Grupphantering

Grupphantering

Skapa kan grupper av individer, organisationer och andra grupper. Ni kan skapa så många grupper ni vill och en enskild individ mm kan vara medlem i hur många grupper som helst.

Grupper i grupper

Anta att ni har en grupp som ni kallat ”Cirkelledare” och en annan som ni kallat ”Reseledare”. Då kan ni skapa en ny grupp som ni kallar ”Alla ledare” dit ni lägger de båda grupperna ”Cirkelledare” och ”Reseledare”. Då kommer gruppen ”Alla ledare” att automatiskt ändra gruppmedlemmar när gruppmedlemmarna i någon av de båda undergrupperna ändras.

Automatiska gruppmedlemmar

Ni kan sätta villkor för vilka individer som automatiskt skall adderas till en grupp. Exempelvis kan ni skapa en grupp med alla som är medlemmar eller har varit medlemmar inom de senaste fyra månaderna.

Ni kan även ställa in att alla medlemmar i grupp, t ex gruppen ”Marknadsansvariga”, skall bli medlemmar och ansvariga för en grupp ”Prenumeranter veckoutskick”.

Behörigheter från gruppmedlemskap

Om ni exempelvis skapat en grupp som ni kallat ”Revisorer” så kan ni genom att addera revisorerna dit både enkelt förmedla vilka det är och samtidigt ge dem behörighet att se alla er verksamhet i systemet men utan att kunna ändra något.

Automatiska e-postlistor till alla grupper

Till alla grupper kan kopplas en e-postadress. E-post som skickas till grupperna sprids automatiskt ut till gruppens alla medlemmar som inte frånsagt sig informationen.

Ni styr vilka som skall få skicka till listan, hur avsändaren och mottagaren skall visas och var svar hamnar.

E-postlistorna kan användas för enkelriktad information, t ex för cirkelledare som enkelt vill skicka ut studiematerial till alla deltagare utan att behöva logga in till annat än sitt vanliga mejlprogram. De kan även användas för dubbelriktad information inom exempelvis en styrelsegrupp eller en mindre träningsgrupp.

Automatisk GDPR-hantering baserat på gruppmedlemskap

Information om vilka som arbetat i styrelsen mm måste sparas i minst tio år eftersom de under så lång tid kan ställas till svars för vad som skett inom organisationen under den tid som de arbetade i styrelsen. För att inte informationen om tidigare styrelsemedlemmar, revisorer mm av misstag skall raderas i samband med att adressboken rensas/anonymiseras för att följa GDPR så kan man i gruppinställningarna lägga in hur medlemskap i gruppen skall begränsa radering av information. Denna hantering är en förutsättning för en säker och effektivt hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR.

Rabatter och förtur

Gruppmedlemmar kan ges rabatter på evenemang och artiklar. De kan också ges förtur vid bokning av evenemang.

Kontakta oss