera sekundära mejladresser så kommer också alla mejladresser till barnets föräldrar att inkluderas.

Skapa utskick

Gå till ”Utskick” där du hittar du en steg-för-steg-guide. Ett tips är att i steg ett välja ”Enkelt mejl” eller ”Icke-personlig info” som mall. Sedan är det bara att ändra i avsändare, ämnesrad, text mm. Det går bra att gå fram och tillbaka, dvs skriva, förhandsgranska, gå tillbaka och ändra igen osv. Om du vill skriva ut och skicka med post kan du i steget ”Redigera brev” välja  ”Inramning – A4 med adressfält”.

Lämplig avsändaradress

I steg tre, ”Redigera innehåll”, anger du vilken avsändaradressen skall vara. Det bestämmer vem som mottagaren ser som avsändare och vart ett eventuellt svar skickas om mottagaren väljer ”Svara” från sitt e-postprogram. Det är också till avsändaradressen som eventuella studsade mejl hamnar, t ex om e-postadressen är felaktig eller om mottagaren e-postbox råkar vara överfull.

Det är bra om avsändaradressen tillhör någon som kan svara på eventuella frågor som uppstår i samband med utskicket.

Testa gärna med dig själv

Om du vill kan du börja med att addera dig själv. Det gör du genom att söka fram dig i adressboken och välja ”Lägg till i utskick”. Då kan du skicka test e-post till dig själv tills du är nöjd och sedan addera övriga mottagare.

Mer information om att skapa utskick.

Frågor och svar om utskick

Skriv ut och skicka pappersbrev med post

Studsade mejl och felaktiga e-postadresser

Om du i samband med utskicket upptäcker att vissa e-postadresser är permanent ogiltiga, t ex upphört, så plocka gärna upp individerna via adressboken och markera de ogiltiga e-postadresserna som icke fungerande. Ta helst inte bort e-postadressen helt eftersom den, även om den inte fungerar, gör det enklare att söka efter personer och identifiera duplikat .

När någon ber att få mindre information från organisationen via e-post

Sök upp personen i adressboken och markera att personen vill ha information via e-post restriktivt eller inte alls. Obs! Det är mycket viktigt att detta verkligen görs så att inte den enskilda organisationen CogWork eller Mina Aktiviteter förknippas med spam.

Infoga fält

Du kan infoga fält vars slutgiltiga värde beror av sammanhanget, t ex mottagare, avsändare, kursanmälan mm.


Mer info om det på separat sida:

Koder för autotext

Medelandelogg

Både massutskick, automatiska meddelande och andra typer av meddelande visas i meddelandeloggen. Det gör det möjligt att i efterhand se precis vilka meddelanden som skickats avseende olika individer, bokningar mm. De flesta organisationer som använder vårt system skickar meddelande från e-posttjänsten Postal och då finns det nedanstående vanligt förekommande statusmeddelande i kolumnen Mejleverans.

LevereratMeddelande har nått mottagaren utan att något felmeddelande tagits emot.
StudsatE-postadressen finns men det går inte att skicka till adressen på grund av ett tillfälligt fel. Till exempel att inkorgen är full.
ProblemMeddelande kunde inte levereras till e-postadressen och meddelande kommer automatiskt försöka skickas om. Meddelande får efter några försök att skickas om antagligen status Levererat eller Fallerat, beroende på om det nått mottagaren.
FalleratDet gick inte att skicka meddelandet till e-postadressen. Detta kan bero på alltifrån att e-postadressen inte finns till att inkorgen är full.
StoppatFlera meddelanden på rad med status Fallerat kan leda till att mottagaradressen tillfälligt sätts i karantän under en vecka (7 dagar) efter att sista mejlet fallerade. Vilket gör att alla meddelande till e-postadressen stoppas under den perioden.
SläpptSpärren att skicka till e-postadressen har tagit bort utan att meddelandet har skickats om.

På sidan medelandelogg går det att visa alla meddelande med som exempel status Fallerat genom att klicka på förstoringsglaset och sedan göra valet i rullgardinsmenyn ”Mejlleverans”. Det går även som exempel att i fältet ”E-post” skriva in och filtrera meddelande till en specifik e-postadress.

Massutskick eller e-postlista kopplad till en grupp?

Vid återkommande massutskick utan behov av individuell anpassning är det ofta smidigare att lägga upp en grupp och koppla en e-postadress till gruppen. E-postmeddelanden till hela gruppen kan då skickas från vanliga e-postprogram genom att adressera meddelandet till gruppens e-postadress.

Innehållsförteckning

E-postadresser och vidarebefordringar

Ni kan lägga upp e-postadresser som exempelvis talar om vilken avsändaradressen skall vara för automatgenererade bokningsbekräftelser.

Likaså kan ni tala om vilka e-postdresser som skall användas för mejl som ni tar emot, t ex kan ni ställa om ingående faktureringsadress till en fakturamottagningstjänst.

Ni kan även lägga upp vidarebefordringar från funktionsadressser till privata mejladresser, exempelvis att personuppgiftsansvarig.dinorganisationskod@minaaktiviteter.se skall vidarebefordras om till kalle@superadvokatfirman.se.

Om någon skickar ett mejl till en e-postdress som ni lagt upp i systemet så loggas även mejlet och blir sökbart i systemet.

Utskick och mallar

Vad menas med en mall i utskicksmodulen?

Mallar är något man utgår från då man skapar ett nytt utskick. Mallar används även för att utforma automatiska meddelanden så som antagningsbesked eller betalningspåminnelser.

När man gör massutskick så utgår man alltid från en mall men vanligtvis ändrar man inte själva mallen man valt att utgå ifrån. Om man inte ändrar i mallarna så påverkar ändringar man gör i innehåll och filtervillkor endast det aktuella massutskicket.

Innehåll i mallar

I mallar sparas förutom brevinnehållet även de filtervillkor och regler ni definierat i steg två.

Att ändra i mallar

I steg fyra ”Förhandsgranska meddelanden” i utskicksguiden finns möjlighet att permanent spara de ändringar ni gjort till mallen ni utgått ifrån. Ni kan även skapa en ny mall som baseras på det utskick ni håller på med.

Ändra mallar för automatiska utskick

Du söker upp dig själv i adressboken och klickar på ”Lägg till i utskick” i rutan till höger. Sedan går du till Utskick och väljer mallen du vill ändra som exempel ”Antagningsbesked”. I nästa steg kan du ställa in filter villkor och i steg tre kan du redigera texten i mallen samt lägga till / ta bort koder för autotext.

I steg fyra kan du granskat ändringar och sedan i samma steg välja ”Skapa/ändra basmall”. I rutan går det att först välja om det ska sparas som en ny mall eller om det valde mallen ska ändras. Sedan eventuellt ändra namnet på mallen. Därefter kontrollera och eventuellt ändra användningsområde samt välja om mallen ska vara standardmall för det användningsområdet.

Automatiska utskick kan innehålla flera fält med autotext som enbart visar korrekt när de automatiska utskicken görs som exempel vid antagning. Det kan därför vara bra att som exempel göra en test antagning efter ändringarna är sparade för att kolla så att all information visas korrekt.

Bild i sidhuvud

Format på bild i standardinramning

Filformatet bör vara PNG, GIF eller JPG. Skall bilden innehålla transparenta partier väljer ni PNG.

Banner till e-post

För bäst resultat bör bilden yta vara exakt 600 pixlar bred. Bilden ska liggas på en vit eller transparent bakgrund och bildmärket ska ha en marginal på 25 pixlar till bildens ytterkant till vänster och uppåt. Är vänstermarginalen 25 pixlar kommer bildmärket att linjera med texten i meddelandet. När det gäller höjden på bilden är det mycket en bedömningsfråga och kan vara lämpligt mellan, exempelvis, 100 och 150 pixlar.

Logga till Print

Minska ner storleken på bilden till innehållet och sedan lägga in 4px vit marginal om bakgrunden skulle vara vit eller någon annan färg. Om bilden har transparent bakgrund behövs ingen marginal läggas in.

Ladda upp och aktivera bilderna för print och e-post

På sidan Grafiska profiler (inloggning krävs) under Organisation finns det verktyg för att Ladda upp nya bilder och visa uppladdade bilder. När bilden är uppladdad går ni till Grundinställningar (inloggning krävs) under Organisation  och väljer att bilden ska vara ”Banner till e-post” eller ”Logga till Print”.

Bifoga filer i utskick

När ni gör utskick i Mina Aktiviteter kan ni bifoga filer genom att ladda upp filen på internet och sedan länka till den i utskicket.

Ladda upp fil

Ni kan länka till en fil ni har laddat upp på som exempel er webbplats eller till molntjänster som Dropbox, Google Drive och OndeDrive. Det är dock viktigt att filen är publik tillgänglig. Det går även att ladda upp filen och dela den via Mina Aktiviteter genom att följa nedanstående steg.

  1. Gå till sidan Dokumentarkiv under Organisation. Klicka på en mapp för att välja vilken mapp filen ska laddas upp till. Ni kan även skapa en ny undermapp och döpa den till som exempel ”Bifogade filer utskick”.
  2. Ladda upp filen och ange namn och eventuell beskrivning. Viktigt att ni kryssar ut valet ”Skyddat”, för om valet ”Skyddat” är ikryssat kan de som får utskicket inte öppna filen.
  3. Efter att filen är uppladdad kan ni högerklicka på länkikonen för filen ni vill infoga och kopiera länkadressen.

Dokumentarkiv

Länka till fil i utskicket

I steg ”Steg tre : Redigera brev” i utskicksguiden kan ni i redigeraren skriva in namnet som länken till filen ska ha, som exempel ”Årsmötesprotokoll 2024”. Markera texten och välj att skapa en länk till filen och i fältet URL kopiera in länkandresen för filen. Under fliken mål kan ni välja valet ”Nytt fönster.”

Fältkoder till mallar och massutskick

I steg tre : Redigera brev i utskicksguiden går det att skapa fältkoder för personligt anpassat information. Alltifrån namn på personen, medlemskortlänk till personlig länk till webbshopen. Detta genom att välja {X} längst upp till vänster i verktygsmenyn. Nedan presenter en lista med exempel på de koder som går att välja.

Efter att fältkoden har lagt till i redigeraren går det att redigera koden och lägga till ytterligare parametrar. Till exempel att det går att klicka på {X} och välja fältkoden ”Aktuella bokningar samlingsavi” och få denna kod {SUBJ:BOOKINGS payment=joined}. För att till den koden lägga till parametrar för endast aktiviteter som tillhör den publika indelningen musikkurser samt aktivitetsblocket HT-22. Hela fältet skrivs då som {SUBJ:BOOKINGS payment=joined eventgroup=Musik block=HT-22} .

Några av de fält som finns att infoga är:

Fält Beskrivning Exempel / notering
{HI} Inledande hälsning Hej Erik!
{DIVIDER} Avgränsning ——————————–
{TODAY} Dagens datum 2020-08-05

Inloggad användare som skickar informationen

{USER:EMAIL} Din egen e-postadress  
{USER:NAME} Ditt eget namn  

Mottagare av informationen

{SUBJ:ID} Mottagarens ID i systemet 12345
{SUBJ:PID} Mottagarens personnummer 991231-1234
{SUBJ:USERDEPOSIT_REF} Betalningsref till eget konto 2619991231123499
{SUBJ:TOTAL_CURRENT_USERDEPOSIT} Totalt nuvarande tillgodo 1 500 kr
{IF SUBJ:IS_MEMBER} Om medlem Gäller tidpunkten då meddelandet skickas

Aktivitet

{ACTIVITY:TITLE} Aktivitetens namn Stepp Grön
{ACTIVITY:LEVEL} Nivåkrav för aktiviteten Avancerad
{ACTIVITY:CATEGORY} Kategori Lindy Hop
{ACTIVITY:TERMS_URL} Länk till boknings- och betalningsvillkor https://minaaktiviteter.se/view/?type=regTerms;event=
{ACTIVITY:DESCRIPTION} Inkluderar instruktörerna  
{ACTIVITY:DATA} Basdata i listform  

Anmälan till aktivitet

{REG:MSG_TITLE}   Yoga tisdagar 17.00 – Bokningsbekräftelse
{REG:ID} Referensnummer, anmälan R123456
{REG:PAY_REF} Ref.nr/OCR-nr, anmälan R1234 eller 2114123499
{REG:OCR} OCR-nummer, anmälan 2114123499
{REG:PRICE_AGREED} Avtalat kurspris 500 kr
{REG:QUEUE_INFO_TEXT} Info om beräknad köplats (text) 13
{REG:QUEUE_POSITION} Beräknad köplats (siffra) 4
{REG:STATUS} Anmälningsstatus Antagen
{REG:PAYMENT_DUE} Sista betaldatum 2020-12-31
{REG:PAYMENT_REMAINING_ACTIVITY} Återstående bet för aktivitet 400 kr (ev. delbetalning är frånräknad)
{REG:PAYMENT_REMAINING_ALL} Återstående bet inkl medl.avg. 500 kr (ev. delbetalning är frånräknad)
{REG:PAY_INFO} Aktuell betalinfo Pris att betala, förfallodag, betalmedel mm
{REG:PAY_METHOD} Betalningssätt Info om betalmedel utan prisinformation
{REG:PAYMENT_REMINDER_NUMBER} Nr för ny betalningspåminnelse 2
{REG:PAYMENT_REMINDER_1_TEXT} Text till betalningspåminnelse 1 2
{REG:PAYMENT_REMINDER_2_TEXT} Text till betalningspåminnelse 2 2
{REG:PAYMENT_REMINDER_3_TEXT} Text till betalningspåminnelse 3 2
{REG:DATA} Basdata i listform  
{REG:EVALUATION_FORM_URL} Webbadress till utvärderingsformulär  
{REG:EVALUATION_FORM_LINK} Länk till utvärderingsformulär  
{REG:TEXT} Inledande text om anmälan En kort fritext som beskriver anmälningsstatus
{REG:INFO} Utförlig information om anmälan Visar villkor, avgifter, betalningsinformation, artikel/aktivitet, bokningsstatus, tillval mm
Villkorad information kopplad till anmälan
{IF REG:IS_PAID} Aktivitet slutbetalad Kontrollerar endast avgift för aktivitet
{IF NOT REG:IS_PAID} Aktivitet EJ slutbetalad Kontrollerar endast avgift för aktivitet
{IF REG:IS_PAID_ALL} Aktivitet slutbetald Kontrollerar även om eventuell medlemsavgift är betald
{IF NOT REG:IS_PAID_ALL} Aktivitet EJ slutbetalad Kontrollerar även om eventuell medlemsavgift återstår att betala
{IF REG:IS_INTEREST} Om endast intresseanmälan  
{IF REG:PRICE_IS_SET} Om priset är fastlagt  
{IF ACTIVITY:MEMBERSHIP_REQUIRED} Om nytt medlemskap måste lösas  
{IF ACTIVITY:APPLY_LEAD_FOLLOW} Om paranmälan till aktiviteten  

Organisation

{ORG:NAME} Organisationens namn Demoföreningen
{ORG:ABBR} Förkortning HS
{ORG:EMAIL} Organisationens e-post info@demoforening.se
{ORG:EMAIL_CUST_INVOICE} E-post för utgående kundfakturor fakturor@demoforening.se
{ORG:REG_EMAIL} E-post för anmälningsärenden kurser@demoforening.se
{ORG:REG_TEL} Telefon för anmälningsärenden 012-345 67 89
{ORG:WEBSITE} Webbplats https://www.demoforening.se/
{ORG:MEMBERSHIP_FEE} Medlemsavgift, standard 100 kr
{ORG:REGISTRATION} Organisationsnummer 123456-7890
{ORG:PAY_TO} För ingående betalningar BG 1234-5678
{ORG:VAT} Momssats (0% – 25%) 6%
{ORG:DATA} Uppgifter om organisationen Till sidfot mm
{RECEIPT:DATA} Kvittouppgifter Belopp, moms mm

Övriga fält

{UNSUBSCRIBE} Avbeställ nyhetsmejl (länk)  
{UNSUBSCRIBE:URL} Avbeställ nyhetsmejl (url)  
{PERIOD:NAME} Periodens namn Hösten 2020
{RECEIPT:DATA} Information till kvitto  

Tävlingsadministration

{COMP_LICENSE:INFO} Information om licens inkl. betalning  

Villkor, allmänt

{IF …} Början av ett villkorat parti  
{ELSE} I annat fall  
{ENDIF} Avsluta villkorat parti  

Skriv ut och skicka med post

Urval

Vid skapandet av pappersbrev går det att som exempel göra ett urval i Adressboken med enbart de som saknar e-post. I Adressboken klickar man på ”Urval”, förstoringsglasikonen i rullgardinsmenyn för E-status och väljer ”Saknas” under rubriken ”Exakt”. Det går även att välja alternativet ”Fungerar inte” under rubriken ”Högsta status”, i samma rullgardinsmeny för få med både individer som har ej fungerande e-postadresser och de som saknar e-postadress i urvalet.

När urvalet är klart kan du gå till ”Utskick” där du hittar du en steg-för-steg-guide.  I steg två ”Filtrera och kontrollera meddelanden” väljer du ”Saknas” under E-poststatus., för att kunna skriva ut utskicken till de som saknar e-postadress.

Anpassa till dubbelfönsterkuvert med inramning

I steg tre av skapandet av ett utskick ”Redigera brev” kan ni välja  ”Inramning – A4 med adressfält”. Då infogas automatiskt sidhuvud med avsändare och mottagare anpassad för dubbelfönsterkuvert.

Skriv ut enstaka eller alla meddelanden

Från förhandsgranskasidan kan ni välja att skriva ut det meddelandet ni granskar eller samtliga meddelanden. Det kan vara bra att först skriva ut enbart sidan du granskar för att se att allt är korrekt innan du skriver ut utskick till alla mottagare.

Spärra webbläsaren från att infoga egna sidhuvud och sidfötter

Beroende på den egna webbläsarens inställningar kan webbläsaren infoga egna sidhuvuden och sidfötter med webbadress mm. För att hindra detta så välj i samband med utskrift att inte visa sidhuvuden och sidfötter.

Adressetiketter

Det går att skriva ut adressetiketter genom att exportera en Excel fil från Mina Aktiviteter och sedan använda Microsoft Word för att skapa etiketterna. I Adressboken går det att välja filtrera vilka som ska ha utskick till exempel de som tillhör en specifik grupp. Det går även att begränsa sig till alternativt lägga till de kolumner adressuppgifter ska hämtas ifrån. Det går även senare i Microsofts guide för att skapa etiketter välja vilka kolumner adressdata ska hämtas från. När urval och filtrering är klar går det att exportera sökresultat och välja filformat Excel.

Adressboken

Listor och menyval

Skapa adressetiketter i Word

Det går sedan att följa Microsoft instruktioner för att skriva ut etiketter för distributions listor. Nedan är även några förtydligande för hur processen ser ut i senaste versionen av Word (2021-02-18).

Skriva ut etiketter för distributions listan

Starta guiden för skapande av etiketter

Välj fliken Utskick i Word för att sedan under ”Starta koppling av dokument” välja ”Steg-för-steg-guiden Koppla dokument”

Steg 2 i guiden

Se till att det är inställt på ”Ändra dokumentlayout.” Därefter klicka på ”Etikettalternativ” för at välja Etikettleverantör samt Produktnummer. Informationen om hur många etiketter det är per sida kan saknas eller variera.

Steg 3 i guiden

Välj valet ”Befintlig lista” och sedan välj Excel filen du har exporterat från Mina Aktiviteter

Steg 4 i guiden

Välj Adressboken för att välja vilka kolumner som ska hämtas från Excel filen och hur dessa ska presenteras. Oftast finns inte alla kolumner med så man behöver välja ”Matcha fält” för att ange vilka kolumner som ska vara med. Det kan även saknas matchningsfält för fullständigt namn men går bra att matcha kolumnen fullständigt namn till fältet förnamn. Det kan även saknas fält för C/o adress men går som exempel lägga till den som Adressrad1 och gatuadressen som Adressrad2.

Steg 5 i guiden

Då hämtas informationen från Excelfilen och det är först nu det går att se innehållet i respektive etikett.

Steg 6 i guiden

Koppla dokumenten där det även finns möjlighet att skriva ut. Det kan då vara bra att göra en testutskrift och då gärna välja en sida som har med alla rader, som till exempel en extra rad för C/0 adress.

Det kan svårt att öppna Word filen om den tillsammans med Excel filen skickas med e-post till en annan dator. Därför är det oftast bäst att välja att skriva ut etiketterna som pdf och sedan skicka pdf filen.

Skriv och skicka SMS

SMS kan skickas automatiskt i samband med olika händelser, t ex påminnelser. De kan även skickas som utskick/massutskick separat eller tilslammans med e-post/print. De kan även skickas separat som enskilda SMS.

Kostnad

Att skicka SMS är billigt men inte gratis. För varje enskilt SMS som skickas kommer er organisation att faktureras enligt gällande prislista. Det aktuella priset hittar ni på sidan ”Bli kund > Priser”. Skickar ni långa SMS så tillkommer kostnaden för ett nytt (kort) SMS varje gång ni passerar 160 tecken. Observera att vissa specialtecken, exempelvis parenteser, räknas som två tecken.

Skicka ett enskilt SMS till flera mottagare samtidigt

Genom att ange flera telefonnummer i mottagarfältet så kan ni skicka samma textmeddelande till många mottagare. Avgränsa (separera) telefonnumren med mellanslag, kommatecken eller semikolon. Det spelar ingen roll om ni råkar få med extra mellanslag eller avgränsare.

Massutskick – Tips och rekommendationer

Var inte allt för personlig i stora massutskick

Genom att till exempel med fältkoden {HI} infoga en inledande hälsning med mottagarens smeknamn, typ ”Hej Kicki!”, är det lätt att ge ett väldigt personligt intryck. Detta kan i vissa sammanhang vara befogat, t ex om det är ett antagningsbesked till en kurs någon anmält sig till. Om däremot i princip samma meddelande skickas till massor av mottagare, t ex information om en kommande aktivitet, kan ibland en allt för personlig ton upplevas som förvirrande eller insmickrande. Använd då hellre bara ”Hej!” istället för ”Hej Kicki!”. Alternativt något som beskriver mottagarna som grupp. Skickar man till exempel ett meddelande till en grupp individer man har anledning att tro är intresserade av jazz så skulle en en lämplig hälsningsfras kunna vara ”Hej jazzvänner!”.

Som utgångspunkt för massutskick utan personligt innehåll så kan med fördel standardmallen ”Icke-personlig info” användas.

Frågor och svar om grupputskick


1. Hur hindrar jag att personer som undanbett sig information inte kommer med i utskickslistor?

Om en person undanber sig ytterligare information från oss är det ingen bra lösning att helt ta bort personen eller dess adressuppgifter.

  • Plocka fram den enskilda personen genom att skriva ”e ” följt av e-postadressen i sökrutan som finns uppe till höger på de allra flesta sidor då du är inloggad.
  • Välj ”Redigera uppgifter
  • I fältet ”Skicka info” välj ”Minimalt” och klicka på ”Spara”. Klart

I framtida versioner kommer personer själva att kunna göra detta genom att följa en länk som kan klistras in längst ned i de mejl som skickas via utskicksmodulen.


2 Vad gör jag med studsade mejl?

  • Plocka fram den enskilda personen genom att skriva ”e ” följt av e-postadressen i sökrutan som finns uppe till höger på flertalet sidor sidor då du är inloggad.
  • Välj ”Redigera uppgifter
  • I fältet ”E-poststatus” välj ”Möjliga problem” eller ”Fungerar ej” beroende på problemets karaktär. Klicka på ”Spara”. Klart

I framtida versioner kommer detta att hanteras med mindre manuellt arbete eller alternativt helt automatiseras.


3. Hur skickar jag enklast mejl till alla som deltagit i vissa aktiviteter?

Detta kan göras via funktionen för massutskick. För större organisationer som kan det generera mejl till tusentals personer varför man måste tänka sig för då man gör detta. Överutnyttjande av denna möjlighet kan också snabbt skapa en dålig relation till nuvarande och tidigare deltagare.

  1. Gå till sidan Admin > Aktiviteter (inloggning krävs).
  2. Gör en sökning så att du ser de aktiviteter du vill inkludera i utskicket. Du behöver inte se alla aktiviteter på en gång utan kan vid behov lägga till några aktiviteter till utskicket, göra nya sökningar och lägga till flera aktiviteter.
  3. Markera de aktiviteter du vill inkludera. Du kan använda ”Markera alla” och sedan avmarkera vissa om det är lättare.
  4. I åtgärdsfältet väljer du ”Lägg till i utskick” och följer anvisningarna vidare.

Räkna med att det till avsändaradressen kan att ramla in studsade mejl och frånvaromeddelanden.

Bokföring och ekonomi

Bokföring kan om så önskas göras helt inom verksamhetssystemet Mina Aktiviteter. Hanteringen av aktiviteter, betalningar för dessa, utskrift/utskick av kvitton, kontering, uppföljning av obetalda avgifter och export till externa ekonomisystem mm kan integreras och till stor del ske utan manuellt arbete. Innan automatiken kan fungera måste dock en del inställningar göras och eventuell befintlig information importeras. För att aktivera filöverföringen från Bankgirot måste ni teckna ett avtal om detta med er vanliga bank. 

Swish Handel

Eftersom CogWork är teknisk partner till Swish så är det väldigt enkelt för er att addera betallösningen Swish Handel med ett eget Swishnummer och med insättning direkt till ert eget bankkonto. Insättningen sýns på ert egna bankkonto bara sekunder efter att er kund signerat betalningen i sin egna Swish-app.

Kontakta er egna bank

Det första ni behöver göra är att kontakta er egna bank om att addera tjänsten Swish Handel med CogWork AB som teknisk leverantör. Hos de flesta banker kan ni beställa tjänsten Swish handel direkt från Internetbanken.

Bankerna måste kontrollera att webbshoppen uppfyller alla krav som ställs av Swish för att få ta betalt med Swish Handel på webbplatsen. Några saker som krävs är att säljarens organisationsnummer och kontaktuppgifter visas tydligt innan köpet liksom att köp-/bokningsvillkor presenteras och uppfyller de lagkrav som finns. Ni behöver alltså först se över de bokningsvillkor ni har inlagda i systemet och att övriga krav är uppfyllda. Ni hittar alla villkor längst ned på denna sida.

Se till att ni har något som är bokningsbart i er webbshoppen som ni kommer åt via vårt system. Plocka sedan fram en bokningslänk och ge den till banken. Om ni är en förening är det enklast att hänvisa till medlemsanmälan.

I normalfallet kan ni eller banken välja oss som teknisk leverantör via en lista som banksystemet automatiskt hämtar från Swish. Om det inte är möjligt så är vårt nummer som teknisk partner 9874679286.


Vi får information från Swish och lägger in Swish-kontot

När banken gjort sitt och Swishnumret är klart att användas så får vi som leverantör direkt information om det. Vi lägger då upp det i systemet och meddelar er att det är klart. Räkna med att det tar en arbetsdag från det att Swish meddelar oss att Swishnumret är redo.


Om ni vill lägga in det på egen hand

Även om vi rekommenderar att ni låter oss lägga in Swishkontot så är det även möjligt för er att göra det helt på egen hand. Var då väldigt noga att testa att allt fungerar innan ni väljer att visa det för era kunder.

Koppla till ett bankkonto

Ni kan styra inbetalningar från Swish handel till ett befintligt bankkonto eller öppna ett nytt bankkonto i samma bank för alla inbetalningar från Swish handel. Det bankkontot som Swish handel går bör också finnas upplagt i vår tjänst som ett eget bankkonto.

Visa bankkonton (inloggning krävs)

Håll swishnumret hemligt

Tänk på att det Swishnummer ni får måste hållas hemligt för era kunder eftersom eventuella direktinbetalningar till Swishnumret inte kan hanteras automatiskt.

När ni fått klartecken från banken så lägger in uppgifterna i systemet

Öppna swishinställningar (inloggning krävs)

Lägg in ert nya Swishnummer i systemet och tänk på att bankkonto och verifikationsserie blir rätt. Finns inte bankkontot upplagt hos oss behöver ni lägga upp det.

Bokföringskontot hämtas i första hand från bankkontot som inbetalningen sätts in på. Oftast är det smidigast att lägga alla automathanetrade inbetalningar via Swish handel på en egen verifikationsserie märkt ”S” eller liknande.

Gör en testinbetalning

Klicka på ”Testa Swishkonto” för att göra en testinbetalning. Förfrågan om betalning skall komma upp direkt i swishappen på det mobilnummer ni skickat frågan till. När ni betalt skall det efter någon sekund synas både i tjänsten och er egen bank.

Testa hela flödet

För att kontrollera att avisering, avprickning, kvittens och bokföring fungerar hela vägen så anmäler ni er själva till en aktivitet, betalar med Swish handel och kontrollerar att allt fungerar som det ska.

Hör av er om något är oklart

Om ni inte får till det eller känner er vilsna så är ni välkomna att höra av er till oss så hjälper vi till.


Villkor från Swish för användningen av Swish Handel

För att undvika att Swish handelsavtal behöver kompletteras är det bra att kontrollera att följande information finns med på kundens hemsida eller app:

  • Nedan kontaktuppgifter måste finnas med, det räcker inte med ett kontaktformulär.
    • Organisationsnummer
    • Det juridiska namnet och marknadsnamnet (om sådant finns)
    • Postadress
    • Telefonnummer
    • Mejladress
  • En beskrivning av de varor/tjänster som kan köpas på säljplatsen inklusive priser, skatter och förekommande avgifter. Det måste framgå om priserna är inklusive eller exklusive moms.
  • Förekommande garantier på vara eller tjänst.
  • Retur- och reklamationsrutiner.
  • Enligt lagen om distansavtal* måste det framgå i villkoren att betalaren har 14 dagars ångerrätt.
  • Leveranstider och logistik kopplad till leveransen.
  • Leveransvillkor; inklusive regler för betalarens reklamation och eventuella omkostnader vid returer av varan/tjänsten.
  • Betalningsvillkor; innan kunden skickar en betalningsbegäran till betalaren, ska betalaren ha haft möjlighet att ta del av följande information:
    • En entydig beskrivning av och pris för de individuella varor/tjänster som betalaren har beställt.
    • Det sammanlagda priset betalaren ska betala, inklusive en specifikation av eventuella skatter, avgifter, försändelseavgifter och andra avgifter.
    • Att betalningen kommer att ske via Swish i svenska kronor.
    • Förväntat leveransdatum.

Kunden får inte använda Swish varumärke, produktnamn eller logotyp i något annat syfte än att informera om att Swish accepteras för betalning.

Läs mer om lagen om distansavtal

Swish Företag

Om ni använder Swish Företag så kan ni addera ert Swish-nummer i era organisationsinställningar. Då kommer era kunder att få information att de kan betala med Swish och information om Swish-nummer, betalningsreferens mm.

Sedan kan ni logga in i er vanliga internetbank och hämta ut en Swish-rapport. Rapporten kan dock vara svår att hitta internetbanken. Här är ett exempel på hur det ser ut i Swedbank där man går in på kontot som Swish-numret är kopplat till och klickar sig vidare till ”Beställa rapporter”.

När ni hämtat Swish-rapporten i textformat (txt) kan ni enkelt importera den till Mina Aktiviteter.

Import: Välj datafil (inloggning krävs)

Efter importen kommer systemet att automatiskt kontera alla inbetalningar som kan identifieras. Konteringen som görs i bakgrunden kan dock ta några minuter. Eventuella inbetalningar som inte kan konteras automatiskt hamnar på den vanliga restlistan för ännu ej hanterade inbetalningar.

Swish Handel

Som alternativ till Swish Företag kan ni addera betallösningen Swish Handel med ett eget Swishnummer och med insättning direkt till ert eget bankkonto. Insättningen sýns på ert egna bankkonto bara sekunder efter att er kund signerat betalningen i sin egna Swish-app.

Swish Handel

Bankintegration och automatiserad bokföring

Bankintegration till Nordea, SEB och Danske Bank

Utöver integrationer direkt mot olika betalleverantörer, t ex Swish och kortbetalningstjänster, så finns även möjlighet att lägga upp en integration direkt till er egna bank. Nordea, SEB och Danske Bank är klara. Handelsbanken förväntas klar våren 2024 och Swedbank förhoppningsvis senare under år 2024. Tidsplanen för Länsföräkringar Bank är inte fastlagd.

När ni aktiverar bankintegrationen så kommer vi varje dag att få rapporter från er bank med detaljerad information om alla transaktioner som skett på det bankkontot som ni aktiverat integrationen på. Det gör att vi exempelvis kan fånga upp alla bankgiroinbetalningar, SWIFT-betalningar, utbetalningar mm och kontera dessa. Konteringen sker vanligtvis helt automatiskt. De transaktioner som inte kan bokföras helt automatiskt hamnar på en restlista varpå ni informeras om detta via notiser och e-post.

Vi kan också stämma av bankkontot via saldouppgifter från banken. Det gör att samtliga transaktioner på bankkontot alltid återspeglas i er bokföring. Ni behöver aldrig mer i efterhand sitta och stämma av bankkontot.

Om ni har andra bokföringsprogram som också har en integration mot er bank så rekommenderar vi att ni använder ett separat bankkonto och bankgironummer för alla transaktioner som hanteras via oss.

Hur du aktiverar integrationen med SEB

Hur du aktiverar integrationen med Nordea

Hur du aktiverar integrationen med Danske bank kommer snart…

Tjänsten bankgiro Inbetalningar för övriga banker

Om ni är kund hos Swedbank, Handelsbanken eller Länsföräkringar bank kan ni aktivera tjänsten ”Bankgiro Inbetalningar” som gör det möjligt för oss att automatiskt fånga upp och pricka av alla inkomna bankgiroinbetalningar.

Har ni Handelsbanken eller Danske Bank rekommenderar vi dock att ni om möjligt avvaktar tills nya integrationen är på plats så slipper ni göra om efter kanske bara några veckor.

Hur du aktiverar tjänsten Bankgiro Inbetalningar

Lista över banktransaktioner via betalfil

Banktransaktioner  som registrerats via filöverföring från banken bokförs ofta helt automatiskt via OCR eller annat referensnummer. Ibland fastnar de dock, exempelvis beroende på att någon betalt mer än förväntat på ett visst OCR-nummer.

Sök och granska inkomna betalningar

Översikt

All inbetalningsinformation som förts över via betalfiler från Bankgirocentralen (BGC) finns samlade på sidan  ”Admin (inloggning krävs). Där ligger information kvar permanent men i utgångsläget så visas endast de banktransaktioner som kräver ytterligare åtgärd.

Filtreringsmöjligheter

I ikonraden över listan med transaktioner finns förstoringsglasikonen ”Urval” och under denna finnas dessa filtermöjligheter.

URVAL Väljer ni ”Urval: Färdiga” så ser ni endast banktransaktioner som är bokförda/konterade fullt ut. Väljer ni ”Urval: Underbokade” så ser ni endast banktransaktioner där det fortfarande finns belopp kvar att bokföra. Väljer ni ”Urval: överbokade så ser ni endast banktransaktioner som där mer pengar har bokförts från inbetalningen än vad som fanns med i inbetalningen. Väljer ni ”Urval: Att åtgärda” så ser ni endast banktransaktioner som inte är färdiga. Väljer ni ”Urval: (blankt)” så tar ni helt bort filtreringen på om de är färdig-, över- eller underbokade.

BILD Här kan ni välja om ni vill begränsa sökningen till endast banktransaktioner som har eller som inte har bilder av traditionella inskannade inbetalningsblanketter.

REF Väljer ni ”Ja” så ser ni endast banktransaktioner som manuellt eller automatiskt tilldelats någon form av referens. Väljer ni ”Nej” så ser ni endast inbetalningar som inte fått någon referens. Referenser kan exempelvis koppla inbetalningen till en vissa anmälan, en specifika individer eller en kundfakturor.

DATUM Avgränsa sökningen genom att sätta ett från-och-med-datum i vänstra datumfältet och ett till-och-med-datum i det högra datumfältet. Om ni vill kan ni endast ange ett av de båda fälten. Lämna fälten tomma för att ta bort filtreringen på datum.

Kolumnerna i sökresultatet

PLUSTECKNET-IKONEN Klicka på plustecknet för att se mer detaljerad information om inbetalningarna utan att lämna översiktssidan. Finns det bilder kopplade till inbetalningen ser du även dem.

VISA BANKGIROINBETALNING-IKONEN Klickar du på Bankgiro ikonen med ett förstoringsglas kommer du till ny sida där du kan redigera och bokföra inbetalningen..

PENNINGSYMBOLEN Om det finns bokföringstransaktioner kopplade till banktransaktionen så visas en penningsymbol. Klickar du på den så kommer du till bokföringsdelen där du kan se alla detaljer kring hur inbetalningen har bokförts.

AVSÄNDARNAMN Detta är den information om avsändaren som BGC skickat med. Fältet går inte att ändra men genom att klicka på namnet så söker ni efter avsändarnamnet i adressboken.

MEDDELANDE Vad den som gjort inbetalningen uppgett i OCR- eller textfältet. Om det är en handskriven betalningsavi tolkar ofta BGC texten och lägger in det i betalningsmeddelandet. Fältet går inte att ändra.

REFERENSER Detta fält visar vilka objekt inom systemet som betalningen refererar till. Det kan exempelvis vara en anmälan (R-nummer) eller ett individnummer (U-nummer). Detta fält är redigerbart och flera referenser kan kopplas till samma inbetalning men endast giltiga referenser accepteras. Om ni klickat på en referens så länkas ni vidare till objektet som referensen avser.

BELOPP Det belopp som BGC skickat med. Fältet är inte redigerbart.

ÅTERSTÅR Visar hur mycket av inbetalningen som återstår att bokföra.

Bokför banktransaktioner i klump direkt från listan

Använd gärna denna möjlighet då ni har en eller flera BG-inbetalningar som inte är kopplade till enskilda anmälningar, fakturor eller andra specifika objekt. Det är däremot viktigt att ni inte bokför betalningar av anmälningar, fakturor, medlemsavgifter och andra specifika objekt på detta sätt. Nödvändiga kopplingar till de enskilda objekten kommer då att saknas vilket åsidosätter betalningsuppföljning och automatiska uppdateringar av deltagar- eller medlemsförteckningar mm.

Markera aktuella rader och välj ”Åtgärd: Bokför rest”

När du i listan har en eller flera BG-inbetalningar så bocka för de inbetalningar du vill bokföra. Det finns ingen begränsning på hur många inbetalningar du kan bokföra samtidigt. I tabellfoten väljer du sedan ”Åtgärd: Bokför rest” vilket syftar på att hela det resterande (ännu inte bokförda) beloppet från inbetalningen skall bokföras.

Nu får du upp en mängd alternativ för hur du vill bokföra inbetalningarna. Om du väljer ”Ja” på ”Notering från BG-meddelande” så kommer det meddelande som visas på bankgiroinbetalningarna att föras in som notering på de enskilda bokföringstransaktionerna. Väljer du att koppla inbetalningarna till en viss aktivitet samtidigt som du lämna bokföringskonto, resultatenhet mm blankt så kommer dessa att sättas automatiskt utifrån inställningarna från i första hand den enskilda aktiviteten, i andra hand från grundinställningarna för organisationen. Om ni har en mängd inbetalningar för en aktivitet där ni valt att inte registrera enskilda deltagare kan ni alltså enkelt bokföra dem i klump direkt från listan över inbetalningar.

Bokför många banktransaktioner i klump

Om ni exempelvis använder Swish företag för att ta emot betalningar för fika så kan ni under en kort period få in många betalningar på små belopp som ni inte har något intresse av att koppla till enskilda personer. Då är det smidigt att bokföra dem i klump direkt ifrån listan av ohanterade inbetalningar.

  1. Öppna listan med ej avpickade inbetalningar.
  2. Vid behov så filtrera på klockslag, betalmetod eller annat för att vaska fram de transaktioner ni vill bokföra.
  3. Vid behov så klicka på ögat för att öka max antal rader så att alla träffar visas på samma sida.
  4. Plocka fram markera rader-verktyget
  5. Klicka i markera-alla-rutan. Avmerkera eventuellt några banktransaktioner som inte skall bokföras i klump
  6. Välj ”Med markerade: Bokför resterande belopp” och välj sedan det konto ni vill bokföra på.
  7. Klicka på verkställ.

VIKTIGT! Gör aldrig detta med betalningar som avser specifika bokningar eller annat som kräver betalningsuppföljning. Med denna metod så har systemet nämligen ingen aning om vem som betalat för vad utan bara på vilket konto inbetalningen skall bokföras på.

Granska och bokför enskild banktransaktion

Betalningar via Swish handel, kort och bankgiro som initierats via systemet hanteras normalt helt automatiskt. Ibland kan dock transaktioner kräva manuell granskning, exempelvis om någon via Bankgiro betalt mer än förväntat eller postat en handskriven avi utan korrekt OCR-nummer.

Om ni har konto och avtal med Nordea, SEB eller Danske Bank överförs också information om samtliga in- och utbetalningar. Det ger automatiskt en komplett avsämning mellan bokföringen och bankkontot men det medför också att information om fler banktransaktioner förs över som ni behöver hantera. Läs mer under rubriken Banktransaktioner Nordea och SEB.

Granska, redigera och bokför en enskild inbetalning

På sidan Banktransaktioner visas med standardfiltreringen de transaktioner som måste hanteras manuellt. Det går att klicka på pluset längst till vänster på raden för att förhandsgranska informationen om en transaktion. För att bokföra och granska en transaktion går det att klicka på ikonen som visar betaltypen. På startsidan i Mina Aktiviteter visas det även om det finns några banktransaktioner som måste hanteras manuellt.

Admin > Ekonomi > Banktransaktioner (inloggning krävs)

Sök efter referenser 

Om individen för inbetalningen har blivit identifierade men inte vad inbetalningen avser går det att välja Sök referenser. För att se om individen har några betalningar som återstår att betala och i så fall kryssa i dessa och välja “Lägg till markerade referenser”. 

Redigera referenser och Specificera referenser manuellt 

Skulle identifieringen av referenser inte stämma så klicka på länken ”Redigera referenser” för att lägga till eller ta bort referenser. Medan om ingen individ eller referenser är identifierade så går det att välja “Specificera referenser manuellt” för att lägga till referenser.

För att ange fler referenser avskiljer ni dem med ett vanligt kommatecken. Till exempel om en individ har betalat in för både medlemskapet och för kursen på samma inbetalning så kan R-numret för anmälan samt individens U-numret anges.  Nedan exempel på referenser som kan anges. 

R-nummer – Referensnumret som avser en anmälan. Om personer är anmälda i par så händer det ibland att de på ett OCR-nummer betalar båda avgifterna och då behöver man komplettera med R-numret för den andra anmälningen i paret. 

Ni hittar Ref.nr genom att gå till individens sida. Under rubriken ”Anmälningar till aktivitet” så visas alla anmälningar individen har gjort till vänster om den aktivitet som inbetalningen gäller finns ett referensnummer som börjar med bokstaven R.

OCR-nummer – Det OCR-nummer som kunden ha fått i sin betalningsavi kan användas som referensnummer.

F-numret – F numret för en kundfakturan. På sidan kundfakturor går det att se och söka efter fakturor och kopiera fakturanumret från kolumn ”Fakt/Avi”.

Admin > Ekonomi > Kundfakturor (inloggning krävs)

U-nummer – Vid inbetalning av medlemsavgift går det att ange individens unika U-nummer. U-numret finns uppe till vänster vid personuppgifterna på en persons sida.

Bokför från referenser

När referenser är tillagda går det att välja Bokför från referenser. Bokför från referenser går även att välja om korrekt referenser finns redan inlagd men att beloppet inte täcker hela summan. Ni får därefter upp en lista med en rad per referens där systemet föreslår hur inbetalningen skall bokföras med utgångspunkt från givna referenser. 

Fält som matchar referenser och som täcks av det inbetalda beloppet markeras med grönt. Vanligtvis behöver ni inte ändra något utan det räcker normalt med att bara klicka på Spara-knappen. Vill ni inte skicka något kvitto i samband med bokföringen av betalningen så bockar ni ur det valet innan ni klickar på Spara-knappen.

Belopp som markeras med rött är där summan inte täcker hela avgiften. Det går då bra att även bokföra dessa men att efter att man bokfört beloppet går det att gå till individens sida och skicka ett nytt antagningsbesked som kommer visa både den gjorde delbetalningen och kvarvarande belopp att betala.

Om ingen summa anges i fältet trots att det finns summa att bokföra kan det bero på att personen är anmäld men ej antagen till aktiviteten. Det går då att följa instruktionerna under rubriken Ej anmäld eller antagen.

Ofta går det även att bokföra direkt genom att valet ”Bokför automatiskt” kommer upp i verktygsmenyn efter att eller flera referenser har lagt till. Då behövs inga ytterligare steg göras efter att man klickat på ”Bokför automatiskt”, vilket gör det viktigt att man har kontrollerat att korrekt referensnummer/korrekta referensnummer har lagt till. 

Bokför förenklat

Om det betalas in för mycket eller referenser saknas går det att välja bokför förenkla utifrån dessa val.

Intäkt –Till exempel om en individ organisation har betalat in en summa till er som inte är för en aktivitet, faktura, medlemsavgift eller annan typ av betalning med referensnummer. Det går då att välja individ eller organisation från listan samt också söka fram genom att klicka på förstoringsglaset. Det går att först gå till Adressboken och lägga till individen om individen inte tidigare är inlagt. Gäller det organisation går det först att söka efter dem och om den inte finns inlagd i Mina Aktiviteter går det att välja ”Lägg till ny organisation” i samma ruta. Därefter går det att spara.

Ge tillgodo – Har individen betalat för mycket så kommer man få först bokföra eventuell avgifter som individen ska betala och sedan bokföra summan som blir över som tillgodohavanden. Beloppet ska vara förvald till resterande belopp att betala in. Det går sedan att kontrollera och välja individ från listan eller sök genom att klicka på förstoringsglaset. Om inte orsaken till tillgodohavandet är uppenbar så lägg till en notering. Därefter går det att spara.

Allmänt – Kan till exempel användas om inbetalningen ska enbart bokföras utanför Mina Aktiviteter då det då behöver finnas ett avsatt konto för det som det går att välja.

Bokför manuellt 

Bokför manuell möjlighet att mer detaljerat välja konton och utgiftsposter, dock brukar det nästan alltid vara bäst att istället välja Bokföra från referenser eller Bokföra förenklat. Helst bör ni även kontakta oss vid manuella inbetalningar så hjälper vi gärna till så allt blir korrekt.

Radera registreringar

Det går att radera bokförda transaktioner för inbetalningar om dessa har blivit felaktiga. Där det därefter går att bokföra inbetalningen igen.

Banktransaktioner Nordea och SEB

För Nordea och SEB överförs det detaljerad information om alla transaktioner som skett på det bankkontot som ni aktiverat integrationen. Det innebär att andra inbetalningar än BankGiro och utbetalningar kommer att visas och bokföras på sidan banktransaktioner. Där det som exempel går att välja Bokför förenklat och sedan Allmänt för att bokföra utbetalningar. Utbetalningar av tillgodo kan även bokföras genom att välja Ge tillgodo. Läs mer under rubriken Bokför förenklat där skillnader från inbetalningar är att beloppet som bokförs är negativt.

Ej anmäld eller antagen till aktivitet

Om en individ inte var anmäld till kurs men har deltagit och betalat in avgiften så kommer inbetalningen fastna då systemet inte kommer kunna identifiera inbetalningen.  Så det ni kan göra först är att.

  1. Sök efter individen i sökrutan uppe till höger, finns inte individen med så går det att gå till Adressboken och lägga till individen.
  2. I individens profil vid ”Anmälningar till aktivitet” går det att välja ”Ny bokning”.  
  3. Klicka på länken och välj aktiviteten i rullgardinsmenyn och klicka på förstoringsglaset och sök efter aktiviteten om den ej finns med.
  4. Antagning status väljer ni ”Antagen”  
  5. Valet ”Skicka info direkt” och de övriga kryssrutorna ska inte vara ikryssade.
  6. Spara. 

Kopiera R-numret på raden för anmälan och gå sedan till banktransaktionen och välj ”Specificera referenser manuellt” eller ”Redigera referenser” och skriv in referensnumret från aktiviteten och spara. Sedan bokför inbetalningen.

I vissa fall kan deltagarna vara anmäld men ej antagen där man även då kan söka efter individen och sedan klicka på bocken på raden för anmälan för att få upp en ruta för att anta deltagaren. Där valet ”Skicka antagningsbesked med e-post” ska kryssar ur innan bokningen bekräftas.

I vissa fall kan anmälan redan vara identifierade och då kommer ofta betalningen bokföras automatiskt efter att individen blivit antagning. Det går annars att kopiera R-numret och sedan följa instruktionerna ovan.

Kontrollsiffror för OCR- och personnummer

Att ett nummer är så kallat OCR-nummer innebär att en eller två extra kontrollsiffror har adderats i slutet av ett annat nummer. Syftet är att minska risken för felskrivning av t ex fakturanummer i samband med betalning.

Om två kontrollsiffror används anger den näst sista siffran antalet tecken (inklusive kontrollsiffror). Om det är tio eller fler tecken består längdsiffran fortfarande endast av ett tecken som då fås genom att utesluta tiotalsdelen.

Den sista siffran, oavsett om en eller två kontrollsiffror används, är en checksumma som beräknas enligt samma algoritm som kontrollsiffran i ett personnummer.

Beräkna kontrollsiffror
Värde innan OCR-tillägg 
Med endast kontrollsiffra  
Med längd + kontrollsiffra  

OCR-referenskontroll Bankgirot

Läs mer om OCR-nummer på Bankgirocentralens hemsida

Hantering av OCR-nummer i samband med bankinbetalningar

Filöverföring och automatisk betalningsavprickning via er bank eller Bankgirot fungerar både med och utan OCR-hantering.

När ni aktiverar en integration för ett bankgironummer via er bank så väljer ni om ni vill att betalningar till kontot skall göras i form av OCR-nummer.

På alla standardmallar för betalningsavier, betalningspåminnelser mm där era kunder/deltagare uppmanas att betala någonting till detta bankgironummer så kommer betalningsreferensen att visas i form av ett OCR-nummer.

Bankkontoinställningar (inloggning krävs)

Om ni väljer hård, mjuk eller ingen OCR-kontroll alls beror av verksamhetens art och omfattning. För mindre organisationer med färre än tusen inbetalningar per år kan det ofta vara smidigast med ett enda bankgiro med mjuk OCR-kontroll medan det för större organisationer kan vara lämpligare med två separata bankgironummer där det ena har hård OCR-kontroll, d.v.s. bara accepterar giltiga OCR-nummer vid betalning över Internetbank. Med hård OCR-kontroll måste det alltid skickas ut ett giltiga OCR-nummer till dem som skall betala men det minskar samtidigt drastiskt den manuella handläggningen av inkommande betalningar.

Alla OCR-nummer kan ni också skriva in i det vanliga sökfältet utan något prefix. Ni kommer då att hamna på relevant sida, oavsett om OCR-numret avser t ex en viss kursanmälan eller en viss medlem.

Inskannade och tolkade bilder av handskrivna inbetalningar

Har inbetalningen skett via en handskriven gireringsblankett så kan ni (beroende på bank) direkt i systemet se en inskannad bild av denna. Beroende på inställningar kan i många fall referens- eller OCR-nummer i handskriften också tolkas så att inbetalningen fortfarande kan prickas helt automatiskt tillsammans med alla andra inbetalningar.

Automatiskt avprickning

Då betalinformationen levereras till oss så sker en automatisk avprickning av identifierade betalningar. Om ni använder hård OCR-kontroll kan ofta 100% av alla identifieras och betalningar prickas av helt utan manuell handpåläggning. I de fall betalningar inkommit som inte kan knytas till förväntade inbetalningar så hamnar de i en åtgärdslista för manuell granskning och identifiering.

Kontroll och hantering av inkomna bankgirobetalningar (inloggning krävs)

Överföringsintervall

Betalinformation förs över från er bank eller Bankgirot en eller flera gånger per dag. Ofta är en betalning gjord under ordinarie arbetstid avprickad, konterad och klar bara några timmar efter att den fanns tillgängligt hos Bankgirot. Alla betalningar som skett utanför ordinarie arbetstid förs över först kommande vardag.

Bankintegration SEB

Ni som är kunder hos SEB kan skapa en integration till ett eller flera bankkonton ni har hos SEB. Om ni gör det så kommer vi varje dag att få rapporter från SEB med detaljerad information om alla transaktioner som skett på det bankkontot som ni aktiverat integrationen på.


Klicka här för att visa information och beställningsformulär hos SEB


Välj CogWork i listan av affärssystem

OBS! Den gamla tjänsten ”Bankgiro Inbetalningar” är på väg att stängas av

Om det är så att ni idag har tjänsten ”Bankgiro Inbetalningar” via SEB så är det viktigt att ni snarast uppdaterar till den bankintegration som beskrivs på denna sida. SEB kommer nämligen snart att helt stänga ner den gamla tjänsten ”Bankgiro Inbetalningar”.

Bankintegration Nordea

Ni som är kunder hos Nordea kan skapa en integration till ett eller flera bankkonton ni har hos Nordea. Om ni gör det så kommer vi varje dag att få rapporter från Nordea med detaljerad information om alla transaktioner som skett på det bankkontot som ni aktiverat integrationen på.

Beställ tjänsten via Nordea Corporate Access Lite

Tjänsten Bankgiro Inbetalningar

Ni som är kunder hos Swedbank, Handelsbanken, Danske Bank eller Länsförsäkringar bank kan automatisera avprickning av bankgiroinbetalngar genom banktjänsten ”Bankgiro Inbetalngar” där ni väljer oss som servicebyrå. Om ni är kund hos Nordea eller SEB finns instruktionerna på nedanstående sida.

Integration Nordea

Integration SEB

Tjänsten ”Bankgiro Inbetalngar” innebär att Bankgirot en eller flera gånger per dag skickar en BgMax-fil till oss med detaljerad information om alla genomförda BG-betalningar till ett specifikt bankgironummer. Det gör att ni direkt ser all information som ni annars bara ser på pappersutdrag eller i Bankgirots egen internettjänst Elin (som ni når via er Internetbank). Ni slipper själva kontrollera och sammanställa uppgifter från olika ställen och betalningsavprickningen kan automatiseras.

Ofta är en inbetalning via bankgiro till er avprickad, konterad och klar bara någon timme efter att inbetalningen finns tillgänglig hos Bankgirot.

Avtal med er bank för tjänsten Bankgiro Inbetalningar

För att aktivera filöverföringen från Bankgirot måste ni teckna ett avtal om detta med er egna bank. Vi kan inte göra det åt er och ni kan inte heller vända er direkt till Bankgirot.

Bankgirots beställningsblankett här nedanför lämnar ni till er egna lokala bankkontakt.

Beställningsblankett för Bankgiro Inbetalningar med hård OCR-kontroll

Beställningsblankett för Bankgiro Inbetalningar med mjuk OCR-kontroll

Sammanfattning av avtalets innehåll
TjänstBankgiro Inbetalningar
Kundnummer avtal692416 (CogWork)
Kommunikation från BGCServicebyrå nr 910557 (CogWork)
Leverans/periodicitetEfter varje insättningstillfälle på kontot
Separat bildfil/avbildsfilJa
OCR-kontroll1Hård utan längdkontrollsiffra (alternativt mjuk)
Utökad blankettregistrering2Ja. Ingen kontroll av checksiffra, längd eller format
Övriga uppgifter
Teknisk kontaktErik Terenius (erik@cogwork.se,
070-962 84 84)
Provkörning av filöverföringNej
Test av OCR-avierNej

Viktigt! Ni själva skall INTE läggas in som kontakt för avtalet 692416. Alla kontaktuppgifter gällande avtalet skall vara till företaget CogWork AB.

1) Filöverföringen fungerar både med och utan OCR-kontroll. Om ni även får in andra inbetalningar på bankgironumret behöver ni ha mjuk kontroll. I annat fall är hård kontroll att föredra eftersom det reducerar antalet felaktiga inbetalningar. I inställningarna för bankgironumret i CogWork-systemet måste också OCR-hantering aktiveras för att utgående betalningsavier mm skall utformas med OCR-nummer.

2) Utökad blankettregistrering innebär att Bankgirot försöker identifiera OCR-nummer även i handskrivna inbetalningsavier

Kostnad

För att kunna utnyttja tjänsten Bankgiro Inbetalningar måste ni ha ett bankgirokonto. Om ni inte redan har det så är kostnaden för att öppna ett nytt bankgirokonto omkring 250 kr. För tjänsten Bankgiro Inbetalningar tar sedan er bank ut en avgift på omkring 1,25 kr per bankgirotransaktion. Den exakta kostnaden kan variera mellan olika banker.

Vissa banker fakturerar sedan en avgift för själva datakommunikationen/filöverföringen som dock fördelas proportionellt på alla organisationer som nyttjar tjänsten varför kostnaden per organisation blir liten. När detta skrivs blir den årliga kostnaden för detta mellan några tior för mindre organisationer med spridda inbetalningar upp till några hundrallappar för de organisationer som dagligen tar emot bankgiroinbetalningar med bildfiler.

CogWork tar inte ut någon extra avgift för att automatiskt läsa in och pricka av bankgirobetalningar.

Redovisning via er Internetbank förblir tillgängligt men pappersutskick upphör

När filöverföring via Bankgiro Inbetalning aktiveras så upphör normalt tjänsten kontoutdrag på papper om ni har en sådan. Ni bör därför säkerställa att ni har en alternativ inloggning till ert Bankgirokonto, t ex via er egen bank, så att ni fortfarande kan ta del av alla inkommande betalningar även om filöverföringen via CogWork inte skulle fungera som avsett. Speciellt viktigt är detta i början eftersom det ibland kan uppstå en del frågetecken då tjänsten först aktiveras.

Mjuk eller hård kontroll av OCR-nummer

Om ni väljer att i avtalet med er bank aktivera mjuk eller hård kontroll av OCR-nummer så måste ni i inställningarna för det bankgirokontot ange att OCR alltid skall användas. Tänk också på att om ni valt hård kontroll så kommer tidigare skickade referensnummer som inte är OCR-nummer inte att kunna användas vi inbetalning via en Internetbank. Det gör däremot ingenting om ni under en period använder OCR-hantering för kontot utan att OCR är aktiverat på själva bankgirokontot.

Testa överföringen

Betala in 1 krona och ange som meddelande till mottagare endast 133.
Siffran 133 är det första fullständiga OCR-numret med längd och kontrollsiffra. 133 har dock ingen innebörd i systemet utan när betalningen registreras kommer den att fastna för manuell hantering. När den gör det kan ni boka bort testinbetalningen som öresutjämning.

1) Betala via en vanlig internetbank. Detta är den viktigaste kontrollen. Inbetalningen bör synas i systemet senast två bankdagar efter att den lagts in.

2) Betala via en handskriven betalningsavi. Detta är för att kontrollera att överföringen av bildfiler fungerar korrekt.
Inbetalningen bör synas i systemet senast fem bankdagar efter att inbetalningen postats.

Information om tjänsten hos Bankgirot

Bankgirots information om tjänsten Bankgiro Inbetalningar

Bankgirots information om FTP-kommunikation i VPN-tunnel

Information om tjänsten Bankgiro Inbetalningar vid olika banker

Swedbank (gratis år ett därefter 500 kr/år, transaktionskostnad 1,25 kr)

Handelsbanken

Danske Bank

Länsförsäkringar bank

Frågor och svar


Hur delar jag upp betalningen på olika aktiviteter om någon betalt flera aktiviteter samtidigt på samma OCR-nummer?

Hur mycket vi än informerar så inte får ske så händer det ändå ibland att deltagare betalar in flera avgifter samtidigt men bara uppger OCR-numret för en av aktiviteterna eller ett gammalt felaktigt OCR-nummer.

Om detta sker så plockar ni upp den enskilda bankgiroinbetalningen och väljer ”Redigera referenser”. Där plockar ni bort eventuella felaktiga referenser och anger istället de korrekta referenserna (exempelvis R-nummer). Avser betalningen flera olika referenser så kan ni ange alla på samma rad åtskilda av kommatecken eller semikolon.

När ni sparat de korrekta referenserna klickar ni på ”Bokför från referenser”, kontrollerar att fördelningen stämmer och justerar den om så behövs.


Hur gör jag om någon betalt för en aktivitet utan att personen ens finns registrerad?

Även med hård OCR-kontroll så kan personer fortfarande skicka in handskrivna avier utan någon form av OCR eller annan automatisk identifierbar referens. I värsta fall finns inte ens personen registrerad i systemet.

Om så sker så börja med att lägga upp deltagaren som betalningen avser i adressboken men så utförliga personuppgifter som möjligt. Från personöversikten kan ni sedan anmäla personen till aktiviteten varpå ni får ett referensnummer. Sedan går ni tillbaka till betalningsavprickningen och lägger in referensnumret där. Ni kan om ni vill slutföra bokföringen manuellt eller vänta på att systemet automatiskt fångar upp och bokför den nyskapade referensen inom den närmaste timmen.


Varför visas inga bilder av handskriva betalningsavier?

Överföringen bildfiler (TIFF) görs inte samtidigt som överföringen av textfiler med transaktionsuppgifter (BgMax-filer). Om datafilen lästs in men inte bildfilerna kommer bilderna att tillfälligt saknas. Tidsskillnaden är ofta någon timme.

Om det gått längre tid och bilderna fortfarande saknas finns det sannolikt något fel i inställningarna eller i avtalet med banken om tjänsten Bankgirot Inbetalningar.


Filöverföring från Nordea Plusgiro

Nordea Plusgiro erbjuder filöverföringstjänst, Plusgiro Total, som motsvarar Bankgirots tjänst Bankgiro Inbetalningar. I dagsläget finns inget stöd för Plusgiro Total. Till skillnad mot Bankgirots motsvarande tjänst är Plusgiro Total också förenat med en årlig kostnad som tas ut av Plusgirot (Nordea). Det är inte troligt att systemet kommer att byggas ut för att även stödja Plusgiro Total.

För er som idag endast använder Nordea Plusgiro och som är intresserade av att använda automatisk betalningsavprickning rekommenderar vi att ni kopplar ett nytt bankgironummer till det bank- eller Plusgirokonto som ni använder idag. Kostnaden för att knyta ett bankgironummer till ett bankkonto rör sig bara om några hundralappar per år vilket är betydligt mindre än den årliga kostnad som Nordea Plusgiro tar ut för filöverföringstjänsten Plusgiro Total.

Ta emot kortbetalningar online

Om ni önskar har ni möjlighet att erbjuda era kunder att betala avgifter till er med kort nå nätet, t ex i samband med bokning av evenemang och aktiviteter.

I samarbete med oss

Efter överenskommelse kan vi hjälpa till med administration och betalning. Vi kan då ta in betalningar till oss och ni behöver inga egna avtal med inlösare eller betalväxel. Kontakta oss om ni är intresserade av det.

Med egna avtal till betalväxel och inlösare

Ni kan kan om ni vill lägga upp och börja ta emot kortbetalningar med eget inlösenavtal via oss utan att kontakta oss om det. Däremot hjälper vi gärna till med alla delarna om ni önskar det.

Vi tar ingen avgift för att ni tar emot kortbetalningar med eget inlösenavtal från era kunder via vår tjänst. Däremot kommer ni att faktureras direkt av inlösande bank och vald betalväxel.

Inlösenavtal med bank

För att kunna erbjuda kortbetalningar med eget inlösenavtal måste ni själva kontakta inlösare och betalväxel för att upprätta avtalen. Alla större banker erbjuder inlösenavtal men priserna varierar mellan bankerna.

Betalväxel

En betalväxel är det företag som förmedlar själva onlinebetalningen. Det är också via betalväxelns dataservrar som vi får information om genomförda köp och kan pricka av automatiskt.

Vi har kopplingar med flera betalväxlar men vi rekommenderar Netaxept baserat på bland annat prisbilden.

Nödvändiga data och inställningar

Uppgifter om betalväxeln måste läggas in i era egna inställningar.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Betalväxlar

Bokför direkt från anmälan

Obs! Om ni aktiverat automatisk filöverföring från bankgiro, kortbetalningar eller annat skall ni ALDRIG bokföra inbetalningar som kommit in den vägen manuellt så som beskrivs på denna sida.

Vid kontant betalning, betalning via presentkort, tillgodohavande eller andra betalmedel som inte hanteras helt automatiskt så bokförs detta enklast direkt från anmälan. Organisationer som inte valt att använda automatiserad avprickning via filöverföring från Bankgirot bokför även bankgiroinbetalningar via anmälningsgränssnittet.

Hitta anmälan

Det finns flera sätt att söka och plocka fram en anmälan. Om ni har tillgång till referens- eller OCR-nummer så använder ni sökrutan som finns uppe till höger på nästan alla webbsidor.

Om ni vet vem som betalat kan ni använda sökrutan för att söka på delar av namnet, e-post, telefon mm. Får ni ingen eller flera träffar hamnar ni i adressboken och kan där göra en förfinad sökning. När ni hittat och plockat upp personen så ser ni direkt alla aktuella anmälningar och beställningar.

Vet ni vilken aktivitet det är men är osäker på namnet på deltagaren kan ni istället söka via deltagarlistorna. Ni kan också söka bland samtliga anmälningar, t ex välja att se bara anmälningar som är obetalda.

Mer information om sökmöjligheter

Registrera betalning av aktivitet (Akt) och/eller medlemsavgift (MA)

Det grå fältet används för att registrera betalningar av kursavgift och eventuellt även medlemskap. Den lilla knappen med en pil på som finns längst ut till vänster på raden används för att låta systemet föreslå värden för mottagen betalning baserat på vad personen skall betala och vad som senast registrerades i systemet.

För att registrera en betalning är det ett absolut krav att det samtidigt anges både ett betalmedel och en referens till en extern verifikation. Utan detta kan nämligen underlag för bokföringen inte skapas.

Kurs
Mottagen kursavgift.
MA
Mottagen medlemsavgift.
Betalmedel
Ange i listan hur betalningen skett.
Datum
Datum då betalningen mottagits
Märkning verifikat
Det verifikatnummer eller annan märkning med vars hjälp originaldokumentet kan identifieras. Det kan till exempel vara B067 för bankgiroutdrag nummer 67 eller kanske K042 för kassarapport nr. 42.

Exempel på bokföringskonton och märking av verifikat

Nedan gäller ENDAST om betalmetoden i fråga inte är upplagd för automatisk avprickning och bokföring.

BetalmedelMärkning verifikatBokföringskontoNotering
Kontant till organisationens kassaskrinKassa1910 Kassa 
Kontant -> kursledare -> bankInsättning bank1930 BankDateras till insättningsdatum
Plusgiro, eget bankkontoPG 0311920 Plusgiro031 är löpnumret på sammanställningen Från Nordea av en bankdags inbetalningar
SwishSwish1930 Bank 

Betalningsuppföljning

Om nödvändiga grunddata om organisationen och den aktuella aktiviteten är inmatade och betalningar bokförs direkt i systemet så flaggas alltid förfallna avgifter till aktiviteter liksom personerna som har dessa förfallna avgifter.

Detta ligger sedan till grund för att följa upp betalningar och för att skicka påminnelser med e-post.

Vad händer då en påminnelse skickas?

Då betalningspåminnelsen skickas uppdateras informationen om antal skickade påminnelser liksom datum för sista påminnelsen.

Vad som står i betalningspåminnelserna, eventuell tilläggsinformation som läggs till anmälan då påminnelse skickas och vad som händer om e-post saknas eller inte fungerar styrs via malldokumenten i utskickshanteraren.

Brevmallarna för betalningspåminnelserna kan justeras via utskickshanteraren. Dessa styr bland annat:

  • Texten i betalningspåminnelserna
  • Avsändar- och svarsadressen på mejlet, t ex ekonomi@demoforening.se
  • Om de vanliga betalningspåminnelserna skall skickas även till utomlands bosatta
  • Om e-posten skall styras om till annan adress om den anmälda saknar fungerande e-postadress
  • Om information om att betalningspåminnelsen skickats skall läggas till i t ex noteringsfältet i anmälan

Ändra mallar för automatiska utskick

Utformning av texten i betalningspåminnelser

Vilka anmälningar som sorteras ut för betalningspåminnelse

  • Är antagna eller avanmälda (dvs inte nyinkomna, i kö, avslagna mm)
  • Har ett överenskommet pris större än noll (sätts normalt automatiskt vid anmälan utifrån aktivitetsdata)
  • Tidigare har fått noll till två betalningspåminnelser
  • Har ett överenskommet betaldatum som passerats sedan minst ett specificerat antal dagar
  • Att det vid upprepad påminnelse har förflutit minst ett specificerat antal dagar sedan förra påminnelsen

Antalet dagar innan påminnelser skickas kan lämnas som standard eller justeras utifrån vad som bäst passar den egna organisationen. Detta görs via sidan ” (inloggning krävs).

Att skicka betalningspåminnelser automatiskt varje natt

Som grundinställning skickas inga betalningspåminnelser med automatik utan detta måste aktiveras vilket görs via sida ”Admin  >  Organisation  >  Redigera uppgifter (inloggning krävs)”. Under ekonomidelen hittar ni ett ja/nej-val för automatiska påminnelser.

Förutom de vanliga begränsningarna för vilka som får automatiska betalningspåminnelser så finns även en generell spärr som gör att inga påminnelser avseende anmälningar äldre än ett år skickas med automatik.

Tänk på att stänga av denna funktion eller ändra förlänga tiden innan de skickas om ni misstänker att kontrollen av inkomna betalningar kan släpa efter mer än vanligt, t ex i semestertider.

Viktigt! Innan ni aktiverar automatiska påminnelser så arbeta först noga manuellt igenom alla förfallna betalningar så att de inte finns personer där som av någon anledning inte skall betala eller påminnas.

Att skicka betalningspåminnelser manuellt direkt från anmälningslistan

Om man inte vill att påminnelser skall skickas automatiskt så kan detta istället göras via anmälningslistan.

  • Gå till sidan Admin > Aktiviteter > Anmälningar (inloggning krävs)
  • Om urval utifrån betalstatus inte visas så klicka på ”Visa avancerade sökalternativ”
  • Välj ”Bet: Skall påminnas” och klicka på sök
  • Kolla att urvalet för övrigt är ok och att alla rader du vill ha med visas
  • Markera alla rader i listan genom att klicka i boxen längst ute till vänster i tabellhuvudet
  • Klicka ur eventuella personer/anmälningar du inte vill ha med
  • Välj ”Med markerade: Skicka betalningspåminnelse” och klicka på ”Verkställ”

Observera att påminnelse endast skickas till anmälningar för vilka det är dags att skicka påminnelse. Markerar ni andra anmälningar och försöker skicka påminnelse till dessa kommer inget att hända.

Att skicka betalningspåminnelser manuellt via utskickshanteraren

Om man vill skicka betalningspåminnelser helt manuellt via utskicksmodulen görs det genom att addera ett antal anmälningar som mottagare av utskick och sedan välja en lämplig brevmall att utgå ifrån. De begränsningar för vilka som inkluderas i utskicket gäller då inte. Används någon av mallarna för betalningspåminnelser vid utskicket så håller däremot systemet fortfarande reda på hur många betalningspåminnelser som skickats och vilket datum den sista påminnelsen skickades. Om man tidigare inte skickat någon påminnelse via påminnelsemallarna men ändå väljer att använda mallen för ”Betalningspåminnelse 3” så hanterar systemet det därefter som om 3 stycken påminnelser hade skickats.

Vad händer efter att tre påminnelser skickats?

Efter att tre påminnelser skickats ger systemet upp och skickar inga fler påminnelser. Istället kan dessa anmälningar återfinnas om man i anmälningslistan söker på betalstatus ”Skall indrivas”. I deltagarlistor mm visas även dessa anmälningar med röd varningsflagga.

Påminnelseavgifter

Från inställningarna på sidan ”Admin >  Inställningar & shop > Webbshopinställningar (inloggning krävs)” väljer ni själva om och i så fall hur stor påminnelseavgift som skall adderas vid olika påminnelser. Eftersom enskilda bokningar aviseras och betalas separat adderas påminnelseavgiften separat för varje bokning som systemet skickar en betalningspåminnelse för.

Allmänna regler och förordningar

  • Den största tillåtna påminnelseavgiften för en enskild påminnelse är 60 kr
  • Oavsett organisationens ordinarie momssats adderas ingen moms på påminnelseavgifter
  • Det finns inga regler om hur många påminnelser som skall skickas men 1-3 är brukligt

Utformning av texten i betalningspåminnelser

Det finns tre standardmallar i systemet för utformning av betalningspåminnelser. De kan vid behov modifieras för att bättre passa den egna organisationen vilket görs genom att den aktuella mallen i utskicksmodulen. Vill man sedan återgå till standardmallen så tar man bara bort den egna modifierade versionen.

Ändra mallar för automatiska utskick

Observera att beskrivningen av innehållet i standardmallarna för betalningspåminnelserna här nedanför inte är exakt. Förutom texten här nedan inkluderas givetvis även betalningsinformation och annan kringinformation. Det är därför viktigt att ni själva förhandsgranskar eller provmejlar de verkliga brevmallarna via utskicksmodulen innan ni tar dem i bruk.

Innehållet i standardmallarna kan modifieras med tiden men vid förändringar som påverkar sakinnehållet är ambitionen att i god tid innan meddela samtliga organisationer som nyttjar standardmallarna.


Betalningspåminnelse nr 1

Sista betalningsdag för Månflygning för nybörjare har passerat och vi har inte registrerat någon betalning från dig. Har du betalat de senaste dagarna så kan du bortse från detta meddelande, annars ber vi dig betala omgående.


Betalningspåminnelse nr 2

Sista betalningsdag för Månflygning för nybörjare har passerat och vi har trots tidigare betalningspåminnelse inte registrerat någon betalning från dig.

Så länge du inte fullgjort betalningen kommer du inte att antas till nya några nya kurser eller aktiviteter arrangerade av Månflygarna.

Har du betalat de senaste dagarna så kan du bortse från detta meddelande, annars är det mycket viktigt att du betalar utan dröjsmål.

Om du av någon anledning är inte har någon som helst möjlighet att betala omgående måste du omedelbart höra av dig till oss för att inte ärendet skall gå vidare med dryga kostnader som följd.


Betalningspåminnelse nr 3

Avgiften för Månflygning för nybörjare har sedan länge förfallit till betalning och vi har trots upprepade påminnelser inte registrerat någon betalning.
Vi kommer därför att handlägga ärendet på annat sätt vilket kan komma att resultera i betydande kostnader som du själv kan tvingas betala. I värsta fall kan det sluta med en betalaningsanmärkning och indrivning via kronofogdemyndigheten.

Innan du fullgjort dina betalningar kommer du inte heller att antas till några nya kurser eller andra aktiviteter arrangerade av Månflygarna.

Om du redan betalat avgiften så måste du kontakta oss omgående om detta för att hindra att ärendet förs vidare. Om du inom de närmaste två dagarna betalar återstående krav och samtidigt kontaktar oss så har du fortfarande möjlighet att förhindra att ärendet förs vidare.

Kontoplan

Hela kontoplanen behöver inte läggas in i systemet men för att transaktioner automatiskt skall kunna konteras korrekt i samband med registreringar av t ex kursinbetalningar och medlemsavgifter bör åtminstone ett fåtal konton tillsammans med konteringsinstruktioner läggas in i systemet.

Inställningar för ett enskilt konto

Kontosträng

Exempel på två kontosträngar är:


  1920   Plusgiro  

  3045   Medlemsavgifter  
  4014.01   Inköp livsmedel, läsk  
  4014.02   Inköp livsmedel, snacks  

Kontosträngen består alltså av tre delar som skall anges för varje konto, nämligen:

  • Kontonummer: Detta är numret på kontot, t ex 4014
  • Underkonto: Man kan om man vill definiera underkonton, t ex 02
  • Kontonamn: Namnet på kontot, t ex Inköp livsmedel, snacks

Möjlighet att komplettera med beskrivning

Man kan förutom kontosträngen välja att skapa en beskrivning om hur kontot är tänkt att användas och t ex vilka andra konton som normalt används som motkonton.

Kontogrupp

Det finns ett antal fördefinierade kontogrupper som används som underlag för hur automatiska konteringar sätts upp. Man kan t ex för varje enskild aktivitet välja att vid registrering av betald avgift automatisk kontera på någon av de konton som ingår i kontogruppen ”Intäkt, aktiviteter”. Lägger till ett konto i en kontogrupp gör man i inställningarna för det enskilda kontot. Definierar vilket konto som skall användas då inbetalning av avgift registreras görs i inställningarna för varje enskild kurs (som alltid pekar mot organisationens standardkonto för aktiviteter om inget aktivt annorlunda val görs).

Markera som standardkonto

I samband med att man t ex i systemet registrerar en medlemsavgift som betalts via organisationens postgiro kommer automatisk en kontering och motkontering att ske. Förutsättning är dock att den aktuella transaktionstypen (t ex betalning av medlemsavgift) och betalmedlet (t ex postgiro) är kopplad till specifika konton.

Kopplingen av automatiska konteringar sker via ett menyval då man tar upp ett enskilt konto för redigering.

Vid t ex betalning av kurs eller medlemsavgift visas för den som registrerar endast de betalsätt som har automatiska konteringsmetoder kopplade till sig. För att kunna registrera betalning av kursavgift via kassa, bankgiro eller utvecklingsfond måste alltså dessa betalsätt vara inlagda i kontoplanen och kopplade till automatiska konteringar.

Att ändra nummer och namn på befintliga konton

Internt i systemet har varje konto ett eget unikt ID som är oberoende av kontots nummer och namn. Det gör att det är fullt möjligt att i efterhand korrigera både namn och nummer på ett visst konto i efterhand varpå förändringen direkt kommer att slå igenom i alla rapporter inklusive nya rapporter som hämtas ut om tidigare räkenskapsår. Detta är givetvis inte alltid är önskvärt. Om användningen delvis ändrar sig eller man vill behålla enhetlig i kontonamnen gentemot tidigare bokslut så kan det vara bättre att lägga upp ett helt nytt konto istället för att modifiera det befintliga kontot.

Länkar

Baskontogruppen

Förutbetalda avgifter

Med förutbetalda avgifter avses t ex en medlemsavgift som inkommit till organisationens plusgirokonto den 24/12 år 2024 men som avser verksamhetsåret 2025. Inbetalningen måste bokföras 2024-12-24 då banktransaktionen faktiskt skedde men intäkten skall däremot bokföras på 2025.

Ett sätt att lösa detta är att boka inbetalningen på ett balanskonto speciellt avsett för förutbetalda medlemsavgifter. Den 1 januari 2020 bokas sedan denna tillfälliga skuld bort mot det vanliga kontot för medlemsavgifter.

Exempel:  Förutbetald kurs- och medlemsavgift

Betalregistreringen (avprickningen) kan göras precis som vanligt utan att man behöver bry sig om att betalning och vad betalningen avser infaller olika räkenskapsår. Däremot så skapar automatiskt ett antal extra transaktioner direkt då betalningen registreras.

Verifikat ”PG-124”, daterat 2024-12-24

Kontosträng Debet Kredit
1920Plusgiro500 
2972Förutbetalda medlemsavgifter 100
2973Förutbetalda aktivitetsavgifter 400

Verifikat ”Automatisk periodisering”, daterat 2025-01-01

Kontosträng Debet Kredit
2972Förutbetalda medlemsavgifter100 
2973Förutbetalda aktivitetsavgifter400 
3045Medlemsavgifter 100
3046Avgifter baskurser 400

Automatisk hantering

Eftersom också aktiviteter och medlemskap hanteras helt inom systemet behöver man inte vid betalregistreringen tala om vilket räkenskapsår en medlemsavgift avser eller som en kursaktivitet skall bokas på. Systemet vet det redan förutsatt att den allmänna kursinformationen är korrekt och att konton för förutbetalda avgifter har pekats ut på rätt sätt kontoplanen.

Då inbetalningen registreras i systemet, t ex via manuell inmatning av referensnummer eller via automatisk avprickning direkt från Plusgirots servrar, bokförs det hela enligt exemplet här ovanför. Finns det inget preliminärt verifikat med namnet ”Automatisk periodisering” daterat den 1/1 kommer ett sådant verifikat att skapas.

Detta innebär att systemet kan konfigureras så att all hantering av förutbetalda kurs- och medlemsavgifter sker helt automatiskt och att inga manuella ombokningar måste göras i samband med bokslutet.

Nödvändiga inställningar

Det måste finns två separata skuldkonton för förutbetalda medlems- respektive aktivitetsavgifter. Kontonumren är valfria men kan t ex hämtas från någon av systemets mallkontoplaner. Det som är viktigt är att se till att både ”Kontogrupp” och ”Standard för” är ”Förutbet medlemsskap” respektiva ”Förutbet aktivitet”. SRU-koder för de båda kontona är 305.

Lägga till eller ändra ett konto

Konton läggs enkelt in i systemet ett och ett. I skrivande stund finns däremot ingen möjlighet att importera befintliga kontoplaner från en enda fil. Detta är dock något som i framtiden kommer att ändras så att hela kontoplaner kan importeras vi t ex SIE4- eller Excel-filer.

Lägga till ett nytt konto

Välj ”Lägg till nytt” på sidan ”Kontoplan”. Därefter anges alla parametrar i enlighet med vad som beskrivits här ovan.

Redigera befintligt konto

Klicka på redigera-symbolen för respektive konto i listan på sidan ”Kontoplan”.

Byta kontonummer på befintligt konto

Kontonumret är endast ett av flera parametrar som är kopplade till ett konto och kan liksom underkonto, namn eller beskrivning ändras. Befintliga konteringar kommer att följa med på så sätt att de kommer att visas i enlighet med den nya kontoinformationen.

Avsättning till utbildningsfond mm

Det är vanligt att man i olika typer av organisationer avsätter medel som personal/funktionärer kan nyttja för friskvård, utbildning med mera. Fortsättningsvis i denna handledning exemplifierar vi det hela med avsättning av pengar för utbildning av kursledare inom en ideell idrottsförening.

Nödvändiga konton och inställningar

För att systemet skall kunna underlätta hanteringen måste två konton pekas ut. Ett konto som kostnaden skall belasta vid avsättning och ett balanskonto där avsättningen skall placeras. För att peka ut dessa konton går ni in i kontoplanen, skapar/öppnar aktuella konton och väljer i listan ”Standard för”: ”Utbildningsfond” respektive ”Legoarbeten, internt”. Att namnen på kontofunktionerna eventuellt inte stämmer med de konton som pekas ut har ingen betydelse eftersom dessa aldrig syns någon annan stans än under kontoinställningar. Kontonummer, kontonamn mm väljer ni helt fritt. Se även till att på kontot för utbildningsfond markera att det skall vara ett möjligt betalmedel samt att balanser skall spåras per individ.

Avsättning till fond

När ni pekat ut nödvändiga konton och lagt upp instruktörer på olika aktiviteter så plockar ni upp en ekonomisk rapport för den aktiviteten. Där hittar ni alla instruktörer listade med en understruken länk UF (UtbildningsFond) längst till höger. Klicka på denna länk för att skapa en avsättning till utbildningsfonden för den valda instruktören. Första gången måste ni ange bland annat datum och märkning för verifikatet men om ni gör flera avsättningar så kommer systemet ihåg valen och förifyller dem som förslag.

Rapporter och uppföljning

Nu kan ni dels se på varje individ om han/hon har pengar i utbildningsfonden. Dels kan ni enkelt plocka pengar från utbildningsfonden i samband med betalningar av interna eller externa utbildningar. Ni kan även få rapporter på hur alla medel som finns kvar på kontot utbildningsfond fördelar sig mellan olika individer. Givetvis kan ni även se historik över exakt hur olika individer tillförts och nyttjat medel i utbildningsfonden.

Hantering av verifikat

Verifikat kan registreras både explicit på samma sätt som i de flesta moderna bokföringsprogram. Dessutom kan verifikat skapas automatiskt av systemet i samband med olika händelser, t ex då betalningar registrerats via aktivitetsmodulen.

OBS! Banktransaktioner och andra inbetalningar som lästs in via filöverföring och som fastnat skall ALLTID bokföras via funktionerna för att registrera inbetalningar från betalfiler. Bokför dem ALDRIG dessa genom att manuellt skapa nya verifikat.

Automatiskt genererade verifikat går alltid in i statusläget preliminärt men i övrigt kan status för nyregistrerade verifikat väljas fritt. Statusläget för befintliga verifikat kan alltid höjas men aldrig backas.

Statusläge

Prel

Innebär att ett antal transaktioner registrerats och sammanförts till ett preliminärt verifikat. Verifikatet har inte automatiskt tilldelats något verifikatnummer och verifikatet liksom de ingående transaktionerna kan kompletteras, ändras eller raderas.

Öppet

Ett komplett verifikat som fått ett verifikatnummer men som delvis är öppet för redigering.

Låst

Ett färdigt verifikat som är låst för all vidare redigering.

Korrigera preliminära verifikat

Vid verifikat som inte är låsta finns en redigera-ikon som öppnar verifikatet för redigering.

Radera transaktioner i ett preliminärt verifikat

För att radera transaktioner från preliminära verifikat så sätt både debet och kredit till 0,00 kr. Observera att verifikatet fortfarande måste balansera för att det skall vara möjligt att spara ändringar.

Automatisk uppdatering av betalningsmärkning på deltagarlistor

Om transaktioner kopplade till anmälningar ändras eller raderas via bokföringsmodulen så slår det direkt igenom i deltagarlistor med mera.

Exportera verifikationer till andra ekonomiprogram

Det går att exportera verifikationer till andra bokföringsprogram via SIE4-filer. SIE4-filer är en standard som bland annat kan innehålla information om en samling verifikat, inklusive alla enskilda transaktioner i verifikaten.’

Exportera verifikationer via SIE4-filer till andra ekonomiprogram

Exportera verifikationer till andra ekonomiprogram

Svenska bokföringsprogram stödjer vanligtvis import av verifikationer skapade i andra program via SIE4-filer. SIE4-filer är en standard som bland annat kan innehålla information om en samling verifikat, inklusive alla enskilda transaktioner i verifikaten.

Kontrollera att bokföringen är klar

Ni bestämmer först ett intervall som ni vill läsa över, t ex hela januari månad (1/1 till 31/1). Sedan kontrollerar ni att alla banktransaktioner är hanterade, att alla fakturor är konterade, att alla återbetalningar är registrerade, att inget finns kvar på observationskonton mm.

Välj ut de verifikationer ni vill exportera

Export till SIE4-fil sker från verifikationslistan. Via de vanliga filtervillkoren begränsar ni urvalet av verifikat till en vald period, t ex 1/1 till 31/1. Ni kan om ni vill även begränsa exporten till specifika verifikationsserier eller verifikationsnummer-intervall.

Registrerade verifikat

Lås alla verifikationer

Efter att ni exporterat verifikationerna är det viktigt att de inte ändras eftersom uppgifterna då inte kommer att matcha mellan systemen. Det säkerställer ni genom att låsa verifikaten.

Visa alla verifikat för aktuell period, klicka på ”Markera alla” och välj ”Med markerade: Lås verifikationer”.

Det spelar ingen roll i vilken ordning ni sorterat verifikationslistan då ni låser dem. De kommer alltid att numreras i första hand efter verifikationsdatum och i andra hand efter registreringsordning. Olika verifikationsserier numreras separat och det första verifikatet i varje nytt räkenskapsår ges verifikationsnummer 1.

Exportera till SIE4-fil

När urvalet är klart så klicka i verktygsmenyn på ”Exportera till SIE4-fil”. Ni behöver inte markera några verifikat och det spelar ingen roll hur om alla hittade verifikat visas samtidigt i tabellen. Alla verifikationer som ingår i urvalet kommer att exporteras.

Tänk på var den exporterade filen placeras. Om ni av någon anledning försöker spara om SIE4-filen är risken stor att den inte går att importera beroende på teckenkodningen inte längre stämmer.

Importera SIE4-filen till annat ekonomiprogram

I ert vanliga ekonomiprogram finns det vanligtvis en funktion för att importera data från externa program. Där väljer ni att importera från SIE4 och följer instruktionerna.

Hantera tillgodohavanden och andra balanser

Varje enskild transaktion i systemet kan kopplas till en specifik individ. Vid automatiska konteringar och betalningsavprickningar sker detta av sig självt men det kan även göras i samband med manuella konteringar. Denna koppling kan sedan utnyttjas för att visa olika ekonomiska rapporter uppdelat per individ, exempelvis reseförskott, presentkort, tillgodohavanden, löneutbetalningar, skatter och avgifter mm. Innehåll och navigering på denna sida.

Ni kan se och hantera tillgodohavanden för en person direkt på personprofilen. Ni kan även hantera tillgodohavande till olika personer i klump via rapportverktygen.

Följ upp kontobalans på individnivå

Alla konton dit det finns transaktioner registrerade med kopplingar till specifika individer kan delas upp per individ, oavsett om kontot är markerat för uppföljning per individ eller inte. Om kontot är markerat för uppföljning av balans per individ så visas däremot balansen automatiskt i olika vyer och översikter, t ex:

I adressboken och anmälan. När man plockar upp en person i adressboken (inloggning krävs) eller en enskild anmälan/bokning så visas direkt där resterade balanser för alla konton som är markerade för uppföljning per person. Ni kan även direkt i anmälningslistor välja att visa eventuella tillgodohavanden.

I rapporten ”Balanser per person”. I den speciella rapporten ’”Balanser per person”’ inline logedin] i ekonomimodulen så finns det möjlighet att se balanser för samtliga konton per individ men de konton som har markerats för detta visas först i listan för snabbare val.

Vill man markera ett konto för uppföljning per person så görs detta via sidan ”Redigera konto”.

Dra automatiskt från tillgodohavande eller andra konton

Ni kan välja att låta systemet automatiskt plocka pengar som finns innestående på ett konto då en individ skall betala för en aktivitet.

Ni gör detta genom att från kontoplanen (inloggning krävs) plocka upp kontot för redigering och markera ”Belasta automatiskt vid betalkrav”. Då en individ antas till en aktivitet och så dras då hela eller delar av aktivitetsavgiften från befintliga tillgodohavanden innan betalningsavin skickas.

Ni kan ha flera olika konton som ni automatiskt drar avgifter ifrån. Finns på det sättet flera alternativa konton att dra ifrån väljs i först hand det konto med minst innestående medel.

Lägga till pengar till ett tillgodokonto

Automatiskt via webbanmälan

En möjlighet är att lägga upp en aktivitet i webbanmälan som heter ”Boka presentkort” eller liknande. I inställningarna för aktiviteten väljer ni att inbetalningen automatiskt skall bokföras på kontot ”Presentkort”. När samma person som fått presentkortet sedan bokar och antas till en annan aktivitet kommer presentkortskontot automatiskt att användas för betalningen.

Från anmälningar i aktivitetsmodulen

Om exempelvis en individ som redan betalt för en aktivitet blir sjuk kan de som är ansvariga för aktiviteten välja att  först nolla eller reducera priset individen skall betala och därefter placera det som betalats utöver det på ett tillgodokonto. Detta kan göras av behöriga kursadministratörer från sidan ”Anmälningar” utan någon kunskap om bokföring. Det går att gå direkt till den sidan och klicka på ikonen ”Urval” över listan för att välja en specifik aktivitet för att visa dess anmälningar. Alternativ från sidan ”Aktiviteter” klicka på ikonen ”Visa anmälningar” för en specifik kurs. Därefter välja ”Ändra många rader samtidigt” och välja anmälningen som ska ha lägre pris. Därefter i rullgardinslistan under rubriken Ekonomi välja att som exempel ”Sätta uppgjort pris till 0 kr” och klicka på Verkställ. Därefter under Ekonomi i rullgardinsmenyn välja ”Sätt överbetalt pris tillgodo”.

Anmälningar (inloggning krävs)

Från avprickning av bankgiroinbetalningar

Om någon via bankgirot betalar mer pengar än förväntat kommer transaktionen att ligga kvar för manuell hantering. Från avprickningsfunktionen är det enkelt att via ”Bokför förenklat” sätta upp den överskjutande betalningen som ett tillgodohavande på en individ.

Via manuellt registrerade verifikat

Om exempelvis någon redovisar kvitton för utlägg de haft för organisationen är det ofta smidigt att först bokföra beloppet som ett tillgodohavande. Det gör det tydligt spårbart och själva utbetalningen kan ske vid ett senare tillfälle. Om individen planerar att anmäla sig till en aktivitet kan man också låta systemet automatiskt reglera tillgodohavanden då individen antas till aktiviteten.

Bokföra återbetalning mm för många personer samtidigt

Bokföra återbetalning av tillgodohavande

Plocka upp sidan ” Balanser per person” inline logedin], se ovan. Markera dem som erhållit full återbetalning, välj ”Med markerade: Bokför återbetalning”, fyll i de bokföringsuppgifter som då efterfrågas och spara.

Löneunderlag och anställningsavtal

Ni kan specificera anställningsavtal med timlön på enstaka individer liksom på grupper av individer i adressboken. Om en individ har flera olika aktuella anställningsavtal kopplade till sig så gäller i första hand det som är kopplat direkt till individen och i andra hand avtalet med högst timlön.

Visa alla anställningsavtal

Lägga till nya anställningsavtal

För att skapa anställningsavtal på grupper så går ni till Admin > Adressbok > Grupper (inloggning krävs). Där väljer ni ”Med markerade: Nytt anställningsavtal” och specificerar timlön mm.

För att skapa anställningsavtal på enskilda individer så går ni till Admin > Adressbok (inloggning krävs). Där väljer ni ”Med markerade: Nytt anställningsavtal” och specificerar timlön mm.

Hämta ut löneunderlaget

Gå till Admin > Aktiviteter > Statistik rapporter > Närvaro (inloggning krävs) och hämta upp det fördefinierade filter/presentationen ”Löneunderlag”. Om ni lagt till personalen på aktiviteterna, schemalagt och fört närvaro för dem så ser ni nu detaljerade löneunderlag för vald tidsperiod.

Eftersom ni kan sätta start- och slutdatum på alla avtal så fungerar sammanställningen bra även om lönen ändrats under perioden.

Förbereda för att registrera betalningar

Innan betalningar kan registreras måste ett antal inställningar göras. Finns inte redan tydliga riktlinjer för exempelvis hantering av verifikat inom organisationen måste sådana skapas och berörda personer informeras/utbildas.

Kontoplan och automatiska konteringar

För att alla registrerade betalningar automatiskt skall konteras på rätt konto i bokföringen så måste alla möjliga betalmedel, t ex kassa, bank- och plusgiro, finnas inlagt i organisationens kontoplan och vara kopplade till rätt betalmedel. Detta görs under respektive konto i kontoplanen.

Modifiera kontoplanen (inloggning krävs)

Texten som visas på webbsidorna vid anmälan

Texten som visas vid webbanmälan ändras via avdelningen ”Texter och innehåll”. Ändra och kolla resultatet på webbanmälan till dess att ni är nöjda med utformningen.

Ändra brevmall (inloggning krävs)

Text som skickas vid antagning till kurs

Kontrollera innehållet i det e-post som automatiskt skickas då någon blir antagen till en aktivitet. Detta görs på sidan ”Välj mall eller tidigare utskick att starta ifrån” i utskicksmodulen.

Välj mall eller tidigare utskick att starta ifrån (inloggning krävs)

Ändra mallar för automatiska utskick

Boknings- och betalningsvillkor vid anmälan och bokning

I kursinformationen för varje enskild kurs väljer man betalningsvillkor. Det finns ett antal fördefinierade villkor att välja mellan och om inget passar så kan ni skapa egna villkor med olika beräkningar av förfallodatum. Om betalning skall ske i förskott via t ex plus- eller bankgiro bör detta sättas som ”Beror av anmälan”. Då kommer ett sista betaldatum automatiskt att genereras i samband med anmälan.

Läs mer om att administrera boknings- och betalningsvillkor

Besluta om egna regler för märkning av delvis manuella verifikat

Som underlag för alla betalningar, vare sig det gäller kassa, bankkonto, presentkort , från en intern fond eller något annat, måste det finnas någon form av verifikat som refereras till i samband med att betalningen registreras. För bankgiro kan det vara en rapport från banken, för kassa kan det vara en kassarapport och för överflytt av pengar från t ex en intern utvecklingsfond kan det vara ett dokument från någon ansvarig person inom organisationen. Oavsett typ måste alla verifikat märkas utifrån precisa regler som organisationen måste fastlägga och förmedla till alla som hanterar registrering av betalningar.

Vid alla betalningar som hör ihop med ett och samma verifikat, t ex en specifik kassarapport, måste märkningen av externt verifikat vara EXAKT identisk. Inte något tecken får skilja.

Bankgironummer

För att kunna använda tjänsten ”Bankgiro inbetalningar” behöver ni lägga in bankgironumret i systemet.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Bankkonton (inloggning krävs)

Bokslut

I samband med bokslut lägger ni till ett antal verifikat daterade sista dagen i gamla räkenskapsåret samt första dagen i nya räkenskapsåret. Av verifikaten årets/fjolårets resultat framgå. Dessutom kan det krävas verifikat för redovisad moms, avskrivningar mm.

Om ni använder systemet för hantering för medlemskap, fakturering och aviseringar för kursavgifter mm behöver ni däremot inte göra någon manuell periodisering för dessa eftersom det vid behov redan gjorts automatiskt.

Exempel på verifikat upprättade i samband med bokslut

Konteringsexempel då organisationen använder kalenderår som räkenskapsår och har redovisat ett överskott på 1 000 kr. Kontonumren nedanför är hämtade från BAS 2012.

Verifikat sista december

Efter att alla kostnader och utgifter är bokförda för räkenskapsåret skall beloppet på konto 2099 skall väljas så att balansräkningen i sig själv balanserar, dvs summan av alla konton 0001 till 2999 skall vara noll.

Motkonteringen görs mot kontot 8999 i resultaträkningen. Det innebär också automatiskt att även resultaträkningen i sig själv balanserar eftersom resultat och balans alltid tillsammans summerar till 0.

Om organisationen redovisar ett underskott kommer debet och kredit att kastas om för alla transaktioner som direkt eller indirekt beror av årets resultat.

Ideella föreningar använder vanligtvis 2069 istället för 2099 för kontot ”Årets resultat”.

Konto Kontonamn Debet Kredit
2099 Årets resultat   1 000
8999 Årets resultat 1 000  

Verifikat första januari

Ideella föreningar använder vanligtvis 2068 istället för 2098 för kontot ”Vinst eller förlust från föregående år”

Konto Kontonamn Debet Kredit
2098 Vinst eller förlust från föregående år   1 000
2099 Årets resultat 1 000  

Verifikat i samband med beslut om disponering av fjolårets resultat

Inom ideella föreningar sker detta vanligtvis på ordinarie årsmöte/föreningsstämma

Konto Kontonamn Debet Kredit
2091 Balanserad vinst eller förlust   1 000
2098 Vinst eller förlust från föregående år 1 000  

Vanliga frågor och svar


1. Hur bokför jag återbetalade kursavgifter?

Använd detta alternativ om ni vill återbetala pengarna direkt utan att mellanbokföra pengarna som tillgodohavanden.

  1. Justera vid behov ”Uppgjort pris”, ”Antagen” mm. Om personen inte inte betala något alls för aktiviteten skall ”Uppgjort pris” sättas till 0 kr.
  2. Invänta verifikat, t ex besked från banken att pengarna betalats tillbaka.
  3. Plocka fram kursanmälan för redigering och fyll i betalmedel, transaktionsdatum och verifikatnummer för återbetalningen
  4. Ange det återbetalade beloppet med NEGATIVT TECKEN i rutan för betald kursavgift.
  5. Klicka på ”Spara”. Klart.

2. Hur registrerar jag att någon har pengar tillgodo?

Om någon t ex betalt för mycket eller betalt en kursavgift för en kurs som ställts in, hur kan jag då markera att personen skall ha pengar tillgodo för framtida kurser eller annat?

  1. Plocka fram kursanmälan för redigering och justera vid behov ”Uppgjort pris”, ”Antagen” mm.
    Om personen inte inte betala något alls för aktiviteten skall ”Uppgjort pris” sättas till 0 kr.
  2. Kontrollera att ”Tillgodo” eller motsvarande finns att välja som betalmedel. Om inte så kontakta den person som inom den egna organisationen ansvarar för kontoplanen. Behövs ytterligare hjälp så kontakta central support på info@cogwork.se
  3. På kursanmälan registrerar du en ”betalning” där du fyller du i dagens datum som transaktionsdatum.
  4. Skapa eventuellt ett verifikat utanför systemet där det framgår att personen är berättigad till återbetalning. Namnge verifikatet och ange det som referens.
  5. Ange ”Tillgodo” som betalmedel och ange beloppet som skall vara tillgodo med NEGATIVT TECKEN.
  6. Klicka på ”Spara”. Klart.

När sedan pengarna skall nyttjas till något annat så välj ”Tillgodo” som betalmedel. Denna gång används dock positivt tecken på beloppen.

Hur mycket en person har tillgodo visas tydligt så snart man plockar upp en person eller en anmälan.


3. Hur gör jag om någon samtidigt betalt med t ex både presentkort och kontanter?

Om t ex en kurs kostar 500 kr och deltagaren utnyttjat ett presentkort på 400 kr och betalt återstående delen kontant, hur för jag då in betalningen i systemet? Anta att referensnumret är 12345.

  1. Plocka upp anmälan 12345 och bokför en delbetalning av 400 kr från presentkortet. Beloppet som förs in i detta steg skall alltså endast vara 400 kr och inte hela beloppet. Se också till att verifikatet som refereras till innehåller det utnyttjade presentkortet. Datum skall vara det datum presentkortet löstes in, dvs i det här fallet samma datum som kontantbetalningen. Registrera och spara.
  2. Plocka åter upp anmälan 12345 och bokför betalningen av återstående 100 kr mot kontantkassan. Kom ihåg att ändra referens till verifikat om inte presentkortet är en del av kassarapporten. Klart.

Tips som som underlättar arbetet:

  • Innan man sparar första delbetalningen kan man välja ”Gå sedan till: Nästa anmälan” och ange aktuellt ref.nr. 12345. Då slipper man hoppa fram och tillbaka.
  • Då man får upp anmälan för den andra delbetalningen skall det synas att 400 kr redan är betalt.
    Funktionen som automatiskt föreslår betaldata kommer också att ta hänsyn till detta och endast föreslå ett mottaget belopp av 100 kr.

När betalning sker via ett externt kassasystem

Ibland betalas avgifter på plats via en fristående kortterminal ett kassasystem utan direkt koppling till vår tjänst. Det är då viktigt att bokföringen som genereras på båda sidor inte krockar så att intäkter eller betalningar registreras dubbelt.

Bokföring genererad via kortterminal

Konto Kontonamn Debet Kredit
1688 Fordran på kortinlösare 1 000
1999 Försäljning Mina Aktiviteter 1000

Observera att ingen intäkt eller moms redovisas via kassasystemet som är kopplat till kortterminalen.

Bokföring genererad i Mina Aktiviteter

Konto Kontonamn Debet Kredit
1999 Betalning Kassasystem 1 000
2610 Utgående moms (0%, 6% eller 25%) 200
3044 Kursavgifter 800

I Mina Aktiviteter bokförs intäkt och moms. Betalningen bokas på konto 1999 vilket vänder bort bokningen på samma konto som skett via kassasystemet.

Hantera ePassi, Friskvårdscheckar m.m.

De som arrangerar aktiviteter som kan klassas som friskvård får ofta deltagare som vill betala med ePassi, Friskvårdscheck, Friskvårdskupong mm. När vi här under pratar om ”kuponger” avser vi om alla former av friskvårdscheckar, friskvårdskuponger mm oavsett leverantör och typ.

    Betalmedel Konto

Friskvårdskuponger Sverige AB

Friskvårdskuponger BAS (Svart & Vit) Vid inlösen dras 10% + moms av från checkens värde FrvKup Bas 1691
Friskvårdskuponger PREMIUM (Orange & Vit) Vid inlösen erhålls 100% av checkens värde FrvKup Prem 1692
Avgifter för Friskvårdskupong BAS Bokförs enklast vid utbetalning från Friskvårdskuponger   6571

Svensk friskvårds- och checkadministration AB

Friskvårdschecken Grön Vid inlösen dras 10% + moms av från checkens värde FrvCh Grön 1693
Friskvårdschecken Blå Vid inlösen erhålls 100% av checkens värde FrvCh Blå 1694
Avgifter för Friskvårdscheck Grön Bokförs enklast vid utbetalning från Friskvårdschecken   6572

Olika kostnader för olika typer/färger

Viktigt att tänka på är att vissa kuponger ger er tillbaka hela värdet av inbetalningen och frånsett arbetskostnaden för att hantera detta påverkar det inte era intäkter/utgifter. I andra fall får ni endast tillbaka t ex 90% av det belopp som står på kupongen. Detta medför alltså en betydande kostnad för er som arrangör.

Lägga till bokföringskonton i er egen kontoplan

För att enkelt hålla reda vilka fordringar ni för närvarande har på olika leverantörer av friskvårdscheckar mm lägger ni lämpligen upp separata konton för alla olika typer av checkar som ni hanterar.

Från er kontoplan kan ni kan hämta dessa konton till er egen kontoplan genom att plocka upp ”Basmall kursarrangör”. Markera kontona i listan och välj ”Hämta till egen kontoplan”. Kontonumren är från 1691 och uppåt.

Om ni inte själva lägger upp kontona så se till att markera dem som möjliga betalmedel vid förenklad betalregistrering.

Bokför direkt från anmälan då någon använder kuponger

När någon använder kuponger så plockar ni upp anmälan och bokför en delbetalning eller full betalning via 169x-kontot. Då kommer anmälan att stå som helt eller delvis betald och ni har istället en fordran på kupong-leverantören.

Observera att ni inte ändrar avgiften på anmälan endast för att betalning sker via en kupong.

Bokföra utbetalning från kupongleverantören

När ni tar emot betalning från kupongleverantören via exempelvis en bankgiroinbetalning så bokför ni detta helt eller delvis mo 169x-kontot.

Om kupongleverantören ersätter hela beloppet som står på kupongen bokför ni det rakt av mot inbetalningen från leverantören.

Om leverantören inte ersätter det fulla beloppet bokför ni hela det inbetalda beloppet mot 169x-kontot men adderar dessutom en till bokföring från 169x-kontot mot ett kostnadskonto som motsvarar den avgift ni måste betala till leverantören.

I princip skulle ni kunna bokföra en eventuell avgift till leverantören redan du kupongen används. Det skulle vara lite snyggare bokföringsmässigt men mindre smidigt rent hanteringsmässigt.

Exempel på hantering av Friskvårdscheck Grön

En deltagare antas till en danskurs och skall betala 1 200 kr i kursavgift.

När deltagaren betalar med Friskvårdschecken

Deltagaren tar till första tillfället med sig en Friskvårdscheck Grön till ett värde av 1 000 kr. Anna i kassan plockar upp anmälan och bokför därifrån en betalning på 1 000 kr med betalmedlet ”FrvCh Grön”. Deltagaren betalar därefter 200 kr kontant vilket Anna också bokför via anmälan med betalmedlet ”Kontantkassa”. Systemet bokför då automatiskt följande:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1693 Friskvårdskuponger BAS (Svart & Vit) 1 000  
2610 Utgående moms (0, 6 eller 25%)   200
3044 Kursavgifter   800

Vid utbetalningen från Friskvårdschecken

Efter att kursstarterna passerat så skickas gröna checkar till ett totalt värde av 10 000 kr in till Friskvårdschecken varpå Friskvårdschecken betalar 8 750 kr till bankgirot som i systemet visas som en banktransaktion att handlägga. Den ekonomiansvarige plockar upp banktransaktionen och bokför följande:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1693 Friskvårdskuponger BAS (Svart & Vit)   10 000
1930 Bank 8 750  
2640 Ingående moms 250  
6572 Avgifter för Friskvårdscheck Grön 1 000  

Är ni inte momspliktiga bokför ni även momsen som en kostnad på konto 6572.

Handledning Tävlingsmodulen

Handledningen till tävlingsmodulen är uppdelad i fem avdelningar utifrån de olika användarrollerna.

Avdelningar

Allmän information om tävlingsmodulen

Under för alla hittar du sådant som berör alla användarroller.

Handledning för dig som tävlar

Du som tävlar för en klubb eller skola som använder tävlingsmodulen och som vill anmäla dig behöver inte studera någon handledning utan det räcker med att du går till Mina tävlingssidor under Tävling och följer instruktionerna där. Om du stöter på problem eller vill veta mera om hur det fungerar så hittar du mer information under handledning för tävlande.

Handledning för klubbar

I avsnittet klubbar hittar ni som är klubbfunktionärer information om hur ni kommer igång att använda tjänsten, hur ni hanterar inkomna anmälningar, skapar kopplingar till klubbens egen webbplats och mycket annat.

Handledning för tävlingsledare och tävlingsorganisatörer

I handledningen under arrangör kan du som tävlingsledare få information om hur du kan hämta ut anmälningslistor, sammanställningar av anmälda per klubb mm. Ni som arrangerar kan även hämta ut eller kontrollera startavgifter per klubb.

Handledning för förbundsansvariga

I avdelningen förbund finns beskrivet vad som behöver göras av förbundsansvariga och vilka verktyg som finns tillgängliga för detta.

Tävlingshandledning för alla användare och besökare

Denna del av tävlingshandledningen är gemensam för alla användarroller inklusive icke inloggade besökare.

Tävlingsreglementen

Swedish Dance League

Boken för Tävlande

Svenska Danssportförbundet

Reglementen

Individer och licenser

Vilken klubb det står att en individ tävlar för styrs helt och hållet av vilka licenser individen innehar vid tävlingstillfället.

Förbundstillhörighet på tävlingar vid multipla licenser inom DSF

Inom Svenska Danssportförbundet (DSF) förekommer det att en individ har giltig licens inom två eller fler olika förbund som var och en skulle ha tillåtit deltagaren att kunna starta i tävlingen. Om så är fallet så väjer systemet på tävlingen licens utifrån följande regler:

  1. Om licenserna nått olika långt i ansökningsprocessen så väljs i första hand de som licens som kommit längst. D.v.s en godkänd licens trumfar alltid en preliminär licens.
  2. Om någon av licenserna tillhör samma förbund som det förbund inom vilket tävlingen arrangeras så väljs den licensen

Filtrera och granska singeltävlande, par, trior och lag

På denna sida hittar du alla par, trior och lag som finns inlagda i systemet. Du kan också se vilka klasser de förväntas starta i olika grenarna baserat på tillgänglig information om tidigare resultat och uppflyttningar.

Filteralternativ

Klass

Ni kan specificera en specifik klass genom att ange dess förkortning. Systemet försöker identifiera förkortningen ni valt baserat på vilka klasser som är öppna vid det datum ni angivet bland filteralternativen.

Vid datum

Bland filteralternativen finns ett datumfält med namnet ”Vid datum” som är frivilligt att fylla i. Om ni lämnar det blankt använder systemet dagens datum. Datumet styr vid vilket tidpunkt som olika uppgifter kontrolleras. Om ni exempelvis ber att få se data för en viss tävlingsklass så visas klassdata så som det såg ut vid den valda tidpunkten. Har ni valt att få se den senast fullföljda tävlingen så kontrolleras alla resultatlistor under ett år fram till och med den valda tidpunkten.

Visningsalternativ

Senast tävlat

Under visningsalternativ kan ni välja att se ”Senast tävlat”. Bland sökresultatet kommer då att visa datumet för senast fullföljda tävling under ett år fram till och med det valda datumet (eller dagens datum om inget annat datum har valts).

Bland senast tävlat räknas inte starter i rekryteringsklasser, DM eller klubbmästerskap med. Däremot inkluderas förutom öppna tävlingar även nationella mästerskap och internationella tävlingar.

Länkar

Lag, par, trior, grupper och lag

Handledning till att administrera par, trior & lag

Statistik och verktyg för tävlingsgrenar

Inkluderade tävlingsanmälningar

I statistiken inkluderas alla som har startat eller är planerade att starta. Exempelvis är de som är anmälda men som inte ännu inte tilldelats något resultat inkluderade. Även de som startat i men inte gått vidare från uttagningar är inkluderade. Alla som strukit sig eller vars klass har utgått är exkluderade.

Observera att det kan ta ett antal dagar efter att en tävling avslutats innan resultatlistan i Mina Aktiviteter är uppdaterad och kontrollerad. Normalt skall detta vara gjort inom sju dagar efter tävlingens slut men diskvalificeringar kan i vissa fall ske långt efter att tävlingen avgjords om det exempelvis visat sig att start skett i fel klass.

Länkar

Statistik tävlingsgrenar

Handledning för tävlande

Du som tävlar för en klubb som använder denna tjänst för tävlingsanmälan kan om du vill gå direkt till ”Mina tävlingssidor” och följa instruktionerna där.

Start > Tävling > Mina tävlingssidor (inloggning krävs)

Kontakt och support för dig som tävlar eller som vill börja tävla

Du som redan tävlar men saknar inloggning till systemet kontaktar den klubb du tävlar för och ber dem skicka dig en inloggningsnyckel. Därefter kan du själv komma igång och skapa nya par/trior och preliminäranmäla dig till tävlingar.

Du som inte tävlar nu men som vill börja vänder dig till den organisation du är intresserad av att börja tävla för och ber dem lägga upp dig i tjänsten, registrera en tävlingslicens på dig och skicka dig en inloggningsnyckel. Därefter kan du komma igång att skapa nya par/trior och preliminäranmäla dig till tävlingar.

Har du frågor kring tävlingar, tävlingsanmälningar eller om hur du kommer vidare med tävlingsanmälan eller annat så är det också i första hand tävlingsansvariga inom din egen klubb som du bör vända dig till.

Har du upptäckt tekniska fel eller om du har synpunkter eller förslag på förbättringar blir vi som jobbar med systemutvecklingen glada om du talar om det också för oss.

Användarkonto krävs för att komma åt ”Mina tävlingssidor”

För att kunna skapa nya par/trior eller anmäla dig till tävlingar så måste du ha ett konto som är sammankopplat med dina tävlingsuppgifter. Om du inte redan fått detta via klubben så kan du själva skapa ett sådant konto. All information som behövs för detta hittar du på ”Mina tävlingssidor

Du lägger själv till nya par och trior

Finns inte paret/trion redan registrerat i kan du enkelt ordna detta själv så länge alla tävlande i paret/trion har person-  och licensuppgifter inlagda i systemet. Du klickar bara på ”Lägg till nytt par/trio” på sidan ”Mina tävlingssidor” och följer instruktionerna.

Hur du anmäler dig till tävlingar

Alla tävlingar och information om vilka klasser som erbjuds finns tillgängliga och enkelt sökbara i systemet. Hittar du en tävling du vill delta i klickar du bara på anmälningsikonen. Anmälan du gör är dock endast preliminär och förblir så till det att tävlingsansvarige i klubben godkänner anmälan. Så länge anmälan fortfarande är preliminär kan du själva ångra dig och ta bort anmälan.

När anmälan stänger

Tävlingsanmälan för dig som enskild tävlande stänger en vecka innan klubben måste skicka in klubbens alla anmälningar till tävlingsledaren. Detta för att den tävlingsansvarige i klubben skall få en rimlig chans att reda ut eventuella fel (varningsflaggor), godkänna anmälningarna, mejla dem till tävlingsledaren samt se till att startavgifterna betalas.

Om din klubb tillåter det kan du däremot vända dig direkt till den tävlingsansvarige i din klubb. För klubbens tävlingsansvarige finns ofta ett senare anmälningsstopp.

Kontrollera din tävlingsklass

Normalt håller systemet självt reda på vilka klasser som du skall tävla i, såväl som för gamla som nyskapade par och trior. Du måste dock själv kontrollera och ansvara för att klassen verkligen stämmer.

Kontakt och support

I första hand bör du vända dig till tävlingsansvarige inom din egen klubb för om du har allmänna frågor kring tävlingsanmälningar. Om du däremot har frågor kring funktionaliteten i systemet eller om du råkar ut för tekniska problem i samband med anmälan uppskattar vi på supporten om du meddelar oss via e-post.

E-post: info@cogwork.se

Lycka till med tävlandet!

Licens- och startavgifter

OBS! Denna handledning beskriver hanteringen av licens- och startavgifter då dessa betalas direkt av de tävlande till förbundet. Inom vissa förbund och klubbar så betalas avgifterna av klubben och då kan ni helt bortse från dessa instruktioner.

Personligt konto

Varje tävlande har ett personligt tillgodokonto inom förbundet. När pengar betalas för licenser eller startavgifter betalas de med ett OCR-nummer som enbart identifierar vem den tävlande är. Om den tävlande har avgifter som skall betalas så dras dessa direkt vid inbetalningen. Blir det pengar kvar så sätts de in på tillgodokontot. Görs en helt ny anmälan och det finns pengar kvar på tillgodokontot som täcker licens- eller startavgiften så dras pengar automatiskt från tillgodokontot direkt vid anmälan.

I vilken ordning dras licens och startavgifter?

  • Alla startavgifter dras i kronologisk ordning baserat på tävlingens sista anmälningsdatum från individen.
  • Innan startavgiften dras kontrolleras det först om det finns en licensavgift som måste betalas för att få starta på tävlingen. I så fall så dras licensavgiften före startavgiften.
  • Det är inte möjligt att delbetala avgifter. Om det återstående beloppet från inbetalningen inte täcker avgiften så kontrolleras närmast efterföljande avgift. Om exempelvis inbetalningen inte räcker till licensavgiften men däremot till startavgiften så dras startavgiften.

Tävlingsanmälan är publikt synlig

Så snart en tävlingsanmälan registreras så blir den publikt synlig och sökbar

Vill du som tävlande inte vill visa att du planerar att delta i en tävling så måste du vänta in i det sista med att registrera anmälan. Du som tävlande själv vänta fram till ungefär en vecka innan tävlingsanmälan skall vara tävlingsledaren tillhanda. Det exakta datumet du som tävlande måste anmäla står som ”Sista anmälningsdatum” då du kollar på tävlingsinformationen.

Tävlingsansvariga inom klubben kan vänta med att registrera anmälan i till sista dagen som anmälan måste in till tävlingsledaren. Om du som tävlande kommer överens med den tävlingsansvarige i klubben så kan ni alltså se till att anmälan inte finns synlig förrän precis innan den måste vara godkänd och tillgänglig för tävlingsledaren.

Tävlingshandledning för klubbar och skolor

Merparten av informationen i tävlingshandledningen som riktar sig till tävlingsansvariga hos deltagande klubbar, skolor och andra organisationer hittar ni genom att följa länkarna längst ner på sidan.

Tävlingsmodulen är fritt tillgänglig för alla föreningar som är anslutna till Svenska Danssportförbundet (DSF) och Sveriges Dansorganisation (SDO).

Att komma igång med tävlingsmodulen

Kontakt och support för tävlingsklubbar och skolor

Har ni frågor kring enskilda tävlingar eller vill korrigera redan signerade tävlingsanmälningar vänder ni er till tävlingsledaren eller tävlingsorganisatören för den enskilda tävlingen.

Har ni frågor som rör licenser eller hanteringen i Dans.se vänder ni er till ert förbund.

Kontaktuppgifter till Swedish Dance League (SDL) (SDO:s tävlingssystem)

Kontaktuppgifter till Svenska Dansportförbundet (DSF)

Utbildning för klubbar och distrikt

Om ni känner behov av mer utbildning kommer vi gärna ut till er. För klubbar eller distrikt som tillhör Svenska Danssportförbundet är kostnaden densamma som för andra utbildare från förbundet. Ni arrangerar det praktiska och vi ser gärna att ni bjuder in andra organisationer i regionen till utbildningen. Skicka gärna ett mejl om ni är intresserade info@cogwork.se.

Anmäl många tävlande samtidigt från lista

Anmäl många par/trior (inloggning krävs) på Mina Aktiviteter

Funktionen för att anmäla många par och trior i en klump underlättar då du som tävlingsansvarig inom klubben har en lång lista med anmälningar du vill lägga in i Dans.se. Vill du däremot endast lägga till en eller två nya anmälningar kan det vara snabbare att istället göra det via länken ”Anmäl enstaka” som finns på ett flertal tävlingssidor.

Hur fungerar det?

Använd kryssrutorna för att markera vilka tävlande du vill anmäla till olika grenar. Kryssrutor visas endast för de klasser som Dans.se tycker är aktuella. Om det inte finns någon kryssruta för rätt klass så klicka på det lilla förstoringsglaset för att välja från samtliga klasser som erbjuds för tävlingen i aktuell gren.

När du markerat allt du vill anmäla klickar du på knappen ”Verkställ” längst ned på sidan.

Visa tävlingsinfo på egen webbplats

Information om tävlingar, anmälningar och resultat kan enkelt hämtas till klubbens egna webbplats även om denna ligger på en annan webbserver.

Länkar till tävlingssidor
Tävling – Kalenderhttps://minaaktiviteter.se/tools/comp/events/?org=ubss
Tävling – Anmälningarhttps://minaaktiviteter.se//tools/comp/registrations/?org=ubss
Tävling – Resultathttps://minaaktiviteter.se/tools/comp/results/?org=ubss
Tävling – Rankinghttps://minaaktiviteter.se/tools/comp/rankings/?org=ubss
Tävling – Tävlandehttps://minaaktiviteter.se/tools/comp/teams/?org=ubss

I länkarna är ubss endast ett exempel som skall bytas ut mot den egna organsiationens kod.

Om inget årtal skickas med i anropet visas innevarande år. Vill man visa ett annat år kompletteras url:en med ;year=YYYY. För att visa resultat från alla år skriver man istället ;year=0. Exempel:

https://minaaktiviteter.se/tools/comp/results/?org=ubss;year=2019

Till rankinglistan är det även möjligt att utelämna org-parametern och istället skicka med en förkortning av gren och åldersgrupp med ett bindestreck emellan, exempelvis D-V för Dubbelbugg Vuxenklass. Observera att hela klassnamnet inte skall skickas med utan aktuell rankingklass i angiven gren och åldersgrupp hämtas automatiskt, dvs i dagsläget hämtas Dubbelbugg Vuxen B (DVB) om man i url:en hakar på ;class=D-V.

Hämta som html-block

Ibland kan det vara snyggare att infoga informationen direkt på en sida istället för inuti en ram. Vissa av länkarna kommer dock att döljas eftersom de inte längre leder till rätt webbsidor men även om valet av t ex årtal inte visas som länkar så svarar fortfarande Mina Aktiviteter på instruktioner avseende årtal varför den logiken enkelt kan återskapas på de egna webbsidorna.

Möjliga tekniska lösningar

Allmän information om olika tekniska lösningar för att hämta och visa information från Mina Aktiviteter hittar ni på:

Visa på egen webbplats

Information till tävlande

Här hittar ni idéer till hur den egna organisationen kan informera sina tävlande om rutiner för tävlingsanmälan. Förslag på text till den egna organisationens webbplats, om ni istället använder Idrott.se är det bara att byta ut till den webbadressen som exempel https://idrott.se/session/new_user/.

Anmälan till tävlingar

Anmälan till tävlingar görs genom Dans.se. Du som inte redan har ett konto registrerar dig med namn och e-postadress på sidan https://dans.se/session/new_user/ och följer instruktionerna där för att aktivera ditt konto.

Anmälan via Dans.se

  1. Logga in till Mina tävlingssidor
  2. Kontrollera/komplettera informationen om dina par och trior
  3. Bläddra i tävlingskalendern för att söka tävlingar och anmäla dig

Du kan själv ta bort eller ändra dina anmälningar fram till dess att anmälningstiden gått ut eller klubbens tävlingsansvarige låst anmälan.

Lycka till med tävlandet!

Klasstillhörigheter och poäng

Systemet håller automatiskt reda på hur många poäng (prickar/UP) som de tävlande samlat ihop och flyttar automatiskt upp den tävlande en klass när så skall ske. De tävlingsreglementen som ligger till grund för beräkning av poäng och klassflytt kan dock innehålla specialfall eller nytillkomna ändringar som inte tas med i beräkningarna varför ansvariga inom klubben/skolan alltid måste vara uppmärksam på att de poäng och klasstillhörigheter som visas i systemet verkligen stämmer.

Lägga till ingående klasstillhörigheter och poäng

Normalt är det endast förbundsansvariga som manuellt direkt kan redigera klasstillhörigheter och ihopsamlade poäng för de tävlande. Undantaget är ingående klasstillhörighet och ihopsamlade poäng vid ett av förbundet beslutat ingångsdatum.

  1. Sök upp den tävlande, paret, gruppen etc. Observera att översikten över en individs solo-/singeltävling inte är densamma som översikten för den tävlande, att precis som par och grupper har egna översikter finns även en översikt över en individ som solo-/singeltävling.
  2. Under blocket ”Klassförändringar” hittar ni ”Lägg till ingående klasstillhörighet i:”. Välj där aktuell gren och klicka på ”Lägg till”.
  3. Välj klass, poäng och spara.

Att komma igång med tävlingsmodulen

Tilldela behörigheter och roller

Lägga till en eller flera lokalt ansvariga

Innan organisationen kan börja använda Mina Aktiviteter måste minst en individ läggas in som lokalt ansvarig för organisationen och få en personlig inloggningsnyckel skickad till sig. Om det inte tidigare finns någon individ upplagd som lokalt ansvarig så kan detta endast göras av den centrala systemsupporten. Likaså om den som står som lokalt ansvarig har lämnat organisationen och inte längre finns tillgänglig. Supporten når ni enklast via e-post till info@cogwork.se

Om det sedan tidigare finns en individ upplagd som lokalt ansvarig så kan denna själv lägga till ytterligare individer med samma behörighet. Den kan därefter även permanent sänka eller ta bort sin egen behörighet. Observera ordningsföljden om ni behöver ändra vem/vilka som är lokalt ansvariga inom organisationen.

Bjuda in ytterligare funktionärer med lägre behörighet

Den individ som är lokalt ansvarig kan sedan dela ut lämpliga behörigheter till andra funktionärer inom föreningen och mejla ut personliga inloggningsnycklar till dem. De som är huvudansvariga för klubbens tävlingsverksamhet bör minst tilldelas behörighetsnivån ”personal/funktionär”. Mer information om olika behörighetsnivåer hittar ni handledningen under Använderroller.

Skapa gruppen ”Tävlingsansvariga” och lägg till ägare och medlemmar i gruppen

Vilka som är behöriga att arbeta i tävlingsmodulen och vem som står som kontaktperson för klubben i samband med tävlingsanmälningar från klubben styrs bland annat av vilka som är medlemmar i och vem som är uppsatt som ansvarig inom gruppen ”Tävlingsansvariga”. Finns inte gruppen inom föreningen väljer klickar ni på ”Lägg till ny grupp” på sidan ”Grupper” i Mina Aktiviteter. Därefter väljer ni Tävlingsansvarig på sidan ”Lägg till ny grupp”.

Admin > Adressbok > Grupper (inloggning krävs)

Hur använder föreningen modulen?

Det finns flera olika sätt att registrera anmälningar i tävlingsmodulen.

Ge enskilda tävlande information och inloggning

Om en tävlande finns inlagd i Mina Aktiviteter med namn och e-postadress kan han eller hon själv beställa en inloggningsnyckel och därefter välja användarnamn och lösenord i systemet. Detta kan ske utan att någon administratör i föreningen behöver göra något.

Ett annat och ofta elegantare alternativ är att använda utskicksmodulen i Mina Aktiviteter för att mejla ut tillfälliga och personliga inloggningsnycklar till föreningens alla tävlande. Det finns en färdig brevmall avsedd för just detta ändamål.

De tävlande preliminäranmäler sig själva via Mina Aktiviteter

Tävlande loggar in på på Mina Aktiviteter och kan under Mina sidor > Tävling kontrollera alla uppgifter som har med sitt tävlande att göra. De kan även skapa nya par/trior och preliminäranmäla sig till kommande tävlingar. Systemet spärrar automatiskt uppenbart ogiltiga anmälningar, t ex är det inte möjligt att anmäla sig till flera klasser i samma gren vis samma tävling. Tävlande kan även radera anmälningar och skapade par/trior så länge anmälan fortfarande är preliminär respektive paret/trion ännu inte har några data kopplade till sig.

Så snart en tävlande preliminäranmält sig syns detta direkt på sidan ”Vem tävlar var?”, alltså en av de webbsidor som föreningen kan välja att hämta från Mina Aktiviteter och visa på den egna webbplatsen.

Tävlingsansvarige accepterar

Via Mina Aktiviteter kan föreningens administratörer hålla koll på alla anmälningar. Systemet varnar om klasserna eller licenserna inte förefaller korrekta.

Via administrationsgränssnittet i Mina Aktiviteter kan den tävlingsansvarige i föreningen sedan acceptera/signera anmälningar.

När status på anmälan övergått till anmäld kan den enskilde tävlande inte längre själv radera eller ändra sin anmälan.


Om ni är nyfikna på att testa tävlingsmodulen inom Mina Aktiviteter eller bara vill veta mera om den så mejla oss uppgifter om klubbansvariga så återkommer vi till er med nödvändiga uppgifter.

E-post; info@cogwork.se

Signering av inkomna tävlingsanmälningar

Preliminära anmälningar

När en anmälan skapas i Mina Aktiviteter av tävlingsansvariga eller av de tävlande själva så är den inledningsvis endast preliminär. En preliminär anmälan innebär att de tävlande meddelat att de önskar tävla men att tävlingsansvariga vid klubben eller skolan ännu inte signerat anmälan. Först när tävlingsansvariga signerat anmälan är den fullgjord och giltig.

Signera tävlingsanmälningar

Tävlingsanmälningar signeras från sidan Start > Tävling > Anmälningar (inloggning krävs). Markera i vänsterkanten de anmälningar ni vill signera, gå till slutet av listan, välj ”Med markerade: Anmäl från klubb/skola” och klicka på ”Verkställ”.

Om det finns tävlingsanmälningar som väntar på att signeras så ser ni direkt på startsidan ett meddelande med länk till sidan där ni kan signera dem.

Om ni aktiverar bevakningsmeddelanden så får ni som är tävlingsansvariga vid klubben/skolan även e-post till er så snart det finns anmälningar att signera.

Efteranmälningsavgift påförs normalt om anmälan signeras efter att anmälningstiden gått ut

Om en tävlingsanmälan signeras först efter att sista anmälningsdatum för klubben/skolan passerat så påförs en efteranmälningsavgift. Det är alltså endast när klubben/skolan signerar anmälan som avgör om det blir en efteranmälningsavgift eller inte. När de tävlande gjort eventuella inbetalningar påverkar inte på något sätt startavgiften.

Hur ni undviker onödiga efteranmälningsavgifter

Om ni t ex har en grupp som anmält sig och alla utom en i gruppen har betalt strax innan anmälningstiden för klubben/skolan går ut så har ni flera alternativ till ert förfogande för att slippa efteranmälningsavgift.

  1. Markera först att de som inte betalt inte heller skall medverka på den enskilda tävlingen och signera därefter anmälan. Ni kan även signera anmälan först och senare plocka bort de tävlande som inte betalt och därför inte skall få starta.
  2. Lägg anmälan i papperskorgen. Anmälan kommer fortfarande att synas men överstruken och utan avgift. Det kan vara möjligt att ta tillbaka anmälan igen efter att anmälningstiden gått ut men då till efteranmälningsavgift.
  3. Signera tävlingsanmälan trots att alla inte betalt. Observera att klubben/skolan ytterst är ansvarig för att anmälningar de signerat också betalas varför signering av obetalda anmälningar kan medföra att klubben/skolan måste betala anmälningsavgiften.

Låt inte sista betaldatum passera utan åtgärd

Innan sista anmälningsdatum för klubben/skolan bör alla anmälningar som registrerats i tid antingen signeras eller tas bort. Normalt stänger anmälan för tävlande en vecka innan de måste signeras varför ni oftast har en vecka på er att göra detta.

Om ni väntar med att signera anmälan till efter att sista datum för anmälan passerat för klubb/skola så påförs enligt ovan en efteranmälningsavgift för alla i paret/gruppen, inklusive dem som betalat alla sina avgifter i god tid. Detta bör undvikas eftersom de individer som gjort rätt för sig kan bli upprörda över efteranmälningsavgiften.

Endast riktiga efteranmälningar bör signeras efter det att anmälningstiden för klubben/skolan gått ut. Med riktiga efteranmälningar avses anmälningar som inkommit muntligen, via mejl eller på annat sätt direkt till klubben/skolan efter det att anmälan för de tävlande har stängt.

Anmälningsformulär för utskrift

När alla anmälningar är klara kan man från Mina Aktiviteter skriva ut eller spara ett anmälningsformulär där alla uppgifter utom lagledare är ifyllda.

För att tävlande skall komma med i anmälningsformuläret måste dels någon i paret/trion inneha en tävlingslicens hos klubben datumet för tävlingen, dels måste anmälan vara signerad av klubbansvarig.

Kontaktpersonen som visas på anmälningsformuläret är den person som i Mina Aktiviteter är markerad som ägare av gruppen Tävlingsansvariga inom den egna organisationen. Finns det finns fler ägare till gruppen är det den som sist blivit medlem som kommer att visas som kontaktperson. Att utse en person som ägare för gruppen kan dock endast göras av central support, av lokalt ansvariga för den egna organisationen eller av andra personer som redan tidigare är ägare till gruppen Tävlingsansvariga.

Oavsett om du vill skriva ut det eller spara det så klickar du på skrivarikonen och vill du spara dokumentet väljer du att istället skriva ut dokumentet till en fil.

Om du vill få bort de texter överst och underst på sidan som ofta innehåller exempelvis webbadress och datum så går du in i utskriftsformat i webbläsaren, plockar upp sidhuvud/sidfot, tömmer dessa och sparar inställningarna. Alternativt kan du göra det via webbläsarens funktion för förhandsgranskning av utskrift.

Obs! Vissa webbläsare skalar på eget bevåg om utskriften vilket kan resultera i väldigt liten och svårläst text. För att hindra detta kan ni först välja att förhandsgranska utskriften och då kontrollera att utskriften sker i 100% innan ni skickar den till skrivaren eller PDF-generatorn.

Administrera singeltävlande, lag, grupper mm

Hur ni söker efter befintliga singeltävlande och lag finns beskrivet i handledningen under rubriken ”För alla”:

Filtrera och granska singeltävlande och lag

Skapa innan anmälan

Lag och grupper måste alltid skapas först innan anmälas till tävlingar kan påbörjas.

Skapa nya lag och grupper

Lag och grupper kan skapas av en individ som skall vara medlem, av klubb/skola, av tävlingsarrangörer eller av förbundsansvariga.

Från listan över licensierade individer

Vill ni skapa lag där alla är licensierade inom den egna klubben/skolan så kan ni utgå från listan över licensierade individer

Start > Tävling > Licensierade individer (inloggning krävs)

Där markerar ni de individer som ni vill lägga till. Sedan går ni längst ned och väljer ”Med markerade: Lägg till i nytt/befintligt lag” samt klickar på ”Verkställ”. Ni har nu skapat ett nytt lag.

Det är inte nödvändigt att alla individer visas samtidigt i listan utan ni kan först lägga till någon eller några i laget, göra en ny sökning bland licensierade individer och sedan lägga till fler individer i det påbörjade laget.

Från tävlingsöversikten av en enskild individ

Ni kan också utgå från en av individerna som skall tillhöra laget. Plocka då upp den enskilda individens tävlingsöversikt och välj ”Lägg till nytt lag”.

Från ”Mina tävlingssidor” av enskilda individer

Individer som skall ingå i en grupp kan själva skapa gruppen från ”Mina tävlingssidor”.

Vem får redigera lag och grupper?

Lag

Vilka som tillhör ett visst lag kan aldrig ändras. Det går inte heller att välja namn på lag.

Grupper och andra lag med potentiellt fyra eller fler medlemmar

Om laget som mest kan innehålla fyra eller fler medlemmar så är det bara ansvariga vid klubb/skola eller förbundsfunktionärer som kan redigera laget efter att laget skapats.

Motivet är att det inom grupper kan finnas oenighet om nya medlemmar, gruppens namn och annat varför detta överlåts till klubben/skolan att besluta om.

Däremot är det otympligt om klubben/skolan alltid först måste gå in och skapa gruppen innan gruppen kan anmälas till sin första tävling varför tävlande själv har möjlighet att addera nya grupper. Klubben/skolan skall i vilket fall godkänna anmälan och har därför ändå koll på den nya gruppens medlemssammansättning mm.

Byte av medlemmar i befintliga lag, grupper, fomrationer mm

Avföra en befintlig tävlande

Gå in på laget, klicka på redigera-symbolen längst till höger på medlemmen som skall tas bort, välj sedan lämpligt slutdatum bland de redigerbara fälten som visas och spara.

Tillföra en ny tävlande

Gå in på laget, klicka ”Ny medlem”, sök upp den nya tävlande, välj sedan lämpligt startdatum och spara.

Lägga till en tävlande på endast en tävling

Gå in på laget, klicka ”Ny medlem”, sök upp den nya tävlande, sätt start- och slutdatum till tävlingens första respektive sista tävlingsdag och spara.

Markera att en tävlande inte skall starta på en enskild tävling

Gå in på tävlandes tävlingsöversikt och leta på anmälan i listan över kommande anmälningar. Bocka ur rutan längst till höger på anmälan och välj ”Spara deltagande”.

Hantera tävlingslicenser

En tävlingslicens är endast giltig under en begränsad tid, normalt ett år.  En individ kan därför ha många licenser registrerade även om licensnumret är detsamma på flera av licenserna. En individ kan också samtidigt ha aktuella tävlingslicenser utfärdade av olika förbund, t ex både från nationella förbund och från överordnade internationella förbund. Vissa förbund, t ex Danssportförbundet, har under en period återanvänt gamla licensnummer varför flera personer kan ha tilldelats samma licensnummer. Det förekommer även att en och samma individ innehaft olika licensnummer under olika tävlingsår.

Ansökningsförfarande

  • Licensansökan kan skapas av de tävlande själva via Mina tävlingssidor eller av klubben/skolan
  • Om licensavgiften inte är betald eller om klubben/skolan inte godkänt licensansökan så räknas ansökan som ofullbordad. Den tävlande får preliminär anmäla sig till tävlingar men får inte starta innan allt är godkänt och betalt.
  • Om licensen vare sig utnyttjas eller betalas innan tävlingsårets slut så makuleras licensansökan utan krav på betalning.

Licensstatus

Alla tävlingslicenser har en specifik licensstatus. Även om ni i systemet kan se alla licenser, oavsett licensstatus, så är det endast licenser med status godkända som ger rätt att starta på tävlingar.

OBEKRÄFTADE LICENSER Markeras i listor med X på grå bakgrund. Om en tävlande i en resultatlista representerat en viss klubb utan att det i systemet finns någon information om att den tävlande har licens inom den klubben så skapas automatiskt en obekräftad licens. Obekräftade licenser skall så snart det är möjligt utredas och justeras.

PRELIMINÄRA LICENSER Markeras i listor med P på orange bakgrund. En preliminär licens som manuellt registrerats av den tävlande själv eller av ansvariga i klubben. Preliminära licenser är endast en viljeförklaring eller intention om att den tävlande vill ha en ny licens. Preliminära licenser kan tas bort av klubbansvariga.

ANSÖKTA LICENSER Markeras i listor med A på gul bakgrund. Då klubbansvariga signerat tidigare preliminära licenser så visas de som ansökta från klubben. Signerade licenser kan inte tas bort.

GODKÄNDA LICENSER Markeras i listor med G på grön bakgrund. Först då betalningen för en ansökt licens har fullgjorts och licensen har godkänts av förbundsansvariga tilldelas licensen statusen godkänd.

Hitta och granska befintliga tävlingslicenser

Start > Tävling > Licensierade individer (inloggning krävs)

Klicka på ”Avancerade sökalternativ” i överkanten av den gröna sökrutan för fler urvalskriterier.

Förbundsspecifika tävlingslicenser

Svenska Danssportförbundet

Samtliga tävlingslicenser utfärdade av Svenska Danssportförbundet sedan år 2005 finns inlagda och sökbara i Dans.se. Licenser inom Sveriges Dansorganisation (SDO) finns komplett registrerade i Dans.se från och med år 2013. Licenser från tidigare år finns ibland men inte alltid inlagda i Dans.se.

Lägg till en ny person som inte tidigare tävlat inom förbundet

Sök först efter personen i klubbens adressbok. Det gör ni enklast genom att i sökrutan, som finns uppe i övre högra hörnet på alla, sidor skriva in personens namn och klicka på ”Sök”.

  • Får ni ingen träff alls hamnar ni i adressboken. Klicka på ”Ny person” ute till höger för att lägga till personen.
  • Får ni träff på flera personer hamnar ni också i adressboken. Om någon av de personer som visas i listan är den ni söker så klickar ni på personens namn. Annars klickar ni på ”Ny person” ute till höger för att lägga till personen.
  • Om det endast finns en person som matchar sökningen så hamnar ni direkt på personöversikten för den individen. Om det är fel person så klickar ni på länken ”Adressbok” i överkanten av webbsidan. I adressboken klickar ni sedan på ”Ny person”.

När ni fått upp redigeringsbilden för den nya personen så fyller ni i alla de fält ni känner till. Förutom namnet är fullständigt personnummer och en fungerande e-postadress väsentligt att ha med på tävlande. När ni fyllt i uppgifterna så klickar ni på ”Spara” och kommer då till personöversikten. för den aktuella personen.

När ni befinner er på personöversikten så klickar ni på ”Tävlingsinfo” i högerkolumnen. Ni kommer då till tävlingsöversikten över samma person. Där väljer ni ”Registrera ny licens”, skriver in uppgifterna och klickar på ”Spara”. Nu har ni lagt till en ny tävlande med en preliminär tävlingslicens i er klubb.

Vill ni gå direkt till adressboken utan att söka först så hittar ni den under Admin > Adressbok (inloggning krävs)

Klubbyte vid hel- eller halvårsskifte

Om individen har eller tidigare har haft licens vi en annan klubb kan ni inför hel- eller halvårsskiftet ändå välja att ansöka om en ny licens i er egen klubb. Den klubb som individen tidigare tävlat för behöver däremot inte göra något alls.

Börja med att plocka fram tävlingsöversikten för personen. Det kan ni göra genom att i fritextfältet i sökrutan på listan över alla tävlande (inloggning krävs) skriva individens namn. Tänk också på att lämna sökfälten för klubb, licensår mm blanka eller med uppgifter som stämmer med den tävlande.

Inne på den tävlande klickar ni på ”Ny licens i er klubb”. Sätt startdatum för licensen till exempelvis den 1 januari eller juli och spara . Signera på samma sätt som andra licenser (se nedan).

Preliminär förnyelse av befintliga licenser

För individ som redan har eller har haft tävlingslicens så är det möjligt att förnya licenser i klump direkt via listan Start > Tävling > Licensierade individer (inloggning krävs). Markera bara alla individer som skall ha förnyad licens, välj längst ned exempelvis ”Förnya licens för år 2021” och klicka på ”Verkställ”. Observera att urvalet i gröna sökrutan kan behöva ändras för att hitta alla individer.

När den tävlande tidigare år tävlat för en annan klubb

Den klubb som individen tidigare tävlat för behöver inte göra något alls. Individens nya klubb behöver däremot söka licens för individen vilket görs på samma sätt som för individer som tidigare tävlat för den egna klubben.

Ändra från låg- till höglicens

När ni ansöker om nya licenser eller förnyar licenser kan ni bland licensalternativen välja om ni vill söka låg- eller höglicens. Innan ni signerat licensen kan ni också ändra valet genom att klicka på redigerasymbolen invid den aktuella licensen.

Om ni under pågående tävlingslicens behöver ändra från låg- till höglicens ansöker ni om en helt ny höglicens och signerar licensansökan som vanligt. Innan det att att förbundet godkänt ansökan och betalning kommer både den gamla och nya licensen att få en varningsflagga som talar om att det både finns en gammal giltig licens och en ny ansökt licens som delvis avser samma tidsperiod.

Signera preliminära licenser

Innan licensansökningar kan signeras måste de redan finnas inlagda som preliminära eller alternativt som obekräftade (se ovan).

Licensansökningar från klubben signeras genom att någon av de funktionärer som är upplagda som tävlingsansvariga eller administratörer i klubben/skolan loggar in i Mina Aktiviteter öppnar sidan för att signera licenser och föjler vidare instruktioner där.

Start > Tävling > Administration > Signera licensansökningar (inloggning krävs)

Inga papper behöver skrivas på eller skickas in till förbundet utan när du i egenskap av tävlingsansvarig signerar licensansökningarna tar du på dig ansvaret för att licensinnehavarna och eventuell målsman informerats om och förstått förbundets regler kring tävlingsverksamheten liksom att kubben/skolan fullgör sina övriga åligganden i samband med licensansökan.

Betalning av signerade licenser

Betalning kan ske enskilt av den enskilda individen eller av klubben/skolan. Mer detaljerad information hittar ni på:

Betala licenser

Förbundsspecifika bestämmelser

Svenska Danssportförbundets regler för dansare med licens vid fler klubbar

Inom Svenska Danssportförbundet kan en tävlande samtidigt tävla för olika klubbar inom olika discipliner, t ex kan utövaren tävla för en klubb i BRR-danser och en annan i tiodanser. Däremot är det inte möjligt att inom en och samma disciplin samtidigt ha licens hos flera klubbar.

Om en tävlande har licens vid två olika klubbar hanteras detta rent tekniskt som två separata licenser men som är knutna till olika discipliner. Då tävlande exempelvis anmäler sig till BRR-tävlingar tävlar utövaren automatiskt för den klubb inom vilken han/hon har licens inom BRR.

Betalning av tävlingslicenser

När nya licenser registreras av klubbar/skolor kan den tävlingsansvariga välja om licensen skall betalas av den tävlande själv eller om licensen skall betalas av klubben. Välj ”Separat” om individen själv skall betala respektive ”I klump” om klubben skall betala.

Även i samband med godkännandet från klubbar kan den tävlingsansvariga välja om licensen skall betalas av den tävlande själv eller om licensen skall betalas av klubben.

Betala många tävlingslicenser samtidigt

Tävlingsansvariga inom klubbar ser automatiskt på startsidan i Mina Aktiviteter och på huvudsidan för tävlingar om det finns licenser som skall betalas av klubben. Även automatiska bevakningsmejl innehåller samma information. Informationen länkar direkt till den sida där betalningen görs.

Betalningen görs från sidan Tävling > Admin organisation > Betala licenser (inloggning krävs).

Bocka för de licenser ni vill betala just nu och klicka på ”Skapa gemensam betalningsavi…”. På den avi ni då får finns ett OCR-nummer ni kan använda för att betala alla licenserna samtidigt. Skriv gärna ut avin till PDF eller på papper för er egen bokföring. Observera att det inte är en faktura och det finns inget krav på att ni betalar avin bara för att ni skapat den. Inga licenser betalmarkeras hos förbundet innan den faktiska betalningen mottagits. Kommer ni t ex på att ni skulle ha bockat för en till individ så kan ni kasta bort den avi ni just skapat och göra en ny istället.

Om förbundet valt att aktivera kortbetalning online kan ni kommer licenserna att betalmarkeras hos förbundet direkt när ni slutfört kortbetalningen.

Vanliga frågor och svar

Har du en fråga om tävlingsmodulen som du inte hittar svaret på här eller på andra hjälpsidor om tävlingsmodulen? Skicka i så fall ett mejl till info@cogwork.se så försöker vi svara på frågan och komplettera handledningen här på webben.

1. Varför visas ackumulerade uppflyttningspoäng för vissa men inte alla?

En förutsättning för att ackumulerade uppflyttningspoäng (UP) för par och trior skall kunna visas är att systemet känner till ingångsvärdet vid något föregående datum. Ingångsvärdet kan läggas in manuellt som en ”Manuell justering” för det aktuella paret/trion eller så kan det vara skapat automatiskt då systemet självt registrerat att paret/trion enligt tävlingsreglementet skall starta i en ny klass. Observera att den manuella justeringen på ingångsvärden bör vara daterad innan tävlingsresultat börjar registreras i Mina Aktiviteter eftersom systemet annars inte kan tillämpa justeringen för föregående tävlingsresultat.

2. Vem lägger in tävlingsresultaten?

Önskvärt är att tävlingssekretariatet eller motsvarande lägger in resultaten i Mina Aktiviteter under pågående tävling. Klubbansvariga kan lägga in saknade resultat för sina egna tävlande. Efter avslutat tävling kan resultaten importeras från fil av tävlingsorganisatören eller av förbundsansvariga, t ex förbundskansliet.

Antalet startande per klass kan endast läggas in eller importeras av tävlingsorganisatören eller förbundsansvariga.

En vecka efter avslutad tävling stänger redigeringsmöjligheten för alla utom förbundsansvariga.

3. Hur uppdateras regelgrupps- och klasstillhörigheter?

Klass och regelgruppstillhörigheter beräknas automatiskt från registrerade anmälningar och resultat.

Dispenser läggs in av förbundsansvariga direkt i samband med att de godkänns. Om någon fått dispens från förbundet innan år 2011 eller endast har resultat från innan år 2001 som påverkar klasstillhörigheten kan det dock krävas manuella justeringar av vilka i så fall görs av förbundsansvariga.

4. Vad menas med status för en tävlingsanmälan?

Varje enskild tävlingsanmälan för ett visst par/klass kan ha olika statuslägen som bland annat talar om huruvida de är anmälda eller inte. Statusläge ändras manuellt av tävlingsansvariga vid de klubbar där paret/trion har licens. De statuslägen som finns är:

PRELIMINÄR: Initial status anmälan får då de tävlande själva går in och anmäler sig till tävlingar via Mina Aktiviteter . Så länge status endast är preliminär kan de tävlande själva avanmäla sig igen via Mina Aktiviteter .

OK ATT SKICKA: Visar att en tävlingsadministratör inom anmälande klubb har markerat att anmälan är okej att anmäla till arrangör. Anmälan kan inte längre ändras av de tävlande själva.

ANMÄLD: Statusflaggan sätts manuellt av tävlingsansvarig i anmälande klubb(ar) för att tala om att anmälan inskickad till arrangör.

EFTERANMÄLD: Samma som status anmäld men visar också att det är i form av efteranmälan.

Tävlingshandledning för tävlingsorganisatörer

Merparten av informationen i tävlingshandledningen som riktar sig till tävlingsledare, lokala tävlingsorganisatörer och andra tävlingsfunktionärer hittar ni genom att följa länkarna längst ner på sidan.

Kontakt och support för tävlingsledare och tävlingsorganisatörer

Har ni frågor om tävlingsverksamheten som ni inte hittar svaret på här i handledningen så vänder ni till respektive förbund.

Kontaktuppgifter till Swedish Dance League (SDL) (SDO:s tävlingssystem)

Kontaktuppgifter till Svenska Dansportförbundet (DSF)

Om ni hittar tekniska fel, har synpunkter på funktionaliteten eller förslag på ny funktionalitet så får ni gärna skicka ett mejl till info@cogwork.se.

Uppgifter om deltagande organisationer

På översiktssidan för tävlingen finns även en länk till statistik över antal tävlande och hur många starter som finns anmälda från olika klubbar, skolor och förbund tillsammans med kontaktuppgifter till ansvariga.

En översikt hur du arbetar med en tävling

Om det är första gången du skall administrera en tävling med hjälp av Mina Aktiviteter så läs gärna denna steg-för-steg-guide.

Informations- och e-postlista för tävlingsledare och tävlingsadministratörer

För att underlätta kommunikationen med tävlingsledare så finns en e-postlista dit alla som är tävlingsledare eller tävlingsadministratörer inom förbundet kan skicka information eller frågor.

Sekretariatsprogram

Vote4Dance

Arbetsgången steg för steg

Olika tävlingar har olika förutsättningar och det finns många olika sätt att arbeta på och använda Mina Aktiviteter. Det vi beskriver här är endast ett exempel på att arbeta med Mina Aktiviteter då ni arrangerar en tävling.

Förbundskansliet lägger in tävlingen i Mina Aktiviteter

I samband med att förbundet ger sanktion till en tävling så lägger de förbundskansliet in tävlingen i Mina Aktiviteter, inklusive alla klasser och sista dag för anmälan från tävlande och klubbansvariga. Om de har tillräckligt med information lägger de även in vilka som är tävlingsledare eller lokala organisatörer.

Lägga till flera lokala organisatörer

För att arrangören skall kunna komma åt nödvändiga data och funktioner i Mina Aktiviteter måste en eller flera personer läggas upp som tävlingsledare eller lokala organisatörer. Det finns ingen begränsning i Mina Aktiviteter på hur många lokala organisatörer som kan läggas till på en tävling eller vilka som får vara det. Ni kan till exempel ge en eller flera i sekretariatet behörighet som lokal organisatör så att de själva kan komplettera med sena efteranmälningar och lägga in resultat direkt under pågående tävling.

För att lägga till fler lokala organisatörer till tävlingen så skickar ni ett mejl till förbundskansliet. Har inte personen redan en inloggning till förbundet i Mina Aktiviteter så se till att få med alla personuppgifter, inklusive e-postadress och fullständigt personnummer.

Sista anmälningsdatum för klubbar och tävlande

Sista anmälningsdatum för klubbar kan ni inte ändra själva utan vill ni ändra det så måste ni kontakta förbundskansliet. Sista datumet som enskilda tävlande kan preliminäranmäla sig i Mina Aktiviteter är normalt sju dagar innan anmälan måste vara anmäld/signerad av klubbansvariga. Av hänsyn till klubbansvariga ändras detta datum normalt inte efter att det är inlagt och publicerat .

Logga in till förbundet

För att ni som är registrerade som tävlingsledare eller lokala tävlingsorganisatörer på en tävling skall få tillgång till de data och de funktioner ni behöver så måste ni börja med att logga in till förbundet i Mina Aktiviteter. Om ni aldrig har fått någon inloggning eller inte har tillgång till era inloggningsuppgifter så be förbundskansliet att de mejlar er en ny inloggningsnyckel.

Eftersom många av er tävlingsfunktionärer också är aktiva inom klubbar och distrikt så är det inte säkert att er förvalda organisation när ni loggar in är förbundet. Vilken organisation ni är inloggade till (om någon) ser ni uppe i högra hörnet. Där kan ni också klicka för att se mer information om er inloggning och byt vilken organisation som ni för närvarande är inloggat till. Vill ni kan ni även byta er förvalda organisation under ”Start (inloggning krävs).

Kontrollera alla inställningar och tävlingsklasser

När ni är inloggade till förbundet så letar ni fram er tävling och plockar upp ”Redigera inställningar”. Detaljer kring inställningarna hittar ni här i handledning under Hjälp > Tävling > Redigera tävlingsinformation.

Välj sista datum för efteranmälan med omsorg

Den viktigaste enskilda inställningen ni som tävlingsorganisatörer måste bestämma er om är sista datum för efteranmälan via Mina Aktiviteter. Som förval är detta fält blankt vilket innebär att det inte går att efteranmäla sig alls via Mina Aktiviteter. Att lämna fältet blankt har dock visat sig skapa frustration hos klubbansvariga som varit några minuter eller timmar sena med anmälan. Det blir också besvärligare för er som arrangörer eftersom det blir ni själva som måste lägga in anmälningarna manuellt på annat sätt när klubbarna inte kan göra det.

Följ upp anmälningar och eventuella problem

Ni kan hela tiden i Mina Aktiviteter följa hur många anmälningar som kommit in och hur de fördelar sig mellan de olika klasserna. Ni kan också se om de verkar finnas problem bland anmälningarna, exempelvis osignerade anmälningar, lag anmälda till fel klass, tävlande som inte har korrekt licens mm.

Justera vid behov vilken klass lag skall starta i

Det är inte ovanligt att ett lag anmält sig till vad som var korrekt klass men som därefter har flyttat till en högre klass. Efter att anmälningstiden gått ut eller anmälan signerats av klubbarna så kan klubbarna inte längre själva ändra anmälan i Mina Aktiviteter utan det måste ni som är tävlingsarrangörer göra. Det är också önskvärt att ni gör sådana förändringar utan allt för stort dröjsmål eftersom det kan påverka deras klasstillhörighet i andra senare tävlingar som de också är anmälda till.

Justera tävlingsklasser och tilldela startnummer

I vad som vanligtvis kallas N-tävlingar, det vill säga tävlingar som innefattar klasser högre än rekryteringsklass, så är det brukligt att tävlingsorganisatören förväntas presentera en startlista omkring två veckor innan tävlingsstart för att den skall kunna läggas in ett programblad och skickas till tryckeri. Innan ni plockar ut en startlista från Mina Aktiviteter kan ni med fördel utnyttja de funktioner som finns för att definiera vilka klasser som startar tillsammans, vilken ordning klasserna startar i, slumpa startordning och tilldela startnummer.

Hämta ut alla anmälningar från Mina Aktiviteter

När det närmar sig tävlingsdagen så hämtar ni ut alla data från Mina Aktiviteter till en Excelfil eller liknande som ni sedan kan arbeta vidare i för att skapa alla de dokument som ni behöver.

OBS! Även efter det att ni exporterat ut alla befintliga tävlingsanmälningar från Mina Aktiviteter och stängt efteranmälan via systemet så är det en stor fördel om ni fortsätter att föra in alla förändringar direkt i Mina Aktiviteter , såsom strykningar, klassbyten eller sent inkomna efteranmälningar. Det underlättar senare både för er och för deltagande organisationer, bland annat så ser ni direkt om en sent inkommen efteranmälan som gjorts utanför Mina Aktiviteter verkar felaktig. Trots att antalet efteranmälningar som skett utanför systemet vanligtvis är litet så har de ändå visats sig vara en vanlig orsak till diskningar beroende på start i fel klass.

Under tävlingsdagen

Det bäste är om det finns en person som under tävlingen jobbar i eller i nära anslutning till sekretariatet och som har fått behörighet så som lokal tävlingsorganisatör. Denna person kan då under pågående tävling, så snart slutresultaten från en viss klass offentliggjorts, lägga in dem direkt i Mina Aktiviteter .

Uppflyttningspoäng behöver ni bara sätta manuellt då ni vill att de skall avvika från standard. Annars kan ni beräkna dem i klump i efterhand.

Om ni löpande för in alla förändringar i Mina Aktiviteter och lägger in resultaten direkt i Mina Aktiviteter under pågående tävling så är ert arbete i Mina Aktiviteter i stort klart redan när tävlingsdagen är till ända. Det ändå som återstår är att kontrollera att inga felflaggor finns kvar och att allt verkar ok plus att skicka ett mejl till förbundskansliet och meddela dem att ni är klara i Mina Aktiviteter med tävlingen.

Eventuell import av data

Om ni inte matat in resultaten direkt i Mina Aktiviteter och det är många startande så kan ni importera data i sin helhet ifrån en Excelfil. Alternativt kan ni mejla en resultat-fil till förbundskansliet i excel- eller csv-format och be dem importera resultaten till Mina Aktiviteter .

Behörigheten reduceras en vecka efter avslutad tävling

Tävlingsfunktionärer kan själva ändra anmälningar, resultat och tävlingsinformation fram till en vecka efter avslutad tävling. Därefter är det endast kansliet och andra huvudansvariga inom förbundet som kan redigera tävlingsinformationen. Tävlingsorganisatören kan dock farande granska anmälningar, rapporter och annat under en längre tid efter avslutad tävling.

Ansöka om tävlingssanktion

Att ansöka om tävlingssanktion via systemet kan men behöver inte vara ett krav. Det kan även vara förenat med extra avgifter att göra sanktionsansökan på annat sätt. Kontrollera med förbundet vad som gäller gör olika tävlingsformer

Tider för sanktionsansökan

Sanktion för olika tävlingsformer skall göras olika långt i förväg. I systemet finns ingen kontroll av vilka tidpunkter som gäller utan detta behöver ni kontrollera med förbundet.

Ytterligare uppgifter och ansökningshandligar kan krävas

Beroende på vilken tävlingsform det handlar om kan ytterligare ansökningshandlingar krävas innan en sanktionsansökan kan beviljas.

Skapa sanktionsansökan inloggad som arrangör

Sanktionsansökan startar med att en administratör eller en tävlingsansvarig inom arrangerande organisation loggar in systemet. Om ni kan logga in till flera olika organisationer måste ni logga in till den organisation som skall arrangera tävlingen.

När ni är inloggade till arrangören klickar ni på ”Lägg in sanktionsansökan för ny tävling”. Ni börjar då med en blank tävling med ”Sanktion: Ej ansökt”. Förbund och arrangör är förvalda och låsta.

Nu kan ni lägga in grunduppgifter, tävlingsklasser, tilltänkta tävlingsfunktionärer mm. Så länge tävlingen inte fått sanktion från förbundet har arrangören i stort samma behörighet att administrera tävlingen som annars bara förbundet har. Mer information om olika inställningar finns beskrivet på Skapa/ändra tävling

När ni lagt in alla data och är redo att skicka sanktionsansökan till förbundet väljer ni i inställningarrna ”Sanktion: Ansökt”. Ansvariga på förbundet kommer då få ett meddelande att de har en sanktionsansökan att hantera. I samma ögonblick som förbundet godkänner licensansökan så visas tävlingen i vanliga tävlingskalendern.

Förbundets tävlingsfunktionärer kan hjälpa till att skapa sanktionsansökan

De personer inom förbundet som brukar hjälpa till att arrangera tävlingar (förbundets tävlingsfunktionärer) kan även hjälpa till att skapa sanktionsansökan. Funktionären måste då vara inloggad direkt till förbundet. Tävlingsfunktionären väljer då arrangören direkt när tävlingen skapas och detta går sedan inte att ändra.

Innan förbundet gett sanktion kan samtliga tävlingsfunktionärer som kopplats till tävlingen hjälpa till att lägga in klasser mm. Som arrangör är det enkelt att ta hjälp av en tävlingsfunktionär för att fullfölja sanktionsansökan genom att addera personen som tilltänkt tävlingsfunktionär på tävlingen.

Tävlingar som inte fått sanktion syns inte i vanliga tävlingskalendern

Ansvariga hos arrangören samt personer adderade som tävlingsfunktionärer ser sina egna pågående sanktionsansökningar direkt på startsidan. Därifrån är det enkelt att plock upp tävlingar och arbeta med dem.

För att underlätta planeringen av kommande tävlingskalender så kan förbundets tävlingsansvariga (exempelvis kansliet) välja att i vanliga tävlingskalendern även inkludera tävlingar som ännu inte fått sanktion. Detta gäller även tävlingar som fortfarande bara förbereds för sanktionsansökan. Inloggad till förbundet finns också färdiga filter för att se exempelvis alla tävlingar som förbereds inför sanktionsansökan.

Redigera tävlingsinformation

I Mina Aktiviteter är det endast kansliet och andra huvudansvariga för förbundets tävlingsverksamhet som kan lägga till klasser till olika tävlingar. Ni som är tävlingsledare kan alltså inte själva ändra vilka klasser som erbjuds. Däremot kan ni redigera ordningen på klasserna och tala om vilka klasser som kommer att starta tillsammans. När ni gjort detta så kommer klassordningen och mellanrubrikerna i anmälningslistan ni hämtar ut från Mina Aktiviteter att anpassa sig därefter.

Redigera sista datum för efteranmälan och annan basinformation för tävlingen

Klicka på ”Redigera basfakta” i högermenyn på översikten för den enskilda tävlingen. Ändra de uppgifter som ni behöver justera och klicka på ”Spara”

Sista datum för efteranmälan

Ni kan själva välja hur länge klubbansvariga skall kunna registrera efteranmälningar i Mina Aktiviteter. Det gör ni genom att lägga in ett datum i fältet ”Efteranmälan”. Datumet kommer att visas publikt på översiktssidan för tävlingen i systemet Anmälningar som godkänns av klubbansvariga efter det att vanliga anmälan stängt kommer automatiskt att bli flaggade som ”Efteranmälningar” och tillskrivas dubbla startavgiften. Vill ni ändra den flaggningen för en viss anmälan gör ni detta genom funktionen ”Redigera anmälan”.

Om ni lämnar fältet ”Efteranmälan” tomt så har klubbansvariga ingen möjlighet att efteranmäla sig via Mina Aktiviteter. Det kommer inte heller att stå någon information alls i systemet om vilken som är sista dag för efteranmälan så detta lämnar klubbarna i ovisshet om efteranmälan är möjlig eller inte.

Om ni skriver samma datum i rutan ”Efteranmälan” som i rutan ”Från klubb” så kommer efteranmälan aldrig att öppna och det kommer att framgå att det inte går att efteranmäla sig efter att vanliga anmälan har stängt. Detta är normalt att föredra framför att lämna fältet ”Efteranmälan” tomt.

Ingress

En väldigt kortfattat beskrivning av tävlingen. Använd endast ren text och undvik information som finns definierade i specialfält, t ex tävlingsdatum, tävlingsledare, arrangör mm.

Beskrivning

Om ni vill kan ni lägga in en längre och mer detaljerad beskrivning av tävlingen. Undvik dock information som finns definierade i specialfält, t ex tävlingsdatum och tävlingsledare, eftersom informationen då blir besvärligare att uppdatera och också kan bli svårare att ta till sig.

Ni kan använda HTML-koder men då måste texten ni skriver i sin helhet vara validerad HTML-kod placerad inuti en DIV-tag. Använder ni HTML-kod måste ni också själva infoga radbrytningar, <br>, exempelvis genom ”<p>Stycke1</p><p>Stycke2</p>” eller ”Stycke1<br />Stycke2”.

Betalning av startavgifter

Till vilket konto som startavgifter skall betalas hämtas automatiskt ifrån inställningarna för den organisation som står som arrangör. De kan ändras av huvudansvariga för arrangerande organisation. Skapa/redigera det konto dit ni vill pengarna skall sättas in och markera att det skall vara standardkonto för inbetalning av startavgifter till tävlingar.

Admin > Ekonomi > Inställningar > Bankkonton

Tala om vilka klasser som skall starta tillsammans och i vilken ordning klasserna startar

I Mina Aktiviteter är det endast kansliet och andra huvudansvariga för förbundets tävlingsverksamhet som kan lägga till klasser till olika tävlingar. Ni som är tävlingsledare kan alltså inte själva ändra vilka klasser som erbjuds. Däremot kan ni redigera ordningen på klasserna och tala om vilka klasser som kommer att starta tillsammans. När ni gjort detta så kommer klassordningen och mellanrubrikerna i anmälningslistan ni hämtar ut från Mina Aktiviteter att anpassa sig därefter.

Klicka på ”Redigera klasser” i högermenyn på översikten för den enskilda tävlingen för att komma till den webbsida där ni kan redigera tävlingsklasserna

Specificera vilka klasser som startar tillsammans

  1. Bocka för de klasser som skall starta tillsammans. Obs – endast en grupp i taget!
  2. I åtgärdsmenyn väljer ni ”Klasser startar tillsammans” och klickar på ”Verkställ”

Om det blivit fel markerar ni de sammanslagna klasserna, väljer ”Avmarkera startar tillsammans” i åtgärdsmenyn och klickar på ”Verkställ”

Specificera i vilken ordning som klasserna startar

I kolumnen med rubriken ”Sort” visas fält ni kan fylla i eller ändra. Där fyller ni i siffror som talar om i vilken ordning klasserna skall starta. Den exakta siffran ni sätter dit spelar ingen roll utan det är endast relationen till siffrorna för övriga klasser som påverkar sorteringsordningen. Ni kan gärna sätta ut siffrorna i flera omgångar och klicka på ”Verkställ” emellan varje omgång.

Återställ sorteringsordning till standard

Om ni inte redan specificerat ordningen på klasserna eller den verkar väldigt fel så kan ni klicka på ”Återställ sorteringsordning för tävlingsklasser enligt standard”. Då sorteras klasserna om till vad om är brukligt.

Hantera direktkvalificering av startande baserat på rankinglista

Förbundsansvariga kan i tävlingsinställningarna aktivera att direktkvalificering skall tillämpas på en viss tävling.

Tävlingsarrangören kan sedan från listan över alla klasser specificera hur många som kan direktkvalificeras i respektive klass. I samma listan visas även hur många som just nu skall direktkvalificeras i klassen baserat på aktuella anmälningar.

Vid anmälan efterfrågas om den tävlande vill utnyttja möjligheten till direktkvalificering om sådan erbjuds. Innan anmälan är signerad kan tävlingsansvariga i klubben/skolan redigera valet. Arrangör kan redigera valet så länge tävlingen är öppen för redigering av arrangören. Arrangör och förbundsansvariga kan också redigera valet direkt från anmälningslistan via ”Med markerade”.

I anmälningslistor ser alla med behörighet en ny kolumn för tävlingar med direktkvalificering. Kolumnen heter DK och visar vilka som är direktkvalificerade. Under ”Visningsalternativ” finns även möjlighet att se mer data kring direktkvalificering av enskilda anmälningar.

I dataexporter av tävlingsanmälningar från tävlingar med direktkvalificering finns en ny kolumn namngiven DQ. Om tävlande skall direktkvalificeras visas siffran 1 i kolumnen (annars blankt).

Redigera anmälningar och resultat

Anmälningar och resultat kan redigeras i Mina Aktiviteter via anmälnings- och deltagarlistor eller genom att plocka upp en enskild tävlingsanmälan för redigering. Om startnummer, resultat eller UP saknas kan det läggas in direkt via anmälnings- eller deltagarlistorna. Är det redan ditsatt och behöver ändras görs det genom att den enskilda anmälan plockas upp för redigering.

Lägga till fler anmälningar

Det kommer ofta in önskemål från klubbansvariga om att efteranmäla ett antal lag till tävlingen.

Om ni in inställningarna för tävlingen möjliggjort efteranmälan via Mina Aktiviteter så behöver ni som administratör inte göra något utan tävlingsansvariga inom klubbarna kan själv lägga in och signera efteranmälningar. Mina Aktiviteter flaggar dem automatiskt som efteranmälda och dubblerar anmälningsavgiften.

Har ni stängt möjligheten för klubbansvariga att lägga in efteranmälningar i Mina Aktiviteter men ändå vill tillåta efteranmälningar så bör ni fortfarande lägga in efteranmälningarna i Mina Aktiviteter av flera anledningar. Dels för att det kan påverka deltagarnas klasstillhörighet i efterföljande tävlingar. Om Mina Aktiviteter inte vet att tävlande som tidigare bara tävlat i R-klass har efteranmälts till en B-klass så kommer Mina Aktiviteter att vid anmälan till en senare tävling felaktigt föreslå den tävlande att den skall starta i R-klass, en klass som kommer att medföra diskvalificering. En annan orsak till att lägga in alla efteranmälningar i Mina Aktiviteter är att väldigt många klubbar hämtar information till sina egna webbplatser från Mina Aktiviteter och saknas information om tävlingsstarter i Mina Aktiviteter kommer det också att stå fel på klubbarnas webbplatser om vem som tävlar var.

Skapa nya par, trior och lag

Som tävlingsarrangörer är ni behöriga att registrera nya par, trior och lag oavsett vilka klubbar, skolor eller organisationer de tävlar för. Det kan ni behöva göra om ni tar emot efteranmälningar utanför systemet. Leta i så fall upp en individerna som skall ingå laget (paret, trion eller annat lag) och plocka upp tävlingsöversikten på individen och klicka på ”Lägg till ett nytt lag”.

Lägga in anmälningar via sidan ”Anmäl många”

Ni som är uppsatta som ansvariga för en viss tävling kan manuellt lägga till nya lag upp till och med en vecka efter avslutad tävling. Om laget inte redan finns registrerat i Mina Aktiviteter måste ni dock be klubbansvariga att först skapa laget i Mina Aktiviteter.

Från översiktssidan över alla tävlingar eller en enskild tävling öppnar ni sidan ”Anmäl många”. Ni får då en lista med alla aktiva lag med ett grön sökfält ovanför där ni kan filtrera på organisationstillhörighet och namnen på de tävlande. Ni måste inte skriva hela namnen utan de första två eller tre bokstäverna i de tävlandes namn är vanligtvis fullt tillräckligt.

Efter att ni hittat det lag som ni vill anmäla i listan så bockar ni för den eller de klasser som är aktuella och klickar sedan på ”Verkställ” längst ned i listan.

Giltiga koder i resultatfältet

I fältet resultatfältet kan ni ange en en bokstavskod eller ett nummer för dem som fått en placering. Giltiga bokstavskoder hittar ni i tabellen här under.

123 Placerad. Ett positivt heltal
  Tomt fält. Resultat okänt
U1 Nått kvalomgång 1
U2 Nått kvalomgång 2
U3 Nått kvalomgång 3
ITG Ingen tävling genomförd i aktuell klass
S Struken
U Utgått
D Diskvalificerad

Redigera direkt från listor

Plocka upp först anmälningslistan för tävlingen, alternativt resultatlistan om tävlingen redan är genomförd. Tänk på hur många rader som visas i listan och hur många som eventuellt inte syns.

Tilldela startnummer, placering och UP via direkt inmatning

Ni kan fylla i siffror och koder direkt i de redigerbara rutor som finns i listan. Klicka sedan på ”Verkställ” längst ned under listan.

Modifiera anmälningar och resultat via ”Med markerade”

Ni kan även bocka för de rader ni vill modifiera, välja åtgärd invid ”Med markerade” och klicka på ”Verkställ”. Om det exempelvis blivit fel i importen kan ni markera samtliga resultat genom att bocka i rutan längst till vänster i tabellhuvudet och välja ”Med markerade: Radera resultat”.

Redigera enskilda anmälningar

Om ett startnummer, resultat eller UP saknas på en anmälan kan ni lägga in det direkt från olika listor. Vill ni däremot ändra på en redan angiven uppgift klickar ni på redigera symbolen invid den anmälan som ni vill ändra. När ni får upp sidan för att redigera den enskilda anmälan kan ni ändra tävlingsklass mm.

Tilldela startnummer

Efter att anmälan stängt kan man direkt i Mina Aktiviteter tilldela startnummer baserat på tillgängliga nummerlappar. Startnummer tilldelas i två steg. Först slumpar och finjusterar ni startordningen. Därefter tilldelar ni startnummer utifrån den givna startordningen.

Innan ni börjar att arbeta med startordningen för enskilda par och trior måste ni dock först uppdatera vilka klasser som startar tillsammans och i vilken ordning de startar. Hur ni gör det står i handledningen under Redigera tävlingsinformation.

Nummerlappserier

Lägga in nummerlappserier som saknas

I tävlingsmodulen under Administration hittar ni länken Nummerlappserier (inloggning krävs) Där kan ni se vilka nummerlappserier som redan finns upplagda från olika tävlingsarrangörer. Finns inte den nummerserie ni söker så kan ni lägga till en ny. Behöver ni redigera en befintlig serie, exempelvis tala om att vissa nummer inte längre finns, så kan ni även göra det därifrån. Vänligen namnge nya nummerlappserier även om just den organisatören endast har en nummerserie. Vissa kan ju ha flera nummerserier och då måste man kunna särskilja dem. Namnet kan exempelvis vara ”Swingkattens nummerlappar”.

Granska befintliga och lägg till nya nummerlappserier

Koppla en specifik nummerlappserie till tävlingen

När nummerlappserien finns upplagd i Mina Aktiviteter så kan ni koppla den till den aktuella tävlingen. Ni gör det genom att på översikten för den enskilda tävlingen klicka på länken ”Redigera inställningar”.

Slumpa och finjustera startordning

Vad exakt menas med startordning?

Startordning fungerar som startnummer men är endast relativt och har betydelse bara inom en enskild klass eller inom en hopslagen klass. Startordningens funktion är alltså att tala om i vilken ordning lagen skall starta inom klassen.

Slumpa en ny startordning

För att slumpa startordningen inom samtliga klasser plockar ni upp anmälningarna till tävlingen och klickar på länken ”Slumpa ny startordning”. Siffervärdena genereras som hela tiotal för att i efterhand enkelt kunna flytta om inom startordningen. Lag som strukits undantas och placeras sist.

Finjustera startordningen

Eftersom det inte finns någon logik i slumpandet så vill ni kanske finjustera den så att alla tävlande från samma klubb inte startar i samma kvalificeringsheat. Det gör ni genom att ändra siffrorna i rutorna för startordning och därefter klicka längst ned under listan på ”Verkställ”.

Tilldela startnummer

När ni är nöjd med startordningen klickar ni på länken ”Tilldela startnummer”. Alla lag som inte strukits kommer då att tilldelas ett startnummer enligt följande principer:

  • Första numret sätts till första numret i nummerlappserien avrundat uppåt till närmaste jämna tiotal
  • Lag där någon av de manliga medlemmarna redan fått ett startnummer återanvänder det lägsta av dessa startnummer
  • Lag i samma klass där ingen av de manliga deltagarna tidigare fått ett startnummer tilldelas närmaste högre lediga startnummer i nummerlappserien
  • Mellan varje klass skjuts det in först in extra två extra nummer plus 10 procent av antalet startande lag i sista klassen. Därefter avrundas startnumret uppåt till närmaste jämna tiotal

Ångra startordning eller startnummer

Visa samtliga anmälningar till tävlingen genom att i sökfältet ändra ”Visa:XXX” till något tillräckligt stort och klicka på ”Sök”. Markera därefter alla raderna i tabellen genom att klicka i övre vänstra hörnet på tabellen. Gå längst ned på sidan, välj ”Med markerade: Radera startordning” och klicka på verkställ för att nollställa startordningen. Motsvarande kan göras för startnummer.

Hämta ut datafil med anmälningar

Ni som är tävlingsledare kan när som helst, t ex dagen efter att den ordinarie tiden för tävlingsanmälan gått ut, hämta alla tävlingsanmälningar från Mina Aktiviteter.

Information som lagts in i Mina Aktiviteter om sammanslagning av klasser och startordningen för klasserna liksom startnummer för de tävlande kommer med i exportfilen. Om ni hämtar ut filen efter tävlingen påbörjats kommer även placering och UP med om det har matats in.

Hitta exportfunktionen

Exportfunktionen hittar ni via länken ”Exportera anmälningar” en bit ned i högermenyn översiktssidan för tävlingen. Översiktssidan för en tävling hittar ni genom att gå till ”Alla tävlingar”, klicka på tävlingens namn och klicka vidare på ”Visa tävling”.

För att komma åt exportfunktionen måste ni också vara inloggade som tävlingsfunktionär vid arrangerande förbund.

Start > Tävling > Alla tävlingar (inloggning krävs)

Datafält/kolumner i exportfilen

Vissa kolumner kommer alltid att visas i exportfilen men många kolumner väljer ni själva om ni vill ha med eller inte.

NamnInnehåll/beskrivningVisas
RadRadnummer. Gör det lättare att återgå till ursprunglig sorteringsordning vid efterbearbetningEj förvalt
KlassrubrikSammanslagna klasser som mellanrubriker på egna raderFörvalt
StartnrStartnummerAlltid
PlacPlacering. Blank=okänd, S=Struken, ITG=Ingen tävling genomfördAlltid
FNått finalAlltid
UPKolumn för tilldelade uppflyttningspoäng på aktuell tävling. Normalt blank vid exportAlltid
Namn 1Namn på individ 1Alltid
Namn 2Namn på individ 2Alltid
Namn 3Namn på individ 3. Kolumnen utgår om individ 2 och 3 visas i samma kolumn med radbrytningEj förvalt
KlubbKlubbeteckning för alla tävlande, exempelvis XXX/YYYAlltid
KlassVilken enskild klass som paret/trion är anmält tillAlltid
Startar iSammanslagna klasser för varje enskild anmälan/resultatEj förvalt
TidigareTre sista resultaten senaste året. Främst avsett för SM och DMEj förvalt
VarningVarningar och misstänkta felFörvalt
NoteringNoteringar som gjorts vid anmälan eller senareEj förvalt
Klubb 1Klubbförkortning för individ 1Alltid
Klubb 2Klubbförkortning för individ 2Alltid
Klubb 3Klubbförkortning för individ 3Alltid
Lic 1Licensnummer för individ 1Alltid
Lic 2Licensnummer för individ 2Alltid
Lic 3Licensnummer för individ 3Alltid
Född 1Födelseår för individ 1Alltid
Född 2Födelseår för individ 2Alltid
Född 3Födelseår för individ 3Alltid
LänkLänk till individ, par, trio, grupp eller lagEj förvalt

Inställningar för exportfil

Alla eller endast godkända anmälningar

Ni kan välja att hämta alla anmälningar eller endast de anmälningar som godkänts av tävlingsansvariga inom berörda klubbar.

Visa namn på individ två och tre i ett lag i samma cell

Väljer ni detta alternativ så syns namn tre vanligtvis inte direkt då filen öppnas i Excel utan ni måste först öka höjden på alla raderna med trior. Mer om detta hittar ni i denna handledning på sidan .

Exportera datafil för import i annat program

Med lämpliga exportinställningar kan datafilen sedan importeras till ett annat dataprogram, exempelvis till sekretariatsprogram som Vote4Dance .

Filformat

Informationen får ni ut i form av en textfil som ni kan spara på er egen dator och öppna med exempelvis Microsoft Excel för vidare bearbetning. Teckenkodningen är ISO-8859-1, ofta benämnt Latin-1, vilket är en mycket vanlig kodning som stöds väl av de allra flesta datorprogram. Filformatet är semikolonseparerad text, så kallat CSV-format och filändelsen är också cvs. Innehållet i kolumnerna omsluts av dubbelapostrofer. Även det är ett mycket vanligt format som stöds av de flesta kalkylprogram. En fördel med detta filformat är att det tillåter radbrytningar inuti enskilda datafält/celler.

CSV-filen kan innehålla rader som börjar med tecknet #. Dessa rader innehåller endast kringinformation (metadata) om filen. Skall ni bearbeta exportfilen maskinellt så ignorera lämpligtvis alla rader som inleds med ett #-tecken.

Övrigt

Dölj överflödiga kolumner

I filen ni hämtar finns kanhända fler kolumner än ni är intresserade av. För att underlätta återläsning till Mina Aktiviteter så är det dock bra om ni endast döljer vissa av dessa kolumner istället för att helt radera dem. Då kan vi exempelvis utnyttja licensnumren för att minska risken för feltolkningar av personer med samma namn. Ni döljer kolumner genom att markera kolumnerna och välja ”Dölj kolumn”. Ni kan sedan när som helst välja att visa dem igen.

Äldre filformat

Sedan tidigare finns också möjligheten att hämta en enklare textfil där kolumnerna är separerade med tabbar och teckenkodningen är det internationella standardformatet UTF-8. Länken till den filen heter ”Deltagarlista, textfil”. Det har dock visat sig att Microsoft Excel som många använder har problem att hantera dessa filer varför filformat och teckenkodning ändrats.

Relaterad information i handledningen

Mer information om hur ni hanterar datafilen ni hämtat i MS Excel

Formatera filen i Excel eller andra kalkylprogram

Denna hjälptext handlar inte primärt om idrott.se utan om funktioner i Microsoft Excel eller andra kalkylprogram som kan underlätta hanteringen av den datafil med anmälningar som ni kan hämta ut från systemet . Olika kalkylprogram, inklusive olika versioner av MS Excel, kan skilja sig ganska mycket åt, både vad gäller tillgängliga funktioner och det grafiska användargränssnittet, varför det i ert eget kalkylprogram förmodligen inte fungerar eller ser ut på exakt samma sätt som exemplen här nedanför.

Spara om filen som MS Excel arbetsbok

När ni öppnat filen korrekt i MS Excel så behöver ni spara om filen som en vanlig MS Excelfil.

  1. Inifrån Excel väljer ni ”Spara som” i Arkiv-menyn. I äldre versioner ligger det gömt under Office-knappen i övre vänstra hörnet
  2. När ni fått upp spara-som-dialogrutan så väljer ni förslagsvis ”Excel-arbetsbok” av senast tillgängliga filformat (.xlsx eller .xls).
  3. Bläddra fram till den mapp som ni vill spara filen i. Tänk på var filen hamnar så ni hittar tillbaka till den igen
  4. Byt om du vill namn på filen till något som passar bättre
  5. Klicka på ”Spara”
  6. Stäng filen du arbetar med. Du kan alternativt stänga Excel helt om du tycker det är enklare

Nu har du skapat en vanlig MS Excel-arbetsbok som du bara behöver dubbelklicka på för att öppna igen i Excel.

Ta bort informationsrader och dölj överflödiga kolumner

De första raderna i Excel-filen innehåller bland annat information om vilken tävling det är och när datafilen har hämtats ut. Dessa rader kan ni med fördel raderas helt.

  1. Markera den första raden genom att klicka på radnumret ute till vänster. Rad nummer ett i detta fall.
  2. Tryck ned skifttangenten (vanligtvis märkt med en uppåtpil) och håll den nedtryckt samtidigt som ni klickar på radnumret på den sista raden som ni vill ta bort. Släpp sedan upp shift-tangenten
  3. Högerklicka på en av de rader ni markerat. I listan som visas vänsterklickar ni på ”Ta bort”

Datafilen från innehåller även fler kolumner än ni behöver till startlista och sekretariat. Däremot underlättar flera av kolumnerna återimporten till , t ex licensnummer på de tävlande, eftersom då slipper gissa vilken av flera möjliga Maria Johansson det var som tävlat tillsammans med Anders Svensson. Därför är det bra om ni istället för att radera de överflödiga kolumnerna endast döljer dem.

  1. Markera den första kolumnen ni vill dölja genom att klicka på kolumnhuvudet, dvs den bokstav som står i överkanten av alla kolumner
  2. Tryck ned kontrolltangenten (vanligtvis märkt Ctrl) och håll den nedtryckt samtidigt som ni klickar på kolumnhuvudena för de andra kolumnerna ni vill dölja
  3. När ni markerat alla kolumnerna släpper ni upp kontrolltangenten
  4. Högerklicka på en av de kolumner ni markerat. I listan som då visas vänsterklickar ni på ”Dölj kolumn”

Formatera innehållet

Om ni valt att visa individer två och tre i dubbelbugg på flera rader inuti samma cell så kommer en av individerrna att vara dold varför det är nödvändigt att justera radhöjderna. I övrigt så är givetvis formateringen helt en smakfråga.

  1. Markera den första kolumnen genom att klicka på kolumnhuvudet med bokstaven ”A”. Klicka sedan på ”F” i verktygsfältet för att göra texten fet
  2. Markera alla celler i hela dokumentet genom att klicka på den lilla rutan i övre vänstra hörnet av kalkylarket, invid radnummer 1 och kolumnhuvud A.
  3. Med alla celler fortfarande markerade dubbelklickar ni exakt på strecket mellan två kolumnhuvuden för att automatjustera bredden på alla kolumner
  4. Med alla celler fortfarande markerade dubbelklickar ni exakt på strecket mellan radnummer för att automatjustera höjden på alla rader
  5. Med alla celler fortfarande markerade högerklickar ni på en godtycklig cell. I listan som då visas väljer ni ”Formatera celler”
  6. I dialogrutan ”Formatera celler” klickar ni på fliken ”Justering” och där väljer ni ”Lodrätt: Överkant”. Klicka på ”Ok”
  7. Vänsterklicka på strecket emellan kolumnhuvud A och B, håll kvar vänsterknappen nedtryckt och dra musen åt vänster för att göra kolumnen smalare. Dra förslagsvis ihop A-kolumnen så den blir cirka en centimeter bred

För att alltid se era egna kolumnrubriker och enklare särskilja dem från datainnehållet kan ni göra följande:

  1. Markera första raden genom att klicka på radnumret. Klicka på ”F” en eller två gånger tills dess att texten blir fet. Välj gärna vit text och svart bakgrundsfärg.
  2. Lås översta raden så att den alltid syns även fast ni skrollar långt ned i listan. I Excel 2007 och senare gör ni det genom ”Lås fönsterrutor” under menyn ”Visa”

Importera start- och resultatlistor

Det är möjligt att importera hela start- eller resultatlistor till Mina Aktiviteter. Om individ, licenser eller lag inte redan finns registrerade i Mina Aktiviteter så skapas de i samband med importen. Finns t ex en individ eller ett lag däremot redan registrerade så kopplas det importerade data samman med befintliga data och ackumulerade uppflyttningspoäng, eventuella klassförändringar och annat som följer av de nya uppgifterna beräknas automatiskt.

Importrutiner och tidigare importerade data

Nedan presenterar exempel på hur Svenska Danssportförbundet använder sig av Dans.se för att importera resultat för tävlingar inom BRR.

Tävlingsdata importeras av tävlingsarrangören eller av kansliet

Resultat från alla DSF-sanktionerade tävlingar inom BRR importeras så snart resultaten finns tillgängliga.

I vissa fall lägger istället tävlingsarrangören själv in resultaten direkt i Mina Aktiviteter under pågående tävling. Om så sker finns alla tävlingsresultat att läsa både i Mina Aktiviteter och på webbplatserna hos alla de klubbar som automatiskt hämtar information från Mina Aktiviteter samtidigt som de offentliggörs under pågående tävling.

Äldre tävlingar importerade

Inom BRR finns samtliga öppna BRR-tävlingar importerade från 2001-01-01. Ambitionen är att även tiotävlingar skall importeras.

Import från sekretariatsprogram

Dance Perfect (DP)

I toppmenyn i DP väljer ni ”File > Export > Result list for Dans.se”. Sedan är det bara att importera resultatfilen direkt till Dans.se.

Vote4Dance

I Vote4Dance finns det möjlighet att ta ut färdiga filer för import till Dans.se.

Förberedande och uppladdning av data

Innan resultatlistorna kan importeras till Mina Aktiviteter så måste de först struktureras med alla data samlade i rubriksatta kolumner. Om resultatlistan bara finns som PDF så måste den först konverteras till något mer lätthanterligt format, t ex Microsoft Excel. För det finns det en mängd gratisprogram eller fria webbtjänster att tillgå.

När man fått in allt data i Excel eller liknande måste data struktureras enligt importmallen. Ordningen på kolumnerna har ingen betydelse. Inte heller skiftläget men däremot att kolumnrubrikerna i övrigt matchar importmallen.

Kolumnen ”Klass”

Ni kan ange namnet eller förkortningen på klassen, exempelvis ”Bugg Vuxen B” eller ”BVB”. Om två eller flera klasser startat gemensamt så kan ni valfritt ange den klass de är anmälda till eller den sammanslagna klass de startat i. Om ett par är anmälda till BVB och klassen startar tillsammans med BJA så kan ni välja att vid import ange klassen som ”BVB” eller ”BJA/BVB”. Klasserna måste separeras med ett snedstreck (/).

Om anmälan inte gjorts via Mina Aktiviteter så är det att föredra att endast ange den klass de är anmälda till, alltså endast ”BVB”.

Vid sammanslagna klasser kan ni välja att skriva ut grenen endast på första klassen, exempelvis kan ni istället för ”BJA/BVB” skriva ”BJA/VB” eller ”Bugg Junior A / Vuxen B”. Däremot kan ni inte utelämna klassnivån även om den är densamma, dvs ni måste skriva ut R:et i båda klasserna i ”Bugg Junior R / Vuxen R”.

Om klassbeteckning saknas på en rad men är angivet ovanför på en tidigare rad så kommer Mina Aktiviteter vid importen att förutsätta att klassen är densamma som tidigare. Det fungerar därför bra att ange endast klasserna som rubriker på egna rader.

Övriga kolumner

STARTNUMMER En siffra eller blankt. Om det redan finns en anmälan registrerad i Mina Aktiviteter med samma startnummer inom samma klass så kommer systemet i första hand att tolka det som en uppdatering av befintlig information.

PLACERING Kolumnen ”Placering” kan lämnas blank eller uteslutas om inga resultat eller strykningar ännu finns att tillgå. Eventuella stjärnor som markerar u-poäng kan lämnas kvar men kommer att ignoreras vid importen. Som placering kan också anges S, U, D, ITG, U1, U2 eller U3 (S=Struken, U=Utgått, D=Diskvalificerad, ITG=Ingen Tävling Genomförd, U1, U2, U3 = stannat i uttagning 1, 2 respektive 3).

NAMN 1NAMN 2 och NAMN 3 Namnen på de tävlande i laget Om det är en trio och ni använder CSV-format så kan ni ange namnen på både individ två och tre i kolumnen ”Namn 2” med en radbrytning emellan internt i cellen.

KLASSRUBRIK Vid import används ”Klassrubrik” helt synonymt med ”Klass”. Om båda kolumnerna finns med i importfilen och innehåller data så används i första hand data från kolumnen ”Klass” och i andra hand från kolumnen ”Klassrubrik”. Orsaken till att båda kolumnnamnen kan användas vid import är att de båda kan visas samtidigt vid export från Mina Aktiviteter och har då olika utformning och funktion. Eftersom vi vill kunna återimportera samma filformat som tidigare exporterats så fungerar båda vid import.

Obligatoriska kolumner

Importfilen måste som minst innehålla kolumnerna ”Namn 1”, ”Namn 2” samt ”Klass” eller alternativt ”Klassrubrik”.

Specialfunktioner som underlättar

Eftersom resultatlistor ofta är strukturerade på liknande sätt så tillåts vissa specialuppställningar.

STJÄRNOR IGNORERAS Om en cell i klasskolumnen endast innehåller stjärnor behandlas den på samma sätt som cellen vore tom

KLASSRAD Det fungerar bra att på en rad endast ange en klass och inget annat.

TVÅ TÄVLANDE I SAMMA CELL Om tävlande två och tre i en trio är skrivna i samma cell med en radbrytning inuti cellen kommer de att splittras upp i tävlande två och tre förutsatt att cellen omges av dubbelapostrofer.

SKRÄPRADER IGNORERAS Innehåller raden ingen användbar information ignoreras raden.

Se upp med förkortningar på klubbar och skolor!

De förkortningar som finns på resultatlistorna för olika klubbar och skolor är inte alltid konsekventa och det finns till och med vissa förkortningar som används av flera organisationer, t ex används förkortningen ”ND” för såväl ”Norrskensdansarna” och ”Nerikes Dansskola”. Därför måste ibland vissa förkortningar justeras innan resultatlistan kan importeras till systemet.

Hantera tilldelade UP/prickar

Ni kan låta systemet automatiskt beräkna antalet tilldelade UP/prickar baserat på resultat och antal startande. I de fall det avviker från det vanliga behöver ni dock ange värdet manuellt. Det kan göras genom att redigera resultaten efter importen eller genom att ange värdet i en egen kolumn i importfilen som ni döper till UP, prickar eller points. Ni behöver dock endast ange ett värde då det avviker från det brukliga och lämna det tomt/blankt då det skall beräknas automatiskt. Observera att en nolla (”0”) inte är tomt utan ett specifikt värde.

Skapa importfil och importera till Mina Aktiviteter

Efter att data är färdigstrukturerat så måste det sparas som Excel fil eller en strukturerad textfil, t ex en CSV-fil.

Plocka upp tävlingen i Mina Aktiviteter och klicka på ikonen ”Importera data”. Där är det sedan möjligt att förhandsgranska filen innan den importeras skarpt. Det är också möjligt att begränsa så bara ett visst antal lag importeras åt gången vilken kan vara bra att utnyttja om man känner sig osäker.

Hur informationen tolkas

Identifiering av tävlande och hantering av licensuppgifter

Först kontrolleras om det redan finns registrerat någon tävlande med samma namn som någon gång haft licens inom aktuell klubb. Vid jämförelse av namn finns en viss tolerans i stavningen, t ex identifieras Christina även fast det skulle vara stavat Kristina. Även smeknamn fungerar om de finns registrerade i systemet så Christina kan hittas även fast det står Tina i resultatlistan. Förutsatt att det finns registrerat i Mina Aktiviteter kan även tidigare efternamn användas så att om exempelvis Christina Svensson tidigare hette Andersson i efternamn så kan hon identifieras även om det i resultatlistan står Tina Andersson. Finns ingen träff bland tidigare registrerade tävlande så registreras istället en ny tävlande i systemet.

När en ny tävlande skapas så registreras samtidigt en ny licens inom klubben för det helår under vilken tävlingen genomförs. Om tävlingsklassen kräver höglicens så antas den nya licensen också vara höglicens, annars sätts licenstypen som okänd. Detta förfarande medför att licenser i Mina Aktiviteter ibland kan felaktigt kan markeras som höglicens eller tillskrivas längre giltighetstid än de egentligen har.

Osäkerheten bland licensuppgifterna kan dock elimineras genom import av licenslistor. Det fungerar bra att göra även efter det att alla start- och resultatlistor har importerats eftersom de nya riktiga licensuppgifterna då ersätter de gamla preliminära licensuppgifterna. Systemet kontrollerar även automatiskt om det finns licensuppgifter som inte förefaller riktiga, t ex i tiden överlappande licenser för samma tävlande inom två olika klubbar eller personer med låglicens som startat i klasser som kräver höglicens.

Om det finns flera potentiella tävlande som matchar

Finns det flera personer med matchande namn med licens inom aktuell klubb så kontrolleras laget som helhet. Om någon av de potentiella tävlande sedan tidigare finns registrerat i ett lag som matchar laget i importdata så väljer systemet den tävlanden. Om det inte finns något matchande lag eller om det finns flera olika redan registrerade potentiella lag som alla matchar importdata så importeras inte den raden alls utan lämnas istället för manuell granskning.

Om laget inte finns

När de tävlande har identifierats eller skapats så kontrolleras om det finns ett befintligt lag med de ingående individerna. Finns inte det så registreras det nya laget i systemet.

Kontroll av ny klasstillhörighet för aktuellt lag och relaterade lag

Om laget beroende på tidigare ackumulerade och nu erhållna uppflyttningspoäng skall flytta till en högre klass så registreras denna uppflyttning.

Om någon av individerna i laget istället tävlar i en högre regelgrupp än de gjort tidigare och erhåller en placering så kontrolleras eventuella effekter detta har på relaterade lag. Om ett relaterat lag skall flytta upp så registreras även denna uppflyttning i systemet.

Identifiera och radera duplicerade tävlingsanmälningar

Om en tävlingsanmälan finns inlagd redan innan importen och det i importfilen finns motstridiga uppgifter om anmälan/resultatet så kommer det att skapas en ny duplicerad tävlingsanmälan. Både den gamla och den nya tävlingsanmälan kommer att rödflaggas och en av dem kommer att behöva raderas.

Om ingen av anmälningarna/resultaten har signerats eller har några kommentarer så spelar det ingen roll vilken anmälan som raderas så länge ni ser till att den som blir kvar innehåller korrekta uppgifter.

Om den befintliga anmälan är signerad av klubbansvariga så är det en fördel om ni behåller den som är signerad eftersom ni då också behåller information om när och av vem som den signerats. Enklaste sättet att se att en anmälan är signerad av klubbansvariga är att färgen i listan på klubbnamnet ändrat färg från svart till grönt. Rent praktiskt så korrigerar och sparar ni då först uppgifterna för den signerade anmälan och därefter raderar ni den icke signerade anmälan.

Efterkontroll

Start- eller resultatlistan

Då man efter importen kikar på start- eller resultatlistan i Mina Aktiviteter så visas där tydligt genom olika varningar om det exempelvis finns motsägelsefulla uppgifter om vilken klass ett lag skall starta i, om tävlingslicensen skall vara hög fast den endast är låg, om någon samtidigt har licens för olika klubbar, om systemet vet att åldersgruppen är felaktig, om laget redan borde ha flyttat upp en klass mm.

Det är inte alls ovanligt att det efter importen framgår att lag egentligen borde ha blivit diskade beroende på att de startat i fel klass.

Sök nyskapade duplikat av individer i adressboken

Om ni är förbundsansvariga så kan ni söka efter duplikat av individer som skapats i samband med importen genom verktyget ”Admin > Adressbok > Hitta duplikat”. Exempelvis kan ni där söka efter alla personer med anknytning till ert förbund som har samma namn och som har ändrats sista dygnet.

Kontrollera antal startande per tävlingsklass

Genom att granska översikten över de ingående klasserna i en tävling kan man där snabbt se om antalet startande lag per klass stämmer överens mellan listan och resultatet efter importen.

Förkortningar i resultatlistor

De förkortningar som finns på resultatlistorna för olika klubbar och skolor är inte alltid konsekventa och det finns till och med vissa förkortningar som används av flera organisationer, t ex används förkortningen ”ND” för såväl ”Norrskensdansarna” och ”Nerikes Dansskola”. Därför måste ibland vissa förkortningar justeras innan resultatlistan kan importeras till Dans.se.

Innan importen kan det därför hända att vissa förkortningar måste justeras.

Dansklubbar med flera förkortningar. Använd endast den primära

Klubbens namnPrimär förkortningAlternativ förkortningNotering
Dansklubben MälarbuggarnaDKMDKMÄL 
Dansklubben ImpetusIMPEDKI, DK IMPE 
Mölndals DanssportklubbMÖLDKMÖLNDK, DK Möndal 
Klubb DansantKDANSDansantUpphört
Dansklubben WoodpeckerDKWWoodpUpphört
    
Skolor med flera förkortningar. Använd endast den primära
Skolans namnPrimär förkortningAlternativ förkortningNotering
Ackes dansskolaADACKES 
SinclairsSINCLAIRSDDG 
    
Förkortningar i konflikt. Ändra helst skolans förkortning innan import
FörkortningDansklubbDansskolaNy
NSNorrskensdansarnaNerikes DansinstitutNS_SDR
    

Efterkontroller och resultatrapportering

Eftersom resultat kan läggas in i Mina Aktiviteter på olika sätt kan även formerna för återrapporteringen till förbundskansliet variera. Om ni mejlar en fil för import till kansliet så berättar kansliet om de behöver något mer från er.

Om ni själva importerar eller matar in alla resultat så behöver ni, när ni är klara och har kontrollerat att allt stämmer, skicka ett mejl till förbundskansliet och berätta det.

En efter efter avslutad tävling låser sig tävlingen för vidare redigering för andra än de som är centralt tävlingsansvariga varför ni inte bör dröja med att färdigställa resultatlistan.

Lägga in alla tävlingsresultat

Är det en mindre tävling med bara något tiotal starter så är det enklast att mata in resultaten för hand via resultatlistan i Mina Aktiviteter . Det gör ni på samma sätt som ni redigerar tävlingsanmälningarna innan start.

Handledning: Redigera anmälningar

Är det däremot en större tävling med flera hundra resultat som skall läggas in, eller om ni har väldigt många par/trior som startat som inte finns med på anmälningslistan i Mina Aktiviteter , så är det snabbare att använda importfunktionen.

Handledning: Importera resultat

Kontrollera antal startande per klass

Innan ni är klara med resultatrapporteringen måste ni kontrollera att den manuellt justerbara siffran för antalet startande per klass stämmer med de antal som startande som registrerats i Mina Aktiviteter för den aktuella klassen. Det gör ni enklast via länken ”Redigera klasser” som ni hittar på tävlingsöversikten. När siffrorna stämmer skall ni ha gröna bockar på samtliga klasser. Om det inte matchar så behöver ni antingen komplettera resultatlistan eller justera siffran för antalet startande i klassen.

Besvara kontrollantrapporten

  1. Kontrollera med förbundet att du är inlagd som tävlingsfunktionär på tävlingen
  2. Logga in till förbundet inom vilken tävlingen genomförs
  3. Välj aktuell tävling direkt på startsidan
  4. Klicka på ”Besvara tävlingsrapport” på tävlingens översiktssida.

Rapporten kan endast besvaras en gång.

Tävlingshandledning för förbundsansvariga

Merparten av informationen i tävlingshandledningen som riktar sig till kanslipersonal och andra förbundsansvariga hittar ni genom att följa länkarna längst ner på sidan.

Kontakt och support för förbundsansvariga

Har ni frågor, behov av utbildning eller annan hjälp är ni välkomna att kontakta oss på CogWork AB som jobbar med utveckling och support av Mina Aktiviteter.

E-post: info@cogwork.se
Telefon: 018-24 55 52

Ansvarsområden

Kanslipersonal och andra förbundsansvariga är huvudadministratörer tävlingsmodulen. Ansvarsområdena är bland annat att:

  • Lägga upp kommande tävlingar, ingående klasser och ansvariga funktionärer
  • Vid behov importera resultatlistor och datafiler efter genomförda tävlingar
  • Handlägga tävlingslicenser och vårda registret över licensierade individer
  • Lägga upp och ändra tävlingsklasser och de regler som styr klasstillhörighet
  • Vara förstahandssupport för tävlingsmodulen till medlemsorganisationer och tävlingsfunktionärer

Hantera medlemsorganisationer

Korrigera namn och förkortningar i tävlingssammanhang

Förbudsadministratiörer kan själva ändra vilket namn och förkortning för medlemsorgansiationerna ska visas i samband på exempelvis resultatlistor.

  1. Gå till sidan  Admin > Adressbok > Organisationer
  2. Välj ”Relation: Underordnad”. Markera ”Redigerbara fält”, ”Namn, tävling” och ”Förkortning tävling”. Klicka på ”Sök”.
  3. Kontrollera och korrigera. Klicka på ”Spara data” underst i tabellen.
  4. Kontrollera att det inte finns fler organsiationer som behöver korrigeras men som inte visades på första sidan.

Behörigheter inom tävlingsmodulen

Åtkomsten till tävlingsinformation och möjlighet att ändra den styrs av grundläggande behörigheter, grupptillhörigheter och roller på enskilda aktiviteter.

Innehåll på denna sida

Användarroller

Centrala tävlingsadministratörer inom förbundet

Kanslipersonal och andra som skall administrera förbundets tävlingsverksamhet kan ges den behörighet de behöver på två sätt:

  • Tilldelas generell behörighet som minst personal/funktionär och adderas till gruppen ”Tävling, förbundsansvariga”.
  • Tilldelas maximal generell behörighet inom förbundet (Lokalt ansvariga).

Tävlingsledare och tävlingsorganisatörer

Tävlingsledare och tävlingsorganisatörer måste först adderas till gruppen ”Tävlings, förbundsfunktionärer” och sedan läggas upp som tävlingsledare/tävlingsorganisatör på den enskilda tävlingen.

Mer information finns i avsnittet Skapa/ändra tävling.

Behörigheten på enskilda tävlingar är tidsbegränsad och tillgängliga funktioner reduceras i flera omgångar efter att tävlingen genomförts.

Godkänna licensansökningar från klubbarna

Vilka personer har rätt att godkänna licenser från förbundet?

Licenser kan godkännas från förbundet av alla som i Mina Aktiviteter är inloggade hos förbundet och som tillhör gruppen ”Tävlingsansvariga”. Administratörer inom förbundet kan lägga till och ta bort personer från denna grupp.

Invänta signering av klubbansvariga samt fullbetalning innan godkännande

Godkännandet från förbundet talar om att licensen kan användas på tävling. Detta oavsett om den är betald eller inte. Om förbundet inte utnyttjar automatisk avprickning av licensavgifter är det möjligt att i ett och samma steg både markera licens som betald och godkänd.

Tänk på att ni måste bocka för ”Per licens” innan ni godkänner licensansökningar.

Tilldelning av licensnummer

När en licens förnyas tilldelas den nya preliminära licens automatiskt samma licensnummer som den senaste licensen. Om en licens som godkänns av förbundsansvariga saknar licensnummer så tilldelas detta automatiskt till nästa lediga löpnummer. Vid behov kan även licensnummer specificeras manuellt.

Godkänn signerade och betalda licensansökningar från klubbarna

Lägga till och redigera dispenser och justeringar för individer och lag

Dispenser och justeringar kan läggas till och redigeras av alla som i Mina Aktiviteter är uppsatta som medlemmar av gruppen ”Tävling, förbundsadministratörer”.

Skillnaden mellan dispens och manuell justering

Rent tekniskt fungerar dispenser och manuella justeringar på exakt samma sätt. För att underlätta sökbarhet och systemunderhåll är det dock viktigt att särskilja de båda typerna.

Dispens innebär inom systemet att förbundsansvariga har tagit ett aktivt och formellt beslut att flytta tävlande till ny regelgrupp/klass. För att det skall anses som en dispens skall det också finnas en beslutsrätt på förbundsnivå. Om reglementet säger att det måste ske eller att den tävlande har rätt att välja själv så betraktas det inte som en dispens.

Manuell justering är när en användare, t ex från förbundet, manuellt lagt in information om regelgrupps- eller klasstillhörighet utan att de grundar sig på en dispens eller möjlighet till ett fritt val. Manuella justeringar krävs dels för att lägga in ingångsdata då systemet går igång, dels om alla delar av reglementet inte hanteras korrekt eller fullt ut av systemet.

Eget val innebär att de tävlande haft möjlighet att själva välja och att så har skett.

Regelgruppsförändring på individnivå

Plocka upp översikten för den enskilda individen. Det kan ni exempelvis göra genom att söka efter individens namn i sökrutan uppe till höger eller alternativt via listan över alla licensinnehavare på sidan Start > Tävling > Licensierade individer.

På tävlingsöversikten för den enskilda individen klickar ni på ”Lägg till manuell justering” och fyller i aktuella uppgifter. Till skillnad mot automatiskt beräknade regelgruppsförändringar så kan manuellt inlagda poster både redigeras och helt tas bort av förbundsansvariga.

I tabellen över alla regelgruppsförändringar så visar kolumnerna ”Tävling” och ”Tävlande” bakgrunden till regelgruppsförändringen.

Klassförändring för ett enskilt lag

Fungerar på motsvarande sätt som regelgruppsförändringar fast för specifika par, trior och lag etc.

Observera att dispenser normalt avser primärt individer snarare än ett specifikt lag och därför skall läggas in som regelgruppsförändringar på en eller fler personer i det aktuella laget.

Lägga till och redigera tävlingar

I Mina Aktiviteter är det endast kansliet och andra huvudansvariga för förbundets tävlingsverksamhet som kan lägga till nya tävlingar och specificera vilka klasser som skall ingå i tävlingen. Denna handledning fokuserar på de delar som endast förbundsansvariga kan och måste göra. De delar som både förbundsansvariga och tävlingsorganisatörer kan göra hittar ni beskrivet i handledningen för tävlingsorganisatörer.

Lägg till ny tävling i Mina Aktiviteter

Registrera ny tävling

Gå till sidan Start > Tävling > Alla tävlingar och kontrollera om tävlingen redan finns registrerad sedan tidigare. Finns den inte det så klicka på länken ”Ny tävling”.

Basfakta

Fyll i fälten för tävlingens namn, datum, ort och startavgift.

Tävlingsform

I normalfallet är tävlingsformen given.

Om tävlingen innehåller klasser som normalt ger UP, ranking etc. men som på denna tävling inte på något sätt skall påverka parens övriga tävlande skall tävlingsformen anges som ”Sluten tävling” eller lägre. Då kommer inga poäng, prickar eller liknande att beräknas eller delas ut.

Sista datum för preliminäranmälan för tävlande

Det sista datumet som enskilda tävlande själva kan registrera preliminäranmälningar via Mina Aktiviteter. Om fältet lämnas blankt sätts det automatiskt till sju dagar innan anmälan senast skall vara tävlingsorganisatören tillhanda

Sista anmälningsdatum för klubbansvariga

Det datum som traditionellt visas som sista anmälningsdatum på pappersinbjudan.

Sista datum för efteranmälan

Lämnas vanligtvis blankt och läggs in av tävlingsorganisatören om de vill öppna för efteranmälan via Mina Aktiviteter .

Tillåt engångslicens

Om förbundet tillåter engånglicenser så kan ni på enskilda tävlingar välja att erbjuda engångslicenser till de tävlande. I så fall tävlar de utan koppling till någon klubb/skola och ni som arrangör måste själva ansvara för att de får all information de behöver.

För att aktivera engångslicenser bockar ni i kryssrutan för det.

Antal dagar tävlingsarrangören kan uppdatera tävlingsinformation och resultat

Via inställningen ”Rapporttid” styr förbundet hur länge arrangören behåller sin fulla behörighet för tävlingen. Efter att tiden löpt ut kan inte arrangören själv längre lägga till dokument eller uppdatera resultat. Behörigheten för förbundets huvudansvariga påverkas däremot inte av rapporttiden.

Beskrivning och övriga fält

Ingressen eller beskrivningen bör inkludera de uppgifter som finns i tävlingsinbjudan men som det saknas specialiserade fält för bland tävlingsinställningarna, exempelvis bankgironummer för inbetalning av startavgift. I övrigt hittar ni mer information om dessa fält i handledningen för tävlingsorganisatörer:

Handledning för tävlingsorganisatörer om att redigera tävlingsinformation

Lägg till och redigera ingående tävlingsklasser

Koppla tävlingsklasser till tävlingen

När basfakta finns inlagda och ni har tävlingen framme så klickar ni på ”Lägg till klasser” nertill i högermenyn. Där bockar ni för aktuella klasser i matrisen och klickar på ”Spara nya klasser”.

Ställ in preliminär startordning på klasserna

Efter att ni lagt till alla klasserna så öppnar ni sidan ”Redigera klasser” och klickar på länken ”Återställ sorteringsordning för tävlingsklasser enligt standard”. Då sorteras klasserna i den ordning som de brukar starta i. Tävlingsorganisatören kan sedan finjustera vid behov.

Lägger ni till fler klasser innan det att tävlingsorganisatören börjat arbeta med tävlingen kan ni med fördel återställ startordningen till standard så att de ny tillagda klasserna sorteras in enligt standard. Om organisatören själv börjat finjustera startordningen är det däremot inte lämpligt att återställa startordningen eftersom den justering av startordningen som organisatören då lagt in helt försvinner.

Markera rankingklasser

Markera klasserna i tabellen med ingående klasser, välj ”Med markerade: Markera som rankinggrundande” och klicka på ”Verkställ”.

Ångra och radera

Öppna sidan ”Redigera klasser”, markera en eller flera klasser som blivit fel, välj ”Med markerade: Radera tävlingsklass” och klicka på ”Verkställ”. Observera att tävlingsklasser där det redan finns anmälningar registrerade inte kan tas bort utan att anmälningarna först tas bort.

Flytta många anmälningar till ny klass

Ibland inser man först efter att en klass redan har en stor mängd anmälningar att det hade varit lämpligare att använda en annan klass, t ex en X-klass istället för en reguljär klass. I så fall så börja med att lägga till den nya klassen. Gå sedan till anmälnings- eller resultatlistan för tävlingen och filtrera ut en specifik klass eller gren. Markera sedan alla som skall flyttas till ny klass, t ex genom att klicka på ”Markera alla”, och välj sedan under ”Med markerade” att flytta dem till nya klassen.

Koppla tävlingsorganisatörer till tävlingen

För att tävlingsledare och andra tävlingsorganisatörer skall kunna komma åt att redigera och plocka ut det de behöver i samband med tävlingen måste de först finnas med i gruppen ”Tävlingsfunktionärer” och sedan läggas till som tävlingsorganisatörer på den enskilda tävlingen. Endast förbundets tävlingsansvariga kan lägga upp nya tävlingsorganisatörer men det finns ingen begränsning på hur många tävlingsorganisatörer som kan knytas till en tävling.

Lägga till en person i gruppen Tävlingsfunktionärer

  1. Sök upp personen i adressboken via sökrutan. Finns inte personen inlagd så lägg till personen genom att i adressboken klicka på ”Ny person”. Namn och e-post måste alltid finnas för att inloggningsnyckel skall kunna skickas men även fullständigt personnummer och fler kontaktuppgifter är önskvärt.
  2. På personöversikten under grupptillhörigheter väljer ni ”Lägg till i grupp: Tävlingsfunktionärer” och klickar på spara.
  3. Om personen inte redan har ett konto i Mina Aktiviteter klickar ni i högermenyn på länken ”Skicka inloggningsuppgifter”.

Lägga till en eller flera tävlingsfunktionärer som tävlingsledare eller tävlingsorganisatörer på tävlingen

Gå till översiktssidan för tävlingen. Invid ”Lägg till ny tävlingsfunktionär” så väjer ni roll och person och klickar på ”Spara”. Detta kan ni upprepa flera gånger om det är flera tävlingsorganisatörer på samma tävling.

Lägg till domare

För att kunna läggas till som domare på en tävling måste individen först finnas med i gruppen ”Tävlingsdomare” inom det förbund som tävlingen genomförs.

Lägga till en person i gruppen Tävlingsdomare

  1. Sök upp personen i adressboken via sökrutan. Finns inte personen så lägg till denne genom att i adressboken klicka på ”Ny person”. Namn och e-post måste alltid finnas för att inloggningsnyckel skall kunna skickas men även fullständigt personnummer och fler kontaktuppgifter är önskvärt.
  2. På personöversikten under grupptillhörigheter väljer ni ”Lägg till i grupp: Tävlingsdomare” och klickar på spara.

Lägga till en eller flera tävlingsdomare för tävlingen

Gå till översiktssidan för tävlingen. Invid ”Lägg till ny domare” så väjer ni bokstavsbeteckning och person och klickar på ”Spara”. Detta kan ni upprepa flera gånger om det är flera domare på samma tävling.

Hantera resultatlistor

Resultatet bör i helst matas in eller importeras av tävlingsarrangören under tävlingsdagen. Under avdelningen För organisatörer hittar ni den detaljerade handledningen Importera start- och resultatlistor. Ibland kan dock kansliet behöva importera resultatlistor som tillhandahållits av tävlingsarrangören.

Import av datafil

Mängden arbete som krävs för att importera och efterarbeta en resultatlista varierar väldigt mycket beroende på datafilens utformning. Om filen från början har exporterats från Mina Aktiviteter, eller har samma uppställning, kan den normalt importeras tillbaka till systemet utan någon som helst vidare modifiering. Tomma rader eller rader med för importen irrelevant information kommer att ignoreras. Eventuell text på förstasidan mm kan därför lämnas kvar vid importen.

Steg 1. Kontrollera filformatet och konvertera vid behov

Det underlättar om ni i inställningarna i ert eget operativsystem väljer att visa filändelser även för kända filtyper eftersom det då är mycket lättare att se vilket filformat filen har.

Observera att filändelsen som styr vilken ikon filen får och med vilket program den öppnas inte alltid stämmer med det verkliga filformatet.

Om ni fått en textfil med filändelsen .txt eller en CSV-fil med filändelsen .csv eller en Excel fil så behöver ni inte göra nåt mera innan ni granskar den i Mina Aktiviteter.

Har ni fått en Word-fil (med filändelsen .doc eller .docx) eller en PDF-fil (med filändelsen .pdf) så krävs det mer jobb. Be i första hand arrangören tillhanda hålla en ny fil i Excel- eller CSV-format. Om det inte är möjligt så måste filen konverteras. Beroende på filformatet och filens struktur kan konverteringen vara relativt enkel men i vissa fall kan det kräva en påtaglig arbetsinsats.

Steg 2. Förhandsgranska datafilen i Mina Aktiviteter

  1. Gå till översikten över den enskilda tävlingen. Det kan ni göra via webbsidan Alla tävlingar
  2. Nertill i högermenyn klickar ni på ”Importera data”
  3. På sidan med importinställningar fyller ni i aktuella uppgifter. Är det en CSV-fil skapad via Excel på en Windows-maskin så testa med ”Teckenkodning: Windows”, ”Fält avskiljs med: Semikolon” och ”Fält omsluts av: Citattecken”.
  4. Välj vilken datafil som senare skall importeras och klicka på knappen ”Granska”. Inga data kommer att ändras eller sparas då ni bara granskar filen. Kontrollera att alla tecken är läsbara och att kolumnrubriker och datainnehåll i kolumnerna matchar. Verkar det finnas fel så gå tillbaka till orginalfilen och korrigera och granska på nytt

Steg 3. Importera datafilen

Gå tillbaka till importsidan. Om ni känner er osäkra på om filen är korrekt kan ni begränsa antalet max importerade resultat till ett eller två för att börja med en mindre import. Klicka sedan på ”Importera” istället för ”Granska”.

När ni importerar visas längst till höger eventuella varningar och noteringar i samband med importen. Ni hittar också länkar till relaterade data. Låt gärna sidan/fliken med importresultatet vara kvar ända till ni är helt klara med alla slutkontroller. För att använda länkarna på sidan utan att ta bort sidan så kan ni kontrollklicka på länkarna så att de öppnas i nya flikar.

Övrigt

Ångra en felaktig import

Det finns inget sätt att ångra importen i sin helhet. Däremot kan man via resultatlistan i Mina Aktiviteter nollställa startnummer, placering och uppflyttningspoäng genom att visa alla rader, välja ”Markera alla” och i i åtgärdslistan välja att nolla önskade värden.

Tävlande, obekräftade licenser, par och lag som eventuellt nyregistrerats vid importen går däremot inte att ta bort i klump.

Importera helst resultatlistor från olika tävlingar i kronologisk ordning

Tekniskt sett spelar det ingen roll i vilken ordning som olika resultatlistor importeras. Däremot kan man ju aldrig med säkerhet säga om ett lag tävlat i rätt klass om man inte känner till all historik fram och med tävlingsdagen. Det är därför en fördel att importera och kontrollera tävlingsresultat i kronologisk ordning.

Diskvalificeringar av tävlande

Se handledningen för organisatörer om att redigera anmälningar och resultat

Administrera klasser

Tävling > Statistik & verktyg > Klasser

Ändra klasstillhörighet för många tävlande

Om ni samtidigt vill flytta ett stort antal tävlande till en viss klass inom samma gren kan ni göra detta direkt ifrån listan över tävlande.

Tävling > Singel, par, trior & lag

  1. Skriv den nuvarande klassens förkortning i rutan ”Klass”
  2. Bocka ur ”Aktiva” om ni vill ha med alla
  3. Under fliken Detaljerad sökning fyller ni i datumet flytten skall ske i rutan ”Datum”
  4. Klicka på ”Sök”
  5. Markera i listan de ni vill flytta till ny klass
  6. I underkanten av listan väljer ni ”Med markerade: Ändra klasstillhörighet”
  7. I de nya fälten väljer ni ny klass, min- och max antal UP efter flytt mm och klickar på ”Verkställ”

UP/prickar anger ni som ett intervall med ett min- och ett maxvärde. Om individen/paret/gruppen redan tidigare har ett antal ackumulerade UP/prickar inom grenen följer detta med till nya klassen förutsatt att det ligger inom min- och maxgränserna.

Tidsbegränsade klassinställningar

Vissa inställningar inom en klass kan ändras utan att klassen i sin helhet behöver omskapas. Syftet är att slippa stänga och öppna klasser lika ofta som man annars skulle behöva.

Om inget slutdatum anges och inga efterföljande tidsbegränsade villkor läggs till så gäller villkoret tills vidare.

Eftersom slut- och startdatum kan trigga automatiska omplaceringar av klasstillhörigheter kan ni ändå behöva lägga upp nya separata tidsbegränsade villkor varje år även om de är identiska med tidigare år.

Återanvänd inte gamla tidsbegränsade villkor utan skapa istället nya villkor. Tar ni bort ett äldre tidsbegränsat villkor tar ni även bort möjligheten för systemet att veta om en tidigare klassförflyttning var korrekt. I värsta fall kommer systemet att felaktigt ta bort gamla men korrekta automatiskt genererade klassförflyttningar beroende på att de inte längre matchar de kvarvarande tidsbegränsade klassinställningarna.

Observera att det finns en knapp för att duplicera tidsbegränsade villkor från ett år till ett annat så att det går snabbt att kopiera villkoren från ett år till ett annat.

Inställningar för automatisk uppflytt från A- till S-klasser baserat på seednings- och placeringspoäng

  1. Kontrollera att A-klassen har S-klassen som nästa högre klass
  2. Lägg till tidsbegränsade klassvillkor från 1/7 till 30/6 nästkommande år med nödvändiga SP och PP.
  3. Flytta ner alla par som inte skall vara kvar i S-klass enligt instruktionen här ovanför. Nedflyttningsdatum sätts lämpligen till den 30/6.

Uppdatera rankinglistor

Uppdatering av rankinglistor sker inte automatiskt utan de måste triggas manuellt vilket görs från sidan Administrera rankinglistor. Innan en rankinglista kan uppdateras måste alla relevanta resultat ha registrerats. Dessutom måste alla tidigare rankinglistor som påverkar den nya rankingen redan vara uppdaterade.

Rankinglistorna beräknas av systemet utifrån registrerade resultat på rankingtävlingar och tävlingar som kan ge rankingkompensation. Det är därför essentiellt att alla tävlingar som påverkar rankingen är korrekt registrerade och att resultaten uppdaterade. Klasser på GP-tävlingar som skall vara rankinggrundande i systemet vara markerade som rankingklasser. Detta görs genom att plocka upp tävlingsöversikten, välja ”Redigera klasser”, markera rankingklasser i listan och välja ”Med markerade: Markera som rankingklass”.

Rankinglistor kan tas bort och uppdateras efter behov. Observera att uppdatering av en rankinglista INTE att automatiskt uppdaterar efterföljande rankinglistor som beror av den uppdaterade rankinglistan. Det är därför essentiellt att om en rankinglista ändras så måste även uppdatering av alla efterföljande rankinglistor som påverkas triggas manuellt. Detta gäller även om datum för efterföljande rankingtävling ändras.

Så fungerar rankinglistorna

Rankinglistorna beräknas av systemet men förbundsadministratörer måste manuellt tala om för systemet när det är klart att uppdatera rankingen efter en tävling.

I teknisk bemärkelse finns inga hela rankinglistor sparade i databasen utan endast en massa databasposter som talar om vilken ranking ett visst lag har mellan två specificerade tidpunkter. Sedan kan man välja att kika på aktuell ranking vid en godtycklig tidpunkt varpå systemet plockar fram för den tidpunkten aktuella rankingposter. Att man i listan kan välja att se ranking efter vissa namngivna tävlingar är endast för att underlätta att hitta relevanta datum.

Skapa och uppdatera separata rankingklasser

Det är inte alltid självklart vilka tävlingsklasser som skall inkluderas i en rankingklass. Exempelvis kan åldersindelning skilja sig åt mellan reguljära tävlingar och mästerskapstävlingar. Därför definieras alla rankingklasser explicit och sedan kopplas varje potentiell rankinggrundande klass till en specifik rankingklass. Observera att en rankinggrundande tävlingsklass och en rankingklass i detta sammanhang är två helt olika saker. Även om man brukar prata om att vissa tävlingsklasser är rankingklasser så är det aldrig så i systemet.

Visa alla rankingklasser

Skapa rankingklasser

Rankingklasser kan skapas manuellt men det enklaste är att låta systemet skapa rankingklasser baserat på tävlingsklasserna. Det görs från listan över tävlingsklasser på sidan Klasser.

Klicka på Visa-fliken och välj att visa rankingsklasser. Markera sedan alla klasser som potentiellt kan vara rankinggrundande men som saknar rankingklass. Det gör inget om ni markerar fler klasser än nödvändigt eller markerar de som redan har en rankingklass tilldelad. Välj sedan ”Med markerade: Skapa saknade rankingklasser” och klicka på Verkställ.

Markera vilka tävlingsklasser som vanligtvis är rankinggrundande

I listan över tävlingsklasser så markerar ni vilka tävlingsklasser som vanligtvis är rankinggrundande och väljer ”Med markerade: Är rankinggrundande”.

Justera på enskilda tävlingar vilka tävlingsklasser som skall rankinggrundande

På enskilda tävlingar behöver inte en tävlingsklass ligga till grund för rankingen även fast tävlingsklassen vanligtvis är rankinggrundande och tävlingen är en rankingtävling. Läs mer om detta i handledning om hur enskilda tävlingar hanteras.

Lägga till kontrollantrapport

Skapa formuläret

  1. Logga in till förbundet och öppna sidan Admin > Övrigt > Frågeformulär
  2. Skapa ett nytt formulär med ”Huvudsakligt ändamål: Aktivitetsrapport”.
  3. Lägg in alla frågor och svarsalternativ
  4. Vi behov kan ni översätta samma formulär till flera olika språk

Koppla formuläret till aktuella tävlingar

  1. Öppna listan med alla tävlingar
  2. Plocka fram ”Formulär” under Visa-fliken
  3. Markera alla tävlingar som skall ha rapporten och välj ”Med markerade: Koppla kontrollantrapport”

Besvara kontrollantrapporten

  1. Kontrollera att tävlingskontrollanterna finns inlagda i tävlingsfunktionärsgruppen i systemet
  2. Lägg upp tävlingskontrollanterna som funktionärer på sina tävlingar
  3. Skicka inloggningsnycklar till tävlingskontrollanter som saknar inloggning
  4. Hänvisa kontrollanterna till Handledning > Tävling > Arrangör > Kontrollantrapport

Internationella tävlingar och tävlande utifrån

Svenskspråkiga deltagare på nationella tävlingar

Tävlande från andra förbund som startar på nationella tävlingar representerar sin lokala klubb eller skola. Licensen skall vara utfärdad från det förbund som klubben/skolan tillhör, exempelvis Norges Danseforbund.

Förbund och klubb måste finnas korrekt upplagda med ansvariga funktionärer

Om inte både förbund och klubb finns korrekt upplagda och kopplade i systemet måste detta göras först.

Inom den lokala klubben/skolan måste det utses en eller fler administratörer och tävlingsansvariga. Dessa måste också få inloggningsnycklar utskickade. Om de tävlande är vuxna så kan de mycket väl också själva vara administratörer och tävlingsansvariga inom sin egen klubb.

Om det andra förbundet inte nyttjar tävlingssystemet kan istället personal/funktionärer inom det egna förbundet få inloggning som administratörer och tävlingsansvariga inom det andra förbundet så att de kan göra det som det andra förbundet annars skulle ha gjort själva.

Vänligen kontakta central systemsupport för att lägga upp nya organisationer och administratörer/ansvariga inom dessa.

Licenshantering

Sker på motsvarande sätt som för klubbar/skolor inom det egna förbundet. Komplettera gärna med korrekt licensnummer inom det externa förbundet.

Tänk på att någon behöver logga in till det externa förbundet och godkänna licenserna från förbundshåll. Är ni själva upplagda som administratörer inom flera olika organisationer så var alltid noga med vilken organisation ni är inloggad till.

Tävlingsanmälningar

Förutsatt att de tävlande förstår svenska så kan anmälningar hanteras på samma sätt som för tävlande från klubbar inom det egna förbundet. Förutsatt att det tävlande har godkända licenser och möjlighet att anmäla och godkänna klubbens anmälningar behöver förbundet inte göra något i samband med enskilda tävlingsanmälningar till nationella tävlingar.

Internationella tävlingar

På exempelvis världscuptävlingar sanktionerade av som exempel WRRC så representerar de tävlande sitt nationella förbund vilken i detta sammanhang blir deras ”lokala klubb”. Licensutfärdande förbund blir WRRC och licensen bör kompletteras med licensnumret från WRRC. Även tävlande från det egna nationella förbundet skall få en ny licens utfärdad av det internationella förbundet då de deltar i internationella tävlingar.

I detta fall blir det alltså de som är tävlingsansvariga inom det nationella förbundet som skall signera alla enskilda tävlingsanmälningarna från dem som representerar förbundet.

Anpassa

Ni kan själva göra en del anpassningar av systemet, t ex vilken information

Länka till klassiska resultatlistor

Resultatlistorna innehåller alla data som klassiska resultatlistor innehåller förutsatt att tävlingsledare, domare mm är inlagda. Vill ni skapa PDF:er för arkivering på annat ställe så kan ni exempelvis använda utskriftsfunktionen i webbläsaren Google Chrome där ni enkelt kan spara som PDF.

Ändra informationstexter vid ansökan eller signering av licens

Gå till sidan Admin > Inställningar > Texter och innehåll. Där kan ni välja att redigera befintligt innehåll eller addera nytt.

Anpassad text till tävlingsansvariga inom klubbar vid signering av ansökningar

Om det sedan tidigare finns inlagt ett innehållsblock med funktionen ”Licensvillkor till klubb” så plockar ni upp denna för redigering. Finns det inte det så välj ”Skapa nytt innehåll”.

Anpassad text till tävlande (licenstagare) eller deras målsmän vid ansökan till klubb

Om det sedan tidigare finns inlagt ett innehållsblock med funktionen ”Licensvillkor till tävlande” så plockar ni upp denna för redigering. Finns det inte det så välj ”Skapa nytt innehåll”.

Integrera med externa webbplatser och tjänster

I verksamhetssystemet Mina Aktiviteter går det smidigt att importera och exportera data som exempel medlemsregister och bokföringsdata. Det går även att exportera data till externa system som IdrottOnline. Det finns även ett API för att hämta och addera data till verksamhetssystemet. Det går att även att integrera er e-posthantering med Mina Aktiviteter.

Ni kan visa aktiviteter och annan information direkt på er egen webbplats. Till exempel via vårt WordPress tillägg, JavaScript kod eller RSS-flöde. Vid visning på egen webbsida går det att applicera egen grafisk profil och lägga till egen anpassat innehåll som egna bokningsvillkor och HTML kod till webbanmälan. Webbshoppen går även att integrera med Google Analytics,

Importera data

Det går enkelt att importera redan befintliga register, exempelvis kundregister, listor med aktiviteter och tävlingsdata. Om ni t ex väljer att importera befintliga medlemsregister från något år tillbaka i tiden kommer alla medlemskap som avser samma person att knytas till denne person i adressboken och finnas tillgängliga i historiken. Det går även att importera inloggningsuppgifter innehållande användarnamn och rättigheter inom den egna organisationen.

Några datalistor som är möjliga att importera är:

  • Adressbok/kundregister. Kan innehålla grupptillhörigheter, mm.
  • Medlemsförteckning. Även historiska uppgifter kan importeras.
  • Kontoplan. För betalningsuppföljning och bokföring. Vid behov även med ingående balanser.
  • Aktiviteter. Lista med tidigare och kommande aktiviteter.
  • Deltagare. Vilka som anmält sig till/deltagit i vilka aktiviteter.
  • Relaterade organisationer. För t ex moderbolag eller paraplyorganisationer.
  • Tävlingsdata. Hela resultatlistor, lag, tävlande, licenser mm identifieras/nyskapas automatiskt.

Sammanställning av underlag

För att avgöra vilka modifieringar som krävs inför en första import så är det bra om organisationen i tidigt skede tillhandahåller utdrag från befintliga adressböcker och andra register.  Om inga eller endast små modifieringar krävs fixas det i samband med importen.

För att snabba upp handläggning av importen kan det vara en fördel om den egna organisationen sammanställer alla register i Excel-filer där varje kolumn endast innehåller en typ av data. Exempelvis födelsedata i en kolumn, e-post i en annan kolumn osv.

Det underlättar om alla kolumner som skall importeras har en vettig kolumnrubrik men exakt vad rubriken är spelar mindre roll. Exempelvis tolkar systemet ”Ort”, ”Stad”, ”Postort”, ”Postal town” och ”City” som samma sak. Dessutom är importen självlärande så om ni eller någon annan av våra kundorganisationer tidigare har importerat data från samma datakälla så har systemet redan lärt sig hur det skall tolkas och hanteras.

Vid behov kan supporten även hjälpa till att iordningställa underlaget inför importen utifrån den egna organisationens befintliga register. Observera dock att det beroende på bland annat de befintliga registrens struktur, underhåll och storlek inte är säkert att den centrala supporten kan åta sig att göra detta kostnadsfritt.

Importförfarandet

Systemet accepterar bland annat Excel- (.xlxs och .xls), ODS-, CSV- och text-filer. Vid import av CSV- och text-filer fungerar de flesta vanligt förekommande teckenkodningar, t ex Unicode (UTF-8) och Windows (1252).

Även om själva importen är enkel så genomförs större importer med fördel av den centrala supporten för att undvika misstag som kan vara tidsödande att korrigera.

Förhandsgranskning och slutlig import

Själva importen sker stegvis och är smart och självlärande. Vanligtvis identifieras dokumenttyp, datatyp och tabellkolumner helt automatiskt.

Utnyttja gärna möjligheten i sista steget att endast importera en mindre delmängd.  Då kan ni kolla att allt verkar tolkas och läggas in korrekt innan ni importerar allt.

Import i flera omgångar

Det är fullt möjligt att göra kompletterande importer i efterhand. T ex kan man initialt importera aktuellt adress- och medlemsregister och senare komplettera med historiska data från tidigare medlemsperioder. En förutsättning för att kompletterande importer skall fungera utan allt för mycket jobb är dock att organisationen har god ordning på sina register, i detta fall på sina egna medlemsnummer.

Importverktyget (inloggning krävs)

Visa och länka till webbshoppen

När ni är inloggade till administrationsgränssnittet så finns där verktyg för att skapa länkar till webbshoppen och/eller presentera webbshoppen direkt på den egna webbplatsen.

När ni skickar meddelande via massutskicksmodulen finns även där verktyg för att inkludera personliga bokningslänkar till en eller flera aktiviteter/artiklar.

I vissa fall vill man dock skapa egna lösningar för att skicka besökare rakt in i webbshoppen där de är föridentifierade och aktiviteten/artikeln redan förvald. Hur ni kan göra det beskrivs på denna sida.

Url till webbshoppen

Webbadressen är exempelvis https://minaaktiviteter.se/shop/dktest/new där dktest byts ut till er egna organisationskod. Domänen minaaktiviteter.se kan även bytas fritt till idrott.se eller dans.se.

Skicka med parametrar

Enklast är vanligtvis att skicka med parametrar direkt i url:en, typ https://minaaktiviteter.se/shop/dktest/new?param1=foo1&param2=foo2. Systemet lyssnar dock även efter variabler skickade som POST.

Identifiera individen

För att identifiera en individ hänger ni på parametern keys=identifierare. Ni kan även peka ut flera individer samtidigt genom att skriva keys=identifierare1,identifierare2.

Identifierare kan exempelvis vara egna nycklar som ni själva kopplat till era medlemmar/kunder. En individ kan samtidigt ha flera nycklar kopplade till sig. Även personnummer fungerar som identifierare försutsatt att personnumret finns registrerat i systemet.

Ett sätt att skapa nycklar är att köpa in en bunt rfid-taggar eller plastkort med förskapad optisk kod. Sedan använder ni incheckningsfunktionen i systemet för att enkelt knyta rfid-taggen etc till en individ.

Hoppa rakt in på rätt aktivitet och sida i webbshoppen

Det lättaste är att ni plockar upp webbshoppen i det vanliga gränssnittet, väljer aktivitet fortsätter fram till den sida ni vill skall visas.

Om ni vill hoppa förbi infosidor och kravet på att bekräfta bokningsvillkor och GDPR-information så behöver ni haka på några fler parametrar.

info=0
termsAccepted=1
policyAccepted=1

Kolla att allt blir rätt med endast anropet

För att försäkra sig om att rätt webbsida med korrekt uppsnappad individ så öppna en webbsida i inkognitoläge och haka på parametern reset. Reset behöver inte ha nåt värde utan bara att paramern finns med i anropet räcker.

WordPress tillägg (plugin)

Ni kan automatiskt och snyggt visa innehåll från Mina Aktiviteter direkt på er egna webbplats. Vilket gör det enkelt för besökare till er webbplats att som exempel boka aktiviteter. Ni kan även låta era användare logga in med samma kontouppgifter i WordPress som de har valt vår tjänst.

Visa tilläggets presentation på WordPress.org

Guider som hjälper er att komma igång med WordPress

Installera och aktivera CogWork tillägget

  1. Logga in på er WordPress webbplats och gå till ”Tillägg” > ”Lägg till nytt”.
  2. Skriv in och sök efter CogWork och därefter installera och aktivera tillägget.
  3. Gå till ”Inställningar” > ”CogWork”
  4. Skriv in den organisationskod ni har i Mina Aktiviteter, Dans.se eller Idrott.se
  5. Välj den domän ni använder Mina Aktiviteter, Dans.se eller Idrott.se och klicka sedan på spara inställningarna.
  6. Klicka på Settings, fyll i er organisationskod.

Logga in i WordPress med samma användauppgifter

De användare hos er som är upplagda som huvudansvariga (normal 1-3 personer) kan alltid logga in till WordPress som administratörer med samma användarnamn och lösenord som de har i vår tjänst.

Ni kan även ge era övriga medarbetare, medlemmar och kunder möjlighet att logga in till WordPress med samma användarnamn och lösenord som de har valt i vår tjänst.

Vilka som kan logga in till WordPress via vår tjänst styr ni via grupper i adressboken. I inställningar för en grupp kan ni ge alla gruppmedlemmar en användarroll i WordPress. Om en enskild person tillhör flera grupper med olika WP-roller så får de WP-rollen med högst behörighet.

Förutom standardrollerna i WP finns även möjlighet att tilldela dem WP-rollen ”CwUser”. Det gör det möjligt för dem att logga in i WP men ger dem inte någon behörighet i WP. Ni kan dock genom egna tillägg i WP skapa era egna regler för vad personer ska få göra i WP när de är inloggade med rollen ”CwUser”.

Lägga till kortkod för att via innehåll från vår tjänst

Efter att tillägget är installerat och ni har ställt in inställningarna kan ni lägga till en kortkod/shortcode på valfri sida eller inlägg för att som exempel visa webbshoppen med aktiviteter och kurser. Där besökare direkt på er webbplats kan boka aktiviteterna. Om ni använder WordPress blockredigerare eller klassiska redigerare kan ni skapa kortkoden enligt nedanstående instruktioner utan att behöva skriva in koden manuellt.

Blockredigeraren (Gutenberg) i WordPress

Blockredigeraren (Gutenberg) är standard WordPress-redigeraren där innehållsblock används för att redigera sidor och inlägg. Efter att ni installerat vårt tillägg kan ni välja blocket CogWork för att skapa kortkoderna.

I det skapade blocket kan ni rullgardinslistan välja en kortkod som till exempel Shop för att visa kurser och andra aktiviteter. Om kortkoden skulle ha underval kommer de automatisk visas efter att nivalt kortkod. Som exempel att Shop har bland annat valen publik indelning och plats.

När ni gjort ditt val klickar ni på Skapa kortkod för att skapa koden. ni behöver sedan uppdatera/spara sidan för att ändringarna ska visas på sidan. När ni sparat en kod kan niklicka på Ändra kortkod för att byta eller ändra valen för kortkoden. Om du vill lägga till fler parametrar än de som finns att välja i blocket kan du använda kortkod blocket för att lägga in kortkoden manuellt. Hur då utformar kortkoden kan du läsa mer om under rubriken Lägg till kortkod manuellt. Till exempel om du vill visa aktiviteter från flera olika organisationer.

WordPress klassiska textredigerare

Om ni använder WordPress klassiska textredigerare istället för Gutenberg, finns det istället en knapp, [cw] över verktygsmenyn som ni kan använda för att lägga till kortkoden till en webbsida. Där ni har samma valmöjligheter att som exempel välja publika indelning och plats. Efter att ni valt en kortkod kan ni se den i textfältet och även redigera den och som exempel lägga till fler filtreringsalternativ. Se mer om det under rubriken Lägg till kortkod manuellt.

Elementor Page Builder

Vårt tillägg är kompatibelt med Elementor men det blir ingen förhandsvisning av som exempel en kurslista från Mina Aktiviteter i Page Buildern utan endast den inlagda kortkoden visas i redigeraren. Kortkoden läggs in manuellt enligt instruktionerna under nedanstående rubrik Lägg till kortkod manuellt.

Lägg till kortkod manuellt

Det går även att lägga in kortkoden manuellt om ni som exempel använder en annan redigerare än Gutenberg eller klassiska redigeraren i WordPress. Ni kan som exempel visa kurslistan genom att skriva in kortkoden [cw shop].

Om ni redigerar sidinnehållet i HTML-läge så omslut gärna shortcoden i ett div-block för att förhindra att WordPress automatiskt placerar shortcoden innanför p-taggar. Html-koden blir då <div>[cw shop]</div>.

Ni kan även haka på ett eller fler attribut, t ex [cw shop eventGroup=aktivitetsgruppkod searchForm=1] Om ni på samma webbplats administrerar aktiviteter från flera olika arrangörer kan ni använda anropet [cw shop org=organisationskod host=dans] för att styra från vilken organisation och server ni hämtar informationen.

Exempel på attribut till shortcoden [cw shop]

searchForm1/0Om sökformulär skall visas
eventGroupEgen kodBegränsa urvalet till en viss aktivitetsgrupp
instructorSöksträngNamn, personnr, e-post, db-id, key mm

Ni kan hitta fler kortkodern genom att gå till sidan Admin > Övrigt > Integration > Hämta innehåll (inlogging krävs), göra en sökning med de fält som finns där och sedan klicka på länksymbolen invid ”Sökvillkor”. Under rubriken ”Filterparametrar vid anrop från annan server/tjänst” hittar ni hur ni kan skapa samma filter via webbshoppen. Vissa sökningar funkar dock inte om ni inte samtidigt skickar med en api-nyckel. Ni kan exempelvis inte visa dolda aktiviteter utan tillräcklig behörighet.

Skärmdumpar

Lägg till tillägg sidan där ni söker efter CogWork..
Sök fram, installera och aktivera tillägget CogWork

Inställningssidan för CogWork plugin:et.
Inställningar för CogWork
Lägga till en shortcode med CogWork blocket
Infogning av en shortcode inuti en webbsida med gamla WordPress redigeraren.

Hur kurslistan visas på en webbplats

Visa anmälan mm på den egna webbplatsen

Ni kan automatiskt och snyggt visa innehåll från Mina Aktiviteter direkt på er egna webbplats. Vilket gör det enkelt för besökare till er webbplats att som exempel boka aktiviteter. På nedanstående sida i Mina Aktiviteter hittar ni er organisationskod och även länkar till bland annat webbshoppen och medlemsansökan för er organisation.

Admin > Övrigt > Integration

WordPress tillägg (plugin)

Om ni har en WordPress webbplats kan ni installera tillägg/pluginet CogWork för att integrera Mina Aktiviteter med er webbplats. Tillägget kan enkelt laddas ned genom att gå till ”Tillägg” > ”Lägg till nytt” i administrationsläget för er WordPress webbplats.

Efter att ni aktiverat tillägget och lagt till er organisationskod i inställningar för tillägget, kan ni som exempel visa webbshoppen genom kortkoden/shortcoden [cw shop] eller skapa en länk till medlemsansökan genom kortkoden [cw membership]. Det går även att skapa en kortkod för att som exempel visa aktiviteter som tillhör en specifik publik indelning. Efter att tillägget har aktiverats går det att välja blocket CogWork för att enkelt skapa kortkoden i WordPress-redigeraren.

Fördelen med WordPress tillägget är även att webbshoppen eller annat hämtat innehåll laddas samtidigt som övrigt av innehållet på webbsidan med hjälp av PHP kod. Vilket gör att de hämtade innehåll laddas snabbare och även att innehållet kommer att indexeras tillsammans med övriga innehållet på webbsidan i Google och andra sökmotorer.

Guide till WordPress tillägg

Hämta och visa data med JavaScript

Med JavaScript går det att som exempel lägga in webbshoppen så det går att boka aktiviteter direkt på er webbplats. Detta genom att lägga in en länk till JavaScript koden tillsammans med en eller flera länkar till webbshoppen på en webbsida. Där det går att lägga till paramateter till webbshop länken för att som filtrera och anpassa visningen av innehållet i webbshoppen.

Med kodgeneratorn i Mina Aktiviteter kan ni enkelt skapa den kompletta html koden för att innehållet. Till exempel att ni kan skapa en html kod för att enbart visa aktiviteter som tillhör en specifik publik indelning.

Mer information om att infoga innehåll och funktioner med JavaScript

Kodgenerator för webbanmälan (inloggning krävs)

Hämta en strukturerad datafil (xml)

Genom att hämta all information som ren XML kan ni själva strukturera om och presentera informationen på er egen webbplats precis som ni vill.

Mer info om hur du hämtar XML-data

Undvik att använda iframe

Ni bör undvika att använda iframe för att lägga in innehållet från Mina Aktiviteter då webbläsaren Safari inte alltid sparar informationen från en webbsida om webbsidan öppnas inuti en ram. Samtidigt ignoreras ibland instruktionen om att påbörja anmälningsflödet på en ny sida utanför ramen som sidan placerats i.

Mer info om problematiken hittar ni om ni googlar på
safari iframe session

Länkar till handledningen

Det går att anpassa länkarna ni lägger in på er webbsida till handledningen så att besökaren som klickar på länkarna får handledningen anpassat till en specifik domän. Så att det som exempel det står Dans.se i stället för Mina Aktiviteter i rubriker och texter i handledningen. Samt att även länkar går till Dans.se istället Mina Aktiviteter. Detta genom att lägga till en av dessa texter i i slutet av webbadressen.

?cwDomain=dans.se för Dans.se
?cwDomain=idrott.se för Idrott.se
?cwDomain=minaaktiviteter.se för Mina Aktiviteter

Som exempel: https://cogwork.se/handledning/integrera/visa-pa-egen-webbplats/?domain=dans.se.

Facebook

På er Facebooksida kan ni lägga till en bokningsknapp.

Länk till shoppen

Ni kan länka till en speciell bokningssida på er egen webbplats.

Alternativt kan ni skippa det steget och länka direkt till er shopsida hos oss. .

https://minaaktiviteter.se/exempelorg/shop/new

Ni kan alternativ lägga till en bli medlem knapp med denna länk.

https://minaaktiviteter.se//exempelorg/mship/

Där exempelorg i länkarna ovan byts ut mot er egen organisationskoden. På denna sida kan ni se både er organisationskod och länkarna till bland annat webbshoppen och medlemsansökan för er organisation.

Admin > Övrigt > Integration

Hur ni lägger in länken/knappen på Facebook

Facebooks manual

Bygga en egen CMS-plugin

Om ni använder en CMS som vi inte har någon färdig plugin till hjälper vi er gärna att bygga en ny plugin.

Via vårt API kan man inte bara hämta olika innehåll att visa för besökaren utan även hämta en rullgardinslista med olika typer av innehåll som det är möjligt att hämta. Rullgardinslistan hämtar sedan dynamiskt fortsatta inställningar kopplade till den valda innehållstypen. Det är därför möjligt att bygga en väldigt generisk plugin som inte ens behöver veta vilket innehåll som går att hämta utöver listan av möjligt innehåll.

Enklast är att hämta JSONP, JSON with Padding, data som innehåller färdig html-kod. JSONP-data behöver bäddas in i en JavaScript-funktion eftersom JavaScriptkod (till skillnad mot ren data) kan hämtas från externa domäner.

Exempel på innehåll i JSONP-format:

Länkar
https://minaaktiviteter.se/api/jsonp/?org=porscheklubben;contentType=contenttypes
https://minaaktiviteter.se/api/jsonp/?org=porscheklubben;contentType=shop

Webbanmälan på er webbplats med JavaScript

Ni kan smidigt integrera Mina Aktiviteter med er webbplats med hjälp av JavaScript. Detta genom att lägga in en html kod med länk till webbshoppen och en JavaScript kod på valfri sida på er webbplats. JavaScript koden gör att alla länkar med klassen cwLoadContent byts ut till innehållet på webbsidan som länken pekar på, det vill säga webbshoppen i Mina Aktiviteter. Vilket gör att det går att boka kurser och andra aktiviteter direkt på er webbplats.

Exempel på anrop till webbshoppen

<div>
<a class=”cwLoadContent” href=https://Mina Aktiviteter/exempelorg/shop/>
Boka aktiviteter och artiklar</a>
<script type=”text/javascript” src=”https://dans.se/api/init.js”></script>
</div>

Det går även att använda exempel koden ovan för att visa webbshoppen på er webbplats genom att byta ut exempelorg mot organisationskoden för er egen organisation. På sidan Integration i Mina Aktiviteter finns er organisationskod och även länkar till bland annat er organisations webbshop.

Skapa html koden i Mina Aktiviteter

Med kodgeneratorn i Mina Aktiviteter kan skapa html koden med länk till webbshoppen i Mina Aktiviteter med er organisationskod och hämtning av JavaScript kod. Där ni sedan kan kopiera den skapade koden och lägga in den på er webbplats.. Med kodgeneratorn kan ni även filtrerar och anpassa webbshoppen mer information finns under rubriken Filtrera och anpassa webbshoppen längre ner på sidan.

Admin & Aktiviteter & Inställningar & shop (inloggning krävs)

Medlemskapsansökan

Under webbshopinställningar, Aktiviteter > Inställningar & shop > Webbshopinställningar i Mina Aktiviteter, går det att välja att även medlemsansökan ska finnas med i webbshopen. Det går även att använda nedanstående HTML-kod för att generera en separat länk till medlemsansökan. Där exempelorg i koden byts ut mot er organisations organisationskod.

<a href=”https:/Mina Aktiviteter/exempelorg/mship/” target=”_blank” onclick=”window.open(’ https:///Mina Aktiviteter/exempelorg/mship/’); return false;” rel=”noopener noreferrer”>Bli medlem</a>

Orsaken till att JavaScript används för att öppna länken i ett nytt fönster är att fönstret då också kan stängas med JavaScript när medlemsanmälan är slutförd. Funkar inte JavaScript eller onclick blir den enda skillnaden att anmälningsfönstret inte stängs automatiskt då anmälan är slutförd.

Filtrera och anpassa webbshoppen

Det går att lägga till parametern till länken till webbshoppen för att filtrera och anpassa resultaten. Där det även går att skapa länken genom att använda sig av kodgeneratorn i Mina Aktiviteter. Det går även att lägga till flera parameter där man skiljer dem åt med ett semikolon. Till exempel denna kod där man valt att visa enbart aktiviteter som tillhör den publika indelningen bugg och där man även väljer att inte visa instruktörer.

Exempel på anrop till webbshoppen med filter och anpassning

<div>
<a class=”cwLoadContent” href=”https://Mina Aktiviteter/exempelorg/shop/?eventGroup1=bugg;showInstructors=0″>
Boka aktiviteter och artiklar</a>
<script type=”text/javascript” src=”https://dans.se/api/init.js”></script>
</div>

Begränsa till en viss publik indelning

På sidan [cwLInk url=”/admin/aktiviteter/event_groups/index.php” text=”Aktivitetsgrupper”] i Mina Aktiviteter går det att se koden för publika indelningarna och andra typer av aktivitetsgrupper.

Fritextsökning

Genom att i url:en hänga på find=xxx så görs en fritextsökning efter alla  aktiviteter som innehåller ordet ”xxx” eller innehåller ord som börjar på ”xxx”. Endast dessa kommer då att inkluderas i listan över aktuella aktiviteter. Fritextsökningen inkluderar även bland annat texten i fälten titel, admin. koden för aktiviteten och plats.

Begränsa till en viss tidsperiod

Genom att lägga till ;dateInterval=next3m kan man exempelvis begränsa till att visa aktiviteter med startdatum någon gång under de närmaste tre månaderna. Andra värden som kan anges är bland annat last3m, springTerm, summerTerm, autumnTerm.

Länka direkt till en specifik aktivitet

Man kan länka direkt till anmälan till en specifik kurs genom att skicka med aktivitetskoden ”event” i länken så att hela anropet blir https://minaaktiviteter.se/orgcode/shop/?event=zzz där zzz byts ut mot admin. koden för aktiviteten. Alternativt kan aktivitetskoden ersättas med id-numret för aktiviteten varpå parametern org inte längre behövs. Exakt hur länken skall se ut för en befintlig aktivitet visas när man redigerar en aktivitet.

Observera att aktivitetskoden inte är unik i hela systemet utan två olika organisationer kan båda använda samma aktivitetskod. Detta innebär att parametern ”org” måste skickas med även om en aktivitetskod skickas med (men inte om id-numret skickas med eftersom det är unikt oavsett organisation).

Sökformulär

Vill ni bryta ut sökformuläret och visa det separat kan ni hänga på parametern searchFormOnly (inget värde behöver anges).

Dölj och visa kolumner

Ni kan om ni vill dölja och vsa komumner genom att i webbadressen hänga på exempelvis showPrice=0. Nedan hittar du kommandon för att dölja/vis olika kolumner.

showSearchFilter
showAgeLimits
showLevels
showPrice
showNumSubEvents
showInstructors
showAvailability
showHeaderRows

Relaterade sidor

När visas en aktivitet?

Grafiska profiler

När ni hämtar information från Mina Aktiviteter och visar den på er egen webbplats så kan ni välja att applicera en egen grafisk profil. Ni kan ha flera grafiska profiler för olika syften och själva välja vilken profil som skall användas när.

Hur grafiska profiler fungerar

  • Utifrån ett antal val ni kan göra avseende bakgrundsfärger mm genererar systemet automatiskt stilinformation (CSS-kod) för webbanmälan mm. Dessa val räcker i de allra flesta fall för att skapa den grundläggande grafiska profil ni önskar.
  • Ni kan själva addera godtycklig CSS-kod som placeras efter den automatgenererade CSS-koden. Detta innebär att ni har full kontroll över den slutgiltiga CSS-koden.
  • Grafiska profiler gör det enkelt att länka till bilder ni laddat upp för att använda som bakgrundsbilder mm. Bilderna laddar ni enklast upp ifrån översikten över era grafiska profiler.

Skapa en ny grafisk profil

Under organisationsinställningarna hittar ni Grafiska profiler (inloggning krävs). Klicka där på ”Ny grafisk profil”.

Se vidare

Administrera grafiska profiler (inloggning krävs)


Basmall för webbshoppen

Information om stilmallar på Wikipedia

W3Schools CSS Tutorial (på engelska)

Utforma länkar som knappar

Exempellänk

Kopplingar från er egna webbplats till Mina Aktiviteter görs ibland genom en enkel länk som skickar besökaren vidare till oss.Då vill man vanligtvis framhäva länken vilket är enkelt att göra med hjälp av CSS.

Exemplet är mestadels hämtat från Porscheklubben som använder Mina Aktiviteter för hantering av medlemsregister och klubbaktiviteter.

https://www.porsche.nu/user/register

Med fristående CSS-kod (rekommenderas om möjligt)

Det bästa och enklaste är att använda en HTML-klass för att koppla fristående CSS-kod till en länk. CSS-koden kan placeras i en separat CSS-fil eller infogas direkt i HTML-headern.

CSS-kod till HTML-headern

<style type="text/css">
	A.cwAction,
	A.cwAction:hover,
	A.cwAction:active {
		display: inline-block;
		font-family: helvetica, arial, sans-serif;
		background-color: #2a4b6d;
		color : #FFF;
		border: 0;
		border-radius: 4px;
		padding: 10px 15px;
		text-align: center;
		font-size: 18px;
		text-decoration: none;
		white-space: nowrap;
	}
	A.cwAction:hover,
	A.cwAction:active {
		background-color: #B30000;
	}
</style>

Länk som placeras på sidan

<a class="cwAction" href=".">Exempellänk</a>

Utformning med inline-style

Att skriva CSS-instruktioner direkt i länken (A-taggen) bör normalt undvikas eftersom det dels gör det betydligt mer arbetsamt att underhålla en webbplats, dels gör allt väldigt grötigt och svåröverskådligt. Ibland går det dock inte att undvika, exempelvis då man arbetar med HTML-kod för e-postutskick. Bland annat gmail accepterar endast inline-style.

<a class="cwAction" style="display: inline-block; 
font-family: helvetica, arial, sans-serif; background-color: #2a4b6d; color: #fff; 
border: 0; border-radius: 4px; padding: 10px 15px; text-align: center; 
font-size: 18px; text-decoration: none; white-space: nowrap;" 
href="." onmouseover="this.style.backgroundColor='#B30000';" 
onmouseout="this.style.backgroundColor='#2a4b6d';">Bli medlem</a>

Eget anpassat innehåll

Eget anpassat innehåll har två huvudsakliga funktioner. Dels kan ni ladda upp egna villkor i samband med exempelvis webbanmälan. Dels kan ni addera egen HTML-kod till webbanmälan.

Eget anpassat innehåll (inloggning krävs)

Lägg extra information vid webbanmälan överst på aktivitetslistan

Skapa ett sidblock och tilldela det användningsområdet ”Anmälan, ingress”.

Skapa egen omslutande html-kod för alla sidor i anmälningsguiden

Skapa ett sidblock och tilldela det användningsområdet ”Anmälan, omslutande HTML”. Skriv sedan egen HTML-kod och inkludera inuti den egna HTML-koden fältet {CW_CONTENT:REG_FORM}. Den egna HTML-koden kommer att inneslutas i en body-tag och är begränsat till alla element som kan enligt HTML-standarden placeras inuti en body-tag.

Google Analytics (GA)

Om ni har ett eget Google Analytics-konto så har ni möjlighet att direkt i ert egna konto följa besökare även i webbshoppen på Mina Aktiviteter.Förutsättningen är att ni i era inställningarna på Mina Aktiviteter lägger in er egen spårningskod ni får ifrån GA.

Om ni på er egen webbplats lägger till länkar till webbshoppen bör ni komplettera länkarna med javaskript som gör att GA kan spåra en specifik besökare vidare från er egen webbplats till webbshoppen. I kodgeneratorn för webbshoppen (inloggning krävs) kan ni se hur länkarna från er webbplats skall se ut om ni vill att att användaren skall spåras vidare till webbshoppen.

Webbshopinställningar där ni lägger in ert GA Spårnings-ID (inloggning krävs)

Kodgenerator för webbshoppen med skript för att skicka med GA Spårnings-ID (inloggning krävs)

Mer information på Google Analytics

Set up cross-domain tracking for multiple domains

API – Hämta listor

I systemet finns en mängd olika listor, t ex listor över personer, aktiviteter, bokningar och betalningar.

Till de allra flesta listor kan ni själv skapa egna filter med olika sökkriterier och bestämma vilka kolumner/data som skall visas i listan. Dessa filter kan ni spara som filtermallar med egna namn. Sedan kan ni med hjälp av en API-nyckel anropa dessa filtermallar via en krypterad anslutning från externa servrar.

Ni kan alltid hämta data i bland annat CSV-, Excel – och JSON-format. Vissa listor har även egna exportformat såsom vCal, iCal, RSS eller SIE4.

Hämta en URL för ett API-anrop

För att generera den url ni behöver för att anropa en filtermall så loggar ni in i systemet och öppnar den lista ni vill hämta från en extern server.

I listan så skapar och sparar ni först den filtermall ni senare vill hämta. När ni gjort det så klickar ni verktyget för att öppna/använda filtermallar. Där der ni en symbol för att exportera filtret. När ni klickat på den så får ni direkt en url ni kan testa. Ni kan även justera och uppdatera anropet för att exempelvis få den i det format som passar er bäst.

Ytterligare anpassning av API-anropet

Förutom att ni i förväg när ni skapar filtret kan styra vilka data som kan hämtas kan ni även modifera det vid själva hämtingen. Om ni exempelvis hämtar en lista med bokningar och i hämtningsögonblicket vill begränsa er till att bara hämta bokningar till ett visst event trots att filtermallen inte är begränsad till det eventet så kan ni haka på variabeln event=någon-egen-event-kod.

Autientisering

Så länge ni är inloggade som administratörer behöver ni inte autentisera er när ni använder URL:en som ni skapat.

När ni hämtar listan från en extern tjänst behöver ni skicka med en egen API-nyckel med variabelnamnet pw. API-nyckeln kan ni skapa/hämta via era organisationsinställningar.

POST/GET

För att underlätta hanteringen så visar vi anropet med alla variabler direkt i URL:en. Det visas med andra ord som ett GET-anrop. Detta funkar också att när ni hämtar från andra servrar.

Om möjligt rekommenderar vi dock att ni skickar åtminstone token/lösenord som POST istället för GET eftersom det minskar risken för att nycklar av misstag exponeras i fel sammanhang. Variabelnamnen är dock desamma oavsett ni använder GET eller POST.

Undvik stora hämtningar

När ni ser en lista i vanliga adminvyn så ser ni vanligtvis bara ett tiotal rader även om listan har tio tusen träffar. Om ni däremot exporterar listan eller hämtar den via ett API-anrop så får ni med alla rader vilket kan ge extremt stora mängder data. Var därför mycket noga med att inte skapa anrop som hämtar mer data än vad som verkligen krävs.

Hämta ut och skicka in data från en annan server

Ibland vill man hämta rådata till en egen webbserver för att kunna stuva om informationen och presentera den på lämpligt sätt. I andra fall vill man hämta nytillkommen information, exempelvis kursdeltagare eller ekonomiska data, till andra verksamhets- eller ekonomisystem. Det finns därför möjlighet att hämta en en stor mängd olika data via anrop från andra servrar.

Visa integrationsstöd i adminverktyget (inloggning krävs)

Nytt JSON-api beskrivet i OpenAPI

Det tidigare XML-api:et kommer inte att vidareutvecklas utan kommer istället ersättas av ett nytt json-baserat api. Det ny api:et är ännu inte helt klart men ni kan redan nu testa det. Informationen på denna sida beskriver det nya JSON-API:et. Vissa justeringar av nya API:et sannolikt kommer att ske under vintern 2023/2024.

Ni hittar även en beskriving av API:et enligt OpenAPI på länken här under.

minaaktiviteter.se/api/public/openapi.yml

Hämta data

Begäran av JSON-data sker genom ett anrop till webbsidan  /api/public/type/?org=orgCode. Parametern ”org” är er unika organsiationkod och”type” talar om vilken typ av data som skall sparas/hämtas. Utöver parametern type finns ett stort antal andra parametrar ni kan och ibland måste skicka med i anropet.

Inloggning och behörighet (autentisering)

Vissa data kräver autentisering av den anropande servern. För andra data levereras olika mycket information beroende på eventuell autentisering.

Om du gör anropet från en vanlig webbläsare där du redan är inloggad som exempelvis administratör för en viss organisation behöver du inte ange vare sig organisationskoden eller organisationens lösenord eftersom systemet använder din befintliga inloggning för att kontrollera vilka data du är behörig att ta del av.

Om anropet sker från en annan server så är den anropande servern normalt aldrig inloggad. Systemet vet då inte vilken organisation som efterfrågas varför organisationskoden måste skickas med i anropet. Det gör ni genom att skicka med parametern org={orgCode}, där {orgCode} är er organisations unika kod inom systemet.

Vid hämtning av flertalet datatyper krävs även att ni antingen redan är inloggade eller att ni skickar med ett lösenord i anropet som pw={Något starkt lösenord!}. Även om det är tillåtet att skicka lösenord i url:en (som GET-variabel) så är det rekommenderat att ni skickar det som en POST-variabel eftersom det då inte exponeras lika lätt.

I organisationsinställningarna har ni även möjlighet att ange ett IP-nummer för anropande server. Då måste anropet alltid ske från just det IP-numret. Det är inte nödvändigt att lägga in ett IP-nummer men ni är välkomna att göra det om ni vill minimera risken att obehöriga kommer åt era data.

Addera / skicka in data (push)

Ni kan addera nya data på liknande sätt som ni hämtar data. De data ni vill addera skickar ni med som POST- eller GET-variabler. Tillbaka får ni JSON-data som visar vad som skett.

Skapa nytt eller påminna om användarkonto

Ni kan enkelt låta besökare registrera sig på er webbplats för att skapa ett konto som hanteras via Idrott.se. Kortfattat skickar ni in användardata och ber samtidigt Idrott.se att skicka en inloggningsnyckel till användaren samt skicka tillbaka användaren till er egna webbplats så snart användaren registrerat sitt nya konto.

Autentisera användare

Genom att skicka ett användarnamn och ett lösenord har ni möjlighet att se om användaren finns registrerad inom er organisation och i så fall hämta grundläggande data om användaren. Svaret får ni i form av JSON.

Filtrera kalenderposter och aktiviteter

Exempel på begäran av XML-fil

https://minaaktiviteter.se/xml/?type=events&pw=


https://minaaktiviteter.se/xml/?type=courses&pw=

Parametrar

ParameterVärdenKommentar
catIdPositivt heltalAvgränsar till specifik kategori
openForAgePositivt heltal (ålder på potentiell deltagare)Avgränsar till aktiviteter öppna för specificerad ålder
instructorNamn, personnr, e-post, db-id, key mmAvgränsar till instruktör
eventGroupKod för aktivitetsgruppKoden sätter ni själva
dateIntervalnext3m, next6m, next1y, future, last3m, springTerm, summerTerm, autumnTerm mmAvgränsar till viss tidsperiod

Parametern regStatus

VärdeInnebörd
0Alla. Gamla, aktuella och kommande aktiviteter
OPEN_FOR_REGAlla aktiviteter som är öppna för anmälan
PUBLICAlla aktiviteter som just nu visas publikt (default*)
NONE_EXPIREDPublikt synliga, dolda och framtida aktiviteter
NOT_YET_SHOWNEndast framtida ännu ej visade aktiviteter

*) Förvalt. Om inget annat val aktivt anges används detta filter då aktivitetslistan hämtas

Visningsalternativ

VärdeInnebörd
show[longdescriptionAsPlainText]=1Omformeterar beskrivningen från HTML till enkel oformaterad text

Hämta individer

Använd users för att hämta informatiom om en eller flera individer.

Identifierning kan även ske genom endast kortnummer inom organisationen. Kortnummer kan med fördel läsas via exempelvis en streckkodsläsare. Som kortnummer kan även personnumret anges eftersom streckkoden på exempelvis vanliga körkort innehåller personnumret.

Exempel på begäran av XML-fil

https://minaaktiviteter.se/xml/?type=users&pw=&name=Kalle+Testperson&email=kalle.anka@cogwork.se

Parametrar vid begäran av individer (users) via API

ParameterKommentar
type*Alltid users
org*Organisationens id eller kod
pw*Organisationens lösenord (se organisationsinställningarna)

*) Obligatoriska parametrar

Valbara datafält som vanligtvis kan inkluderas i svaret eller exportfilen

FältnamnStandardFältkodKommentar
Grundläggande personuppgifter?Basic person data
Separera för- och efternamn?separatedNamesVisar för- och efternamn i separata kolumner
KönJagender
ÅlderJaage
FöddNejdateOfBirth
Sista4Nejlast4Sista fyra siffrorna i det svenska personnumret
PersonnrNejpidPersonnummer
Adress- och kontaktuppgifter?Address and contact data
GatuadressNejstreetaddr
PostnummerNejzipcode
OrtJacityName
LandNejcountry
E-postNejemail
E-post (separerade)NejemailSeparated
E-poststatusNejemailStatusE-poststatus för den primära e-postadressen
Telefon, allaJatelephoneAllTelefonnummer: b=bostad, m=mobil, a=arbete
MobiltelefonNejtelephonemobile
HemtelefonNejtelephonehomeTelefonnummer till privatbostad
ArbetstelefonNejtelephoneworkTelefonnummer till arbete
Sociala medierJasocialMediaAccountsVisa länkar till användarens publika Facebook- och Googleplus-sidor
BankkontoNejpayToBankAccountTill vilket bankkonto som individen vill få eventuella utbetalningar
Användarkonto och behörigheter?User account info
AnvändarnamnNejusernameAnvändarnamn för inloggning
BehörighetNejuserPrivGrundläggande behörighet inom organisationen
GrupptillhörighetNejuserGroupMships
BevakningarNejsubscriptionsIndividens bevakningar av nytillkomna ärenden respektive alla ärenden
SystembehörighetNejprivGlobalGlobal behörighet inom systemet som är oberoende av enskilda föreningskopplingar
KopplingarJaconnectionsKopplingar och behörigheter inom olika organisationer
Föreslå orgNejderivedDefaultOrgIdFöreslår ny förvald organisation
Förvald organisationNejdefaultOrg
Medlemskap?Membership data
Presentationer och noteringar?Presentation and comments
Intern noteringNejconnCommentNotering endast synlig för behöriga inom den egna organisationen
Delad noteringNejadmincommentNotering som delas mellan individen själv och alla organisationer individen har koppling till
PresentationNejpersonCommentEn kort presentation av individen. Ofta inlagd av individen själv
Databasreferenser och synkronisering?Database references and data exchange
U-nummerNejpersonIdGlobalt referensnummer inom systemet
U-nr som streckkod (3of9)NejuserBarCodeStringMed omslutande *-tecken
U-nr som streckkod (bild)NejuserBarCodeImageDeltagarens unika referensnummer (U-nummer) i form av en streckkod-bild
Idrotts-IDNejidrottsIdIdrottsId (IID) från Riksidrottsförbundet (RF) i Idrott Online (IOL)
IOL-synkningNejiolSyncStatus för automatisk export till IOL
Överflödig?isObsolete
RaderaknappNejdeleteButtonGör det möjligt att radera individer från översikten
Registrant?creatorIdVilken användare som först registrerade informationen
SummeringarNejaggregations
RadNejrowNumberRadnummer i denna lista
Dölj tomma kolumnerJahideEmptyColumns
DB-id?databaseIdObjektets numeriska ID i databasen

För att exempelvis inkludera fält 1 och exkludera fält 2 skickar ni i anropet med show[Fältkod 1]=1;show[Fältkod 2]=0

Sökkriterier. Flera kan användas samtidigt

ParameterVärdenKommentar
name Individens namn eller delar av namn
email Individens e-post. Behöver inte vara den primära
groupGruppens e-postadressEndast medlemmar i gruppen med angiven e-postadress
cardNumber Kortnummer utställt på individen
keyCardRefTextsträngEndast individer som tilldelats angivet nyckelkortsnummer
minMshipDateYYYY-MM-DDEndast individer som varit registrerade som medlem någon gång efter detta datum
maxMshipDateYYYY-MM-DDEndast individer som varit registrerade som medlem någon gång innan detta datum

API: removeUserFromGroup

Genom funktionen removeUserFromGroup är det möjligt att ta bort individer från grupper. Individen identifieras av
förnamn, efternamn och e-postadress.

Samtliga variabler är obligatoriska. Tänk också på att variablernas värden alltid måste URL-kodas om de skall
skickas med i URL:en. Det spelar däremot ingen roll om ni i variabelvärdena använder använder små eller stora
bokstäver, exempelvis firstname=Kalle eller firstname=kalle.

Exempel på anrop:

https://minaaktiviteter.se/xml/?type=removeUserFromGroup&org=ma&pw=&firstName=Kalle&lastName=Testperson&email=kalle.anka%40cogwork.se&group=Testgrupp

Kalender och nyhetsflöden

Vill ni hämta data för er egen organisation så byter ni ut exempelorg i exemplen nedan mot er egen organisationskod. Organisationskoden finns på sidan Integration i Mina Aktiviteter,

Visa enskilda schemalagda aktivitetstillfällen

Kalenderfil

Ni hämta en iCalfil som kan användas av andra kalenderprogram på mobiltelefoner, datorer eller andra servrar.

Ni kan även hänga på parametrar i anropet såsom ?today, ?tomorrow eller ?maxdays=7.

https://idrott.se/exempelorg/ical/

https://idrott.se/exempelorg/ical/?today

https://idrott.se/exempelorg/ical/?tomorrow

https://idrott.se/exempelorg/ical/?maxdays=3

Visa hela aktiviteter och events

RSS-flöde

Nyhetsflöden kan hämtas i form av RSS 2.0 vilket är ett vanligt XML-baserat dataformat.

https://idrott.se/rss/?org=exempelorg

Avskalad HTML

Ett enkelt sätt att göra detta är genom att i en så kallad ram anropa en avskalad men komplett HTML-sida.

https://idrott.se/tools/calendar/?org=exempelorg

Vilka händelser visas i kalendern?

Som standard visas endast framtida eller pågående händelser sorterade efter starttid. Exakt vilka och hur många kan styras genom att parametrar enligt nedan..

Variabler

För att styra hur kalendern ser ut och vad som visas i den kan ett antal så kallade GET-variabler skickas med url:en, t ex

https://idrott.se/tools/calendar/?org=swingkatten;maxDays=14;maxRows=12

Variabler och värden skall skrivas med små bokstäver.

Variabel Standard Beskrivning
org Genom att skicka med en befintlig organisationskod begränsas urvalet utifrån organisationen. Även händelser taggade som gemensamma för alla organisationer visas. Om ett stildokument är kopplat till organisationen så infogas också en referens till detta så att dokumentet stämmer med organisationen övriga layout.
restrict Samma som org-variabeln frånsett att gemensamma händelser inte inkluderas såvida de inte primärt tillhör den aktuella organisationen
maxRows 20 Begränsar det maximala antalet träffar (rader) som visas i kalendern. Om inget värde skickas med begränsas detta som standard till 20 rader.
maxDays Begränsar det maximala antalet dagar framåt i tiden som visas i kalendern. Om inget värde skickas med är detta obegränsat, dvs begränsningen ligger som standard i antalet rader snarare än antalet dagar framåt i tiden.
minDate Aktuellt Visa endast händelser som avslutas detta datum eller senare
maxDate Visa endast händelser som startar detta datum eller tidigare

Att länka till en enskild post i kalendern

För att referera till en viss kalenderpost kan man använda en länk av typen
https://minaaktiviteter.se/event/XXX där XXX är kalenderpostens ID-nummer. Anges inget format levereras den som HTML. Vill man hämta den i i XML-format används istället länkadressen https://minaaktiviteter.se/event/XXX.xml där XXX skall ersättas med kalenderpostens ID-nummer. För att hämta posten som vcal-fil används stället

Automatisk registeruppdatering av IdrottOnline (IOL)

Det är möjligt att automatiskt exportera medlemsregistret från verksamhetssystemet Mina Aktiviteter till IdrottOnline (IOL). Varje natt skapas då en datafil från verksamhetssystemet innehållande alla nya och uppdaterade klubbmedlemmar. Filen innehåller också instruktioner att inaktivera eventuella gamla medlemmar som tidigare exporterats till IOL men som ett halvt år efter sista medlemskapets slutdatum fortfarande inte förnyat sitt medlemskap.

Att medlemsregistret exporteras till IOL (RF) innebär i sig själv inte att specialidrottsförbund och andra ”mellanliggande” organisationer får tillgång till klubbens medlemsregister.

Ni kan också välja att lägga med aktiviteter och närvaroregistreringar IOL-exporten. Då behöver LOK-stödsunderlaget inte längre läggas in manuellt i IOL.

Aktivera automatisk export från Mina Aktiviteter

Ni måste själva i inställningarna i Mina Aktiviteter aktivera automatiskt export till IOL.

Admin > Organisation >Inställningar > Grundinställningar (inloggning krävs)

Aktivera automatisk registeruppdatering inifrån Idrottonline

För att IOL skall ta emot registeruppdateringar gällande er klubb behöver ni även logga in som klubbadministratör i IOL, plocka upp sidan IdrottOnline > Administration > Integration. En bit ned på sida hittar ni rubriken ”Extern applikation”. Därunder hittar ni knappen ”Aktivera” som ni behöver klicka på om det inte redan är gjort.

Överläsning av aktiviteter, deltagare och närvaro för LOK-stöd

Förutom att integrationen måste vara aktiverad så ställer man in per aktivitet om aktiviten skall läsas över till IOL eller inte. I inställningarna för aktiviteten bockar ni för rutan ”Skicka automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (Idrott Online)”.

Om ni i aktivitetslistan först valt att visa LOK-stödskolumnen så så kan ni med slå på och av LOK-stöds-integrationen i klump via ”Med markerade: LOK-export: Ja/Nej”.

Annorlunda datastruktur i IOL

Individer och medlemskap

I Mina Aktiviteter kan vilka personer som helst läggas in i adressboken. Det kan vara medlemmar, målsmän, kanslipersonal, revisorer, inhyrda tränare, externa kontakter och väldigt mycket annat. Medlemsregistret är bara ett urval i adressboken som visar vilka personer som är medlemmar vid en given tidpunkt. Själva medlemskapet ligger i en separat tabell som kopplar till personer i adressboken men som i övrigt inte innehåller några personuppgifter. Till varje person finns normalt flera medlemskap kopplade, ett medlemskap för varje medlemsår som personen varit medlem. Med undantag för hedersmedlemmar och liknande måste alla medlemskap förnyas varje medlemsår i MA vilket normalt sker automatiskt i samband med betalning av medlemsavgift.

I Idrott Online (IOL) görs ingen särskillnad på personer och medlemmar. Adressboken och medlemsregister är samma sak och alla personer i adressboken förutsätts vara antingen medlemmar eller provmedlemmar. Detta gäller även kanslipersonal och andra som behöver administrativa behörigheter. Om en person inte längre är medlem i IOL förlorar den också alla behörigheter inom IOL för den aktuella klubben (undantaget den person som är huvudansvarig för klubben inom IOL). I IOL finns visserligen ett fält för medlemskapets slutdatum men det är endast informativt och det finns ingen logik kopplat till det datumet. Även om slutdatumet för medlemskapet passerat hanteras fortfarande personen som om den var medlem. För att ta bort någon som medlem i IOL så avför man personen som medlem.

Ta bort gamla medlemmar som adderats manuellt

Om ni adderat medlemmar på annat sätt än via den automatiska uppdateringen så kan ni inte plocka bort dessa via detta system.

Det är dock relativt snabbt att i klump i IOL plocka bort upp till 500 medlemmar åt gången. För att göra det så går ni in i och öppnar sidan ”Admin > Personer”. Där väljer ni i att visa kolumner so visar behörigheter/roller i IOL så ni ser vilka som har speciella roller i IOL. I underkanten på listan väljer ni sedan att visa 500 per sida. Klicka på ”Markera alla” och avmarkera därefter alla med roller som ni vill skall finnas kvar i IOL. När det är gjort väljer ni att ta bort alla markerade. Upprepa sedan med 500 i tahet så många gånger som det krävs.

När ni utifrån instruktionerna här ovanför rensat bort alla personer i IOL utom de med speciella roller i IOL så skicka ett mejl till oss och be oss skicka om alla era aktuella medlemmar och aktivitetsdeltagare till IOL.

Integrera e-post

Ni kan via inställningarna för organisationens e-postadresser, vid utformning av brevmallar och i samband med enskilda utskick styra vilka e-postadresser som står som avsändare för er utgående e-post.

Administrera e-postadresser (inloggning krävs)

Olämplig avsändaradress får många e-postmeddelande att fastna i spamfilter

E-postmeddelanden passerar vanligtvis ett antal spamfilter på vägen från avsändare till mottagare. Ibland fastnar mejl i spamfilter redan innan de ens når fram till mottagaren och då hamnar de inte ens i mottagarens vanliga spam-låda. Mejlen som fastnat på det sättet kan visserligen hittas i loggar på företagets eller webbhotellets mejlserver men det är det få användare som ens känner till.

Spamfiltren kontrollerar ofta ett antal olika faktorer som de väger samman och bestämmer sig för om det är spam eller inte. En viktig faktor då är om servern som skickar mejlet förväntas att hantera mejl med den angivna e-postadressen. Med andra ord måste vår e-postserver vara betrodd att skicka e-post med den avsändaradressen ni valt. Därför bör ni aldrig använda exempelvis Gmail- eller Hotmailadresser som avsändardress i mejl som skickas från våra servrar.

Använda en e-postadress hos oss som avsändare

Det enklaste sättet att skicka mejl med en lämplig avsändaradress är att vi lägger upp en e-postadress under någon av våra egna domäner, t ex minaaktiviteter.se, idrott.se eller dans.se. Exempelvis kan vi hos oss lägga upp en vidarebefordran från uppsalabuggarna@dans.se till info@uppsalabuggarna.se. Då kan ni skicka mejl med avsändaradressen uppsalabuggarna@dans.se utan att de riskerar att hamna i spamfilter pga avsändaradressen. Namnet på avsändaren som visas för mottagaren kan fortfarande vara ”Uppsalabuggarna” och svarar de på mejlet så hamnar svaret hos info@uppsalabuggarna.se.

En fördel med detta är också att ni får en inkorg med mejl som skickats till era olika ingående mejladresser.

Tillåta vår server att skicka e-post från er domän

Om ni vill använda era egna mejladresser som avsändare kan ni istället lägga upp oss som auktoriserad avsändare för er mejldomän. Ni behöver då lägga in poster på er egna server om SPF, DKIM mm. Meddela oss om ni är intresserade av att göra det så guidar vi er.

Om ingående mejl till mejldomänen inte hanteras på våra servrar så förlorar ni dock de funktioner som finns i systemet för att hantera ingående mejl.

Test av leveransbarhet av e-post med mail-tester.com

Efter att ni lagt till SPF pekaren på er namnserver kan ni använda tjänsten mail-tester för att testa leveransbarhet för e-post. För att testa leveransbarheteten i Mina Aktiviteter kan ni gå till er egen profil och tillfälligt byta ut er egen e-postadress mot adressen testmeddelandet ska skickas till. Därefter kan du klicka på länken ”Skicka meddelande” på din sida i Mina Aktiviteter för att skicka meddelandet. Därefter kan du klicka på knappen ”Then check your score” för at se resultatet.

Mail-tester

MX Toolbox

Webhotell och e-posttjänster

Vi erbjuder webbhotellkonto hos Oderland med kontrollpanelen cPanel för smidig administration av webbplatser och e-post.

Aktivera kioskläget i webbläsare

Genom att ställa in och öppna en webbläsaren i kioskläge går det att låta besökarna själva skriva ut som exempel incheckningsbiljetter. Besökarna kan inte navigera bort från webbsidan genom att klicka på som exempel historik eller sparade genvägar samt inte heller stänga ner webbläsaren om det inte finns ett tangentbord inkopplat. Besökarna behöver inte heller bekräfta utskriften.

Windows 10

I Windows 10 går det att aktivera kioskläget genom att skapa en genväg i Microsoft Edge och i egenskaperna för genvägen ställa in att webbläsaren ska öppnas i kioskläge.

Avsluta kiosk mode

När kioskläget har aktiverats så går det inte att stänga ner webbläsaren med muspekaren. Testa därför först att du kan stänga ner Microsoft Edge i Aktivitetshanteraren innan du skapar och klickar på genvägen. Du stänger ner webbläsaren med denna metod genom att hålla ner tangenterna ctrl, alt och delete på tangentbordet. Välj därefter Aktivitetshanteraren och stäng ner Microsoft Edge i fliken Processer.

Skapa en ny genväg till Microsoft Edge

Om det redan finns en genväg till Microsoft Edge på skrivbordet kan du markera den och sedan hålla nere ctrl och klicka på c för att kopiera och sedan hålla ner ctrl och klicka på v för att kopiera genvägen. Du kan annars öppna Startfältet längst ner till vänster och bläddra till Microsoft Edge. Du kan sedan dra och släppa ikonen på skrivbordet för att skapa en genväg. Där du kan döpa den nya genvägen till som exempel Microsoft Edge kioskläge.

Lägg till kioskmode för Microsoft Edge

Högerklicka på den skapade genvägen och välj egenskaper. I fältet mål läggs för ett mellanslag sedan denna text till sist i fältet. Där ”https:/exempel.se/” byts ut mot korrekt webbadress :

--kiosk --kiosk-printing "https:/exempel.se/"

Exempel på hur hela måladressen med den tillagda texten kan se ut:

 "C:\Program Files (x86)\Microsoft\Edge\Application\msedge.exe" --kiosk --kiosk-printing "https://cogwork.se/handledning/integrera/kiosk-mode/test-utskrift/"

Testa kioskmode

Efter att genvägen är skapad och du har klickat på den går det att på denna sida göra en testutskrift.

Test utskrift

Test utskrift

Externa tjänster och program

WordPress

WordPress är ett smidigt webbpubliceringsverktyg som passar både stora och små organisationer. Vi både bygger och erbjuder support för WordPress webbplatser.

WordPress guider

Mina Aktiviteter kan även smidigt integreras med WordPress, med hjälp av vårt tillägg.

Läs mer i handboken hur du använder tillägget

CogWork tillägget finns på WordPress.org

TeamViewer

Vi använder programmet TeamViewer för fjärrsupport och fjärrstyrning.

Instruktioner för att ladda ner och komma igång med programmet

Automatisk nedladdning av TeamViewer

WordPress guider

WordPress är ett smidigt webbpubliceringsverktyg som passar både stora och små företag, förbund och föreningar. Nedan presenteras guider som hjälper dig komma igång med WordPress.

På svenska

Webbpublicering med WordPress 2019 är en komplett guide för att komma igång med WordPress. Boken finns både som gratis digital version och att köpa som fysisk bok, du kan beställa guiden här. Vi har även lagt till en sammanfattning av boken i handledningen.

WordPress 5 Gutenberg – Nyheter (video)

Introduktion till Gutenberg som ingick i WordPress 5.0 och uppåt (video)

WordPress 5 – Skapa ett inlägg (video)

Gutenberg är utvecklingsnamnet för blockredigeraren i WordPress

På engelska

How to Use the WordPress Block Editor (Gutenberg Tutorial)

WordPress Editor (Genomgång av blockredigeraren).

Blocks (Genomgång av de olika typer av block som finns i blockredigeraren).

How to Use the New WordPress Block Editor (Gutenberg Tutorial)

What Are WordPress Blocks? Everything You Need To Know…

WordPress 5.0 Gutenberg Tutorial (How to Use The Basics) (Video)

Gutenberg är utvecklingsnamnet för blockredigeraren i WordPress

Integrera WordPress med Mina Aktiviteter

Hur du kan integrera WordPress med vårt verksamhetssystem

Webbpublicering med WordPress 2019

Sammanfattning av guiden Webbpublicering med WordPress 2019. Boken ger en bra start för att komma igång med webbpubliceringsverktyget WordPress. Finns både som gratis digital version och att köpa som fysisk bok.  Sidhänvisningar nedan utan parentes är från den digitala versionen och hänvisningar inom parentes är från den fysiska boken.

Här kan du beställa både den digitala och fysiska boken.

Kapitel 1 Vad är WordPress

Kapitel med generell information om WordPress och dess historia. På sidan 11 (13) i kapitlet finns en lista med begrepp som det kan vara bra att känna till.

Kapitel 2-4 Installation, inställningar och tema

Dessa tre kapitel är inte nödvändiga att läsa om man redan har en installerad och fungerande WordPress webbplats. Utan de kapitlen kan läsas om man som exempel skulle vilja ändra inställningarna eller byta tema för webbplatsen.  Nedan presenteras några sidor i dessa kapitel som det kan vara relevant att läsa till en början.

Sidor 22-25 (24-27) Hur man ändrar användarinställningar och lägger till användare.

Sida 46 (48) Menyer. Hur du som exempel lägger till sidor i huvudmenyn för webbplatsen.

Sida 48 (50) Widgetar. De används för att lägga till funktioner och innehåll på webbsidor, längst ner i sidfoten och på vissa webbplatser även i en sidospalt. Du kan läsa mer o widgetar i kapitel 9.

Kapitel 5 Det här är blockredigeraren

I detta kapitel får du lära dig mer om hur du publicerar och redigerar inlägg och sidor med blockredigeraren.

Kapitel 6 Inlägg och sidor

Lär dig mer om inlägg och sidor. Inlägg är som exempel nyhetsinlägg som presenterats i ett flöde medan sidor är för statisk innehåll som ofta finns med i en meny.

Kapitel 7 Mediabibliotek

Till mediebiblioteket kan du ladda upp bilder, dokument och andra filer, som du sedan kan använda på alla sidor och inlägg. Det kan vara bra att ladda upp en bild till mediebiblioteket direkt i redigeringsläget för en specifik inlägg och sida, om bilden ska användas på den sidan. För att kunna sortera och se vilken sida/inlägg en bild eller annan fil är publicerad på.

Kapitel 8 Kommentarer

Detta kapitel kan vara bra att läsa om du vill att besökarna ska kunna lämna kommentarer på din webbplats.

Kapitel 9 Widgetar

Widgets är innehåll som visas längst ner på alla sidor. Visa webbplaster har även en sidospalt där innehåll och funktioner kan läggas in med hjälp av widgetar. Till exempel en sökruta och de senaste inläggen.

Kapitel 10 Tillägg

Detta kapitel kan du läsa om du vill utöka funktionaliteten på din webbplats genom att ladda ner tillägg. Till exempel om du vill skapa kontaktformulär eller lägga till en kalender. Det finns även ett tillägg för att integrera Mina Aktiviteter med WordPress.

Kapitel 11 Säkerhet

103 (105) På sista sidan i kapitlet säkerhet finns en bra sammanfattning över vad du behöver tänka på för att hålla sin WordPress webbplats säker.

Länkar

Fler WordPress guider

Integrera Mina Aktiviteter med WordPress

Fjärrsupport med TeamViewer

Med hjälp av TeamViewer kan vi erbjuda fjärrsupport. Till exempel styra och visa på din dator om du har frågor och funderingar kring verksamhetssystemet Mina Aktiviteter.

Installera TeamViewer

  1. Automatisk nedladdning av TeamViewer
    Ladda ner gratisversionen av Teamviewer
  2. Om den automatiska installationen i steg 1 inte fungerar
    Ladda ner installationsfilen för TeamViewer från webben
    Till Windows
    Till Mac OS
    I Windows kan du söka efter TeamViewer för att hitta installationsfilen, om installationen inte skulle starta automatiskt.
  3. Starta installationen
    Det kan komma upp en ruta där får godkänna att installationsprogrammet körs. När sedan installationsprogrammet öppnas får du två val
    Hur vill du gå vidare? Välj Installera
    Hur vill du använda TeamViewer? Välj Privat/icke-kommersiellt bruk
    Klicka sedan på Godkänn-slutför
  4. Efter att installation är klar öppnas en webbsida till den engelska manualen samtidigt som programmet startas.

Godkänn fjärrstyrning TeamViewer

  1. Starta TeamViever
    På Windows skriver du in TeamViewer i sökfältet längst ner till vänster och då ska programmet komma upp som första valet längst upp. Om det enbart kommer upp en fil som heter TeamViewer_Setup.exe, eller liknande, så är programmet inte installerat och du får öppna den filen för att installera programmet.
  2. Starta en session
    I TeamViewer klickar du på de två pilarna i vänsterspalten, för att komma till sidan med Tillåt fjärrstyrning. Under rubriken Tillåt fjärrstyrning har du uppgifterna Ditt Id och Lösenord, som vi kan använda för att koppla upp till din dator. När sessionen har startat får du en ruta längst ner till höger och vi kan nu fjärrstyra din dator och visa på din skärm.

Om du använder Mac OS

Inställningar som kan behöva göras på en Mac

Anpassa handledning

Välj domän

Handledningen anpassas automatiskt till korrekt domän om du besöker handledningen via en länk från Mina Aktiviteter, Dans.se eller Idrott.se. Det gör bland annat att om du klickar på en länk i handledningen så kommer du komma till rätt domän. Du kommer även se korrekt domän i rubriker och texter i handledningen.

Vald domän är nu: Mina Aktiviteter

Du kan även välja domän nedan. Valet av domän kommer då sparas till nästa gången du besöker handledningen från samma webbläsare om du tillåter sparandet av så kallade kakfiler.

Välj organisation

Länkar i handledning anpassas automatiskt till den organisation du är inloggad till i Mina Aktiviteter om du besöker handledningen via en länk i Mina Aktiviteter. Det gör att organisationskoden skickas med när du klickar på en länk till Mina Aktiviteter i handledningen. Där koden sedan används för att ställa in specifika funktioner i Mina Aktiviteter.

Exempel på länk till handledningen, om organisation är vald så kommer organisationskoden stå efter ”?org=”: https://minaaktiviteter.se/admin/org/.

Du kan även välja organisation nedan genom att skriva in organisationskoden. Koden hittar du på sidan Admin -> Organisation i Mina Aktiviteter Detta val kommer då sparas även nästa gången du besöker handledningen från samma webbläsare om du tillåter sparandet av så kallade kakfiler.